Spesenmanagement im neuen Jahr (2026): 7 Vorsätze für weniger Papier, schnellere Abrechnung & bessere Übersicht
Hand aufs Herz: Spesen werden oft erst gemacht, wenn’s weh tut – kurz vor Monatsabschluss, vor dem Jahresabschluss oder wenn der Belegstapel „plötzlich“ aus allen Taschen fällt. Der Januar ist der perfekte Moment, um das zu ändern: weniger Papier, weniger Rückfragen, mehr Transparenz.
Inhaltsverzeichnis
1. Warum der Januar der beste Zeitpunkt ist
Der Jahreswechsel ist nicht nur mental ein Neustart – auch organisatorisch macht es Sinn: neue Budgets, neue Projekte, neue Team-Routinen. Wer jetzt Spesenprozesse definiert, profitiert den Rest des Jahres.
- Belege gehen verloren oder kommen zu spät
- Excel-Listen passen nicht zur Realität
- Rückfragen zur Kategorie, MwSt oder zum Zweck
- Stressiger Monats- und Jahresabschluss
Das Ziel fürs neue Jahr ist simpel: Spesen als Routine (schnell erfassen, klar kategorisieren, sauber freigeben).
2. Die 7 Vorsätze fürs Spesenmanagement (Schweiz)
Vorsatz 1: Belege sofort erfassen (20 Sekunden statt 20 Minuten)
Der grösste Hebel: nicht sammeln. Sobald ein Beleg entsteht → kurz scannen/fotografieren → fertig. So gibt’s keine Lücken und keine „Beleg-Jagd“ im Monatsabschluss.
Vorsatz 2: Kategorien vereinheitlichen (weniger ist mehr)
Definiert 6–12 Kategorien, die wirklich genutzt werden (z.B. Reisekosten, Verpflegung, Büromaterial, Lizenzen). Einheitliche Kategorien = bessere Auswertungen, weniger Diskussionen, bessere Budgetkontrolle.
Vorsatz 3: Klare Regeln (was ist erstattungsfähig?)
Ein kurzer „Spesen-Kodex“ (1 Seite) spart extrem viel Zeit: Limits, Beispiele, benötigte Angaben (Zweck, Projekt, Kunde), plus Hinweis zu MwSt (wenn relevant). So sind Rückfragen die Ausnahme.
Vorsatz 4: Monatliche Abgabe statt Quartals-Stress
Setzt einen festen Rhythmus: „Spesen bis zum 3./5./10. des Folgemonats“. Kleine, regelmässige Schritte schlagen grosse Nacharbeit.
Vorsatz 5: Transparenz schaffen (für Team & Buchhaltung)
Eine klare Übersicht nach Zeitraum und Kategorie hilft allen: Mitarbeitenden, Backoffice und Geschäftsleitung. Das spart Rückfragen und macht Budgets planbar.
Vorsatz 6: Ein Workflow statt Tool-Zirkus (Excel + Mail + Fotos)
Wenn Belege in WhatsApp, Fotos, E-Mails und Excel landen, ist Chaos garantiert. Ziel: ein klarer Prozess: Erfassen → Details → Freigabe → Export.
Vorsatz 7: So einfach machen, dass es wirklich genutzt wird
Das beste Spesenmanagement ist das, das im Alltag klappt. Wenn Erfassen & Kategorisieren schnell geht, wird’s gemacht – wenn nicht, wird’s verschoben.
Bonus: Übersicht nach Kategorien (so wird’s sofort verständlich)
Eine gute Spesenübersicht beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick: Wofür geben wir aus? Wie viel? In welchem Zeitraum? Genau hier helfen klare Kategorien und ein strukturierter Workflow.
- Weniger Rückfragen (Kategorie, Zweck, Zeitraum)
- Schneller Monatsabschluss
- Besseres Reporting (auch für Budgetgespräche)
3. Mini-Checkliste: Spesenprozess in 30 Minuten sauber aufsetzen
- 6–12 Kategorien definieren (nicht zu granular)
- Regeln festhalten (erstattungsfähig, Limits, Pflichtfelder)
- Monatsfrist setzen (z.B. bis zum 5. des Folgemonats)
- Freigabe definieren (wer prüft was?)
- Digitaler Workflow statt Excel/E-Mail/Fotos
4. Häufige Fragen (FAQ)
Welche Angaben sollten bei einer Spese immer erfasst werden?
Mindestens: Datum, Betrag, Währung, Kategorie, Zweck und Beleg. Je nach Prozess: Projekt/Kunde, Zahlungsart und MwSt-Angabe.
Warum ist „monatlich“ besser als „einmal pro Quartal“?
Weil die Menge klein bleibt: weniger verlorene Belege, weniger Gedächtnislücken, weniger Rückfragen – und ein viel entspannterer Abschluss.
Für wen lohnt sich digitales Spesenmanagement besonders?
Für alle, die regelmässig Belege haben – besonders für KMU, Teams mit Aussendienst, Projektgeschäft oder vielen kleineren Ausgaben.
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