Quittungen unter CHF 50: Aufbewahrungspflicht, MWST und Praxis
Quittungen unter CHF 50 oder CHF 400 sind weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig (OR 957) – für den MWST-Vorsteuerabzug unter CHF 400 genügt allerdings ein vereinfachter Beleg ohne MWST-Nummer. In der Praxis sorgt gerade die Aufbewahrung von Kleinstbeträgen für Unsicherheit: Muss die Parkquittung über CHF 2 wirklich ein Jahrzehnt lang archiviert werden? Diese Seite klärt die Rechtslage, die MWST-Anforderungen und gibt konkrete Empfehlungen für den Arbeitsalltag.
01.Was bei Quittungen unter CHF 50 und CHF 400 gilt
Das Schweizer Recht kennt keine betragliche Untergrenze für die Aufbewahrungspflicht. Art. 958f OR verlangt, dass alle Geschäftsunterlagen – und damit auch Spesenbelege – während zehn Jahren aufbewahrt werden. Eine Parkquittung über CHF 2 unterliegt derselben Pflicht wie eine Hotelrechnung über CHF 500.
Für die Mehrwertsteuer ist die Schwelle von CHF 400 entscheidend. Bei Rechnungen unter diesem Betrag spricht das Gesetz von einem vereinfachten Beleg (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Das bedeutet: Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg weniger Angaben enthalten als eine ordentliche Rechnung. Die MWST-Nummer des Leistungserbringers ist bei Beträgen unter CHF 400 nicht zwingend erforderlich.
Übersicht: Anforderungen nach Betragshöhe
Quittungen unter CHF 50 – etwa von Automaten, Parkuhren oder Kiosken – enthalten oft nur Datum, Betrag und Standort. Diese Angaben reichen für die Aufbewahrungspflicht aus. Für den Vorsteuerabzug müssen jedoch mindestens die im nächsten Abschnitt genannten Pflichtangaben erkennbar sein.
02.MWST-Pflichtangaben bei Kleinbeträgen
Art. 26 Abs. 2 MWSTG definiert die Mindestangaben, die ein vereinfachter Beleg unter CHF 400 enthalten muss, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Im Vergleich zur ordentlichen Rechnung entfallen mehrere Pflichtfelder – insbesondere die MWST-Nummer und die separate Ausweisung des Steuerbetrags.
- Name oder Firma des Leistungserbringers: Der Aussteller der Quittung muss erkennbar sein. Bei Automatenbelegen genügt der Firmenname auf dem Bon.
- Datum der Lieferung oder Dienstleistung: Das Datum muss auf dem Beleg stehen. Bei Kassenbelegen ist dies in der Regel automatisch aufgedruckt.
- Art der Leistung: Eine kurze Beschreibung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung. Beispiel: Parkgebühr, Mittagessen, Büromaterial.
- Entgelt inklusive MWST: Der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. Eine separate Ausweisung des Steuerbetrags ist unter CHF 400 nicht zwingend.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender kauft Druckerpapier für CHF 35.80 im Bürofachhandel. Auf dem Kassenbon stehen Firmenname, Datum, Artikelbezeichnung und Gesamtbetrag. Obwohl keine MWST-Nummer aufgedruckt ist, reicht dieser Beleg für den Vorsteuerabzug – denn der Betrag liegt unter CHF 400. Fehlt hingegen der Firmenname des Händlers, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.
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Mehr erfahren →03.Aufbewahrungsfrist trotz kleinem Betrag
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde (Art. 958f Abs. 1 OR). Diese Frist gilt ausnahmslos für alle geschäftsrelevanten Belege – unabhängig vom Betrag. Eine Parkquittung über CHF 3 aus dem Jahr 2026 muss demnach bis mindestens Ende 2036 aufbewahrt werden.
Auch das Mehrwertsteuergesetz kennt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Bei einer MWST-Revision kann die ESTV sämtliche Belege der letzten zehn Jahre einfordern. Wer Kleinbetragsquittungen vorzeitig vernichtet, riskiert die Aufrechnung des Vorsteuerabzugs und allenfalls eine Ermessenseinschätzung.
Beispiel: Aufbewahrungsfristen für Belege aus 2026
Die Tabelle verdeutlicht: Die Frist ist für alle Beträge identisch. Es gibt weder eine Bagatellgrenze noch eine verkürzte Frist für Kleinbeträge. Wer intern eine Schwelle definiert, unter der Belege nicht aufbewahrt werden, handelt gesetzeswidrig.
04.Praxis-Empfehlung für den Umgang mit Kleinbetragsquittungen
Thermopapier-Quittungen verblassen oft innerhalb weniger Monate. Wer Kleinbetragsbelege nur im Original aufbewahrt, riskiert nach kurzer Zeit unleserliche Dokumente – und damit den Verlust der Beweiskraft. Die Lösung: Belege sofort nach Erhalt digital erfassen.
- Sofort scannen: Quittungen am besten noch am selben Tag per Smartphone-App oder Scanner digitalisieren. Eine GeBÜV-konforme Lösung stellt sicher, dass der Scan als rechtsgültiger Ersatz für das Original gilt.
- Papieroriginal nach Scan vernichten: Sobald der digitale Beleg GeBÜV-konform archiviert ist, darf das Papieroriginal vernichtet werden. Die Geschäftsbücherverordnung erlaubt die ausschliesslich digitale Aufbewahrung, sofern Integrität und Lesbarkeit gewährleistet sind.
- Keine Ausnahmen für Kleinbeträge: Auch wenn es aufwändig erscheint: Für eine Parkquittung über CHF 2 gelten dieselben Regeln wie für eine Rechnung über CHF 2 000. Ein einheitlicher Prozess für alle Beträge verhindert Lücken.
- Kategorisierung bei der Erfassung: Ordnen Sie jeden Beleg direkt einer Spesenkategorie zu (Verpflegung, Transport, Büromaterial etc.). Das erleichtert die spätere Zuordnung bei einer Revision erheblich.
Ein bewährter Grundsatz lautet: Behandeln Sie jeden Beleg gleich, unabhängig vom Betrag. Unternehmen, die für Kleinbeträge einen vereinfachten Prozess einführen, schaffen damit oft ungewollt Lücken in der Dokumentation. Ein einheitlicher digitaler Workflow – vom Kaffeebon bis zur Hotelrechnung – ist der sicherste Weg zur rechtskonformen Aufbewahrung.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kleinbetragsquittungen gar nicht aufbewahren
Manche Unternehmen definieren intern eine Bagatellgrenze, unter der Belege nicht archiviert werden. Das Gesetz kennt keine solche Grenze. Bei einer Revision kann die ESTV jeden fehlenden Beleg beanstanden und den Vorsteuerabzug streichen.
Fehler 2: Thermopapier-Quittungen nur im Original aufbewahren
Kassenbons auf Thermopapier werden oft innerhalb von sechs bis zwölf Monaten unleserlich. Ohne rechtzeitigen Scan geht die Beweiskraft verloren. Digitalisieren Sie Thermobelege deshalb am Tag des Erhalts.
Fehler 3: Fehlende Pflichtangaben nicht ergänzen
Wenn auf einer Quittung unter CHF 400 der Firmenname des Ausstellers fehlt, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig. Notieren Sie fehlende Angaben handschriftlich auf dem Beleg, bevor Sie ihn scannen – oder fordern Sie beim Anbieter eine vollständige Quittung an.
Fehler 4: Aufbewahrungsfrist ab Belegdatum statt ab Geschäftsjahresende berechnen
Die zehn Jahre laufen nicht ab dem Datum auf der Quittung, sondern ab dem Ende des Geschäftsjahres. Ein Beleg vom 15. März 2026 muss bei einem Geschäftsjahr per 31. Dezember bis Ende 2036 aufbewahrt werden – nicht bis März 2036.
Fehler 5: Digitale Belege nicht GeBÜV-konform archivieren
Ein einfaches Foto auf dem Smartphone genügt den Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung nicht. Der Scan muss unveränderbar gespeichert und jederzeit reproduzierbar sein. Nutzen Sie eine GeBÜV-konforme Archivierungslösung.
06.Häufige Fragen
Muss ich eine Parkquittung über CHF 2 wirklich 10 Jahre aufbewahren?
Ja. Art. 958f OR kennt keine betragliche Untergrenze. Jeder geschäftsrelevante Beleg – auch eine Parkquittung über CHF 2 – muss zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. Die einfachste Lösung: Sofort scannen und digital archivieren.
Kann ich Quittungen unter CHF 50 nur digital aufbewahren?
Ja, sofern die digitale Archivierung den Anforderungen der GeBÜV entspricht. Der Scan muss unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar gespeichert sein. Nach einem GeBÜV-konformen Scan darf das Papieroriginal vernichtet werden.
Brauche ich für den Vorsteuerabzug bei CHF 30 eine MWST-Nummer auf dem Beleg?
Nein. Bei Rechnungen unter CHF 400 genügt ein vereinfachter Beleg gemäss Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Dieser muss Name des Ausstellers, Datum, Art der Leistung und Gesamtbetrag enthalten. Die MWST-Nummer ist unter dieser Schwelle nicht erforderlich.
Was passiert, wenn eine Quittung unter CHF 50 bei einer Revision fehlt?
Die ESTV kann den Vorsteuerabzug für den betreffenden Beleg streichen. Bei systematisch fehlenden Belegen droht eine Ermessenseinschätzung, bei der die Steuerbehörde den geschuldeten Betrag schätzt. Das kann deutlich teurer werden als der ursprüngliche Belegbetrag.
Gilt die CHF-400-Grenze für vereinfachte Belege pro Rechnung oder pro Transaktion?
Die Grenze von CHF 400 gilt pro Rechnung beziehungsweise pro Beleg. Werden mehrere Leistungen auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst und der Gesamtbetrag übersteigt CHF 400, gelten die Anforderungen an eine ordentliche Rechnung – inklusive MWST-Nummer.
Darf ich Kleinbetragsquittungen in einer Sammelabrechnung zusammenfassen?
Sammelabrechnungen sind buchhalterisch zulässig, ersetzen aber nicht die Einzelbelege. Jede einzelne Quittung muss weiterhin als Originalbeleg oder GeBÜV-konformer Scan vorhanden und der Sammelbuchung zuordenbar sein.