Übersicht der Spesenarten: Reise, Verpflegung, Repräsentation und mehr
Spesen lassen sich in fünf Kategorien einteilen: Reise, Verpflegung, Unterkunft, Repräsentation und Homeoffice – mit je eigenen ESTV-Ansätzen und Belegpflichten. Die korrekte Zuordnung einer Auslage zur richtigen Kategorie bestimmt, ob ein Pauschalansatz gilt, ob ein Beleg nötig ist und wie die Spese im Lohnausweis erscheint. Diese Übersicht zeigt alle Kategorien mit den verbindlichen Ansätzen ab 1. Januar 2026.
01.Die fünf Hauptkategorien
Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber sämtliche Auslagen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Die ESTV und die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) gliedern diese Auslagen in fünf Hauptkategorien. Für jede Kategorie gelten unterschiedliche Pauschalansätze, Belegpflichten und Deklarationsregeln im Lohnausweis. Die folgende Tabelle fasst die geltenden Ansätze ab 2026 zusammen.
Spesenarten mit ESTV-Ansätzen 2026
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt ab 1. Januar 2026 und ersetzt den bisherigen Ansatz von CHF 0.70. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem alten Ansatz brauchen keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung, solange sie bei der nächsten Revision angepasst werden.
Bei der Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag gilt als Voraussetzung eine auswärtige Abwesenheit von mehr als sechs Stunden. Wer am Arbeitsort in einer Kantine oder einem Restaurant isst, hat keinen Anspruch auf die volle Pauschale. Zusätzlich steht Mitarbeitenden die Kleinspesen-Tagespauschale von CHF 20 zu, die Getränke, Snacks und ähnliche Kleinausgaben abdeckt.
02.Sonderformen
Neben den fünf Hauptkategorien gibt es Spesenarten, die in der Praxis seltener vorkommen, aber ebenfalls unter die Erstattungspflicht nach Art. 327a OR fallen. Diese Sonderformen werden im Spesenreglement häufig separat geregelt.
- Weiterbildungskosten: Vom Arbeitgeber angeordnete Weiterbildungen gelten als Berufsauslagen. Dazu zählen Kursgebühren, Lehrmittel und Reisekosten zum Kursort. Entscheidend ist, dass die Weiterbildung im Interesse des Arbeitgebers liegt. Freiwillige Weiterbildungen, die der Arbeitnehmer selbst wählt, sind keine Spesen, sondern allenfalls Berufsauslagen in der Steuererklärung.
- Werkzeugentschädigung: Art. 327b OR regelt die Bereitstellung von Arbeitsmaterial. Stellt der Arbeitnehmer eigenes Werkzeug oder Geräte zur Verfügung, hat er Anspruch auf eine angemessene Entschädigung. In der Praxis betrifft dies etwa eigene Laptops, Spezialwerkzeuge oder Berufskleidung. Die Höhe wird im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement festgelegt.
- Kommunikationsspesen: Roaming-Gebühren, geschäftliche Telefonate vom Privatanschluss oder ein anteiliger Internetbeitrag für Homeoffice fallen unter diese Kategorie. Die ESTV akzeptiert eine pauschale Abgeltung, sofern das genehmigte Spesenreglement einen konkreten Betrag vorsieht. Ohne Reglement müssen die effektiven Kosten mit Beleg nachgewiesen werden.
Alle Sonderformen müssen im genehmigten Spesenreglement explizit erwähnt sein, damit sie steuerfrei ausbezahlt werden können. Fehlt eine Regelung, behandelt die Steuerverwaltung die Zahlung als Lohnbestandteil.
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Mehr erfahren →03.Abgrenzung zu Sachbezügen
Nicht jede Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer ist eine Spese. Die Abgrenzung zwischen Spesenersatz und Lohnbestandteil (Sachbezug) ist steuerlich entscheidend: Spesen sind steuerfrei, Sachbezüge hingegen sind AHV-pflichtig und müssen im Lohnausweis als Lohn deklariert werden.
Spesen vs. Sachbezüge im Vergleich
Naturalgeschenke an Arbeitnehmende sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Dieser Freibetrag ersetzt die bisherige Regelung von CHF 500 pro Ereignis. Übersteigt der Gesamtwert aller Geschenke in einem Kalenderjahr die Grenze von CHF 600, wird der gesamte Betrag zum steuerpflichtigen Lohn.
Ein häufiges Abgrenzungsproblem entsteht bei Vergabungen: Erhält ein Mitarbeitender zum Firmenjubiläum eine Uhr im Wert von CHF 800, handelt es sich nicht um Spesenersatz, sondern um einen Sachbezug. Dieser Betrag muss in Ziffer 2 des Lohnausweises deklariert und der AHV-Abrechnung unterstellt werden. Umgekehrt ist ein Kundengeschenk im Wert von CHF 150, das der Mitarbeitende im Auftrag des Arbeitgebers überreicht, eine Repräsentationsspese.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Alle Auslagen pauschal als Reisekosten verbuchen
Wer Verpflegungs- oder Repräsentationsspesen unter Reisekosten zusammenfasst, riskiert eine Korrektur durch die Steuerverwaltung. Jede Spesenart hat eigene Ansätze und Belegpflichten. Ordnen Sie jede Auslage der korrekten Kategorie zu, damit die Deklaration im Lohnausweis stimmt.
Fehler 2: Verpflegungspauschale ohne Mindestabwesenheit auszahlen
Die Pauschale von CHF 30 pro Tag setzt eine auswärtige Abwesenheit von mehr als sechs Stunden voraus. Wird die Pauschale auch bei kürzeren Abwesenheiten ausbezahlt, qualifiziert die ESTV den Betrag als Lohnbestandteil. Prüfen Sie bei jeder Abrechnung, ob die Abwesenheitsdauer erfüllt ist.
Fehler 3: Repräsentationsspesen ohne Geschäftszweck abrechnen
Ein Abendessen mit Freunden ist keine Repräsentationsspese, auch wenn es in einem Geschäftslokal stattfindet. Auf dem Beleg müssen der Geschäftszweck und die eingeladenen Personen vermerkt sein. Fehlt diese Angabe, kann die Steuerverwaltung die Spese als privaten Aufwand umqualifizieren.
Fehler 4: Naturalgeschenke als Spesen statt als Lohn deklarieren
Geschenke an Mitarbeitende (z. B. Weihnachtsgeschenk) sind keine Spesen, sondern Sachbezüge. Ab 2026 gilt ein Freibetrag von CHF 600 pro Kalenderjahr. Wird dieser überschritten, muss der gesamte Betrag als Lohn deklariert und der AHV unterstellt werden.
Fehler 5: Homeoffice-Pauschale ohne Regelung im Spesenreglement auszahlen
Ohne explizite Erwähnung im genehmigten Spesenreglement behandelt die Steuerverwaltung Homeoffice-Entschädigungen als steuerpflichtigen Lohn. Lassen Sie das Reglement anpassen und von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen, bevor Sie Pauschalen auszahlen.
05.Häufige Fragen
Gibt es eine Kategorie «Sonstiges» für Spesen, die in keine Hauptkategorie passen?
Nein, die ESTV kennt keine offizielle Kategorie «Sonstiges». Jede geschäftlich bedingte Auslage muss einer der fünf Hauptkategorien oder einer Sonderform zugeordnet werden. Lässt sich eine Auslage nicht eindeutig zuordnen, empfiehlt sich die Rücksprache mit der kantonalen Steuerverwaltung. Im Spesenreglement kann eine Auffangklausel für seltene Fälle vorgesehen werden.
Wie kategorisiere ich Roaming-Gebühren auf Geschäftsreisen?
Roaming-Gebühren fallen unter Kommunikationsspesen und gehören damit zur Kategorie Homeoffice/Kommunikation. Sie können entweder effektiv mit Beleg oder über eine Pauschale gemäss Spesenreglement abgerechnet werden. Bei Geschäftsreisen ins Ausland ist es sinnvoll, die Roaming-Kosten separat auf der Spesenabrechnung auszuweisen.
Muss ich für jede Spesenart einen separaten Beleg aufbewahren?
Bei Pauschalspesen (z. B. Verpflegung CHF 30/Tag, Kilometerpauschale CHF 0.75/km) ist kein Einzelbeleg nötig. Für alle effektiv abgerechneten Spesen – insbesondere Unterkunft, Repräsentation und Reisekosten über die Pauschale hinaus – muss ein Originalbeleg vorliegen. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre.
Zählen Parkgebühren zu den Reisekosten oder sind sie separat?
Parkgebühren bei Geschäftsterminen gehören zur Kategorie Reisekosten. Sie werden effektiv gegen Beleg abgerechnet und sind nicht in der Kilometerpauschale von CHF 0.75 enthalten. Die Kilometerpauschale deckt ausschliesslich Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt des Fahrzeugs ab.
Kann der Arbeitgeber tiefere Ansätze als die ESTV-Pauschalen festlegen?
Ja, der Arbeitgeber darf im Spesenreglement tiefere Pauschalen vorsehen. Art. 327a OR verlangt lediglich den Ersatz der tatsächlich entstandenen Auslagen. Höhere Pauschalen als die ESTV-Ansätze sind ebenfalls möglich, werden aber steuerlich nur bis zur ESTV-Grenze als steuerfrei anerkannt. Der übersteigende Betrag gilt als Lohn.