Beleglose Spesen: Pauschalansätze, Voraussetzungen und Grenzen
Bestimmte Spesen können ohne Einzelbeleg mit ESTV-Pauschalansätzen geltend gemacht werden – Verpflegung CHF 30/Tag, Kleinspesen CHF 20/Tag – nur mit genehmigtem Spesenreglement. Für KMU ist die korrekte Handhabung belegloser Spesen zentral, weil Fehler bei einer Revision direkt zu Aufrechnungen bei der Sozialversicherung und der Steuer führen. Diese Seite erklärt, welche Pauschalen 2026 gelten, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und was passiert, wenn kein Reglement vorliegt.
01.Was beleglose Spesen sind
Beleglose Spesen bezeichnen geschäftliche Auslagen, für die aus praktischen Gründen kein Einzelbeleg vorliegt oder verlangt wird. Typische Beispiele sind Trinkgelder, kleine Verpflegungsausgaben unterwegs, Parkuhren oder Telefongebühren im Ausland. Statt jeden Betrag einzeln nachzuweisen, erlaubt die ESTV die Abrechnung über festgelegte Pauschalansätze. Die rechtliche Grundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat – unabhängig davon, ob ein Beleg existiert.
Beleglose Spesen sind klar von Effektivspesen abzugrenzen. Bei Effektivspesen wird jede Auslage mit einem Originalbeleg nachgewiesen und der tatsächliche Betrag erstattet. Bei Pauschalspesen hingegen erhält der Mitarbeitende einen fixen Betrag pro Tag oder Kilometer, ohne Einzelnachweis. Beide Formen können im selben Unternehmen parallel existieren: Beispielsweise werden Hotelkosten effektiv abgerechnet, während die Verpflegung pauschal vergütet wird.
02.ESTV-Pauschalansätze 2026
Die ESTV legt in der Wegleitung zum Lohnausweis Höchstansätze fest, bis zu denen Pauschalspesen ohne Einzelbeleg steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden dürfen. Diese Ansätze gelten ab dem 1. Januar 2026 und müssen im genehmigten Spesenreglement verankert sein.
ESTV-Pauschalansätze 2026 im Überblick
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter ist an einem Tag 8 Stunden unterwegs und fährt 120 km mit dem Privatfahrzeug. Er kann CHF 30 Verpflegungspauschale, CHF 20 Kleinspesenspauschale und CHF 90 Kilometerpauschale (120 km x CHF 0.75) geltend machen – insgesamt CHF 140, ohne einen einzigen Restaurantbeleg vorlegen zu müssen. Für die Kilometerpauschale ist jedoch ein Fahrtenbuch mit Datum, Ziel und gefahrenen Kilometern zu führen.
Die Kilometerpauschale wurde per 1. Januar 2026 von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer angehoben. Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch CHF 0.70 ausweisen, brauchen keine neue Genehmigung – sie können mit dem bisherigen Ansatz weitergeführt werden, bis das Reglement ohnehin aktualisiert wird.
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Mehr erfahren →03.Voraussetzungen für beleglose Pauschalspesen
Pauschalspesen sind nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Fehlt auch nur eine davon, behandeln die Steuerbehörden und die AHV-Ausgleichskasse die ausbezahlten Pauschalen als Lohnbestandteil.
- Genehmigtes Spesenreglement: Das Unternehmen muss über ein Spesenreglement verfügen, das von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde. Seit 2026 müssen Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Das Reglement muss die Pauschalansätze explizit aufführen und die Anspruchsvoraussetzungen definieren.
- Einhaltung der ESTV-Höchstansätze: Die im Reglement festgelegten Pauschalen dürfen die ESTV-Grenzwerte nicht überschreiten. Höhere Ansätze sind möglich, aber der übersteigende Teil gilt als steuerpflichtiger Lohn und muss im Lohnausweis separat deklariert werden.
- Korrekte Deklaration im Lohnausweis: Genehmigte Pauschalspesen werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.1 mit dem Vermerk 'Spesenreglement genehmigt durch [Kanton]' ausgewiesen. Ohne diesen Vermerk fehlt der Nachweis gegenüber der Steuerbehörde des Arbeitnehmers, und die Pauschalen können als Lohn aufgerechnet werden.
Bei einer Revision prüft die AHV-Ausgleichskasse, ob das genehmigte Reglement tatsächlich angewendet wird. Werden Pauschalen an Mitarbeitende ausbezahlt, die gemäss Reglement keinen Anspruch haben – etwa Büroangestellte ohne Aussendienst –, erfolgt eine Aufrechnung auf dem gesamten Betrag. Es empfiehlt sich daher, im Reglement klar zu definieren, welche Funktionen und Tätigkeitsprofile Anspruch auf welche Pauschalen haben.
04.Was ohne genehmigtes Reglement gilt
Verfügt ein Unternehmen über kein genehmigtes Spesenreglement, entfällt die Möglichkeit, Spesen pauschal und beleglos abzurechnen. Sämtliche Auslagen müssen dann als Effektivspesen mit Originalbeleg nachgewiesen werden. Art. 327a OR gilt zwar weiterhin – der Arbeitgeber muss notwendige Auslagen ersetzen –, aber steuerlich werden Pauschalen ohne Reglement als Lohn qualifiziert.
Vergleich: Mit und ohne genehmigtes Spesenreglement
Für KMU ohne Reglement bedeutet das konkret: Zahlt ein Unternehmen seinen Aussendienstmitarbeitenden monatlich CHF 500 als Spesenpauschale aus, ohne über ein genehmigtes Reglement zu verfügen, werden diese CHF 500 als Lohn behandelt. Darauf fallen Einkommenssteuern, AHV/IV/EO-Beiträge und allenfalls BVG-Beiträge an. Bei einer AHV-Revision werden die Beiträge rückwirkend für bis zu fünf Jahre nachgefordert – inklusive Verzugszinsen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Viele KMU zahlen Spesenpauschalen aus, ohne je ein Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht zu haben. Bei einer Revision werden sämtliche Pauschalen als Lohn aufgerechnet, was zu Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Steuern führt. Reichen Sie das Reglement vor der ersten Pauschalzahlung zur Genehmigung ein.
Fehler 2: ESTV-Höchstansätze überschreiten
Manche Unternehmen setzen grosszügigere Pauschalen an als die ESTV erlaubt – etwa CHF 40 statt CHF 30 für Verpflegung. Der übersteigende Betrag von CHF 10 pro Tag ist steuerpflichtiger Lohn und muss im Lohnausweis separat ausgewiesen werden. Halten Sie sich an die ESTV-Grenzwerte oder deklarieren Sie den Mehrbetrag korrekt.
Fehler 3: Verpflegungspauschale bei kurzer Abwesenheit abrechnen
Die Verpflegungspauschale von CHF 30 setzt eine Abwesenheit von mehr als 6 Stunden voraus. Wird sie auch bei kürzeren Einsätzen ausbezahlt, fehlt die Grundlage im Reglement. Prüfen Sie bei jeder Abrechnung, ob die Mindestabwesenheit tatsächlich erreicht wurde.
Fehler 4: Fahrtenbuch bei Kilometerpauschale weglassen
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75/km ist zwar beleglos, erfordert aber ein Fahrtenbuch mit Datum, Ziel und gefahrenen Kilometern. Ohne diesen Nachweis kann die Steuerbehörde die gesamte Kilometervergütung als Lohn qualifizieren. Führen Sie das Fahrtenbuch lückenlos und zeitnah.
Fehler 5: Ziffer 13.1 im Lohnausweis nicht korrekt ausfüllen
Selbst bei genehmigtem Reglement fehlt häufig der Vermerk in Ziffer 13.1 des Lohnausweises. Ohne diesen Eintrag kann die Steuerbehörde des Arbeitnehmers die Pauschalen nicht als steuerfreien Spesenersatz erkennen und rechnet sie dem steuerbaren Einkommen zu. Tragen Sie den Genehmigungsvermerk konsequent ein.
06.Häufige Fragen
Kann ich die CHF 30 Verpflegungspauschale ohne jeglichen Nachweis abrechnen?
Ja, ein Restaurantbeleg ist nicht erforderlich. Voraussetzung ist jedoch, dass das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement verfügt, die Abwesenheit mehr als 6 Stunden beträgt und der Anspruch im Reglement für die betreffende Funktion vorgesehen ist. Die Abwesenheit selbst muss dokumentiert sein, etwa durch einen Kalender- oder Rapporteintrag.
Dürfen Pauschalspesen und Effektivspesen gleichzeitig abgerechnet werden?
Ja, ein Unternehmen kann für verschiedene Spesenkategorien unterschiedliche Methoden anwenden. Beispielsweise können Verpflegung und Kleinspesen pauschal abgerechnet werden, während Übernachtungen und Flüge effektiv mit Beleg erstattet werden. Beide Methoden müssen im genehmigten Spesenreglement geregelt sein.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber höhere Pauschalen zahlt als die ESTV erlaubt?
Der Betrag bis zur ESTV-Grenze bleibt steuer- und AHV-frei. Der übersteigende Teil wird als Lohnbestandteil behandelt und muss im Lohnausweis deklariert werden. Darauf fallen Einkommenssteuern und Sozialversicherungsbeiträge an.
Brauche ich als Einzelfirma auch ein genehmigtes Spesenreglement?
Einzelfirmen ohne Angestellte benötigen kein Spesenreglement, da der Inhaber seine Geschäftsauslagen direkt als Betriebsaufwand verbucht. Sobald jedoch Mitarbeitende beschäftigt werden, gelten dieselben Regeln wie für andere Unternehmensformen. Ein genehmigtes Reglement ist dann Voraussetzung für steuerfreie Pauschalspesen.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Spesenreglements?
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton, liegt aber in der Regel zwischen zwei und sechs Wochen. Einige Kantone bieten ein vereinfachtes Verfahren an, wenn das Reglement den SSK-Mustervorlagen entspricht. Es empfiehlt sich, das Reglement frühzeitig einzureichen, da Pauschalen erst ab dem Genehmigungsdatum steuerfrei ausbezahlt werden dürfen.
Gilt die Kleinspesenspauschale von CHF 20 auch für Homeoffice-Tage?
Nein, die Kleinspesenspauschale ist für auswärtige Tätigkeit vorgesehen und deckt typische Kleinausgaben wie Trinkgelder, Parkuhren oder Telefongebühren unterwegs ab. Für Homeoffice-Kosten gelten separate Regelungen, die im Spesenreglement eigens definiert werden müssen.