Belege per Smartphone scannen und einreichen: Foto, Archivierung, Freigabe
Belege per Smartphone erfassen funktioniert rechtsgültig in der Schweiz – das Foto ersetzt das Original, wenn es unveränderbar und 10 Jahre revisionssicher archiviert wird. Für Mitarbeitende unterwegs bedeutet das: Kein Sammeln von Papierbelegen mehr, kein Risiko verblasster Thermoquittungen und keine verlorenen Originale. Wer die folgenden vier Schritte einhält, erstellt einen digitalen Beleg, der jeder Revision standhält – und spart sich den Aufwand einer nachträglichen Rekonstruktion.
01.Belege per Smartphone scannen und einreichen: Schritt für Schritt
Der Prozess vom Fotografieren bis zur Auszahlung umfasst vier klar abgegrenzte Schritte. Jeder Schritt hat eigene Anforderungen an Sorgfalt und Dokumentation. Halten Sie die Reihenfolge ein, damit Ihr Beleg revisionssicher ist und die Erstattung ohne Rückfragen erfolgt.
Schritt 1: Beleg sofort fotografieren und Lesbarkeit prüfen
Fotografieren Sie jeden Beleg unmittelbar nach Erhalt. Thermopapier verblasst innerhalb weniger Wochen, und ein unleserliches Foto ist steuerlich wertlos. Halten Sie das Smartphone parallel zum Beleg, vermeiden Sie Schatten und nutzen Sie ausreichend Licht. Prüfen Sie das Ergebnis direkt auf dem Bildschirm, bevor Sie den Beleg weglegen.
- Pflichtangaben: Datum, Betrag (inkl. Währung), Name und Adresse des Lieferanten sowie die Mehrwertsteuer-Nummer müssen vollständig lesbar sein.
- Auflösung: Mindestens 300 dpi oder eine Auflösung, bei der auch Kleingedrucktes bei 100 % Zoom noch scharf erkennbar ist.
- Metadaten: Entfernen Sie keine EXIF-Daten des Fotos. Zeitstempel und Standortdaten können bei einer Revision als zusätzlicher Nachweis dienen.
- Vollständigkeit: Der gesamte Beleg muss im Bild sein – abgeschnittene Ränder führen zu Rückfragen oder Ablehnung.
Wenn der Beleg auf zwei Seiten gedruckt ist, fotografieren Sie beide Seiten. Bei Bewirtungsbelegen achten Sie darauf, dass auch die Detailaufstellung der Konsumation sichtbar ist, nicht nur die Totalsumme.
Schritt 2: Spesentyp kategorisieren und Geschäftszweck notieren
Ein Foto allein genügt nicht. Jeder Beleg braucht eine korrekte Zuordnung zu einem Spesentyp und eine kurze Angabe des Geschäftszwecks. Ohne diese Informationen kann die Buchhaltung den Beleg nicht verbuchen, und die Steuerbehörde erkennt den Abzug nicht an.
Typische Spesenkategorien und erforderliche Zusatzangaben
Tragen Sie die Kostenstelle ein, falls Ihr Unternehmen mit Kostenstellen arbeitet. Bei Bewirtungsbelegen ist die Angabe der Teilnehmenden zwingend – fehlt sie, wird der Beleg in der Regel zurückgewiesen. Notieren Sie den Geschäftszweck in ein bis zwei Sätzen, zum Beispiel: Projektbesprechung mit Kunde X zum Thema Y.
Schritt 3: Beleg revisionssicher archivieren gemäss GeBüV
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Art. 958f OR verlangen, dass digitale Belege während 10 Jahren unveränderbar, jederzeit lesbar und systematisch abrufbar aufbewahrt werden. Erst wenn diese Bedingungen erfüllt sind, darf das Papieroriginal vernichtet werden. Wer Belege nur in der Fotogalerie des Smartphones speichert, erfüllt diese Anforderungen nicht.
- Unveränderbarkeit: Das gespeicherte Bild darf nachträglich nicht bearbeitet, beschnitten oder überschrieben werden können. Die App muss technisch sicherstellen, dass jede Änderung protokolliert wird.
- Lesbarkeit: Das Bild muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren in lesbarer Qualität abrufbar sein – unabhängig von Geräte- oder Formatwechseln.
- Nachvollziehbarkeit: Ein lückenloses Zugriffsprotokoll dokumentiert, wer wann auf den Beleg zugegriffen oder ihn verändert hat.
- Systematische Ablage: Belege müssen innert nützlicher Frist auffindbar sein, zum Beispiel nach Datum, Mitarbeitenden oder Spesentyp.
Eine Spesenapp, die diese Anforderungen erfüllt, übernimmt die Archivierung automatisch beim Hochladen des Fotos. Prüfen Sie vor der Einführung einer App, ob der Anbieter die GeBüV-Konformität explizit bestätigt und ob die Daten in der Schweiz oder in einem Land mit gleichwertigem Datenschutzniveau gehostet werden.
Schritt 4: Beleg digital einreichen und Freigabe abwarten
Nach dem Fotografieren, Kategorisieren und Archivieren reichen Sie den Beleg über den digitalen Workflow ein. In den meisten Unternehmen läuft die Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip: Eine vorgesetzte Person prüft den Beleg auf Vollständigkeit, Plausibilität und Übereinstimmung mit dem Spesenreglement. Erst nach dieser Freigabe wird der Betrag zur Auszahlung freigegeben.
- Einreichfrist: Reichen Sie Belege zeitnah ein – viele Spesenreglemente setzen eine Frist von 30 Tagen nach Entstehung der Auslage. Verspätete Einreichungen können abgelehnt werden.
- Vier-Augen-Prinzip: Die vorgesetzte Person prüft, ob der Beleg vollständig ist, der Geschäftszweck plausibel erscheint und die Ausgabe im Rahmen des Reglements liegt.
- Rückfragen: Bei unklaren Angaben oder fehlenden Informationen erhalten Sie eine Rückfrage. Ergänzen Sie die fehlenden Daten direkt in der App, damit der Beleg erneut zur Freigabe gelangt.
- Auszahlung: Genehmigte Spesen werden gemäss Art. 327a OR mit dem nächsten ordentlichen Lohnlauf erstattet. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen.
Behalten Sie den Status Ihrer eingereichten Belege im Blick. Ein digitaler Workflow zeigt Ihnen jederzeit, ob ein Beleg noch in Prüfung ist, freigegeben oder abgelehnt wurde. So vermeiden Sie Nachfragen und wissen genau, wann die Erstattung erfolgt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Beleg ist unscharf oder unvollständig fotografiert
Ein unscharfes Foto oder ein abgeschnittener Rand macht den Beleg steuerlich wertlos. Die Buchhaltung muss den Beleg zurückweisen, und Sie müssen das Original erneut beschaffen – was oft nicht mehr möglich ist. Prüfen Sie jedes Foto sofort nach der Aufnahme auf Schärfe und Vollständigkeit.
Fehler 2: Geschäftszweck oder Teilnehmende fehlen
Ohne Angabe des Geschäftszwecks kann die Steuerbehörde den Abzug verweigern. Bei Bewirtungsbelegen ohne Teilnehmerliste droht zusätzlich eine Aufrechnung als Privataufwand. Notieren Sie diese Angaben direkt beim Fotografieren, solange die Erinnerung frisch ist.
Fehler 3: Belege nur in der Fotogalerie gespeichert
Die Fotogalerie des Smartphones erfüllt keine der GeBüV-Anforderungen: Bilder können bearbeitet, gelöscht oder durch Synchronisationsfehler verloren gehen. Nur eine GeBüV-konforme Archivierung mit Unveränderbarkeitsschutz und Zugriffsprotokoll ist revisionssicher.
Fehler 4: Einreichfrist verpasst
Viele Spesenreglemente sehen eine Einreichfrist von 30 Tagen vor. Wer Belege monatelang sammelt und erst am Jahresende einreicht, riskiert eine Ablehnung. Zudem erschwert die verspätete Einreichung die laufende Buchhaltung und die korrekte Verbuchung in der richtigen Periode.
Fehler 5: Falscher Spesentyp zugeordnet
Eine falsche Kategorisierung – zum Beispiel Bewirtung statt Verpflegung – führt zu fehlerhaften Buchungen und kann bei einer Revision beanstandet werden. Prüfen Sie die Spesenkategorien Ihres Unternehmens und ordnen Sie jeden Beleg dem korrekten Typ zu.
03.Häufige Fragen
Reicht ein Smartphone-Foto als Beleg oder muss ich das Original behalten?
Ein Smartphone-Foto reicht als Beleg, sofern es unveränderbar und revisionssicher archiviert wird. Gemäss GeBüV und Art. 958f OR darf das Papieroriginal nach der digitalen Erfassung vernichtet werden, wenn die Archivierung die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und 10-jährige Aufbewahrung erfüllt. Ein Foto in der normalen Galerie genügt dafür nicht.
Welche App-Anforderungen gelten für das Scannen von Belegen in der Schweiz?
Die App muss die GeBüV-Anforderungen erfüllen: Unveränderbarkeit der gespeicherten Bilder, jederzeitige Lesbarkeit über 10 Jahre, lückenlose Zugriffsprotokolle und eine systematische Ablage. Zusätzlich sollten die Daten in der Schweiz oder in einem Land mit gleichwertigem Datenschutzniveau gespeichert werden.
Wie lange muss ein digitaler Beleg in der Schweiz aufbewahrt werden?
Art. 958f OR schreibt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Während dieser Zeit muss der Beleg jederzeit lesbar und unverändert abrufbar sein.
Was muss ich bei Bewirtungsbelegen zusätzlich angeben?
Bei Bewirtungsbelegen müssen Sie die Namen aller Teilnehmenden und den konkreten Geschäftszweck dokumentieren. Fehlen diese Angaben, kann die Steuerbehörde den Beleg als privaten Aufwand einstufen und den Abzug verweigern.
Kann ich Belege auch nachträglich digitalisieren?
Ja, eine nachträgliche Digitalisierung ist möglich, solange der Papierbeleg noch lesbar ist. Bei Thermopapier-Quittungen verblasst die Schrift jedoch oft innerhalb weniger Monate. Deshalb empfiehlt es sich, Belege sofort nach Erhalt zu fotografieren.
Muss mein Arbeitgeber Spesen erstatten, die ich per App einreiche?
Ja. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, unabhängig davon, ob der Beleg auf Papier oder digital eingereicht wird. Die Form der Einreichung ändert nichts an der Erstattungspflicht, sofern der Beleg vollständig und korrekt ist.