Die korrekte Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands in der Schweiz ist für Treuhänder ein immer wiederkehrendes Thema – insbesondere im Zusammenspiel mit der Mehrwertsteuer (MWST), revisionssicherer Verbuchung und steuerlicher Abzugsfähigkeit.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen als Treuhänder einen praxisnahen Leitfaden an die Hand: Was gilt für die Mehrwertsteuer? Welche Pauschalen sind zulässig? Wie werden Spesen revisionskonform erfasst? Und welche Rolle spielt dabei eine moderne Lösung wie spesen-app.ch?

🔍 Siehe auch: Wikipedia: Verpflegungsmehraufwand

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand beschreibt die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten, die einer Person entstehen, weil sie aus beruflichen Gründen nicht an ihrem gewöhnlichen Arbeitsort essen kann.

Das betrifft typischerweise Außendienstmitarbeitende, Monteure, Consultants und alle, die auf Dienstreisen oder externen Einsätzen unterwegs sind.

Anders als in Deutschland gibt es in der Schweiz keine gesetzlich fixierten Pauschalen – viele Unternehmen orientieren sich aber an den Vorgaben der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) oder an den MWST-Richtlinien der ESTV.

Typische Pauschalansätze in der Praxis

Zwar gibt es keine verbindlichen Zahlen, doch folgende Richtwerte haben sich in vielen Unternehmen durchgesetzt:

• CHF 15.– für Mittag- oder Abendessen
• CHF 30.– bei ganztägiger Abwesenheit (ohne gestellte Mahlzeiten)

Diese Pauschalen werden steuerlich anerkannt, sofern sie branchenüblich, sachlich begründet und angemessen dokumentiert sind.

Verpflegungsmehraufwand und Mehrwertsteuer (MWST)

1. Spesen mit MWST (z. B. Restaurantrechnungen)

Wenn ein Mitarbeiter die Verpflegung selbst bezahlt (z. B. Restaurant), kann die Mehrwertsteuer nur dann geltend gemacht werden, wenn:

• eine korrekte MWST-konforme Quittung vorliegt (inkl. Name, MWST-Nr., Betrag, Datum)
• die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt ist (nicht nur auf die Privatperson)
• der MWST-Satz korrekt ausgewiesen ist (i. d. R. 2.6 % für Lebensmittel / 8.1 % für Restaurants)

Nur dann ist ein Vorsteuerabzug zulässig.

2. Verpflegungspauschalen: keine MWST abziehbar

Bei Pauschalentschädigungen für Verpflegung (z. B. CHF 15.– pro Mittagessen) handelt es sich nicht um eine MWST-belastete Leistung – daher kein Vorsteuerabzug möglich.

Die Pauschale wird in diesem Fall als Bruttobetrag verbucht und unterliegt nicht der MWST.

Wie muss die Buchung erfolgen?

Für eine revisionssichere Buchhaltung und MWST-konforme Deklaration ist die detaillierte Erfassung jeder Spesenposition zentral.

A) Einzelnachweis mit MWST-Beleg:

KontoBetragBemerkung6600 SpesenCHF 50.–inkl. MWST, Restaurant, MWST-relevant1171 VorsteuerCHF 3.758.1 % von CHF 46.25

B) Verpflegungspauschale ohne MWST-Bezug:

KontoBetragBemerkung6601 SpesenpauschaleCHF 15.–keine MWST, Pauschale gem. Reiserichtlinie

Wichtig: Pauschalen sollten in einem separaten Konto geführt werden, damit sie klar von MWST-relevanten Spesen unterscheidbar sind.

Was bedeutet das für Treuhänder?

Als Treuhänder tragen Sie die Verantwortung für eine rechtskonforme, steueroptimierte und transparente Spesenabrechnung. Achten Sie daher auf:

• Klare Trennung zwischen Pauschalen und belegbasierter Abrechnung
• Dokumentierte Reiserichtlinien (intern oder mandantenseitig)
• Belege mit MWST-Nr. für Vorsteuerabzug
• Klare Verbuchungssystematik mit MWST-Kennzeichnung
• Nachvollziehbarkeit im Fall einer MWST-Kontrolle oder Revision

Digitale Lösung: Spesen korrekt erfassen mit spesen-app.ch

Die Spesen App bietet Treuhändern und Mandanten eine digitale, revisionskonforme Plattform, um Verpflegungsmehraufwand und andere Spesen korrekt zu erfassen und zu dokumentieren:

✅ Automatische MWST-Erkennung
✅ Pauschalen vs. Einzelbelege eindeutig trennbar
✅ Export für FIBU & MWST-Abrechnung
✅ Mobile Belegerfassung mit OCR
✅ Zentrale Spesenrichtlinien integrierbar

Damit entfällt der manuelle Aufwand, und Treuhänder erhalten saubere, prüffähige Buchungen – ganz ohne Excel-Chaos.

Fazit: MWST & Verpflegung – sauber trennen, korrekt verbuchen

Für Treuhänder ist der Verpflegungsmehraufwand in der Schweiz ein sensibles Thema – vor allem im Hinblick auf die Mehrwertsteuer und Revisionssicherheit. Entscheidend ist die Trennung von Pauschalen und belegbasierten Spesen sowie die saubere Dokumentation.

Mit einem professionellen Spesentool wie spesen-app.ch lässt sich dieser Prozess einfach, gesetzeskonform und digital abbilden – zur Entlastung von Mandanten und Treuhändern.