Verpflegungspauschale für Chauffeure auf Fernfahrten: Ansätze, Reglement und Abgrenzung
Chauffeure auf Fernfahrten können bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit ohne Beleg erhalten – nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis, ohne dass dafür ein genehmigtes Spesenreglement nötig ist. Die Pauschale deckt die Mehrkosten ab, die entstehen, weil Fernfahrerinnen und Fernfahrer ihre Mahlzeiten unterwegs einnehmen müssen statt zu Hause oder in der Betriebskantine. Entscheidend für den Anspruch ist nicht die gefahrene Distanz, sondern ob die Mahlzeit wegen der Tour ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt.
01.Verpflegungspauschale auf Ferntouren
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Chauffeure auf Fernfahrten bedeutet das: Wer sich auswärts verpflegen muss, hat Anspruch auf Spesenersatz. Die Wegleitung zum Lohnausweis (Rz 52) lässt eine Pauschale von höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) zu. Dieser Betrag gilt ohne Belegpflicht und ohne genehmigtes Reglement; im Lohnausweis genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung (2026)
Für diese Einzelfallpauschalen braucht es kein genehmigtes Spesenreglement; eine Hochrechnung auf alle Arbeitstage ist aber nicht zulässig – vergütet wird nur, was tatsächlich auswärts anfällt. Ist der Betrieb einem GAV unterstellt, regelt dieser den arbeitsrechtlichen Anspruch; steuerlich gelten auch für GAV-Pauschalen die Vorgaben von Rz 52 bzw. ein genehmigtes Reglement. Disponenten und Personalverantwortliche sollten prüfen, welche Regelung im konkreten Fall anwendbar ist, da ein GAV weitergehende Ansprüche vorsehen kann.
Ein Beispiel: Ein Chauffeur fährt morgens um 05:00 Uhr ab Depot Zürich nach Chiasso und kehrt erst um 20:30 Uhr zurück. Er nimmt Mittag- und Abendessen unterwegs ein (Rückkehr nach 19.30 Uhr). Der Arbeitgeber zahlt 2 × CHF 30 = CHF 60 pauschal aus, ohne dass der Chauffeur Belege einreichen muss. Sieht das Reglement nach SSK-Muster ein Frühstück bei Abfahrt vor 07.30 Uhr vor, kommt dieses hinzu; zusätzlich kann die Kleinspesenpauschale von bis CHF 20 pro Tag gewährt werden.
02.Was als auswärtiger Einsatz gilt
Nicht jede Fahrt begründet einen Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Vergütet wird jede Hauptmahlzeit, die wegen der Tour ausserhalb des üblichen Arbeitsorts eingenommen werden muss. Eine Mindestabwesenheit in Stunden kennen weder die Wegleitung noch das SSK-Muster-Spesenreglement; Stundenstufen stammen aus dem deutschen oder österreichischen Recht und gelten für Schweizer Arbeitgeber nicht.
- Mittagessen unterwegs: Die Tour verläuft planmässig über die Mittagszeit ausserhalb von Depot und üblichem Arbeitsort, sodass der Chauffeur das Mittagessen unterwegs einnehmen muss. Dies ist das zentrale Kriterium.
- Frühstück und Abendessen nach SSK-Regeln: Das SSK-Muster-Spesenreglement vergütet das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung (sofern nicht im Hotelpreis inbegriffen) und das Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Übernachtung unterwegs: Bei Ferntouren mit Übernachtung gilt der auswärtige Einsatz automatisch für alle Hauptmahlzeiten, die unterwegs eingenommen werden.
- Grenzüberschreitende Fahrten: Fahrten ins Ausland gelten grundsätzlich als auswärtiger Einsatz. Bei regelmässigen Grenzfahrten (z.B. Basel–Weil am Rhein) kann das Reglement eine abweichende Regelung vorsehen.
Massgeblich ist die Tourenplanung, nicht die tatsächliche Rückkehrzeit. Wenn eine Tour planmässig eine Rückkehr zur Mittagszeit verunmöglicht, besteht der Anspruch auch dann, wenn der Chauffeur wegen einer Stornierung früher zurückkehrt. Umgekehrt begründet eine unvorhergesehene Verzögerung auf einer Kurztour keinen automatischen Anspruch, sofern die Tour ursprünglich als Tagestour mit Rückkehrmöglichkeit geplant war.
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Mehr erfahren →03.Abgrenzung zur einfachen Tagestour
Die Unterscheidung zwischen einer Ferntour und einer einfachen Tagestour ist in der Praxis die häufigste Streitfrage. Kurze Stadtlieferungen, bei denen der Chauffeur problemlos zum Depot zurückkehren kann, begründen keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Ferntouren mit ganztägiger Abwesenheit oder Übernachtung hingegen lösen den vollen Anspruch aus. In Grenzfällen entscheidet das Spesenreglement.
Vergleich: Tagestour vs. Ferntour
Bei Grenzfällen empfiehlt es sich, im Spesenreglement klare Kriterien zu definieren. Ein bewährter Ansatz in Anlehnung an das SSK-Muster: Das Mittagessen wird vergütet, wenn die Tour planmässig über Mittag ausserhalb des Depots verläuft; das Abendessen bei Rückkehr nach 19.30 Uhr oder auswärtiger Übernachtung; das Frühstück bei Abfahrt vor 07.30 Uhr oder nach auswärtiger Übernachtung. So vermeiden Disponenten Diskussionen bei der Spesenabrechnung und schaffen für alle Beteiligten Rechtssicherheit.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen Touren, die knapp an der Grenze liegen. Ein Chauffeur, der um 06:00 Uhr losfährt und um 13:00 Uhr zurückkehrt, hat je nach Tourenverlauf und Reglement Anspruch auf die Mittagspauschale oder nicht. Hier ist die Formulierung im Spesenreglement entscheidend. Betriebe, die einem GAV unterstellt sind, sollten zusätzlich die GAV-Bestimmungen konsultieren, da diese unter Umständen grosszügigere Regelungen enthalten.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Höhere Pauschalen ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Wer mehr als CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder eine fixe Monatspauschale zahlt, verlässt den Rahmen von Rz 52. Ohne genehmigtes Spesenreglement sind solche Beträge im Lohnausweis betragsmässig anzugeben, und überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen. Betriebe, die höhere Ansätze wollen, sollten das Reglement vor der ersten Auszahlung bei der kantonalen Steuerverwaltung einreichen.
Fehler 2: Pauschale auch bei kurzen Stadtlieferungen gewähren
Wenn Chauffeure auf kurzen Touren mit Rückkehrmöglichkeit die Verpflegungspauschale erhalten, kann die Steuerverwaltung bei einer Revision die Pauschale als Lohn qualifizieren. Das Reglement muss klar definieren, unter welchen Voraussetzungen eine Mahlzeit als auswärtig gilt – etwa Tourenverlauf über Mittag, Rückkehr nach 19.30 Uhr oder Übernachtung.
Fehler 3: Doppelte Entschädigung bei Kantinenverpflegung
Stellt der Arbeitgeber am Depot eine vergünstigte Kantine zur Verfügung und zahlt gleichzeitig die Verpflegungspauschale für Tage ohne Ferntour, liegt eine Doppelentschädigung vor. Die Pauschale ist nur geschuldet, wenn die Mahlzeit tatsächlich auswärts eingenommen werden muss.
Fehler 4: Veraltete Pauschalansätze im Reglement belassen
Manche Reglemente enthalten noch Ansätze von CHF 25 oder CHF 27.50 pro Mahlzeit. Die Pauschale nach Rz 52 der Wegleitung 2026 beträgt bis CHF 30. Tiefere Ansätze sind zulässig, können aber arbeitsrechtlich problematisch sein, wenn ein anwendbarer GAV höhere Beträge vorsieht.
Fehler 5: Keine Unterscheidung zwischen Mittag- und Abendessen im Reglement
Einige Reglemente sprechen pauschal von einer Tagesentschädigung, ohne zwischen Mittag- und Abendessen zu differenzieren. Bei Touren, die nur eine Hauptmahlzeit betreffen, führt das zu Unklarheiten. Das Reglement sollte pro Mahlzeit CHF 30 vorsehen und klar regeln, wann welche Mahlzeit als auswärtig gilt.
05.Häufige Fragen
Muss ich einen Beleg vorlegen, wenn ich CHF 30 Verpflegungspauschale abrechne?
Nein. Die Pauschale von bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit ist nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis belegfrei; ein genehmigtes Spesenreglement ist dafür nicht nötig. Sie müssen lediglich nachweisen können, dass Sie auf einer Ferntour waren und die Mahlzeit deshalb auswärts einnehmen mussten, etwa durch den Tourenplan oder das Fahrtenbuch.
Erhalte ich die Verpflegungspauschale auch bei einer Ferntour ins Ausland?
Ja. Grenzüberschreitende Fernfahrten gelten grundsätzlich als auswärtiger Einsatz. Die ESTV-Pauschale von CHF 30 pro Hauptmahlzeit gilt unabhängig davon, ob die Tour innerhalb der Schweiz oder ins Ausland führt. Einzelne Spesenreglemente sehen für Auslandfahrten höhere Ansätze vor, die dann im Lohnausweis korrekt deklariert werden müssen.
Kann mein Arbeitgeber die Verpflegungspauschale tiefer ansetzen als CHF 30?
Grundsätzlich ja, sofern kein anwendbarer GAV einen höheren Betrag vorschreibt. CHF 30 pro Hauptmahlzeit ist der Höchstbetrag, den der Arbeitgeber nach Rz 52 ohne Beleg und ohne genehmigtes Reglement pauschal vergüten kann. Setzt der Arbeitgeber die Pauschale tiefer an, ist das steuerlich unproblematisch, kann aber gegen einen GAV verstossen, falls dieser anwendbar ist.
Gilt die Verpflegungspauschale auch für Beifahrer oder Mitfahrende?
Ja. Der Anspruch auf die Verpflegungspauschale hängt nicht davon ab, ob jemand das Fahrzeug lenkt oder als Beifahrer mitfährt. Entscheidend ist, dass die Person auf einer Ferntour eingesetzt ist und nicht zur Mittagszeit an den Standort zurückkehren kann.
Wie wird die Verpflegungspauschale im Lohnausweis deklariert?
Hält die Pauschale die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1; ein Betrag ist nicht anzugeben, und die Pauschale erscheint nicht unter Ziffer 1. Arbeitet der Chauffeur mehr als 60 % ausserhalb der üblichen Arbeitsstätte und erhält deshalb eine Mittagessensentschädigung, ist unter Ziffer 15 «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» zu vermerken (bei 40–60 % Kreuz im Feld G). Ein genehmigtes Spesenreglement wird zusätzlich in Ziffer 15 vermerkt.
Kann ich zusätzlich zur Verpflegungspauschale die Kleinspesentagespaschale erhalten?
Ja, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Die Kleinspesentagespaschale von CHF 20 pro Tag deckt Ausgaben wie Getränke, Snacks oder Telefonkosten ab und ist unabhängig von der Verpflegungspauschale. Beide Pauschalen können gleichzeitig belegfrei ausbezahlt werden.