Eigenbeleg bei der Spesenabrechnung: Zulässigkeit, Inhalt und Risiken
Ein Eigenbeleg ersetzt den fehlenden Originalbeleg nur im Ausnahmefall – er muss Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift enthalten und ermöglicht keinen MWST-Vorsteuerabzug. In der Praxis gehen Belege verloren, Automaten drucken keine Quittungen, oder im Ausland wird kein Beleg ausgehändigt. Für solche Situationen bietet der Eigenbeleg eine Notlösung, die jedoch an strenge Voraussetzungen geknüpft ist. Wer Eigenbelege leichtfertig oder gar missbräuchlich einsetzt, riskiert die Ablehnung der Spese, steuerliche Nachteile und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen.
01.Wann ist ein Eigenbeleg zulässig?
Ein Eigenbeleg ist kein gleichwertiger Ersatz für den Originalbeleg, sondern eine dokumentierte Notlösung. Er kommt ausschliesslich dann in Frage, wenn der Originalbeleg trotz zumutbarer Anstrengung nicht vorliegt und auch nicht nachträglich beschafft werden kann. Der Arbeitgeber entscheidet, ob er den Eigenbeleg akzeptiert – ein Rechtsanspruch auf Erstattung besteht nicht.
- Barausgabe ohne Beleg: Parkuhren, Trinkgelder, Garderobenpauschalen oder Automaten, die keine Quittung ausgeben.
- Verlorener oder beschädigter Beleg: Der Originalbeleg war vorhanden, ist aber verloren gegangen oder unleserlich geworden. Ein Duplikat beim Anbieter ist nicht erhältlich.
- Auslandsbeleg nicht vorhanden: Im Ausland wurde kein Beleg ausgestellt, etwa bei Strassengebühren, Kleinsteinkäufen oder informellen Dienstleistungen.
- Keine Standardlösung: Eigenbelege dürfen nicht systematisch anstelle von Originalbelegen verwendet werden. Häufen sich Eigenbelege, deutet das auf ein Prozessproblem hin.
02.Was ein Eigenbeleg enthalten muss
Damit ein Eigenbeleg als Kostennachweis anerkannt werden kann, muss er alle relevanten Angaben enthalten, die eine Nachprüfung ermöglichen. Je vollständiger und plausibler der Eigenbeleg ist, desto eher wird er vom Arbeitgeber und bei einer Revision akzeptiert.
Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg
Viele Unternehmen stellen ein internes Eigenbeleg-Formular zur Verfügung. Dieses standardisierte Format erleichtert die Prüfung und stellt sicher, dass keine Pflichtangabe vergessen wird.
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Mehr erfahren →03.Steuerliche Wirkung des Eigenbelegs
Steuerlich ist der Eigenbeleg deutlich eingeschränkt. Gemäss MWSTG ist ein Vorsteuerabzug nur möglich, wenn ein ordnungsgemässer Beleg mit ausgewiesener Mehrwertsteuer vorliegt. Da der Eigenbeleg keinen MWST-Ausweis enthält und nicht vom Leistungserbringer stammt, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
- Kein Vorsteuerabzug: Ohne MWST-konforme Rechnung des Leistungserbringers kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden. Der Eigenbeleg ersetzt diese Rechnung nicht.
- Kostennachweis möglich: Als interner Kostennachweis kann der Eigenbeleg die geschäftliche Ausgabe dokumentieren. Die Kosten sind grundsätzlich als Betriebsaufwand verbuchbar.
- Akzeptanz liegt beim Arbeitgeber: Ob der Eigenbeleg zur Erstattung führt, entscheidet der Arbeitgeber. Das Spesenreglement kann Eigenbelege einschränken oder an Betragsgrenzen knüpfen.
04.Risiko bei Missbrauch von Eigenbelegen
Wer fiktive Eigenbelege erstellt – also Ausgaben geltend macht, die nie stattgefunden haben – begeht keine Bagatelle. Gemäss Art. 251 StGB kann das Erstellen einer unwahren Urkunde als Urkundenfälschung gewertet werden. Zudem liegt ein Betrug gegenüber dem Arbeitgeber vor, der arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur fristlosen Kündigung nach sich zieht.
- Strafrechtliche Folgen: Urkundenfälschung nach Art. 251 StGB wird mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bestraft. Bereits der Versuch ist strafbar.
- Arbeitsrechtliche Folgen: Fiktive Spesenabrechnungen stellen einen wichtigen Grund für eine fristlose Kündigung nach Art. 337 OR dar. Zusätzlich kann der Arbeitgeber Schadenersatz fordern.
- Erkennung durch den Arbeitgeber: Auffällig hohe Eigenbeleg-Quoten, wiederkehrende runde Beträge, fehlende Plausibilität zwischen Reiseroute und Ausgaben sowie Abweichungen von üblichen Mustern sind typische Warnsignale.
Arbeitgeber sollten im Spesenreglement klar festhalten, unter welchen Bedingungen Eigenbelege akzeptiert werden und welche Konsequenzen bei Missbrauch drohen. Eine stichprobenartige Prüfung von Eigenbelegen ist empfehlenswert.
05.Eigenbeleg korrekt erstellen: Schritt für Schritt
Wenn trotz aller Bemühungen kein Originalbeleg vorliegt, gehen Sie bei der Erstellung eines Eigenbelegs systematisch vor. Die folgenden Schritte stellen sicher, dass Ihr Eigenbeleg den Anforderungen genügt und die Chance auf Erstattung maximiert wird.
Schritt 1: Zulässigkeit des Eigenbelegs prüfen
Bevor Sie einen Eigenbeleg erstellen, prüfen Sie, ob der Originalbeleg tatsächlich nicht mehr beschafft werden kann. Kontaktieren Sie den Anbieter und fragen Sie nach einem Duplikat oder einer Rechnungskopie. Prüfen Sie auch Ihre E-Mails und Kreditkartenabrechnungen auf elektronische Belege.
- Kann der Anbieter ein Duplikat oder eine Kopie ausstellen?
- Liegt ein elektronischer Beleg vor (E-Mail-Bestätigung, Kreditkartenabrechnung)?
- Erlaubt das Spesenreglement Ihres Arbeitgebers Eigenbelege für diese Ausgabenart?
Schritt 2: Eigenbeleg-Formular verwenden oder anlegen
Verwenden Sie nach Möglichkeit das Eigenbeleg-Formular Ihres Arbeitgebers. Falls keines vorhanden ist, erstellen Sie ein eigenes Dokument mit allen Pflichtfeldern. Ein strukturiertes Format erleichtert die spätere Prüfung und signalisiert Sorgfalt.
Mindestfelder auf dem Eigenbeleg-Formular
Schritt 3: Alle Pflichtangaben vollständig und korrekt erfassen
Füllen Sie jedes Feld gewissenhaft aus. Der Betrag muss exakt sein – schätzen Sie nicht grosszügig auf. Bei Fremdwährungen geben Sie den Originalbetrag, die Währung und den verwendeten Umrechnungskurs an. Der Geschäftszweck muss nachvollziehbar sein: Nennen Sie den konkreten Anlass, den Ort und gegebenenfalls die beteiligten Personen.
Achten Sie darauf, dass das Datum der Ausgabe und das Ausstellungsdatum des Eigenbelegs klar unterschieden werden. Je kürzer der zeitliche Abstand zwischen Ausgabe und Erstellung des Eigenbelegs, desto glaubwürdiger ist das Dokument.
Schritt 4: Geschäftszweck nachvollziehbar dokumentieren
Der Geschäftszweck ist das zentrale Element, das den Eigenbeleg von einer blossen Behauptung unterscheidet. Beschreiben Sie präzise, warum die Ausgabe geschäftlich notwendig war. Verknüpfen Sie den Eigenbeleg wenn möglich mit einem Kalendereintrag, einer Reiseroute oder einem Projektauftrag.
- Gut: Parkgebühr Parkhaus Sihlcity, Zürich, anlässlich Kundentermin bei Firma Müller AG am 15.03.2026.
- Schlecht: Parkgebühr Zürich.
Schritt 5: Eigenbeleg unterschreiben und datieren
Unterschreiben Sie den Eigenbeleg eigenhändig und tragen Sie das Ausstellungsdatum ein. Die Unterschrift bestätigt, dass Sie die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht haben. Bei digitalen Spesenprozessen kann eine qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift ersetzen, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
Schritt 6: Eigenbeleg der Spesenabrechnung beilegen und Genehmigung einholen
Fügen Sie den Eigenbeleg Ihrer Spesenabrechnung bei und kennzeichnen Sie ihn deutlich als Eigenbeleg. Reichen Sie die Abrechnung gemäss den internen Fristen ein. Der Vorgesetzte oder die zuständige Stelle prüft den Eigenbeleg und entscheidet über die Erstattung. Rechnen Sie damit, dass bei Eigenbelegen häufiger Rückfragen gestellt werden als bei Originalbelegen.
- Eigenbeleg klar als solchen kennzeichnen, damit er nicht mit einem Originalbeleg verwechselt wird.
- Interne Einreichungsfristen einhalten – verspätete Eigenbelege werden häufiger abgelehnt.
- Zusatzbelege wie Kreditkartenabrechnungen oder Kalendereinträge beilegen, um die Plausibilität zu stärken.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Eigenbeleg ohne konkreten Geschäftszweck
Ein Eigenbeleg mit vager Beschreibung wie "Spesen" oder "Diverses" wird in der Regel abgelehnt. Geben Sie immer den konkreten Anlass, den Ort und die Art der Ausgabe an, damit die Prüfstelle die geschäftliche Notwendigkeit nachvollziehen kann.
Fehler 2: Fehlende Unterschrift auf dem Eigenbeleg
Ohne eigenhändige Unterschrift hat der Eigenbeleg keine Beweiskraft. Unterschreiben Sie jeden Eigenbeleg sofort bei der Erstellung – auch bei digitaler Einreichung muss eine Signatur vorhanden sein.
Fehler 3: Eigenbeleg als Standardlösung verwenden
Wer regelmässig Eigenbelege statt Originalbelege einreicht, signalisiert mangelnde Sorgfalt. Arbeitgeber können bei auffällig vielen Eigenbelegen die Erstattung verweigern oder den Spesenprozess verschärfen.
Fehler 4: Betrag schätzen statt exakt angeben
Geschätzte oder aufgerundete Beträge untergraben die Glaubwürdigkeit des Eigenbelegs. Notieren Sie den exakten Betrag unmittelbar nach der Ausgabe, solange Sie sich sicher erinnern.
Fehler 5: Vorsteuerabzug auf Eigenbeleg geltend machen
Ein Eigenbeleg berechtigt nicht zum MWST-Vorsteuerabzug, da er keinen MWST-Ausweis des Leistungserbringers enthält. Wird die Vorsteuer trotzdem abgezogen, droht eine Korrektur bei der nächsten MWST-Revision.
07.Häufige Fragen
Kann ich einfach selbst einen Beleg ausstellen, wenn ich den Originalbeleg vergessen habe?
Nein, ein Eigenbeleg ist kein Freipass. Sie müssen zuerst versuchen, den Originalbeleg nachträglich zu beschaffen – etwa durch ein Duplikat beim Anbieter oder über Ihre Kreditkartenabrechnung. Nur wenn das nachweislich nicht möglich ist, dürfen Sie einen Eigenbeleg erstellen. Ob Ihr Arbeitgeber diesen akzeptiert, liegt in seinem Ermessen.
Ist ein Eigenbeleg steuerlich absetzbar?
Der Eigenbeleg kann als interner Kostennachweis dienen und die Ausgabe ist grundsätzlich als Betriebsaufwand verbuchbar. Ein MWST-Vorsteuerabzug ist jedoch ausgeschlossen, da der Eigenbeleg keinen MWST-Ausweis des Leistungserbringers enthält.
Bis zu welchem Betrag wird ein Eigenbeleg akzeptiert?
Es gibt keine gesetzliche Betragsgrenze für Eigenbelege. Viele Unternehmen legen jedoch im Spesenreglement eine interne Obergrenze fest, beispielsweise CHF 50 oder CHF 100. Prüfen Sie Ihr Spesenreglement oder fragen Sie bei der Finanzabteilung nach.
Was passiert, wenn ich einen falschen Eigenbeleg einreiche?
Ein fiktiver Eigenbeleg kann als Urkundenfälschung nach Art. 251 StGB gewertet werden und ist mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe bedroht. Arbeitsrechtlich droht die fristlose Kündigung nach Art. 337 OR sowie eine Schadenersatzforderung des Arbeitgebers.
Muss der Arbeitgeber einen Eigenbeleg akzeptieren?
Nein. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen, aber er kann verlangen, dass diese durch Originalbelege nachgewiesen werden. Die Akzeptanz von Eigenbelegen ist eine freiwillige Kulanzregelung, die im Spesenreglement geregelt sein sollte.
Gibt es eine Vorlage für Eigenbelege in der Schweiz?
Es gibt keine offizielle Vorlage der Steuerbehörden. Viele Arbeitgeber stellen jedoch ein internes Formular zur Verfügung. Ein gültiger Eigenbeleg muss mindestens Ausgabedatum, Betrag, Geschäftszweck, Beschreibung, Ausstellungsdatum und eigenhändige Unterschrift enthalten.