Was sind die häufigsten Fehler bei Sitzungsentschädigungen?

Typische Fehler sind: Entschädigung und Spesen vermischen, fehlende Belege/Zweck, kein Reglement/Beschluss, Pauschalen ohne Grundlage und falsche Behandlung in Lohn/Sozialversicherung.

Vergütung • Steuern • Buchhaltung

Sitzungsentschädigung: Regeln, Steuern & korrekte Abrechnung

Sitzungsentschädigungen (auch: Sitzungsgeld) sind schnell bezahlt – aber oft falsch eingeordnet. Hier bekommst du eine praxistaugliche Anleitung für Schweiz und Deutschland: wann es Lohn ist, wann es Spesen sind, welche Freibeträge gelten und wie du es sauber dokumentierst.

Zuletzt aktualisiert

13. Januar 2026

Lesedauer

8–12 Minuten

Für

KMU, Vereine, Gremien

Sitzungsentschädigung korrekt abrechnen – Regeln zu Steuern und Vergütung — Tipp: Trenne sauber zwischen **Sitzungsentschädigung** (Vergütung) und **Spesen** (Auslagenersatz).

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung (keine Rechts- oder Steuerberatung). Regeln können je nach Kanton/Finanzamt, Organisationstyp (KMU/Verein/öffentliches Amt) und Vertragsgestaltung abweichen.

1) Was ist eine Sitzungsentschädigung?

Eine Sitzungsentschädigung ist eine Vergütung für die Teilnahme an Sitzungen (z. B. Vorstand, Stiftungsrat, Kommission, Verwaltungsrat, Arbeitsgruppen). Sie wird häufig pauschal pro Sitzung ausbezahlt oder als fixe Periodenpauschale (z. B. pro Monat/Quartal).

Typische Formen

Pauschale pro Sitzung (Sitzungsgeld)
Fixe Gremienpauschale (Monat/Quartal/Jahr)
Zusatzhonorar für Präsidium/Protokollführung

Wichtigste Frage

Ist es Vergütung für Leistung (→ meist steuer-/beitragspflichtig) oder Auslagenersatz (→ Spesen, bei Nachweis oft nicht steuerbar)?

2) Abgrenzung: Sitzungsentschädigung vs. Spesen vs. Lohn

Kategorie

Was ist das?

Praxis-Hinweis

Sitzungsentschädigung

Vergütung für Teilnahme/Arbeit im Gremium (Zeit/Know-how/Verantwortung).

Sauber definieren (pro Sitzung / pauschal / Funktion). In vielen Fällen wie Lohn behandeln.

Spesen

Ersatz für Auslagen (z. B. ÖV, Parkgebühren, Verpflegung, Hotel) – idealerweise mit Beleg.

Belege + Zweck/Datum/Teilnehmer festhalten. Pauschalen nur mit Reglement/Policy.

Lohn / Honorar

Entgelt für Arbeit im Arbeitsverhältnis oder Auftrag (z. B. Projektarbeit).

Vertrag/Leistungsbeschreibung entscheidet. Bei wiederkehrender Zahlung besonders sauber trennen.

Merksatz: Spesen ersetzen Kosten. Sitzungsentschädigungen vergüten Leistung.

3) Schweiz: Steuer & Sozialversicherung in der Praxis

Steuern: häufig als Einkommen/Entschädigung steuerbar

Sitzungsentschädigungen – insbesondere an Organe juristischer Personen (z. B. Verwaltungsrat/Stiftungsrat) – gelten in der Praxis in der Regel als steuerbare Vergütung. Reine Reise-/Übernachtungsspesen sind dagegen typischerweise nur bei Beleg-/Nachweispflicht als Spesen ersetzbar.

AHV/IV/EO/ALV: grundsätzlich beitragspflichtig – mit Ausnahme für geringfügige Löhne

In der Schweiz sind Erwerbseinkommen grundsätzlich beitragspflichtig. Für geringfügige Löhne gibt es aber einen Grenzbetrag: Liegt der Lohn pro Arbeitgeber:in und pro Jahr unter dem Grenzbetrag, kann (unter Bedingungen) auf die Beitragsabrechnung verzichtet werden. Ab 2026 wird dafür häufig der Betrag CHF 2’500 genannt.

Praxis-Setup für KMU (Schweiz)

Reglement/Policy definieren (pro Sitzung / Pauschale / Funktion, inkl. Spesenregeln).
Belege trennen: Spesen (Beleg) vs. Entschädigung (Vergütung).
Abrechnungskanal festlegen: Lohnlauf / Honorarprozess / separates Konto.
Dokumentation: Sitzung (Datum), Teilnehmer, Zweck, Beschluss/Protokoll.

4) Deutschland: Steuern, Ehrenamt & Pauschalen (2026)

In Deutschland hängt die steuerliche Behandlung stark davon ab, wer zahlt (Verein, Kommune, Unternehmen), wofür gezahlt wird (Zeitvergütung vs. Auslagenersatz) und ob eine begünstigte ehrenamtliche Tätigkeit vorliegt. Für viele Vereins-/Ehrenamtsfälle sind die Pauschalen besonders relevant:

Ehrenamtspauschale (ab 2026)

Für bestimmte nebenberufliche ehrenamtliche Tätigkeiten kann eine pauschale Steuerfreiheit bis zu einem Jahresbetrag möglich sein. Ab 1. Januar 2026 wird häufig der Betrag 960 € genannt (anstatt 840 € zuvor).

Übungsleiterpauschale (ab 2026)

Für bestimmte begünstigte Tätigkeiten (z. B. Ausbildung, Betreuung, Training) kann eine höhere Pauschale greifen. Ab 1. Januar 2026 wird häufig der Betrag 3.300 € genannt (anstatt 3.000 € zuvor).

Wichtig: Sitzungsgelder sind nicht automatisch „steuerfrei“, nur weil sie im Ehrenamts-Kontext gezahlt werden. Entscheidend sind Satzung/Vertrag, tatsächliche Tätigkeit, Nebenberuflichkeit und die Einordnung nach Steuerrecht.

5) Abrechnung & Dokumentation: Checkliste

Kurz-Check (in 60 Sekunden)

✓

Regelwerk vorhanden? (Spesen-/Entschädigungsreglement, Beschluss, Vertrag)

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Belegpflicht für Spesen? (ÖV, Parken, Verpflegung, Hotel)

✓

Saubere Trennung? Entschädigung (Vergütung) ≠ Spesen (Auslagenersatz)

✓

Audit-Ready? Datum, Zweck, Teilnehmende, Betrag, Zahlungsgrund dokumentiert

Mini-Vorlage für den Zahlungszweck

            Sitzungsentschädigung – [Gremium/Projekt] – Sitzung am [DD.MM.JJJJ] – Rolle: [Mitglied/Präsidium] – Beschluss/Protokoll: [Link/Referenz]
          

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6) FAQ

Ist eine Sitzungsentschädigung steuerpflichtig?

Häufig ja – insbesondere wenn es eine Vergütung für Zeit/Leistung ist. Reiner Auslagenersatz (Spesen) ist bei sauberem Nachweis oft anders zu behandeln. Im Zweifel: klare Trennung + Dokumentation.

Wann sind es Spesen und nicht Sitzungsgeld?

Wenn du konkret entstandene Kosten ersetzt (z. B. ÖV-Ticket, Parken, Hotel) und das mit Beleg/Zweck nachweisen kannst. Pauschalen sollten über ein Reglement/Policy gedeckt sein.

Gilt in der Schweiz eine Grenze für „geringfügige Löhne“?

Ja, es gibt einen Grenzbetrag pro Arbeitgeber:in und Jahr, unter dem (unter Bedingungen) auf die Beitragsabrechnung verzichtet werden kann. Ab 2026 wird häufig CHF 2’500 genannt. Achtung: Übersteigt der Lohn den Grenzbetrag, ist oft der gesamte Lohn beitragspflichtig.

Welche Pauschalen sind in Deutschland 2026 relevant?

Häufig genannt werden 960 € (Ehrenamtspauschale) und 3.300 € (Übungsleiterpauschale) ab 1. Januar 2026 – jeweils nur, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Was sind die häufigsten Fehler?

(1) Entschädigung und Spesen vermischen, (2) keine Belege/Zweck, (3) fehlendes Reglement/Beschluss, (4) Pauschalen ohne Grundlage, (5) falsche Behandlung in Lohn/Sozialversicherung.