Auslandsspesen Deutschland für KMU: Pauschalen, MWST-Erstattung und Belege

Bevor die erste Geschäftsreise nach Deutschland stattfindet, muss das Spesenreglement Auslandsreisen explizit abdecken. Prüfen Sie, ob Ihr bestehendes Reglement Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung im Ausland definiert. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.

• Verpflegungspauschalen: Legen Sie fest, ob Sie die deutschen Pauschalen (EUR 14 / EUR 28) oder eigene Ansätze verwenden. Die ESTV-Tabelle für Auslandsspesen enthält länderspezifische Richtwerte.
• Übernachtungspauschalen: Definieren Sie, ob Übernachtungen nach effektiven Kosten oder mit einer Pauschale (z. B. EUR 20 gemäss deutschem Bundesreisekostengesetz) abgerechnet werden.
• Transportkosten: Regeln Sie die Erstattung von Bahntickets, Mietwagen und Kilometerpauschale (CHF 0.75/km ab 2026 für Privatfahrzeug) für die Anreise.
• Währungsumrechnung: Bestimmen Sie, welcher Wechselkurs gilt: Tageskurs am Belegdatum, Kreditkartenkurs oder ESTV-Monatsmittelkurs.

Falls Ihr Reglement bisher nur Inlandsspesen abdeckt, muss es erweitert und erneut dem zuständigen kantonalen Steueramt zur Genehmigung vorgelegt werden. Bereits genehmigte Reglemente mit der alten Kilometerpauschale von CHF 0.70 brauchen wegen der Erhöhung auf CHF 0.75 keine neue Genehmigung.

Die deutschen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG gelten als anerkannte Orientierungswerte für Schweizer Unternehmen. Sie sind nicht identisch mit den Schweizer Inlandspauschalen und müssen je nach Reisedauer korrekt abgestuft werden.

Alternativ können Schweizer KMU die ESTV-Tabelle für Auslandsspesen heranziehen, die eigene Richtwerte pro Land publiziert. Entscheidend ist, dass das Spesenreglement klar definiert, welche Pauschale gilt. Bei Pauschalen entfällt die Belegpflicht für Verpflegung. Werden hingegen effektive Kosten geltend gemacht, ist für jede Mahlzeit ein Beleg erforderlich.

Achtung: Wird dem Mitarbeitenden während der Reise eine Mahlzeit gestellt (z. B. Konferenz-Mittagessen), muss die Tagespauschale entsprechend gekürzt werden. In Deutschland beträgt die Kürzung EUR 5.60 für ein Frühstück und EUR 11.20 für ein Mittag- oder Abendessen.

Für Übernachtungen in Deutschland gibt es zwei Abrechnungsmethoden: effektive Kosten mit Beleg oder eine Übernachtungspauschale. Die Wahl muss im Spesenreglement festgelegt sein und einheitlich angewendet werden.

• Effektive Kosten: Die Hotelrechnung wird vollständig erstattet. Der Beleg muss den Namen des Gastes, das Datum, die Leistungsbeschreibung und den MWST-Ausweis enthalten. Die deutsche MWST auf Übernachtungen beträgt 7 % (ermässigter Satz).
• Übernachtungspauschale: Die deutsche Übernachtungspauschale beträgt EUR 20 pro Nacht. Diese Pauschale ist tief angesetzt und deckt in den meisten deutschen Städten keine angemessene Unterkunft. In der Praxis empfiehlt sich die Abrechnung nach effektiven Kosten.
• Frühstück separat ausweisen: Viele deutsche Hotels weisen das Frühstück separat auf der Rechnung aus. Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten, muss es für die Verpflegungskürzung identifiziert werden. Bitten Sie Hotels, Übernachtung und Frühstück getrennt auszuweisen.

Bei der Buchung über Online-Plattformen erhalten Sie häufig keine ordnungsgemässe Rechnung mit MWST-Ausweis. Für die spätere MWST-Rückforderung ist eine Rechnung direkt vom Hotel vorzuziehen. Fordern Sie bei Check-out immer eine vollständige Rechnung an.

Die Belegpflicht ist bei Auslandsspesen besonders wichtig, weil deutsche Belege anderen formalen Anforderungen unterliegen als Schweizer Quittungen. Für eine spätere MWST-Rückforderung müssen die Belege den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechen.

Für Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 brutto gelten in Deutschland vereinfachte Anforderungen: Name des Leistungserbringers, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Restaurantbelege fallen häufig in diese Kategorie.

Fotografieren oder scannen Sie jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt. Thermobelege aus Deutschland verblassen erfahrungsgemäss innerhalb weniger Monate. Ohne lesbaren Originalbeleg oder digitale Kopie ist weder eine interne Erstattung noch eine MWST-Rückforderung möglich.

Alle Auslagen in Euro müssen für die Schweizer Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Die Wahl des Umrechnungskurses muss im Spesenreglement festgelegt und konsistent angewendet werden.

• Tageskurs am Belegdatum: Der Devisenkurs (Verkaufskurs) am Tag der Auslage. Diese Methode ist am genauesten, erfordert aber die tägliche Kursrecherche.
• Kreditkartenkurs: Der tatsächlich von der Kreditkartengesellschaft verrechnete Kurs. Vorteil: Der Kurs ist auf der Kreditkartenabrechnung dokumentiert und nachvollziehbar.
• ESTV-Monatsmittelkurs: Die ESTV publiziert monatliche Durchschnittskurse. Diese Methode ist am einfachsten und wird von den Steuerbehörden akzeptiert.

Unabhängig von der gewählten Methode muss der verwendete Kurs auf der Spesenabrechnung dokumentiert werden. Notieren Sie zu jedem Beleg den Originalbetrag in EUR, den angewendeten Kurs und den resultierenden CHF-Betrag. Kursdifferenzen zwischen Belegdatum und Erstattungsdatum gehen zulasten oder zugunsten des Arbeitgebers.

Die deutsche Mehrwertsteuer (19 % Regelsatz, 7 % ermässigter Satz) kann in der Schweiz nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Schweizer Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, die deutsche MWST über das Erstattungsverfahren nach der 13. EU-Richtlinie (86/560/EWG) direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Bonn zurückzufordern.

• Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis zum 30. Juni des Folgejahres beim BZSt eingereicht werden. Für Auslagen im Jahr 2026 ist die Frist der 30. Juni 2027.
• Mindestbetrag: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 500 pro Kalenderjahr betragen. Für Anträge, die einen Zeitraum von weniger als einem Kalenderjahr, aber mindestens drei Monate umfassen, gilt ein Mindestbetrag von EUR 50.
• Erforderliche Unterlagen: Originalbelege (oder beglaubigte Kopien), eine Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222) und das ausgefüllte Antragsformular des BZSt.
• Erstattungsfähige Ausgaben: Hotelübernachtungen, Mietwagen, Treibstoff, Messekosten, Bewirtungskosten (zu 70 %) und weitere geschäftliche Aufwendungen. Nicht erstattungsfähig sind unter anderem Verpflegung des Antragstellers selbst und Repräsentationsaufwendungen.

Das Verfahren lohnt sich vor allem für KMU mit regelmässigen Deutschland-Reisen oder grösseren Einzelausgaben wie Messeständen. Die Bearbeitungsdauer beim BZSt beträgt erfahrungsgemäss 4 bis 6 Monate. Viele Schweizer Treuhänder bieten die Abwicklung des Erstattungsverfahrens als Dienstleistung an.

Nach der Rückkehr aus Deutschland erstellt der Mitarbeitende die Spesenabrechnung. Alle Auslagen werden mit den zugehörigen Belegen eingereicht. Die Abrechnung muss den Reisezweck, die Reisedaten, die besuchten Orte und die einzelnen Kostenpositionen enthalten.

Die Erstattung an den Mitarbeitenden erfolgt in CHF, unabhängig davon, in welcher Währung die Auslagen angefallen sind. Im Lohnausweis werden Auslandsspesen nicht separat ausgewiesen, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement müssen die effektiven Spesen in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises deklariert werden.