Auslandsspesen Österreich für KMU: Pauschalen, MWST-Erstattung und Kurse

Bevor Mitarbeitende nach Österreich reisen, muss das Spesenreglement klare Vorgaben für Auslandsreisen enthalten. Prüfen Sie, ob Ihr genehmigtes Reglement bereits Auslandspauschalen definiert oder ob es auf die ESTV-Ansätze verweist. Falls Ihr Reglement nur Inlandsspesen regelt, ist eine Ergänzung notwendig. Eine Änderung des Reglements kann eine erneute kantonale Genehmigung erfordern, sofern sich die Pauschalhöhen oder die Grundstruktur ändern.

• Verpflegungspauschale: Legen Sie fest, ob der ESTV-Auslandssatz für Österreich oder die österreichische Tagespauschale von EUR 26.40 gilt. Beide Varianten sind zulässig, sofern das Reglement die Wahl dokumentiert.
• Übernachtungskosten: Definieren Sie, dass Übernachtungen in Österreich effektiv (mit Originalbeleg) abgerechnet werden. Legen Sie gegebenenfalls eine Obergrenze pro Nacht fest.
• Fahrtkosten: Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km gilt auch für Fahrten in Österreich. Alternativ können Bahntickets oder Flüge effektiv abgerechnet werden.
• Währungsumrechnung: Bestimmen Sie im Reglement, welcher Kurs gilt: ESTV-Tageskurs, Kreditkartenkurs oder Monatsmittelkurs. Eine einheitliche Regel vermeidet Diskussionen.

Bei der Verpflegung in Österreich haben Schweizer KMU zwei Optionen: den ESTV-Auslandssatz oder die österreichische Tagespauschale von EUR 26.40. Welche Variante gilt, bestimmt das Spesenreglement. Wichtig ist die korrekte Kürzung bei Teilabwesenheiten und bei eingeschlossenen Mahlzeiten (z. B. Frühstück im Hotel oder Geschäftsessen).

Wird das Frühstück vom Hotel gestellt oder findet ein Geschäftsessen statt, muss die Tagespauschale anteilig gekürzt werden. Die genauen Kürzungsregeln sollten im Spesenreglement festgehalten sein. Bei Reisen, die weniger als einen ganzen Tag dauern, wird die Pauschale in der Regel nur anteilig gewährt. Massgebend ist die Abwesenheitsdauer ab Grenzübertritt oder ab Abreise vom Arbeitsort.

Übernachtungen in Österreich werden grundsätzlich effektiv abgerechnet. Das bedeutet: Der Mitarbeitende reicht den Originalbeleg des Hotels ein, und der Arbeitgeber erstattet den tatsächlichen Betrag. Achten Sie darauf, dass die Hotelrechnung den Namen des Gastes, das Datum, die Leistungsbeschreibung und den Betrag inklusive österreichischer USt ausweist. Diese Angaben sind sowohl für die interne Prüfung als auch für eine spätere MWST-Erstattung erforderlich.

• Hotelrechnung: Muss auf den Namen des Mitarbeitenden oder des Unternehmens ausgestellt sein. Achten Sie auf die separate Ausweisung der österreichischen USt (in der Regel 10 % auf Beherbergung, 20 % auf Nebenleistungen).
• Frühstück separat ausweisen: Wenn das Frühstück im Zimmerpreis enthalten ist, sollte es auf der Rechnung separat ausgewiesen werden. Andernfalls ist eine Kürzung der Verpflegungspauschale schwer nachvollziehbar.
• Obergrenze im Reglement: Viele KMU definieren eine maximale Übernachtungspauschale pro Nacht (z. B. CHF 200.–). Wird diese überschritten, muss der Mitarbeitende die Differenz selbst tragen oder eine Genehmigung einholen.

Bewahren Sie die Originalbelege mindestens zehn Jahre auf. Digitale Kopien (Scan oder Foto) sind als Ergänzung sinnvoll, ersetzen aber den Originalbeleg für die MWST-Erstattung in Österreich nicht in jedem Fall.

Alle Auslagen in Euro müssen für die Spesenabrechnung und die Buchhaltung in Schweizer Franken umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert grundsätzlich den offiziellen ESTV-Tageskurs (Devisenkurs Verkauf) am Tag der Transaktion. Alternativ kann der effektive Kreditkartenkurs verwendet werden, sofern dieser auf dem Kreditkartenauszug ersichtlich ist. Entscheidend ist, dass das Unternehmen eine einheitliche Methode anwendet und diese im Spesenreglement festhält.

Mischen Sie nicht verschiedene Kursmethoden innerhalb derselben Abrechnung. Wenn ein Mitarbeitender sowohl bar als auch mit Kreditkarte bezahlt, wählen Sie eine Methode und wenden Sie diese konsistent an. Kursdifferenzen zwischen Buchungstag und Abrechnungstag sind als Kursdifferenz zu verbuchen.

Die österreichische Umsatzsteuer (20 % Normalsatz, 10 % oder 13 % auf bestimmte Leistungen) kann von Schweizer Unternehmen über das Erstattungsverfahren nach der 13. EU-Richtlinie zurückgefordert werden. Zuständig ist das Finanzamt Graz-Stadt. Der Antrag muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass das Schweizer Unternehmen keinen Sitz und keine Betriebsstätte in Österreich hat und in Österreich keine steuerpflichtigen Umsätze erzielt.

• Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis zum 30. Juni des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres beim Finanzamt Graz-Stadt eingehen.
• Mindestbetrag: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 50.– pro Kalenderjahr bzw. EUR 400.– bei unterjährigen Anträgen (Quartal) betragen.
• Erforderliche Unterlagen: Originalrechnungen mit ausgewiesener österreichischer USt, eine Unternehmerbescheinigung der Schweizer Steuerverwaltung (Formular U34) sowie das ausgefüllte Antragsformular U5.
• Nicht erstattungsfähige Positionen: Bewirtungskosten sind in Österreich nur zu 50 % erstattungsfähig. Treibstoff und Mautgebühren sind grundsätzlich erstattungsfähig, sofern sie geschäftlich veranlasst sind.

Beachten Sie, dass die Originalbelege mit dem Antrag eingereicht werden müssen. Erstellen Sie daher vor dem Versand Kopien für Ihre eigene Buchhaltung. Die Bearbeitungsdauer beim Finanzamt Graz-Stadt beträgt erfahrungsgemäss drei bis sechs Monate. Die Erstattung erfolgt auf ein vom Antragsteller angegebenes Bankkonto.

Die Verbuchung von Auslandsspesen Österreich erfolgt in CHF auf den entsprechenden Aufwandkonten. Die österreichische USt wird nicht als Vorsteuer gebucht, sondern als Teil des Aufwands erfasst. Erst wenn die MWST-Erstattung aus Österreich eingeht, wird der entsprechende Betrag als Ertrag oder als Aufwandminderung verbucht.

Dokumentieren Sie jede Auslandsreise mit einem vollständigen Reiserapport: Datum, Reiseziel, Geschäftszweck, besuchte Personen oder Unternehmen sowie die einzelnen Ausgabenpositionen. Diese Dokumentation ist bei einer Steuerrevision der Nachweis dafür, dass die Spesen geschäftlich veranlasst waren. Bewahren Sie alle Belege, Kreditkartenabrechnungen und Reiserapporte mindestens zehn Jahre auf.