‍Verpflegungsmehraufwand ist ein Begriff, der insbesondere bei Dienstreisen und Spesenabrechnungen eine zentrale Rolle spielt. In der Schweiz wie auch im internationalen Kontext stellt sich dabei oft die Frage: Wann liegt ein Verpflegungsmehraufwand vor – und wie wird dieser korrekt abgerechnet?

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um den Verpflegungsmehraufwand in der Schweiz: Definition, Voraussetzungen, steuerliche Behandlung und praktische Tipps für Unternehmer und Angestellte.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten, die einer Person entstehen, weil sie sich aus beruflichen Gründen nicht an ihrem gewöhnlichen Arbeits- oder Wohnort verpflegen kann.

Klassischerweise betrifft das Geschäftsreisende, Monteure oder Außendienstmitarbeitende, die auswärts arbeiten und daher gezwungen sind, ihre Mahlzeiten extern (z. B. in Restaurants) einzunehmen – zu höheren Preisen als zu Hause.

Unterschiede zwischen Schweiz und Deutschland

In Deutschland sind Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand gesetzlich klar geregelt (§ 9 Abs. 4a EStG). In der Schweiz hingegen gibt es keine einheitlich gesetzlich festgelegten Pauschalbeträge auf Bundesebene. Vielmehr orientieren sich viele Unternehmen an den Vorgaben der Schweizer Steuerkonferenzen (SSK) oder an internen Richtlinien.

In der Praxis sind Pauschalen dennoch üblich, beispielsweise:

• CHF 15.– für Mittag- oder Abendessen
• CHF 30.– für ganztägige Abwesenheiten

Diese Werte dienen der Vereinfachung der Spesenabrechnung und müssen im Einzelfall mit dem kantonalen Steueramt oder dem Arbeitgeber abgestimmt werden.

Wann liegt ein Verpflegungsmehraufwand vor?

Ein steuerlich anerkannter Verpflegungsmehraufwand liegt in der Schweiz in der Regel dann vor, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

1. Beruflich bedingte Abwesenheit vom Wohn- und Arbeitsort.
2. Keine oder erschwerte Möglichkeit, sich wie gewohnt selbst zu verpflegen.
3. Zeitliche Mindestdauer der Abwesenheit, oft ab 8 Stunden (variiert je nach Kanton oder Arbeitgeber).
4. Kein Ersatz durch den Arbeitgeber (z. B. wenn keine kostenlose Verpflegung gestellt wird).

Steuerliche Abzugsfähigkeit

Arbeitnehmer können Verpflegungsmehraufwand als Berufsauslage in der Steuererklärung geltend machen, sofern der Arbeitgeber diesen nicht vergütet. Es handelt sich also entweder um:

• eine direkte Spesenvergütung durch den Arbeitgeber (meist pauschal), oder
• einen steuerlichen Abzug durch den Arbeitnehmer.

Die kantonalen Unterschiede sind hier entscheidend. Viele Kantone akzeptieren Pauschalen, verlangen jedoch bei höheren Beträgen Einzelnachweise (z. B. Quittungen).

Verpflegung durch den Arbeitgeber

Stellt der Arbeitgeber kostenlose Mahlzeiten bereit (z. B. durch ein Spesenbudget, Essensbons oder Firmenrestaurants), ist kein Verpflegungsmehraufwand abzugsfähig, da dem Mitarbeitenden keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Wichtig: In der Lohnabrechnung kann dies als Naturalleistung deklariert werden, was lohnsteuerlich berücksichtigt werden muss.

Verpflegungsmehraufwand bei Selbständigerwerbenden

Auch Selbständige können Verpflegungsmehraufwand abziehen, wenn sie auswärts tätig sind und entsprechend höhere Kosten nachweisen. Die Belegpflicht ist hier jedoch strenger. Häufig wird ein betrieblicher Zusammenhang und die geschäftliche Notwendigkeit geprüft.

So unterstützt Sie die Spesen App

Mit der Spesen App wird die Erfassung und Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand kinderleicht:

• Automatische Erkennung von Reisedaten
• Einfache Auswahl von Verpflegungspauschalen
• Kategorisierung nach Mahlzeiten oder ganztägiger Abwesenheit
• Exportfunktion für Steuererklärungen oder Buchhaltung
• Digitale Belegverwaltung bei Einzelnachweisen

Damit wird nicht nur die Buchhaltung effizienter – auch steuerliche Risiken werden minimiert.

Fazit: Verpflegungsmehraufwand in der Schweiz korrekt abrechnen

In der Schweiz ist der Verpflegungsmehraufwand ein relevanter Bestandteil der Spesenregelung – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende und Selbständige. Eine korrekte Dokumentation und Abrechnung, idealerweise unterstützt durch eine digitale Lösung wie die Spesen App, spart Zeit, Geld und vermeidet unnötige Diskussionen mit dem Steueramt.