Ehrenamtliche Spesenpauschale im Verein: Steuerfreiheit, Grenzen und Praxis

Grundsätzlich gilt: Spesenersatz ist steuerfrei, wenn er ausschliesslich tatsächlich entstandene Auslagen abdeckt. Die ESTV stützt sich dabei auf die gleiche Logik wie bei Arbeitnehmerspesen gemäss Art. 327a OR – der Ersatz darf keinen Einkommenscharakter haben. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die wirtschaftliche Realität der Zahlung.

• Fahrtkosten: Kilometerentschädigung für die Nutzung des Privatfahrzeugs (CHF 0.75/km ab 2026) oder Erstattung von ÖV-Tickets. Der Verein kann die ESTV-Pauschale ohne Einzelbeleg auszahlen, sofern die gefahrenen Kilometer dokumentiert sind.
• Materialkosten: Auslagen für Drucksachen, Büromaterial, Porto oder Telefon, die im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit stehen. Originalbelege sollten aufbewahrt werden.
• Verpflegung: Bei ganztägigen Einsätzen akzeptiert die ESTV eine Pauschale von CHF 30.– pro Tag ohne Einzelbeleg. Voraussetzung ist, dass die Verpflegung nicht anderweitig organisiert wird.
• Übernachtung: Effektive Hotelkosten gegen Beleg. Pauschalen für Übernachtungen werden nur anerkannt, wenn sie den tatsächlichen Aufwand am Einsatzort widerspiegeln.

Ein konkretes Beispiel: Eine Vereinspräsidentin fährt monatlich zweimal 40 km zur Vorstandssitzung und legt dabei CHF 60.– für Fahrtkosten aus (2 x 40 km x CHF 0.75). Erhält sie dafür CHF 60.– pro Monat, ist dieser Betrag steuerfrei. Auch eine Verpflegungspauschale von CHF 30.– pro Sitzungstag wäre zulässig, sofern die Sitzung über die Mittagszeit dauert. Wichtig ist, dass der Verein die Grundlage der Berechnung dokumentiert – etwa durch ein Sitzungsprotokoll und eine Distanzangabe.

Sobald eine Zahlung an Ehrenamtliche die tatsächlichen Auslagen übersteigt oder keinen erkennbaren Bezug zu konkreten Kosten hat, behandelt die Steuerverwaltung den übersteigenden Teil als steuerpflichtiges Einkommen. Gleichzeitig wird dieser Anteil AHV-beitragspflichtig, sofern er den jährlichen Freibetrag übersteigt. Gemäss Art. 34d AHVV sind Entschädigungen im Ehrenamt bis CHF 2'300 pro Jahr und Arbeitgeber von der AHV-Beitragspflicht befreit – aber nur der Lohnanteil, nicht der echte Spesenersatz.

Ein typisches Beispiel für eine verdeckte Entschädigung: Ein Kassier erhält monatlich CHF 200.– als Spesenpauschale, obwohl seine effektiven Auslagen bei rund CHF 30.– liegen. Die Differenz von CHF 170.– gilt als Einkommen. Zahlt der Verein regelmässig hohe Pauschalen ohne Nachweis, riskiert er bei einer Revision Nachforderungen für Einkommenssteuern und AHV-Beiträge – inklusive Verzugszinsen.

Auch kleine Vereine profitieren von einem schriftlichen Spesenreglement. Es muss nicht umfangreich sein – zwei bis drei Seiten genügen. Entscheidend ist, dass das Reglement klar zwischen Spesenersatz und Entschädigungen unterscheidet und die anwendbaren Pauschalen definiert. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) dienen als inhaltliche Vorlage und werden von den kantonalen Steuerverwaltungen als Referenz herangezogen.

• Spesenreglement erstellen: Definieren Sie, welche Auslagen ersetzt werden (Fahrt, Material, Verpflegung, Übernachtung) und in welcher Höhe. Legen Sie fest, ob effektive Kosten oder ESTV-Pauschalen gelten. Das Reglement sollte von der Vereinsversammlung genehmigt werden.
• Spesen von Entschädigungen trennen: Führen Sie Spesenersatz und allfällige Sitzungsgelder oder Aufwandentschädigungen in separaten Positionen. Mischzahlungen erschweren die steuerliche Zuordnung und führen bei Prüfungen regelmässig zu Problemen.
• Effektive Kosten aufzeichnen: Verlangen Sie von Ehrenamtlichen eine einfache Spesenabrechnung mit Datum, Anlass, Distanz oder Beleg. Auch bei Pauschalen sollte die Berechnungsgrundlage ersichtlich sein – etwa die Anzahl Sitzungen und die einfache Distanz.
• Belege aufbewahren: Bewahren Sie Originalbelege und Spesenabrechnungen mindestens zehn Jahre auf. Diese Frist entspricht der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR und gilt auch für Vereine, die im Handelsregister eingetragen sind.

Vereine, die sowohl Spesenersatz als auch Entschädigungen ausrichten, müssen für Personen mit Gesamtbezügen über CHF 2'300 pro Jahr einen Lohnausweis ausstellen. Der reine Spesenersatz wird dabei in Ziffer 13 des Lohnausweises aufgeführt, Entschädigungen in Ziffer 1 oder 7. Eine saubere Trennung im Reglement vereinfacht diese Deklaration erheblich.