Digitale Spesenabrechnung: GeGüV, Aufbewahrung und Revisionssicherheit

Die zentrale Rechtsgrundlage für die digitale Aufbewahrung von Geschäftsbelegen ist die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431). Sie konkretisiert die Bestimmungen des Obligationenrechts zur Buchführung und Rechnungslegung. Für Spesenbelege bedeutet das: Wer die Anforderungen der GeBüV einhält, darf Papierbelege nach dem Scannen vernichten. Ein Originalzwang besteht nicht.

OR Art. 958f legt fest, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Die Aufbewahrung darf gemäss Absatz 2 auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen, sofern die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Entscheidend ist GeBüV Art. 9: Beim Wechsel des Informationsträgers – also beim Scannen eines Papierbelegs – muss die Übereinstimmung mit dem Original sichergestellt sein. Das bedeutet in der Praxis: Der Scan muss vollständig, lesbar und farbgetreu sein. Ist diese Voraussetzung erfüllt, darf das Papieroriginal vernichtet werden. Eine doppelte Aufbewahrung (Papier und digital) ist nicht erforderlich.

Sowohl kantonale Steuerämter als auch die ESTV akzeptieren digitale Belege vollständig – vorausgesetzt, die GeBüV-Anforderungen sind erfüllt. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug bei der Mehrwertsteuer: Ein korrekt digitalisierter Beleg hat dieselbe Beweiskraft wie das Papieroriginal. Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) hat dies in ihren Musterreglementen bestätigt.

Bei einer Steuerrevision oder Buchprüfung prüft die Revisionsstelle, ob die digitalen Belege die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Konkret achten Prüferinnen und Prüfer auf drei Punkte: Lesbarkeit, Zeitstempel und Unveränderbarkeit.

• Lesbarkeit: Jeder digitale Beleg muss jederzeit in lesbarer Form dargestellt werden können. Das bedeutet: ausreichende Auflösung (mindestens 300 dpi empfohlen), keine abgeschnittenen Ränder, alle Angaben wie Datum, Betrag und MWST-Nummer erkennbar.
• Zeitstempel: Der Zeitpunkt der Digitalisierung muss nachvollziehbar sein. Ein automatischer Zeitstempel beim Scannen oder Fotografieren erfüllt diese Anforderung. Manuelle Datumseinträge ohne Systemprotokoll genügen in der Regel nicht.
• Unveränderbarkeit: Nach der Erfassung darf der Beleg nicht mehr verändert werden können. Das schliesst sowohl den Bildinhalt als auch die Metadaten ein. Systeme, die eine nachträgliche Bearbeitung zulassen (z.B. einfache Dateiordner), erfüllen diese Anforderung nicht.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Angaben des Originalbelegs müssen im digitalen Abbild enthalten sein. Dazu gehören bei Spesenbelegen insbesondere Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung und gegebenenfalls die MWST-Nummer des Lieferanten.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fotografiert einen Restaurantbeleg über CHF 45.– mit dem Smartphone. Die Spesen-App versieht das Bild automatisch mit einem Zeitstempel und speichert es unveränderbar. Bei einer Revision zwei Jahre später kann das Steueramt den Beleg aufrufen, die MWST-Nummer prüfen und den Vorsteuerabzug bestätigen. Der Papierbeleg wurde längst entsorgt – das ist rechtlich einwandfrei.

Die rechtliche Anerkennung digitaler Spesenbelege steht und fällt mit der eingesetzten Lösung. Ein einfacher Ordner auf dem Firmenserver oder eine Ablage in der Cloud ohne Schreibschutz genügt den GeBüV-Anforderungen nicht. Das Unternehmen muss eine revisionssichere Archivierung sicherstellen – das heisst, die Lösung muss technisch verhindern, dass Belege nachträglich verändert oder gelöscht werden können.

Besonders wichtig für KMU: Die Verfahrensdokumentation gemäss GeBüV Art. 4 muss nicht umfangreich sein, aber sie muss existieren. Ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie Belege erfasst, digitalisiert, geprüft und archiviert werden, reicht aus. Fehlt diese Dokumentation, kann eine Revisionsstelle die Ordnungsmässigkeit der Buchführung beanstanden – selbst wenn die Belege technisch einwandfrei archiviert sind.

Spezialisierte Spesenlösungen erfüllen diese Anforderungen in der Regel standardmässig. Sie bieten automatische Zeitstempel, unveränderbare Speicherung, rollenbasierte Zugriffsrechte und lückenlose Protokollierung. Wer hingegen auf Eigenbauten mit Excel-Listen und Dateiordnern setzt, trägt das Risiko, dass die Archivierung bei einer Prüfung als nicht GeBüV-konform eingestuft wird.