Diese Spesen-Apps sollten Treuhänder kennen (2025)

Spesenverwaltung ist oft eine unterschätzte Herausforderung – besonders für Treuhänder. Zwischen verlorenen Quittungen, komplizierten Excel-Listen und fehlenden MWST-Nachweisen bleibt häufig zu wenig Zeit für das Wesentliche. Digitale Spesen Apps bieten hier enorme Entlastung. In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Spesenlösungen für Treuhänder vor, erklären, worauf bei der Auswahl zu achten ist, und zeigen, warum eine schlanke Lösung wie spesen-app.ch speziell für Schweizer KMU und Treuhandbüros interessant ist.

Warum digitale Spesen-Tools für Treuhänder unverzichtbar werden

Für Treuhänder zählt vor allem Effizienz, Transparenz und Revisionssicherheit. Doch klassische Spesenprozesse (Papier, E-Mail, Excel) sind fehleranfällig, langsam und schwer prüfbar. Digitale Spesen Apps schaffen Abhilfe:

• Zentrale Erfassung aller Spesenbelege durch Mitarbeitende via App oder Browser
• Automatische Auslesung (OCR) von Quittungen mit MWST-Erkennung
• Direkte Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Kostenstellen
• Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme (z. B. Bexio, Abacus, Banana etc.)
• Zugriffsrechte für Treuhänder und Revisoren – ganz ohne Papierchaos

Diese Spesen-Apps sollten Treuhänder 2025 kennen

Hier sind die wichtigsten Anbieter im Überblick – inklusive Stärken, Zielgruppen und Links:

🔹 Spesen-App.ch (🇨🇭 Schweiz – Fokus auf Treuhänder & KMU)

Die Spesen App für die Schweiz mit Fokus auf kleine Unternehmen, Treuhänder und Selbstständige. Intuitive Bedienung, DSGVO-konform, Cloud-basiert – keine überladene ERP-Struktur.

Vorteile:

• Optimiert für Treuhandbüros
• MWST-konform & revisionssicher
• Direkte Integration in Bexio, Banana, Abacus
• Automatische Belegerkennung, MWST-Abzug & genehmigungsbasierter Workflow

➡️ Ideal für: KMU, Startups, Treuhänder
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🔹 Bexio

Bexio bietet ein integriertes Spesenmodul für Nutzer des beliebten Schweizer Buchhaltungstools. Spesen lassen sich Mitarbeitenden zuordnen und direkt in die Buchhaltung überführen.

Vorteile:

• Komplettlösung für Buchhaltung, Löhne & Spesen
• Schweizer Anbieter mit starker Community
• Integration mit Treuhänder-Zugriff

➡️ Ideal für: KMU, die bereits Bexio nutzen
👉 Mehr zu Spesen in Bexio

🔹 Abacus Spesenmanagement

Teil des umfangreichen ERP-Systems Abacus. Bietet tiefgreifende Spesenfunktionen inkl. Bewilligungsprozesse, Spesenreglemente und Mobil-App.

Vorteile:

• Umfangreiche ERP-Integration
• Ideal für mittlere bis grosse Unternehmen
• Automatisierbare Prüfprozesse

➡️ Ideal für: Mittelgrosse bis grosse Unternehmen mit ERP-Anspruch
👉 Spesenmanagement mit Abacus

🔹 SAP Concur

Die internationale Premiumlösung im Bereich Reise- und Spesenerfassung. Besonders stark in multinationalen Unternehmen und Konzernen.

Vorteile:

• Integriert mit HR, Travel und Buchhaltung
• KI-gestützte Spesenkategorisierung
• Mobil & weltweit skalierbar

➡️ Ideal für: Konzerne, internationale Unternehmen
👉 Mehr zu SAP Concur

🔹 Expensify

Ein weiterer globaler Anbieter, besonders beliebt bei Startups und Tech-Firmen. Fokus auf einfache, mobile Spesenerfassung.

Vorteile:

• Gamifizierte Oberfläche
• KI-gestützte Belegerkennung
• Integration mit Xero, QuickBooks, NetSuite etc.

➡️ Ideal für: Internationale Teams, Tech-Firmen
👉 Expensify Website

Worauf Treuhänder bei Spesen-Apps achten sollten

Wenn Treuhänder ihren Mandanten eine Spesenlösung empfehlen (oder selbst nutzen), sollten folgende Kriterien beachtet werden:

✅ Revisionssicherheit: Lückenlose Dokumentation & Änderungsverfolgung
✅ MWST-Konformität Schweiz / EU: Automatische Erkennung & korrekte Abrechnung
✅ Anbindung an Buchhaltungssysteme
✅ Benutzerrollen: Zentrale Steuerung von Freigabe-Workflows
✅ DSGVO-konform & Cloud-basiert
✅ Einfachheit für Mandanten (auch ohne IT-Kenntnisse)

Fazit: Die passende Spesen-App spart Zeit, Geld – und Nerven

Ob KMU oder Konzern: Spesen-Apps sind ein Gamechanger für saubere Buchhaltung und effiziente Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Treuhändern. Tools wie spesen-app.ch richten sich explizit an den Schweizer Markt und bieten genau die Funktionen, die Treuhänder und Revisoren im Alltag wirklich brauchen – ohne unnötige Komplexität.

🔎 Weiterführende Links & Ressourcen:

• MWST-Abzug bei Spesen: Merkblatt ESTV
• Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand 2025 (Deutschland)
• Schweizer Spesenrichtlinien (SECO)

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