Digitale Spesenerfassung: Warum Treuhänder von Spesen-Apps profitieren

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran – auch in der Buchhaltung. Besonders bei der Spesenerfassung lassen sich mit digitalen Lösungen nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder massiv vereinfachen. In diesem Artikel zeigen wir, wie eine moderne Spesen App wie spesen-app.ch den Alltag von Unternehmen und Treuhändern optimiert – und warum der Schritt zur digitalen Spesenerfassung längst überfällig ist.

Spesenchaos war gestern

In vielen KMUs ist das Erfassen von Spesen immer noch ein mühsamer Prozess: Belege werden gesammelt, abgeheftet, eingescannt oder sogar verloren. Am Monatsende wartet dann der Schuhkarton auf den Treuhänder – unvollständig, unleserlich und oft mit fehlenden Angaben.

Doch es geht auch anders.

Was ist digitale Spesenerfassung?

Bei der digitalen Spesenerfassung werden Spesenbelege sofort bei Entstehung via Smartphone oder Desktop-App erfasst. Eine Spesen App wie unsere ermöglicht es, Quittungen direkt zu fotografieren, automatisch auszulesen (OCR) und mit wenigen Klicks einer Kategorie, einem Projekt oder einem Mitarbeitenden zuzuordnen.

Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis für Mitarbeitende und Buchhaltung
• Reduzierte Fehlerquote durch klare Vorgaben und automatische Prüfregeln
• Transparenz und Echtzeit-Einblicke für Führungskräfte
• Nahtlose Übergabe an den Treuhänder oder das Buchhaltungsprogramm

Spesen App im Vergleich: Wer bietet was?

Neben spesen-app.ch gibt es weitere Anbieter, die sich mit digitalem Spesenmanagement beschäftigen. Ein Überblick:

• Bexio: Eine beliebte Schweizer KMU-Lösung mit Spesenmodul, ideal für kleine Unternehmen mit einfachem Bedarf.
• Abacus: Ein umfassendes ERP-System mit integriertem Spesenmanagement, vor allem für grössere Unternehmen.
• SAP Concur: International führend im Bereich Spesen- und Reisekostenmanagement, häufig im Einsatz bei Konzernen und globalen Organisationen.

spesen-app.ch positioniert sich als schlanke, cloudbasierte Lösung speziell für KMU und Treuhänder in der Schweiz – einfach in der Bedienung, revisionssicher und DSGVO-konform.

Warum Treuhänder digitale Spesen lieben

Treuhänder stehen oft vor der Herausforderung, unvollständige oder fehlerhafte Spesenabrechnungen zu korrigieren. Digitale Spesenlösungen wie spesen-app.ch erleichtern ihre Arbeit enorm:

• Alle Belege sind digital verfügbar, vollständig und revisionssicher abgelegt
• Der Export in Buchhaltungssysteme (z. B. Bexio, Abacus, Banana, Sage etc.) erfolgt auf Knopfdruck
• Die App bietet automatische MWST-Berechnungen und erkennt fehlende Pflichtangaben
• Der Treuhänder kann als externer Benutzer direkt auf die Daten zugreifen – ohne lange E-Mail-Korrespondenzen

Das spart Zeit, Kosten und Nerven – auf beiden Seiten.

Digitale Spesen: Auch ein Thema für die Revision

Auch für die Revision bieten digitale Spesenlösungen klare Vorteile: Alle Belege sind nachvollziehbar, chronologisch, manipulationssicher archiviert und jederzeit abrufbar. Das reduziert Rückfragen und erleichtert die Prüfprozesse. Bei steuerlichen Nachfragen sind die nötigen Unterlagen innerhalb von Sekunden zur Hand.

Fazit: Jetzt auf digitale Spesenerfassung umsteigen

Die Zeiten von handgeschriebenen Spesenformularen und verlorenen Belegen sind vorbei. Mit einer modernen Spesen App wie spesen-app.ch profitieren Unternehmen, Treuhänder und Revisoren gleichermassen. Die digitale Spesenerfassung ist nicht nur effizienter – sie ist auch sicherer, transparenter und zukunftsfähig.

➡️ Teste jetzt kostenlos die Spesen App auf www.spesen-app.ch und überzeuge dich selbst von den Vorteilen.