Ehrenamtliche Spesenpauschale im Verein: Steuerfreiheit, Grenzen und Praxis

Grundsätzlich gilt: Spesenersatz ist steuerfrei, wenn er ausschliesslich tatsächlich entstandene Auslagen abdeckt. Die ESTV stützt sich dabei auf die gleiche Logik wie bei Arbeitnehmerspesen gemäss Art. 327a OR – der Ersatz darf keinen Einkommenscharakter haben. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die wirtschaftliche Realität der Zahlung.

• Fahrtkosten: Kilometerentschädigung für die Nutzung des Privatfahrzeugs (gemäss SSK-Muster für NPO max. CHF 0.75/km) oder Erstattung von ÖV-Tickets. Das Privatauto wird nach dem SSK-Muster nur vergütet, wenn es eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis bringt oder der ÖV unzumutbar ist; die gefahrenen Kilometer sind zu dokumentieren.
• Materialkosten: Auslagen für Drucksachen, Büromaterial, Porto oder Telefon, die im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit stehen. Originalbelege sollten aufbewahrt werden.
• Verpflegung: Muss sich eine freiwillig tätige Person wegen einer Reise oder eines Einsatzes ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes verpflegen, sieht das SSK-Muster für NPO eine Pauschale bis CHF 30 pro Mittagessen und bis CHF 35 pro Nachtessen vor. Voraussetzung ist, dass die Verpflegung nicht anderweitig organisiert wird.
• Übernachtung: Effektive Hotelkosten gegen Beleg. Pauschalen für Übernachtungen werden nur anerkannt, wenn sie den tatsächlichen Aufwand am Einsatzort widerspiegeln.

Ein konkretes Beispiel: Eine Vereinspräsidentin fährt monatlich zweimal 40 km zur Vorstandssitzung und legt dabei CHF 60.– für Fahrtkosten aus (2 x 40 km x CHF 0.75). Erhält sie dafür CHF 60.– pro Monat, ist dieser Betrag steuerfrei. Dauert eine auswärtige Sitzung über Mittag und muss sie sich deshalb auswärts verpflegen, wäre zusätzlich eine Pauschale bis CHF 30 für dieses Mittagessen zulässig. Wichtig ist, dass der Verein die Grundlage der Berechnung dokumentiert – etwa durch ein Sitzungsprotokoll und eine Distanzangabe.

Sobald eine Zahlung an Ehrenamtliche die tatsächlichen Auslagen übersteigt oder keinen erkennbaren Bezug zu konkreten Kosten hat, behandelt die Steuerverwaltung den übersteigenden Teil als steuerpflichtiges Einkommen. Gleichzeitig wird dieser Anteil AHV-beitragspflichtig, sofern er den jährlichen Freibetrag übersteigt. Gemäss Art. 34d AHVV sind Entschädigungen im Ehrenamt bis CHF 2'300 pro Jahr und Arbeitgeber von der AHV-Beitragspflicht befreit – aber nur der Lohnanteil, nicht der echte Spesenersatz.

Ein typisches Beispiel für eine verdeckte Entschädigung: Ein Kassier erhält monatlich CHF 200.– als Spesenpauschale, obwohl seine effektiven Auslagen bei rund CHF 30.– liegen. Die Differenz von CHF 170.– gilt als Einkommen. Zahlt der Verein regelmässig hohe Pauschalen ohne Nachweis, riskiert er bei einer Revision Nachforderungen für Einkommenssteuern und AHV-Beiträge – inklusive Verzugszinsen.

Auch kleine Vereine profitieren von einem schriftlichen Spesenreglement. Es muss nicht umfangreich sein – zwei bis drei Seiten genügen. Entscheidend ist, dass das Reglement klar zwischen Spesenersatz und Entschädigungen unterscheidet und die anwendbaren Pauschalen definiert. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) dienen als inhaltliche Vorlage und werden von den kantonalen Steuerverwaltungen als Referenz herangezogen.

• Spesenreglement erstellen: Definieren Sie, welche Auslagen ersetzt werden (Fahrt, Material, Verpflegung, Übernachtung) und in welcher Höhe. Grundsatz ist die effektive Abrechnung gegen Originalbeleg; Pauschalen nur dort, wo das SSK-Muster für NPO sie vorsieht. Das Reglement sollte von der Vereinsversammlung oder dem Vorstand verabschiedet werden.
• Spesen von Entschädigungen trennen: Führen Sie Spesenersatz und allfällige Sitzungsgelder oder Aufwandentschädigungen in separaten Positionen. Mischzahlungen erschweren die steuerliche Zuordnung und führen bei Prüfungen regelmässig zu Problemen.
• Effektive Kosten aufzeichnen: Verlangen Sie von Ehrenamtlichen eine einfache Spesenabrechnung mit Datum, Anlass, Distanz oder Beleg. Auch bei Pauschalen sollte die Berechnungsgrundlage ersichtlich sein – etwa die Anzahl Sitzungen und die einfache Distanz.
• Belege aufbewahren: Bewahren Sie Originalbelege und Spesenabrechnungen mindestens zehn Jahre auf. Diese Frist entspricht der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR und gilt auch für Vereine, die im Handelsregister eingetragen sind.

Werden Freiwilligen nur Spesen nach dem SSK-Muster für NPO ersetzt, kann der Verein auf Lohnausweise verzichten. Zahlt er andere oder höhere Spesen oder zusätzlich eine Entschädigung für Dienstleistungen (z. B. Sitzungsgelder, Honorare), ist ein Lohnausweis auszustellen: Entschädigungen in Ziffer 1 oder 7, Pauschalspesen betragsmässig in Ziffer 13.2. Eine saubere Trennung im Reglement vereinfacht diese Deklaration erheblich.