Spesen abrechnen in der Schweiz: Der komplette Guide für 2025
Spesen abrechnen ist oft der unbeliebteste Teil des Monats. Zettel suchen, Excel-Tabellen füllen, Belege aufkleben. Doch wer die Regeln kennt (Effektiv vs. Pauschal) und digitale Tools nutzt, spart nicht nur Nerven, sondern bares Geld bei der Steuer.
Inhaltsverzeichnis
1. Was sind Spesen eigentlich genau?
Im Schweizer Arbeitsrecht (OR Art. 327a) ist es klar geregelt: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen.
Spesen sind also kein Lohnbestandteil (und somit steuerfrei!), sondern eine Rückerstattung für Kosten, die der Mitarbeiter für die Firma ausgelegt hat. Dazu gehören klassischerweise:
- Reisekosten: Zugtickets (SBB), Flugtickets, Taxi oder Kilometerentschädigung für das Privatauto.
- Verpflegung: Mittagessen oder Abendessen bei auswärtigen Terminen.
- Übernachtung: Hotelkosten bei Geschäftsreisen.
- Repräsentation: Einladung von Kunden zum Essen.
2. Effektiv vs. Pauschal: Der Vergleich
In der Schweiz gibt es zwei Arten, wie Firmen Spesen abrechnen können. Viele KMU nutzen eine Mischform.
| Merkmal | Effektivspesen | Pauschalspesen |
|---|---|---|
| Prinzip | Abrechnung genau nach Beleghöhe (auf den Rappen genau). | Mitarbeiter erhält fixen Betrag (z.B. CHF 20.– für Mittagessen oder Monatspauschale). |
| Vorteil | Sehr genau, keine "Überkompensation". | Weniger Bürokratie, keine Einzelbelege nötig. |
| Nachteil | Hoher Verwaltungsaufwand (Zettelwirtschaft). | Muss im Lohnausweis deklariert werden & braucht Genehmigung. |
| Belegpflicht | Ja, zwingend. Ohne Beleg keine Auszahlung. | Nein (für den Mitarbeiter). |
3. Warum Sie ein Spesenreglement brauchen
Viele Startups und kleine KMU rechnen "einfach mal so" ab. Das geht gut, bis die Steuerverwaltung kommt. Sobald Sie Pauschalspesen auszahlen, ist ein von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement Pflicht.
Aber auch für Effektivspesen schafft es Klarheit. Es definiert, wer Business Class fliegen darf oder wie teuer ein Kundenessen sein darf.
📌 Was gehört in ein Spesenreglement? +
- Geltungsbereich: Für wen gilt es? (Alle MA, Kader, Aussendienst)
- Pauschalen: Höhe der Kleinspesenpauschalen.
- Reisekosten: 1. oder 2. Klasse? Flugzeug oder Bahn?
- Kilometerentschädigung: Aktuell üblich sind ca. 70 Rappen/km.
- Unterschriftenregelung: Wer muss visieren?
Ein genehmigtes Reglement schützt Sie davor, dass Spesen plötzlich als Lohn umqualifiziert werden (was Sozialversicherungsabgaben nach sich ziehen würde!).
💾 Aufbewahrungspflicht & Digitalisierung +
In der Schweiz gilt die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Belege (Art. 958f OR). Die gute Nachricht: Papierbelege dürfen vernichtet werden, wenn sie digitalisiert wurden und die Integrität sowie Lesbarkeit der Daten garantiert ist (GeBüV).
4. Schluss mit Excel: Spesen digital abrechnen
Noch immer kleben Mitarbeiter in der Schweiz Ende Monat Quittungen auf A4-Blätter. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch fehleranfällig.
Warum Excel ausgedient hat:
- Keine Validierung: Tippfehler bei MWST-Sätzen (siehe 2.6% vs 8.1%) passieren ständig.
- Verlorene Belege: Thermopapier bleicht aus, Zettel gehen verloren.
- Zeitverlust: Das Abtippen kostet pro Monat oft 1-2 Stunden Arbeitszeit pro Mitarbeiter.
Moderne Tools erlauben es, Spesen direkt "on the go" zu erfassen. Die App liest Datum, Betrag und MWST automatisch aus. Der Mitarbeiter wirft das Papier weg (sofern der Prozess GeBüV-konform ist), und die Buchhaltung erhält einen fertigen Export.
5. Häufige Fragen (FAQ)
Sind Spesen steuerfrei?
Ja, echte Spesen (Ersatz von Auslagen) sind kein Lohn und somit steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Pauschalspesen müssen jedoch genehmigt sein, sonst drohen Nachzahlungen.
Darf ich private Kreditkarten für Spesen nutzen?
Ja, das ist üblich. Der Mitarbeiter tritt in Vorleistung und erhält das Geld zurück. Einfacher für die Buchhaltung sind jedoch Firmenkreditkarten, da hier die Transaktionen direkt importiert werden können.
Wie wird das SBB Halbtax abgerechnet?
Wenn das Halbtax geschäftlich notwendig ist, kann der Arbeitgeber es erstatten. Oft lohnt es sich für die Firma, das Halbtax zu zahlen, da die einzelnen geschäftlichen Zugtickets dann günstiger sind.
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