E-Mail-Rechnung als Spesenbeleg: Gültigkeit, Archivierung, GeBÜV

Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz unterscheidet nicht zwischen Papier- und Digitalrechnungen. Eine per E-Mail empfangene Rechnung ist grundsätzlich ein gültiger Beleg für die Spesenabrechnung, wenn sie die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG enthält. Dazu gehören unter anderem Name und Adresse des leistungserbringenden Unternehmens, die MWST-Nummer, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie der anwendbare Steuersatz.

• E-Mail-Text als Rechnung: Enthält der E-Mail-Text selbst alle MWST-Pflichtangaben, gilt er als Originalbeleg. Er muss unverändert und vollständig archiviert werden.
• PDF-Anhang: Ein als PDF angehängtes Rechnungsdokument ist der häufigste Fall. Das PDF muss unverfälscht aus der E-Mail exportiert und in einem GeBÜV-konformen System abgelegt werden.
• Andere Dateiformate: Rechnungen in Formaten wie Word oder Excel sind zwar nicht verboten, aber inhärent veränderbar. Für die Archivierung sollten sie in ein unveränderliches Format wie PDF/A konvertiert werden.

Massgeblich ist die Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV), insbesondere Art. 9 und 10. Sie verlangt, dass digitale Belege während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unverändert, vollständig und jederzeit lesbar bleiben. Eine E-Mail-Rechnung über ein Geschäftsessen von CHF 85.– ist also nur dann ein gültiger Spesenbeleg, wenn sie korrekt archiviert wird – nicht allein deshalb, weil sie inhaltlich vollständig ist.

Die korrekte Archivierung ist der entscheidende Schritt, damit eine E-Mail-Rechnung als Spesenbeleg Bestand hat. Die GeBÜV schreibt in Art. 9 vor, dass Geschäftsunterlagen so aufzubewahren sind, dass sie nicht unbemerkt verändert werden können. Art. 10 ergänzt, dass die Integrität der Daten durch geeignete technische Verfahren sichergestellt sein muss.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender erhält eine Taxirechnung über CHF 42.– als PDF per E-Mail. Er lädt das PDF in die Spesenapp hoch, die einen Zeitstempel setzt und das Dokument unveränderbar speichert. Die Original-E-Mail bewahrt er zusätzlich auf, damit bei einer Revision der Zusammenhang zwischen Beleg und Transaktion nachvollziehbar bleibt. Damit sind alle GeBÜV-Anforderungen erfüllt.

Nicht jede Form der Aufbewahrung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Wer E-Mail-Rechnungen lediglich im Posteingang belässt oder auf Papier ausdruckt, riskiert bei einer Revision die Aberkennung des Vorsteuerabzugs und die Nichtanerkennung der Spese.

• E-Mail im normalen Postfach: Nachrichten in einem gewöhnlichen E-Mail-Postfach können jederzeit bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden. Diese Veränderbarkeit widerspricht Art. 9 GeBÜV. Auch ein Ordner mit dem Namen Rechnungen im Postfach ändert daran nichts.
• Screenshot der E-Mail: Ein Screenshot bildet nur einen Ausschnitt ab und lässt sich mit einfachen Mitteln manipulieren. Er enthält zudem keine überprüfbaren Metadaten und wird von Revisionsstellen nicht als Originalbeleg akzeptiert.
• Ausdruck auf Papier ohne digitales Archiv: Wer eine E-Mail-Rechnung ausdruckt und das digitale Original löscht, verliert den Originalbeleg. Ein Papierausdruck einer digitalen Rechnung ist kein gleichwertiger Ersatz, weil das Originaldokument digital entstanden ist und digital archiviert werden muss.
• Weitergeleitete E-Mail als Beleg: Das Weiterleiten einer Rechnung an die Buchhaltung ersetzt keine Archivierung. Beim Weiterleiten können Header-Informationen verändert werden, und die weitergeleitete Nachricht unterliegt denselben Löschrisiken wie jede andere E-Mail.

Neben klassischen PDF-Rechnungen per E-Mail setzen sich zunehmend strukturierte elektronische Rechnungsformate durch. Diese sogenannten E-Invoicing-Formate enthalten maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung und Prüfung ermöglichen. In der Schweiz gewinnen sie vor allem im B2B-Bereich an Bedeutung.

ZUGFeRD und Factur-X kombinieren ein visuelles PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Die XML-Daten enthalten sämtliche Rechnungsinformationen in strukturierter Form und ermöglichen eine automatische Validierung der MWST-Pflichtangaben. Für die Spesenabrechnung bedeutet das: Weniger manuelle Eingaben, geringere Fehlerquote und ein höherer Manipulationsschutz. Auch wenn in der Schweiz noch keine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung besteht, lohnt es sich für KMU, ihre Systeme auf diese Formate vorzubereiten.