Verpflegungsmehraufwand in Deutschland: Pauschalen, Regeln & Tipps

Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Spesenabrechnung bei Geschäftsreisen in Deutschland. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Wie hoch sind die Pauschalen? Und worauf sollte man achten, um steuerlich korrekt abzurechnen?

In diesem Artikel erfahren Sie alles Relevante über den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland – inklusive aktueller Pauschalen, Voraussetzungen und praktischen Tipps für Unternehmen und Mitarbeitende.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der Begriff Verpflegungsmehraufwand beschreibt die zusätzlichen Kosten für Verpflegung, die Arbeitnehmern bei einer beruflich bedingten Abwesenheit vom Arbeitsplatz entstehen. Wer unterwegs ist, kann sich in der Regel nicht wie gewohnt zu Hause oder in der Firmenkantine verpflegen – und muss teurer auswärts essen. Für diesen Mehraufwand gibt es steuerlich anerkannte Pauschalen.

Gesetzliche Grundlage: § 9 EStG

Der Verpflegungsmehraufwand ist in Deutschland gesetzlich geregelt:

§ 9 Abs. 4a EStG (Einkommensteuergesetz)

Darin ist festgelegt, unter welchen Voraussetzungen Pauschalen steuerlich geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.

Aktuelle Pauschalen (Stand 2025)

Die Verpflegungspauschalen in Deutschland gelten für Inlandsreisen und sind zeitabhängig:

• 14 € pro Tag bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
• 28 € pro Tag bei voller 24-stündiger Abwesenheit
• An- und Abreisetage (z. B. bei mehrtägiger Dienstreise): jeweils 14 €, auch wenn weniger als 8 Stunden abwesend

Beispiel:

Reise von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 18:00 Uhr =
→ Montag (Anreise): 14 €
→ Dienstag (24 Stunden): 28 €
→ Mittwoch (Abreise): 14 €
Gesamt: 56 € Verpflegungsmehraufwand

Wann liegt ein Verpflegungsmehraufwand vor?

Die steuerlich relevanten Voraussetzungen sind:

1. Beruflich veranlasste Abwesenheit vom Wohn- und Arbeitsort
2. Die Reise dauert mindestens 8 Stunden
3. Es handelt sich nicht um eine regelmäßige Arbeitsstätte
4. Es besteht keine gestellte Verpflegung durch den Arbeitgeber oder Dritte

Kürzung der Pauschale bei gestellter Verpflegung

Wenn der Arbeitgeber oder ein Veranstalter Mahlzeiten zur Verfügung stellt (z. B. Hotel-Frühstück, Konferenz-Lunch), muss die Pauschale gekürzt werden:

• Frühstück: 20 % Kürzung (5,60 €)
• Mittagessen: 40 % Kürzung (11,20 €)
• Abendessen: 40 % Kürzung (11,20 €)

Diese Kürzungen gelten prozentual vom vollen Tagesbetrag (28 €) – unabhängig von der tatsächlichen Pauschale des jeweiligen Tages.

Abgrenzung zu anderen Reisekosten

Der Verpflegungsmehraufwand ist nur ein Teil der Reisekosten. Weitere Kategorien sind:

• Fahrtkosten (Bahn, Auto, Flug)
• Übernachtungskosten
• Reisekosten für Kundenbesuche
• Nebenkosten (Parkgebühren, Maut, WLAN etc.)

Die Spesen App hilft Ihnen dabei, alle diese Kosten übersichtlich zu erfassen und korrekt zu verbuchen.

Selbständige und Freiberufler

Auch Selbständige können Verpflegungspauschalen betrieblich geltend machen. Diese fließen in die Gewinnermittlung ein, dürfen aber nicht als Privatentnahme behandelt werden. Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Reisedauer und des Zwecks ist unerlässlich.

Warum digitale Spesenerfassung sinnvoll ist

Die manuelle Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Mit der Spesen App wird dieser Prozess automatisiert und transparent:

• Auswahl der Reisedauer = automatische Berechnung der Pauschale
• Abzug von gestellter Verpflegung per Klick
• Einbindung in Lohnabrechnung oder Buchhaltung
• Export für Steuerberater oder Finanzamt
• Einhaltung aller steuerrechtlichen Anforderungen in Deutschland

Fazit: Mit Pauschalen rechtssicher abrechnen

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein zentraler Bestandteil jeder Spesenabrechnung bei Dienstreisen in Deutschland. Dank klarer Pauschalen und gesetzlicher Regelungen lässt sich der Aufwand für Arbeitgeber und Mitarbeitende gering halten – insbesondere mit einer digitalen Lösung wie der Spesen App.