Teures Excel-Chaos: Warum manuelle Spesenabrechnung Ihr Schweizer KMU Tausende Franken kostet

Hand aufs Herz: Wie werden Spesen in Ihrem Unternehmen aktuell abgerechnet? Sammeln Ihre Mitarbeitenden Quittungen in einem Couvert, tackern diese am Monatsende auf Papier und füllen eine Excel-Tabelle aus? Wenn Sie jetzt nicken, haben wir eine wichtige Nachricht für Sie: Diese Methode kostet Sie wahrscheinlich mehr als die teuerste Unternehmenssoftware.

Viele Schweizer KMU halten an Excel und Papier fest, weil es auf den ersten Blick "gratis" wirkt. Man muss keine Lizenzgebühren zahlen und "Excel hat ja jeder". Doch das ist ein Trugschluss. In der Betriebswirtschaft nennt man dies versteckte Prozesskosten. Wir rechnen in diesem Artikel knallhart nach, was Sie das Zettelchaos wirklich kostet.

Die wahre Rechnung: Zeit ist Geld

Spesenabrechnung ist reine Administration. Sie schöpft keinen Wert, sie kostet nur Zeit. Und Zeit ist in der Schweiz – dem Land mit den höchsten Lohnkosten Europas – ein teures Gut.

Schauen wir uns ein realistisches Szenario für ein KMU mit 10 Mitarbeitenden an, die regelmässig Spesen haben (Mittagessen, Kundenbesuche, Fahrspesen, Kleinmaterial).

Der manuelle Prozess (Excel & Papier)

Bei der herkömmlichen Methode fallen folgende Zeiten an:

• 👤 Der Mitarbeiter:
  Belege sammeln, sortieren, aufkleben, Excel abtippen, ausdrucken, unterschreiben. ⏱️ Zeitaufwand: ca. 30 Minuten pro Monat.
• 💼 Die Buchhaltung / Chef:
  Belege prüfen, Beträge mit Excel abgleichen, MWST herausrechnen, Rückfragen bei unleserlichen Quittungen, Kontierung, Archivierung. ⏱️ Zeitaufwand: ca. 15 Minuten pro Spesenabrechnung.

Die harte Währung (Kostenvergleich)

Nehmen wir konservative interne Verrechnungssätze an (Lohnkosten inkl. Sozialleistungen, Arbeitsplatzkosten etc.): Mitarbeiter CHF 80.–/Std. und Administration CHF 100.–/Std.

💡 Das Ergebnis: Sie geben monatlich CHF 650.– nur für die Verwaltung von Spesen aus. Auf das Jahr hochgerechnet sind das CHF 7'800.–!

Das Risiko: Fehler und Compliance (GeBüV)

Neben den direkten Kosten birgt Excel weitere Gefahren. Excel ist statistisch gesehen fehleranfällig. Ein falscher MWST-Satz oder ein Tippfehler in der Formel kann bei einer Revision der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) unangenehm werden.

Zudem müssen Papierbelege in der Schweiz gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) 10 Jahre lang lesbar archiviert werden. Haben Sie schon einmal eine Thermopapier-Quittung nach zwei Jahren angesehen? Sie ist oft weiss und unleserlich. Das digitale Archiv einer Spesen App löst dieses Problem automatisch.

Die Lösung: Digitalisierung ist günstiger als ein Kaffee

Vergleichen wir die oben genannten Kosten nun mit der Nutzung der Spesen App. Der Prozess wird radikal vereinfacht:

Der Zeitaufwand sinkt um bis zu 80%. Und die Kosten? Bei unserem Preismodell (ab CHF 3.– pro Nutzer) zahlen Sie für 10 Mitarbeiter gerade einmal CHF 30.– bis CHF 50.– im Monat.

Der Vergleichssieger

"Durch den Wechsel auf die Spesen App spart unser Beispiel-KMU monatlich rund CHF 600.– an effektiver Arbeitszeit ein. Die Software amortisiert sich bereits am ersten Tag des Monats."

Fazit: Stoppen Sie die Geldverschwendung

Im Jahr 2025 ist die manuelle Spesenabrechnung für Schweizer KMU ein unnötiger Luxus. Die Umstellung auf eine digitale Lösung ist kein riesiges IT-Projekt, sondern in wenigen Minuten erledigt. Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen danken – und Ihre Buchhaltung auch.