Spesenabrechnung bei Auslandsfahrten im Transport: Fremdwährung, Belege und Pauschalen
Bei Auslandsfahrten im Transport gelten Schweizer Spesenansätze – Fremdwährungsbelege werden zum SNB-Tageskurs umgerechnet, ausländische MWST ist nicht abziehbar. Für Fahrer auf Auslandstouren bedeutet das: Jeder Beleg in Euro, Pfund oder einer anderen Währung muss korrekt dokumentiert und umgerechnet werden, bevor er zur Erstattung eingereicht wird. Fehler bei der Währungsumrechnung oder fehlende Belege führen zu Rückweisungen durch die Buchhaltung und können bei einer Steuerrevision zu Aufrechnungen führen.
01.Auslandsspesen im Transport korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte beschreiben den vollständigen Ablauf von der Belegerfassung auf der Auslandstour bis zur Genehmigung durch die Disposition. Wer diesen Prozess konsequent einhält, vermeidet Rückfragen und stellt sicher, dass alle Auslagen fristgerecht erstattet werden.
Schritt 1: Fremdwährungsbelege erfassen und Tageskurs dokumentieren
Sobald eine Auslage im Ausland anfällt, wird der Originalbeleg gesichert und mit den nötigen Zusatzinformationen versehen. Entscheidend ist, dass der Originalbetrag in Fremdwährung auf dem Beleg klar ersichtlich bleibt. Der massgebliche Umrechnungskurs ist der Devisenkurs der Schweizerischen Nationalbank (SNB) am Tag der Ausgabe. Dieser Kurs lässt sich auf der Website der SNB unter der Rubrik Devisenkurse abrufen.
- Originalbetrag: Den Betrag in der Fremdwährung (z. B. EUR 45.00) unverändert auf dem Beleg belassen. Nichts überschreiben oder korrigieren.
- SNB-Tageskurs: Den Devisenkurs der SNB für das Belegdatum notieren, z. B. EUR/CHF 0.9350. Kreditkartenkurse oder Wechselstubenkurse werden von der ESTV nicht akzeptiert.
- CHF-Gegenwert: Den Betrag in CHF ausrechnen und auf dem Beleg oder einem Beiblatt vermerken, z. B. EUR 45.00 x 0.9350 = CHF 42.08.
- Datum und Ort: Belegdatum und Ausstellungsort prüfen. Bei unleserlichen Belegen (z. B. Thermodrucke an Tankstellen) sofort eine Kopie oder ein Foto erstellen.
Wer mit einer Firmenkreditkarte zahlt, muss trotzdem den SNB-Tageskurs dokumentieren. Der Kreditkartenkurs auf der Monatsabrechnung weicht in der Regel vom SNB-Kurs ab und ist für die Spesenabrechnung nicht massgeblich.
Schritt 2: Auslandsbelege korrekt archivieren und kennzeichnen
Originalbelege aus dem Ausland unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Schweizer Belege. Gemäss Art. 958f OR beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Belege während dieser Frist lesbar und vollständig bleiben. Für Fahrer bedeutet das: Belege nicht lose im Führerhaus aufbewahren, sondern systematisch sammeln.
- Original aufbewahren: Den physischen Beleg in einer Belegtasche oder einem Umschlag pro Tour sammeln. Beschädigte oder unleserliche Belege werden von der Buchhaltung zurückgewiesen.
- CHF-Umrechnung vermerken: Auf dem Beleg oder einem beigefügten Zettel den CHF-Gegenwert, den verwendeten SNB-Kurs und das Kursdatum notieren.
- Keine CH-MWST abziehbar: Ausländische Mehrwertsteuer (z. B. 19 % deutsche MWST oder 20 % französische TVA) kann in der Schweiz nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Der Bruttobetrag wird als Spese verbucht.
- Digitale Kopie: Ein Foto oder Scan des Belegs direkt nach Erhalt erstellen. Das digitale Abbild dient als Sicherungskopie, ersetzt aber den Originalbeleg nicht in jedem Fall.
Für Unternehmen mit Fahrzeugen, die regelmässig in der EU tanken, lohnt sich die Prüfung, ob eine Rückerstattung der ausländischen MWST über das jeweilige Erstattungsverfahren des EU-Landes möglich ist. Dieses Verfahren ist jedoch unabhängig von der Spesenabrechnung und wird direkt beim ausländischen Fiskus beantragt.
Schritt 3: Auslandsspesen mit Umrechnungsnachweis einreichen
Die Einreichung der Auslandsspesen erfolgt nach Abschluss der Tour oder spätestens monatlich. Jede Abrechnung muss den vollständigen Umrechnungsnachweis enthalten, damit die Disposition und die Buchhaltung die Beträge prüfen können. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, sofern sie geschäftlich begründet und belegt sind.
Pflichtangaben pro Auslandsbeleg bei der Einreichung
Die Genehmigung erfolgt durch die Disposition oder die direkte Vorgesetztenstelle. Unvollständige Abrechnungen ohne Kursnachweis werden zurückgewiesen. Es empfiehlt sich, die Abrechnung tourweise einzureichen, da so die Zuordnung der Belege zu einer bestimmten Fahrt einfacher nachvollziehbar ist.
Schritt 4: Zwischen Auslandspauschale und Effektivabrechnung unterscheiden
Auch bei Auslandsfahrten gilt die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Mahlzeit, sofern das Spesenreglement des Arbeitgebers eine Pauschalabrechnung vorsieht. Diese Pauschale wird ohne Beleg ausbezahlt und deckt Mittag- oder Abendessen ab. Hotelübernachtungen hingegen werden immer effektiv abgerechnet, das heisst mit Originalbeleg und Umrechnung in CHF.
Pauschale vs. Effektivabrechnung bei Auslandsfahrten
Wichtig: Die Verpflegungspauschale von CHF 30 gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit in der Schweiz oder im Ausland eingenommen wird. Wer im Ausland effektiv abrechnen möchte, muss dies im Spesenreglement so vorgesehen haben und jeden Beleg mit Umrechnung einreichen. Die Pauschale ist in der Regel einfacher und wird von den meisten Transportunternehmen bevorzugt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt SNB-Tageskurs verwendet
Der Kurs auf der Kreditkartenabrechnung weicht vom SNB-Devisenkurs ab und wird von der ESTV nicht als massgeblicher Umrechnungskurs akzeptiert. Bei einer Revision kann dies zu Aufrechnungen führen. Lösung: Immer den SNB-Devisenkurs des Belegdatums verwenden und dokumentieren.
Fehler 2: Ausländische MWST als Vorsteuer geltend gemacht
Deutsche, französische oder italienische Mehrwertsteuer kann in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Der Bruttobetrag des Belegs wird vollständig als Aufwand verbucht. Wer die ausländische MWST zurückholen will, muss das Erstattungsverfahren im jeweiligen Land separat beantragen.
Fehler 3: Belege ohne CHF-Umrechnung eingereicht
Fremdwährungsbelege ohne CHF-Gegenwert und Kursangabe werden von der Buchhaltung zurückgewiesen. Das verzögert die Erstattung und verursacht Mehraufwand. Jeder Beleg muss vor der Einreichung mit Originalbetrag, SNB-Kurs und CHF-Gegenwert versehen werden.
Fehler 4: Thermobelege verblasst und unleserlich
Tankquittungen und Mautbelege aus dem Ausland sind häufig auf Thermopapier gedruckt und verblassen innerhalb weniger Wochen. Ohne lesbaren Beleg ist keine Erstattung möglich. Sofort nach Erhalt ein Foto oder einen Scan erstellen und zusammen mit dem Original einreichen.
Fehler 5: Hotelkosten pauschal statt effektiv abgerechnet
Übernachtungskosten im Ausland dürfen nicht pauschal abgerechnet werden, sondern erfordern immer einen Originalbeleg mit CHF-Umrechnung. Pauschale Hotelentschädigungen ohne Beleg werden bei einer Steuerrevision als Lohnbestandteil aufgerechnet. Immer die Hotelrechnung im Original aufbewahren.
03.Häufige Fragen
Welchen Wechselkurs akzeptiert die ESTV bei Auslandsbelegen?
Die ESTV akzeptiert den Devisenkurs der Schweizerischen Nationalbank (SNB) am Tag der Ausgabe. Dieser Kurs ist auf der SNB-Website unter Devisenkurse abrufbar. Kreditkartenkurse, Bankkurse oder Wechselstubenkurse werden nicht anerkannt.
Gilt die Verpflegungspauschale von CHF 30 auch im Ausland?
Ja, die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Mahlzeit gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit in der Schweiz oder im Ausland eingenommen wird. Voraussetzung ist, dass das Spesenreglement des Arbeitgebers eine Pauschalabrechnung vorsieht. Bei Pauschalabrechnung ist kein Beleg nötig.
Kann ich die ausländische Mehrwertsteuer in der Schweiz als Vorsteuer abziehen?
Nein, ausländische Mehrwertsteuer (z. B. deutsche MWST oder französische TVA) ist in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar. Der Bruttobetrag wird als Aufwand verbucht. Eine Rückerstattung der ausländischen MWST ist nur über das Erstattungsverfahren im jeweiligen Land möglich.
Wie rechne ich Tankbelege in Euro korrekt in CHF um?
Den Eurobetrag auf dem Beleg mit dem SNB-Devisenkurs des Belegdatums multiplizieren. Beispiel: EUR 80.00 bei einem Kurs von 0.9350 ergibt CHF 74.80. Den Kurs, das Kursdatum und den CHF-Gegenwert auf dem Beleg oder einem Beiblatt notieren.
Muss ich Hotelrechnungen im Ausland immer mit Beleg einreichen?
Ja, Hotelübernachtungen werden ausnahmslos effektiv abgerechnet. Der Originalbeleg muss aufbewahrt und mit dem CHF-Gegenwert sowie dem SNB-Tageskurs versehen werden. Eine pauschale Hotelentschädigung ohne Beleg wird steuerlich als Lohnbestandteil behandelt.
Wie oft muss ich Auslandsspesen einreichen – nach jeder Tour oder monatlich?
Die Einreichung erfolgt idealerweise nach Abschluss jeder Auslandstour, spätestens jedoch monatlich. Eine tourweise Einreichung erleichtert die Zuordnung der Belege und beschleunigt die Prüfung durch die Disposition. Das genaue Intervall richtet sich nach dem internen Spesenreglement.