Beleglose Spesen: Pauschalansätze, Voraussetzungen und Grenzen
Bestimmte Spesen können ohne Einzelbeleg mit den Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis vergütet werden – bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag –, und zwar auch ohne genehmigtes Spesenreglement. Für KMU ist die korrekte Handhabung belegloser Spesen zentral, weil Fehler bei einer Revision zu Aufrechnungen bei der Sozialversicherung und der Steuer führen können. Diese Seite erklärt, welche Pauschalen 2026 gelten, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und was gilt, wenn kein genehmigtes Reglement vorliegt.
01.Was beleglose Spesen sind
Beleglose Spesen bezeichnen geschäftliche Auslagen, für die aus praktischen Gründen kein Einzelbeleg vorliegt oder verlangt wird. Typische Beispiele sind Trinkgelder, kleine Verpflegungsausgaben unterwegs, Parkuhren oder Telefongebühren im Ausland. Statt jeden Betrag einzeln nachzuweisen, sieht die Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 52) Einzelfallpauschalen vor. Die rechtliche Grundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat – unabhängig davon, ob ein Beleg existiert.
Beleglose Spesen sind klar von Effektivspesen abzugrenzen. Bei Effektivspesen wird jede Auslage mit einem Originalbeleg nachgewiesen und der tatsächliche Betrag erstattet. Bei Pauschalspesen hingegen erhält der Mitarbeitende einen fixen Betrag pro Mahlzeit, pro Tag (Kleinspesen) oder pro Kilometer, ohne Einzelnachweis. Beide Formen können im selben Unternehmen parallel existieren: Beispielsweise werden Hotelkosten effektiv abgerechnet, während die Verpflegung pauschal vergütet wird.
02.Einzelfallpauschalen 2026 nach Rz 52
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2026 (Rz 52) nennt Werte, bis zu denen der Arbeitgeber im Lohnausweis nur ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 setzen muss. Ein Spesenreglement ist dafür nicht nötig; Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung (Stand 2026)
Ein konkretes Beispiel (Annahme): Ein Aussendienstmitarbeiter ist einen Tag bei Kunden unterwegs, isst auswärts zu Mittag und fährt 120 km mit dem Privatfahrzeug. Er kann CHF 30 Mahlzeitenpauschale, CHF 20 Kleinspesenpauschale und CHF 90 Kilometerentschädigung (120 km x CHF 0.75) geltend machen – insgesamt CHF 140, ohne einen einzigen Restaurantbeleg vorlegen zu müssen. Für die Kilometerentschädigung sind Datum, Ziel und gefahrene Kilometer festzuhalten.
Die Kilometerpauschale wurde per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 ausweisen, brauchen keine neue Genehmigung – sie können mit dem bisherigen Ansatz weitergeführt werden, bis das Reglement ohnehin aktualisiert wird.
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Mehr erfahren →03.Voraussetzungen für beleglose Pauschalspesen
Ob Pauschalen ohne Einzelbeleg steuerlich unproblematisch sind, hängt von der Art der Pauschale ab. Drei Punkte sind entscheidend:
- Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52: Mahlzeitenpauschalen bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit und Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag brauchen kein Reglement. Bei Einhaltung genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
- Höhere Ansätze: genehmigtes Spesenreglement: Wer über Rz 52 hinausgeht, erhält Rechtssicherheit mit einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement; es empfiehlt sich, es nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen. Ohne genehmigtes Reglement sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben (Rz 53).
- Pauschalen für Zeitabschnitte: Monatliche oder jährliche Pauschalen (z. B. Repräsentation, Auto) sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben – auch mit genehmigtem Reglement – und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55).
Bei einer Revision prüft die AHV-Ausgleichskasse, ob das genehmigte Reglement tatsächlich angewendet wird. Werden Pauschalen an Mitarbeitende ausbezahlt, die gemäss Reglement keinen Anspruch haben – etwa Büroangestellte ohne Aussendienst –, erfolgt eine Aufrechnung auf dem gesamten Betrag. Es empfiehlt sich daher, im Reglement klar zu definieren, welche Funktionen und Tätigkeitsprofile Anspruch auf welche Pauschalen haben.
04.Was ohne genehmigtes Reglement gilt
Auch ohne genehmigtes Spesenreglement darf ein Unternehmen Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 ausrichten. Was fehlt, ist die Rechtssicherheit für höhere Ansätze und für Pauschalen für Zeitabschnitte: Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen sind dann betragsmässig in Ziffer 13.1.1 anzugeben (Rz 53), Pauschalen für Zeitabschnitte in Ziffer 13.2 (Rz 55). Art. 327a OR gilt unverändert – der Arbeitgeber ersetzt die notwendigen Auslagen.
Vergleich: Mit und ohne genehmigtes Spesenreglement
Für KMU ohne Reglement bedeutet das konkret: Zahlt ein Unternehmen seinen Aussendienstmitarbeitenden monatlich CHF 500 als Spesenpauschale aus (Annahme), ist der Betrag in Ziffer 13.2 des Lohnausweises anzugeben und muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Kann das Unternehmen das nicht begründen, können Steuerbehörde und AHV-Ausgleichskasse den überhöhten Teil als Lohn aufrechnen; darauf fallen dann Einkommenssteuern und AHV/IV/EO-Beiträge an. Bei einer AHV-Revision werden solche Beiträge rückwirkend für bis zu fünf Jahre nachgefordert – inklusive Verzugszinsen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Viele KMU zahlen monatliche Spesenpauschalen aus, ohne ein Reglement genehmigen zu lassen und ohne zu prüfen, ob die Beträge den effektiven Auslagen entsprechen. Bei einer Revision können überhöhte Pauschalen als Lohn aufgerechnet werden. Dokumentieren Sie die Berechnungsgrundlage und lassen Sie höhere Ansätze vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 2: Rz-52-Werte ohne Reglement überschreiten
Manche Unternehmen zahlen ohne genehmigtes Reglement höhere Mahlzeitenpauschalen als in Rz 52 vorgesehen – etwa CHF 40 statt CHF 30 pro Hauptmahlzeit. Dann genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr; die Spesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53), und nicht begründbare Mehrbeträge können als Lohn aufgerechnet werden. Halten Sie sich an Rz 52 oder lassen Sie höhere Ansätze genehmigen.
Fehler 3: Mahlzeitenpauschale ohne auswärtige Mahlzeit abrechnen
Die Pauschale bis CHF 30 gilt pro Hauptmahlzeit, die wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt – eine Mindestabwesenheit in Stunden kennt die Wegleitung nicht. Wird sie pauschal pro Arbeitstag oder ohne tatsächliche Reisetätigkeit ausbezahlt, ist das eine unzulässige Hochrechnung. Halten Sie Datum, Ort und Anlass jeder vergüteten Mahlzeit fest.
Fehler 4: Fahrtenbuch bei Kilometerpauschale weglassen
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km ist zwar beleglos, erfordert aber ein Fahrtenbuch mit Datum, Ziel und gefahrenen Kilometern. Ohne diesen Nachweis kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometervergütung als Lohn qualifizieren. Führen Sie das Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah.
Fehler 5: Lohnausweis nicht korrekt ausfüllen
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 erfordern ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1; Pauschalen für Zeitabschnitte sind betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben. Bei genehmigtem Reglement gehört der Vermerk zur Genehmigung (Kanton, Datum) in Ziffer 15. Fehlen diese Angaben, kann die Steuerbehörde des Arbeitnehmers nachfragen oder Beträge aufrechnen.
06.Häufige Fragen
Kann ich die Mahlzeitenpauschale von CHF 30 ohne jeglichen Nachweis abrechnen?
Ein Restaurantbeleg ist nicht erforderlich: Nach Rz 52 der Wegleitung kann pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) eine Pauschale bis CHF 30 vergütet werden, auch ohne genehmigtes Reglement. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit bzw. ein auswärtiger Einsatz; eine Mindestabwesenheit in Stunden kennt die Wegleitung nicht. Die Reise selbst sollte dokumentiert sein, etwa durch einen Kalender- oder Rapporteintrag.
Dürfen Pauschalspesen und Effektivspesen gleichzeitig abgerechnet werden?
Ja, ein Unternehmen kann für verschiedene Spesenkategorien unterschiedliche Methoden anwenden. Beispielsweise können Verpflegung und Kleinspesen pauschal abgerechnet werden, während Übernachtungen und Flüge effektiv mit Beleg erstattet werden. Das Spesenreglement sollte festhalten, was wie abgerechnet wird; ein genehmigtes Reglement braucht es nur für Ansätze über Rz 52 hinaus.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber höhere Pauschalen zahlt als in Rz 52 vorgesehen?
Die Werte von Rz 52 sind die Grenzen, bis zu denen im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 genügt. Darüber sind die Spesen ohne genehmigtes Reglement betragsmässig anzugeben (Rz 53). Rechtssicherheit für höhere Ansätze schafft ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement; überhöhte, nicht begründbare Beträge können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen.
Brauche ich als Einzelfirma auch ein genehmigtes Spesenreglement?
Einzelfirmen ohne Angestellte benötigen kein Spesenreglement, da der Inhaber seine Geschäftsauslagen direkt als Betriebsaufwand verbucht. Sobald jedoch Mitarbeitende beschäftigt werden, gelten dieselben Regeln wie für andere Unternehmensformen. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 sind dann auch ohne Reglement möglich; für höhere Ansätze oder Pauschalen für Zeitabschnitte schafft ein genehmigtes Reglement Rechtssicherheit.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Spesenreglements?
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton, liegt aber in der Regel zwischen zwei und sechs Wochen. Einige Kantone bieten ein vereinfachtes Verfahren an, wenn das Reglement den SSK-Mustervorlagen entspricht. Es empfiehlt sich, das Reglement frühzeitig einzureichen, da die Rechtssicherheit für höhere Ansätze erst mit der Genehmigung besteht.
Gilt die Kleinspesenspauschale von CHF 20 auch für Homeoffice-Tage?
Nein, die Kleinspesenspauschale ist für auswärtige Tätigkeit vorgesehen und deckt typische Kleinausgaben wie Trinkgelder, Parkuhren oder Telefongebühren unterwegs ab. Für Homeoffice-Kosten gelten separate Regelungen, die im Spesenreglement eigens definiert werden müssen.