Spesen in der Schweiz: ein kleiner Leitfaden

Geschäftsreisen, Kundenbesuche, Verpflegung unterwegs oder die Nutzung des Privatfahrzeugs für berufliche Fahrten: Wer im Auftrag des Unternehmens unterwegs ist, verursacht Kosten. Diese Aufwendungen werden als Spesen bezeichnet. In der Schweiz besteht eine klare gesetzliche Grundlage, die regelt, welche Auslagen erstattet werden müssen und wie dies korrekt geschieht.

Dieser Leitfaden erklärt kompakt, wie Spesen in Schweizer Unternehmen funktionieren, welche Arten von Spesen es gibt und wie digitale Lösungen den Prozess vereinfachen können.

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Was sind Spesen?

Spesen sind beruflich bedingte Auslagen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Tätigkeit für das Unternehmen tätigen. Sie entstehen zum Beispiel bei:

• Geschäftsreisen
• Aussendiensttätigkeiten
• Kundenbesuchen
• Sitzungen ausserhalb des Unternehmens

Typische Beispiele für Spesen sind:

Nicht als Spesen gelten private Ausgaben sowie alltägliche Verpflegung am normalen Arbeitsort.

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Gesetzliche Grundlage in der Schweiz

Die Spesenpflicht ist im Obligationenrecht Art. 327a OR geregelt:

Arbeitgeber müssen Mitarbeitenden alle notwendigen Auslagen ersetzen.

→ Direkter Link zur offiziellen Gesetzesquelle (admin.ch):
https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_327a

Ergänzende Informationen finden sich auch auf der Seite KMU.admin.ch:
https://www.kmu.admin.ch/kmu/de/home/praktisches-wissen/personal/anstellungsverhaeltnis/spesen.html

Wesentliche Punkte:

• Die Ausgabe muss notwendig und im Interesse des Unternehmens sein.
• Spesenvergütungen sind steuerfrei, sofern sie den tatsächlichen Auslagen entsprechen.
• Unternehmen dürfen ein eigenes Spesenreglement definieren, solange es den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

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Arten der Spesenabrechnung

1. Effektive Spesenabrechnung (mit Belegen)

Bei der effektiven Abrechnung wird jede Ausgabe einzeln dokumentiert. Mitarbeitende reichen Belege ein und erhalten die Kosten erstattet.

Ablaufbeispiel:
Der Mitarbeitende kauft ein Zugticket, fotografiert den Beleg, dokumentiert Zweck und Datum und erhält den Betrag zurückerstattet.

Konkretes App Beispiel mit Hilfe der Spesen App:
Beleg mit dem Smartphone fotografieren und automatisch erfassen
→ https://www.spesen-app.ch/funktionen

2. Pauschalspesen

Pauschalspesen werden ohne Belegnachweis vergütet. Typische Anwendungsfälle:

• Kommunikationspauschale (z. B. Handy)
• Kilometerentschädigung

Für Privatfahrzeuge wird häufig folgende Regel verwendet:

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Ablauf einer Spesenabrechnung

Ein typischer Prozess sieht so aus: Ausgabe tätigen, dokumentieren, Beleg einreichen, prüfen, auszahlen, archivieren.

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Typische Herausforderungen und Fehlerquellen

Häufige Probleme sind verlorene Belege, unklare Regelungen, fehlerhafte Fremdwährungsumrechnung und hoher Aufwand durch Excel-Listen.

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Warum digitale Spesenprozesse sinnvoll sind

Manuelle Spesenverwaltung verursacht hohen administrativen Aufwand. Digitale Lösungen reduzieren diesen Aufwand deutlich und schaffen Transparenz. Mit einer Spesen-App lassen sich Belege direkt nach der Ausgabe per Smartphone fotografieren, Beträge, Datum, Währung und Mehrwertsteuer automatisch erkennen, Kilometer automatisch berechnen, Genehmigungen digital abwickeln und Daten als PDF oder CSV exportieren. Der Prozess wird schneller, klarer und revisionssicher.

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Spesenreglement: Empfehlung für jedes Unternehmen

Ein Spesenreglement definiert verbindlich, welche Auslagen erstattungsfähig sind, welche Pauschalen gelten, welche Belege einzureichen sind und wie der Genehmigungsprozess abläuft. Ab etwa drei bis fünf Mitarbeitenden mit regelmässiger Reisetätigkeit lohnt sich ein Reglement, um Missverständnisse zu vermeiden.

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Fazit

Spesen gehören zum Berufsalltag. Das Schweizer Recht gibt klare Vorgaben: Beruflich notwendige Auslagen müssen erstattet werden. Unternehmen profitieren von klaren internen Regeln und digitalen Prozessen. Wer Spesen digital erfasst, spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz für Mitarbeitende und Unternehmensführung.

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