Coworking-Kosten als Spesen abrechnen: Erstattung, Steuerregeln, Abrechnungsweg

Gemäss Art. 327a Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber alle Auslagen zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen. Coworking-Kosten fallen unter diese Bestimmung, wenn der Arbeitgeber keinen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die Mitarbeitenden auf einen externen Arbeitsort angewiesen sind. Das ist typisch bei IT-Agenturen mit vollständig remote arbeitenden Teams oder bei Projektmitarbeitenden, die regelmässig an Kundenstandorten eingesetzt werden und keinen festen Büroarbeitsplatz haben.

• Kein Büro vom Arbeitgeber: Die zentrale Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber keinen zumutbaren Arbeitsplatz bereitstellt. Wer keinen Schreibtisch im Unternehmen hat, darf die Kosten eines Coworking-Space als notwendige Auslage geltend machen.
• Coworking als Büroersatz: Das Coworking muss funktional das Büro ersetzen. Es reicht nicht, gelegentlich in einem Café zu arbeiten und die Kosten einzureichen. Der Coworking-Space muss eine professionelle Arbeitsumgebung bieten, die für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
• Vertragliche Vereinbarung: Die Erstattung sollte im Arbeitsvertrag, in einer Zusatzvereinbarung oder im Spesenreglement explizit geregelt sein. Ohne schriftliche Grundlage besteht zwar der gesetzliche Anspruch nach Art. 327a OR, doch die steuerliche Anerkennung wird ohne Dokumentation schwieriger.
• Berufliche Notwendigkeit: Die Nutzung muss beruflich begründet sein. Wer aus persönlicher Präferenz ein Coworking nutzt, obwohl ein Büroarbeitsplatz vorhanden ist, hat keinen Erstattungsanspruch als Spese.

Ein Beispiel: Eine Softwareentwicklerin arbeitet vollständig remote für eine IT-Agentur in Zürich, die keine eigenen Büroräume unterhält. Sie mietet einen festen Arbeitsplatz in einem Coworking-Space für CHF 450 pro Monat. Diese Kosten sind als notwendige Auslage im Sinne von Art. 327a OR erstattungsfähig und stellen keine Lohnzahlung dar.

Die steuerliche Behandlung von Coworking-Kosten hängt davon ab, ob der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz bereitstellt oder nicht. Die ESTV unterscheidet klar zwischen einer echten Spesenerstattung und einem verdeckten Lohnbestandteil. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf Sozialversicherungsbeiträge, Quellensteuer und den Lohnausweis.

Wird Coworking fälschlicherweise als Spese abgerechnet, obwohl ein Büroarbeitsplatz vorhanden ist, kann die Steuerbehörde die Erstattung als Lohn umqualifizieren. Das führt zu Nachforderungen bei AHV, ALV und Quellensteuer. Bei einer Revision durch die Ausgleichskasse werden solche Fälle systematisch geprüft. IT-Agenturen mit hybriden Arbeitsmodellen sollten deshalb klar dokumentieren, welche Mitarbeitenden keinen festen Büroarbeitsplatz haben.

Für die Abrechnung von Coworking-Kosten gibt es zwei gängige Wege: Der Arbeitgeber schliesst selbst einen Vertrag mit dem Coworking-Anbieter ab und zahlt direkt, oder die Mitarbeitenden bezahlen vor Ort und reichen die Kosten anschliessend als Spese ein. Steuerlich sind beide Varianten gleichwertig, solange die Voraussetzungen für eine Spesenerstattung erfüllt sind.

Bei der Direktzahlung durch den Arbeitgeber entsteht kein Lohnfluss an die Mitarbeitenden, weshalb die Zahlung im Lohnausweis nicht erscheint. Bei der Erstattung an Mitarbeitende wird der Betrag unter Ziffer 13.1.1 als effektive Spese ausgewiesen. In beiden Fällen fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, sofern die Erstattung beruflich begründet ist.

Für IT-Agenturen mit mehreren remote arbeitenden Mitarbeitenden ist die Direktzahlung oft effizienter: Der Arbeitgeber verhandelt ein Kontingent mit einem Coworking-Netzwerk und weist den Mitarbeitenden Plätze zu. Das reduziert den Belegaufwand und vereinfacht die Buchhaltung. Reichen Mitarbeitende hingegen individuell ab, sollte das Spesenreglement klare Obergrenzen definieren, etwa CHF 500 pro Monat für einen festen Arbeitsplatz.