Wann ist ein Spesenreglement im Kanton Zürich erforderlich?

Im Kanton Zürich besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Entscheidend ist vielmehr, wie Sie Spesen in Ihrem Unternehmen vergüten.

In der Praxis unterscheidet man zwischen Effektivspesen und Pauschalspesen. Von dieser Unterscheidung hängt ab, ob eine Genehmigung sinnvoll oder faktisch erforderlich ist.

Fall 1: Sie vergüten nur Effektivspesen

Typischer Ablauf: Mitarbeitende reichen ihre Belege ein, die effektiven Kosten werden monatlich vergütet und während zehn Jahren aufbewahrt.

Ein formell genehmigtes Spesenreglement brauchen Sie dafür meist nicht. Dennoch ist ein internes, schriftliches Reglement empfehlenswert. Es sorgt für klare Limiten, definierte Genehmigungsprozesse und Transparenz gegenüber Mitarbeitenden.

Fall 2: Sie führen Pauschalspesen ein

Anders sieht es aus, wenn Sie pauschale Beträge ohne Einzelbeleg auszahlen. Das ist häufig bei Repräsentationsspesen oder bei leitenden Funktionen der Fall.

Beispielsweise möchten Sie nicht mehr jedes einzelne Kundenessen prüfen, sondern zahlen monatlich eine feste Pauschale aus. Administrativ ist das einfacher – steuerlich jedoch sensibler.

Rein rechtlich ist eine Genehmigung auch hier nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben. Ohne Genehmigung tragen Sie jedoch das steuerliche Risiko. Bei einer Steuerprüfung kann das Steueramt prüfen, ob die Pauschale realistisch ist oder faktisch eine verdeckte Lohnauszahlung darstellt.

Wird eine Pauschale als Lohn qualifiziert, kann das zu Nachbesteuerung, Sozialversicherungs-Nachzahlungen oder Korrekturen im Lohnausweis führen.

Deshalb lassen die meisten KMU mit Pauschalspesen ihr Spesenreglement genehmigen. Die Genehmigung schafft Rechtssicherheit und vereinfacht die Deklaration im Lohnausweis.

Wichtig: Jede wesentliche Änderung eines genehmigten Reglements muss erneut eingereicht werden.

Kann ich ein Spesenreglement ohne Genehmigung einführen?

Ja, das ist möglich.

Sie können sowohl ein internes Reglement für Effektivspesen erstellen als auch Pauschalspesen auszahlen, ohne eine Genehmigung einzuholen. Entscheidend ist jedoch, dass Sie im Streitfall nachweisen können, dass die Regelung steuerlich korrekt umgesetzt wurde.

In einer Prüfung wird insbesondere beurteilt, ob die Pauschale der Funktion entspricht, realistisch bemessen ist und korrekt im Lohnausweis deklariert wurde. Je höher die Pauschalen und je exponierter die Funktionen (z. B. Geschäftsleitung), desto grösser ist das Risiko ohne Genehmigung.

Die Genehmigung verlagert diese Unsicherheit vom Unternehmen zur Steuerbehörde – und schafft damit Planungssicherheit.

Anerkennung des genehmigten Spesenreglements durch andere Kantone

Ein genehmigtes Spesenreglement muss nur im Sitzkanton des Unternehmens eingereicht werden. Die kantonalen Steuerverwaltungen erkennen sich gegenseitig an.

Sitzt Ihr Unternehmen im Kanton Zürich, genügt daher die Genehmigung durch das Zürcher Steueramt – selbst wenn Mitarbeitende in anderen Kantonen tätig sind.

Wenn Sie Spesen ausschliesslich gegen Beleg erstatten – etwa für Zugtickets, Hotelübernachtungen oder Kundenessen – ist eine Genehmigung durch das Kantonale Steueramt Zürich in der Regel nicht erforderlich.

So lassen Sie Ihr Spesenreglement im Kanton Zürich genehmigen (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Wenn Sie Pauschalspesen einführen oder ein Zusatz-Spesenreglement für leitende Funktionen vorsehen, sollten Sie Ihr Spesenreglement vom Kantonalen Steueramt Zürich genehmigen lassen.

Das Verfahren ist klar geregelt. In der Praxis scheitern Gesuche jedoch häufig an unvollständigen Unterlagen, unplausiblen Pauschalen oder einer widersprüchlichen Lohnausweis-Systematik.

Nachfolgend finden Sie den Ablauf kompakt und praxisnah erklärt.

Schritt 1: Reglement fachlich sauber ausarbeiten

Bevor Sie ein Gesuch einreichen, sollte Ihr Spesenreglement inhaltlich genehmigungsfähig sein. Das bedeutet insbesondere:
- klare Abgrenzung zwischen Lohn und Spesen
- realistische und begründete Pauschalspesen
- korrekte Systematik zur Lohnausweis-Deklaration
- vollständige Struktur gemäss Zürcher Muster-Reglement

Gerade bei Pauschalspesen prüft das Steueramt, ob die Funktion und der Aussendienst-Anteil die Höhe sachlich rechtfertigen.

Schritt 2: Gesuch einreichen – online oder per Post

Sie können das Genehmigungsgesuch auf zwei Wegen einreichen:

Online (empfohlen): 
‍Über das offizielle Portal des Kantons Zürich.
Für KMU in der Regel schneller, transparenter und administrativ einfacher.

Per Post:‍
‍Kantonales Steueramt Zürich
Abteilung Zürich Nord
Sekretariat «Spesenreglemente»
Bändliweg 21
8090 Zürich

Zeitplanung: Insbesondere zwischen Oktober und Februar ist mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen. Eine frühzeitige Einreichung ist empfehlenswert.

Schritt 3: Vollständige Unterlagen beilegen

Ein vollständiges Gesuch umfasst in jedem Fall:
- das vollständige Spesenreglement (PDF)
- einen aktuellen Handelsregisterauszug
- eine zuständige Kontaktperson mit Direktwahl und E-Mail-Adresse

Bei Entrichtung von Pauschalspesen zusätzlich eine Liste der Pauschalspesenempfänger mit folgenden Angaben:
- vollständige Namen und Funktionen bzw. Titel
- Jahres-Bruttolöhne (inkl. allfälliger Boni)
- prozentualer Anteil der Arbeitszeit ausserhalb des üblichen Arbeitsortes (Kundentermine, externe Sitzungenund ­Präsentationen, Kundenevents etc.)
- geplante Pauschalspesen (müssen in etwa den effektiven damit abgegoltenen Auslagen entsprechen)
- steht ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung oder nicht
- allfällige Kapital-Beteiligungsverhältnisse (falls Beteiligung > 10%)

Das Steueramt prüft dabei vor allem die Plausibilität. Unrealistisch hohe Pauschalen oder unklare Funktionsbeschreibungen führen regelmässig zu Verzögerungen.

Schritt 4: Prüfung durch das Steueramt

Nach Einreichung prüft das Steueramt:
- ob das Reglement der Musterstruktur entspricht
- ob Pauschalspesen sachlich begründet sind
- ob die Lohnausweis-Deklaration korrekt vorgesehen ist
- ob Zusatzreglemente sauber ausgestaltet sind

Typische Verzögerungsgründe sind fehlende Begründungen, widersprüchliche Angaben oder formale Unklarheiten.

Je sauberer das Gesuch vorbereitet ist, desto schneller erfolgt die Genehmigung.

Schritt 5: Nach der Genehmigung

Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung.

Ein genehmigtes Spesenreglement bringt Ihnen:
- Rechtssicherheit bei Pauschalspesen
- vereinfachte Lohnausweis-Deklaration
- keine betragsmässige Ausweisung effektiver Spesen
- Anerkennung durch andere Kantone (Sitzkanton-Prinzip)

Editierbare Vorlage für das Spesenreglement Zürich (Download)

Ein fachlich korrektes Reglement entscheidet darüber, ob Ihr Gesuch reibungslos genehmigt wird – oder ob Rückfragen entstehen.

Damit Sie nicht bei null beginnen müssen, stellen wir Ihnen eine kommentierte, editierbare Word-Vorlage (Stand 2026) gratis zur Verfügung.

Sie basiert auf dem offiziellen Muster des Kantons Zürich und ergänzt dieses um praxisnahe Hinweise speziell für KMU mit 5–100 Mitarbeitenden.

Was die Vorlage konkret enthält

Die Vorlage orientiert sich vollständig an der Zürcher Musterstruktur und enthält zusätzlich:
- kommentierte Formulierungsbeispiele
-Hinweise zur korrekten Lohnausweis- Deklaration
-Beispiele für realistisch ausgestaltete Pauschalspesenein
- integriertes Zusatz-Spesenreglement (Stand 2026)

Besonderes Augenmerk liegt auf praxisrelevanten Stolpersteinen wie Repräsentationsspesen, Bagatellspesen, Infrastrukturpauschalen und Geschäftsfahrzeugen.

Die Vorlage ist vollständig editierbar und kann an Ihre Unternehmensstruktur angepasst werden.

Häufige Fehler bei Spesenreglementen im Kanton Zürich

Die meisten Probleme entstehen nicht bei der Erstellung des Spesenreglements – sondern bei der praktischen Anwendung oder bei späteren Anpassungen.

Gerade bei KMU führen kleine Unklarheiten schnell zu Rückfragen im Genehmigungsverfahren oder bei Steuerprüfungen.

Die folgenden Fehler sollten Sie vermeiden:

Unzureichende Begründung von Pauschalspesen

Pauschalspesen müssen den effektiven Auslagen „in etwa“ entsprechen. Das Steueramt prüft insbesondere:
- ob die Funktion die Pauschale sachlich rechtfertigt
- ob der Aussendienst-Anteil plausibel ist
- ob es sich um verdeckten Lohn handeln könnte

Unrealistisch hohe oder pauschal begründete Beträge sind der häufigste Ablehnungsgrund.

Fehler im Lohnausweis

Selbst mit genehmigtem Spesenreglement kann eine falsche Deklaration im Lohnausweis zu Problemen führen.

Besonders prüfungsrelevant sind:
- Repräsentationsspesen (Ziffer 13.2.1)
- Infrastruktur- oder Strompauschalen (Ziffer 13.2.3)
- der Privatanteil bei Geschäftsfahrzeugen (0,9 %-Regel)
- fehlende Hinweise in Feld F oder G

Eine inkonsistente Deklaration kann zu Korrekturen, Rückfragen oder Nachbesteuerung führen – auch wenn das Reglement selbst genehmigt wurde.

Keine Anpassung an die 2026-Regelungen

Seit 1. Januar 2026 wurden die Muster-Spesenreglemente des Kantons Zürich in mehreren Punkten präzisiert – insbesondere bei:
- Bagatellspesen (CHF 50 pro Ereignis, Kumulationsverbot)
- Infrastruktur- und Strompauschalen
- Deklarationsvorgaben im Lohnausweis
- Zusatz-Spesenreglementen für leitende Funktionen

Ältere Reglemente sollten deshalb überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Änderungen nicht erneut genehmigt

Ein genehmigtes Spesenreglement gilt nicht unbegrenzt unverändert weiter.

Häufig übersehen werden:
- Anpassungen der Pauschalhöhe
- Einführung neuer Funktionsstufen
- Einführung oder Änderung eines Zusatzreglements
- Änderungen bei Geschäftsfahrzeugen

Jede wesentliche Änderung muss dem Steueramt erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.

Häufige Fragen – Spesenreglement Zürich

Hier beantworten wir die häufigsten Fragen von KMU zum Spesenreglement im Kanton Zürich.

Muss jedes KMU ein Spesenreglement haben?

Nein. Wenn Sie ausschliesslich Effektivspesen gegen Beleg vergüten, ist ein genehmigtes Spesenreglement nicht zwingend vorgeschrieben.

Ein schriftliches Reglement ist jedoch dringend empfehlenswert – insbesondere bei mehreren Mitarbeitenden oder klar definierten Spesenlimiten.

Wie hoch dürfen Pauschalspesen sein?

Es gibt keine fixe Prozentgrenze. Die Pauschale muss den effektiven Auslagen in etwa entsprechen und sachlich begründet sein.

Entscheidend sind Funktion, Aussendienst-Anteil und tatsächliche Repräsentationstätigkeit.

Wie lange dauert die Genehmigung eines Spesenreglements im Kanton Zürich?

Die Bearbeitungsdauer variiert. Insbesondere zwischen Oktober und Februar ist mit längeren Wartezeiten zu rechnen.

Eine vollständige und sauber strukturierte Einreichung beschleunigt das Verfahren erheblich.

Insbesondere zwischen Oktober und Februar ist mit längeren Bearbeitungszeiten zu rechnen. Eine frühzeitige Einreichung ist empfehlenswert.

Was passiert ohne genehmigtes Reglement?

Pauschalspesen können im Rahmen einer Steuerprüfung als Lohn qualifiziert werden.

Mögliche Folgen:
- Nachbesteuerung
- Sozialversicherungs-Nachzahlungen
- Korrekturen im Lohnausweis
- erhöhte administrative Komplexität

Gerade bei regelmässigen Pauschalspesen ist eine Genehmigung deshalb in der Praxis sehr sinnvoll.

Gilt die Genehmigung auch in anderen Kantonen?

Ja.

Die kantonalen Steuerverwaltungen erkennen genehmigte Spesenreglemente des Sitzkantons gegenseitig an.

Für ein Unternehmen mit Sitz im Kanton Zürich genügt daher die Genehmigung durch das Zürcher Steueramt.