1) Rechtlicher Rahmen und Referenz (Schweiz)

In der Schweiz gilt für viele geschäftsrelevante Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dazu gehören typischerweise auch Buchungsbelege und Spesenbelege. Für die elektronische Aufbewahrung ist zentral, dass Informationen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und nachvollziehbar bleiben.

Als Einstieg/Referenz (inkl. Hinweise zur elektronischen Aufbewahrung) kann das KMU-Portal des Bundes herangezogen werden: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher.

2) Cloud, veränderbare Datenträger und Integrität

In der Praxis taucht regelmässig die Frage auf, wie Cloud-Speicherung im Kontext der Unveränderbarkeit zu beurteilen ist. In entsprechenden Leitfäden wird darauf hingewiesen, dass Cloud-Speicherung ohne zusätzliche Massnahmen als veränderbar gilt und damit strengere Anforderungen an Integrität und Nachweisbarkeit bestehen können.

„Die Speicherung in der Cloud erfüllt diese Bedingung nicht und unterliegt den strengeren Anforderungen für veränderbare elektronische Datenträger.“

Gleichzeitig wird festgehalten, dass veränderbare Datenträger zulässig sein können, sofern technische Verfahren die Integrität sicherstellen (z. B. Signatur-/Integritätsmechanismen), der Zeitpunkt der Speicherung nachvollziehbar ist (z. B. Zeitstempel) und relevante Protokolle/Logs im Rahmen des Systems aufbewahrt werden.

„Veränderbare Informationsträger sind unter bestimmten Bedingungen ebenfalls zulässig. In diesen Fällen müssen technische Verfahren … die Integrität … gewährleisten. Der Zeitpunkt der Speicherung … muss unverfälschbar nachweisbar sein … Informationen wie Protokolle oder Log Files müssen ebenfalls aufbewahrt werden.“

Quelle/Referenz: KMU-Portal (siehe Link oben) – Auszüge sinngemäss im Kontext der elektronischen Aufbewahrung.

Für Kunden bedeutet das im Ergebnis: Entscheidend ist nicht „Cloud ja/nein“, sondern ob die Gesamtlösung (System + Prozesse) die geforderte Integrität, Nachvollziehbarkeit und Archivierungsfähigkeit sicherstellt.

3) Kriterien, die Revisoren typischerweise prüfen

In Revisions- und Treuhandkontexten werden erfahrungsgemäss insbesondere folgende Punkte betrachtet:

4) Was die Spesen App konkret unterstützt

Die Spesen App ist darauf ausgelegt, Spesenbelege strukturiert zu erfassen und über Exporte revisionsfreundlich bereitstellen zu können. Dazu zählen insbesondere:

• Strukturierte Erfassung von Spesen inkl. Belegbild und relevanten Metadaten (z. B. Datum, Betrag, Kategorie, Beschreibung).
• Nachvollziehbare Ablage der Belege im System sowie konsistente Datenhaltung für Prüfzwecke.
• Exporte für Archivierung und Prüfung (z. B. Plain CSV/Excel; zusätzlich vollständige PDF-Exporte der Belege je nach Setup).

Wichtig ist hierbei die praktische Ausrichtung: Für Revision und Treuhand ist regelmässig ein gut lesbares, strukturiertes Exportformat entscheidend, das Belege und Spesendaten nachvollziehbar zusammenführt.

5) Empfehlung: Regelmässige Exporte/Backups als zweite Archivschicht

Ergänzend zur laufenden Nutzung empfehlen wir ausdrücklich, regelmässig Backups/Exporte zu erstellen und an einem separaten, unternehmensintern kontrollierten Ort abzulegen. Diese Exporte können jederzeit aus der Spesen App oder der Spesen App Cloud ausgelöst werden.

• Plain CSV/Excel (strukturierte Spesendaten für Buchhaltung/Revision)
• Belege als PDF (vollständiger Belegexport/Report, je nach Nutzung)
• Ablage separat (z. B. DMS, File-Share, Archivspeicher, Offline-Kopie)

Diese zweite Archivschicht reduziert insbesondere Risiken, die ausserhalb der technischen Kernfunktionen einer Plattform liegen, z. B. unbeabsichtigte oder beabsichtigte Löschungen, organisatorische Änderungen oder seltene technische Ausnahmesituationen.

6) Sonderfälle (konkret)

Höhere Gewalt / Ausfall eines Rechenzentrums
Die Spesen App wird auf einer redundanten Infrastruktur betrieben. Es werden täglich automatische Backups erstellt, die auf getrennte Systeme repliziert werden. Zusätzlich wird eine unternehmensseitige Archivschicht durch regelmässige Exporte empfohlen, um eine unabhängige Kopie ausserhalb des laufenden Systems zu halten.

Abkündigung / Einstellung des Produkts
Für den Fall, dass die Spesen Digital GmbH die App nicht mehr weiterbetreibt, können die Daten mit entsprechender Ankündigung vollständig gesichert und exportiert werden, z. B. als strukturierte Excel/CSV-Dateien inklusive der zugehörigen Belegbilder. Damit bleiben die Spesen in einem lesbaren und prüfbaren Format für Buchhaltung und Revision verfügbar.

Datenlöschung durch den Kunden
Aufbewahrungspflichten liegen beim Unternehmen. Organisatorische Entscheidungen (z. B. Löschaufträge oder Kündigung mit Löschanweisung) können die Datenverfügbarkeit beeinflussen. Genau deshalb wird eine regelmässige Export-/Backup-Routine empfohlen, die eine zusätzliche, unternehmensseitig kontrollierte Archivkopie sicherstellt.

FAQ

Sind Spesenbelege in der Spesen App „revisionskonform“?
Die Spesen App unterstützt eine revisionsgerechte Arbeitsweise durch strukturierte Erfassung, nachvollziehbare Ablage, Protokollierungsprinzipien sowie konsistente Exportmöglichkeiten. Ergänzend empfehlen wir ausdrücklich regelmässige Backups/Exporte, die jederzeit aus der Spesen App oder der Spesen App Cloud ausgelöst werden können, z. B. als Plain CSV/Excel.

Was passiert im Falle höherer Gewalt (z. B. Ausfall eines Rechenzentrums)?
Es werden täglich automatische Backups erstellt, die auf getrennte Systeme repliziert werden. Zusätzlich empfiehlt sich eine unternehmensinterne Archivschicht durch regelmässige Exporte.

Was passiert, wenn die Spesen Digital GmbH die App nicht mehr unterstützt?
Die Daten können mit entsprechender Ankündigung vollständig gesichert und exportiert werden (z. B. Excel/CSV inkl. Belegbilder), sodass die Spesen weiterhin strukturiert und prüfbar verfügbar bleiben.