Fahrtenbuch für Spesen: Pflichtangaben, Führung und steuerliche Anerkennung
Ein Fahrtenbuch muss Datum, Start- und Zielort, Fahrtzweck und gefahrene Kilometer enthalten – ohne diese Angaben ist der Kilometeransatz von CHF 0.75 nicht abrechenbar. Das Fahrtenbuch dient als Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber, dem Steueramt und der AHV-Revisionsstelle. Wer die Anforderungen nicht kennt oder das Fahrtenbuch lückenhaft führt, riskiert Nachforderungen und den Verlust des gesamten Kilometerabzugs.
01.Wann ist ein Fahrtenbuch nötig?
Ein Fahrtenbuch ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende oder Selbständige ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten einsetzen und dafür eine Kilometerentschädigung abrechnen. Der aktuelle Ansatz beträgt seit dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen – die Kilometerentschädigung gehört dazu.
Das Steueramt verlangt bei der Veranlagung einen lückenlosen Nachweis der geschäftlich gefahrenen Kilometer. Auch bei einer AHV-Arbeitgeberkontrolle wird geprüft, ob die ausbezahlten Kilometerentschädigungen durch ein Fahrtenbuch belegt sind. Fehlt der Nachweis, können die Entschädigungen als Lohnbestandteil qualifiziert werden, was AHV-Beiträge und Quellensteuer nach sich zieht.
- Arbeitnehmende mit Privatfahrzeug: Wer regelmässig oder gelegentlich das eigene Auto für Kundenbesuche, Aussendienst oder Geschäftsreisen nutzt und CHF 0.75/km abrechnet.
- Selbständigerwerbende: Wer geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug steuerlich als Aufwand geltend machen will, muss die Fahrten einzeln dokumentieren.
- Geschäftsfahrzeug mit Privatanteil: Wird ein Geschäftsfahrzeug auch privat genutzt, kann ein Fahrtenbuch den Privatanteil exakt belegen und die pauschale Aufrechnung von 0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat ersetzen.
02.Pflichtangaben pro Eintrag
Jeder einzelne Eintrag im Fahrtenbuch muss bestimmte Mindestangaben enthalten, damit er steuerlich anerkannt wird. Die folgende Tabelle zeigt, welche Angaben zwingend sind und welche empfohlen werden.
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Die kumulierten Jahreskilometer sind zwar nicht zwingend, erleichtern aber die Plausibilitätsprüfung durch das Steueramt erheblich. Wer diese Spalte mitführt, kann bei einer Kontrolle sofort nachweisen, dass die Gesamtkilometer zum Fahrzeugstand passen. Auch Umwege oder Zwischenstopps sollten vermerkt werden, wenn sie die Kilometerzahl beeinflussen.
Geschäftsfahrten und Kilometerentschädigung digital erfassen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Elektronisches Fahrtenbuch
Elektronische Fahrtenbücher und Apps mit GPS-Tracking sind steuerlich anerkannt, sofern sie die gleichen Pflichtangaben wie ein manuelles Fahrtenbuch enthalten. Entscheidend ist, dass die Daten vollständig, exportierbar und unveränderlich gespeichert werden. Eine nachträgliche Bearbeitung einzelner Einträge muss entweder ausgeschlossen oder als Änderung protokolliert sein.
- Vollständigkeit: Alle Pflichtangaben (Datum, Start-/Zielort, Zweck, Kilometer) müssen pro Fahrt erfasst sein. GPS-Daten allein genügen nicht – der Fahrtzweck muss manuell ergänzt werden.
- Exportierbarkeit: Die Daten müssen in einem gängigen Format (PDF, CSV, Excel) exportiert und dem Steueramt oder dem Arbeitgeber vorgelegt werden können.
- Unveränderlichkeit: Einträge dürfen nach dem Speichern nicht unbemerkt geändert werden. Korrekturen müssen als solche erkennbar sein, idealerweise mit Zeitstempel.
- Datensicherung: Elektronische Fahrtenbücher müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren verfügbar bleiben. Ein regelmässiger Export als Backup ist empfehlenswert.
Apps wie CarTrack oder vergleichbare Lösungen mit automatischem GPS-Tracking erfassen Start, Ziel und Distanz automatisch. Der Fahrtzweck und die Zuordnung als Geschäfts- oder Privatfahrt müssen in der Regel manuell bestätigt werden. Wer diese Nachbearbeitung konsequent nach jeder Fahrt erledigt, hat ein steuerlich einwandfreies Fahrtenbuch.
04.Was wenn kein Fahrtenbuch geführt wurde?
Wurde bisher kein Fahrtenbuch geführt, ist eine nachträgliche Rekonstruktion grundsätzlich möglich, aber riskant. Anhand von Kalendereinträgen, E-Mails, Kundenterminen und Projektdokumentationen lassen sich vergangene Geschäftsfahrten teilweise belegen. Das Steueramt akzeptiert solche Schätzungen jedoch nur eingeschränkt und kann den Kilometerabzug deutlich kürzen.
- Kalender und Termine: Outlook- oder Google-Kalender mit Kundenterminen können als Indiz dienen, ersetzen aber kein vollständiges Fahrtenbuch.
- Routenplaner-Distanzen: Für rekonstruierte Fahrten können Distanzen über Google Maps oder einen anderen Routenplaner ermittelt und dokumentiert werden.
- Risiko bei Revision: Bei einer AHV-Revision oder Steuerprüfung wird eine Schätzung kritisch hinterfragt. Im schlimmsten Fall wird der gesamte Kilometerabzug gestrichen.
Die wichtigste Massnahme: Ab sofort ein Fahrtenbuch führen. Selbst wenn vergangene Jahre nicht mehr lückenlos dokumentiert werden können, schützt ein ab heute geführtes Fahrtenbuch vor künftigen Problemen. Je früher Sie beginnen, desto besser ist Ihre Position bei einer allfälligen Kontrolle.
05.Fahrtenbuch einrichten und korrekt führen: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie ein Fahrtenbuch von Grund auf einrichten, konsequent führen und bei einer Kontrolle durch das Steueramt oder die AHV-Revisionsstelle bestehen. Die Anleitung gilt gleichermassen für Arbeitnehmende mit Privatfahrzeug und Selbständigerwerbende.
Schritt 1: Fahrtenbuch-Format wählen und Vorlage einrichten
Entscheiden Sie sich für ein Format: ein physisches Heft, eine Excel-Tabelle oder eine App mit GPS-Tracking. Alle drei Varianten sind steuerlich anerkannt, sofern die Pflichtangaben vollständig erfasst werden. Für Personen mit wenigen Geschäftsfahrten pro Monat genügt eine einfache Excel-Tabelle. Wer täglich im Aussendienst unterwegs ist, profitiert von einer App mit automatischer Kilometererfassung.
- Excel oder Google Sheets: Kostenlos, flexibel, aber erfordert Disziplin bei der manuellen Eingabe. Spalten für Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer und kumulierte Jahreskilometer anlegen.
- Fahrtenbuch-App mit GPS: Automatische Erfassung von Start, Ziel und Distanz. Der Fahrtzweck muss manuell ergänzt werden. Achten Sie auf Exportfunktion und unveränderliche Speicherung.
- Papier-Fahrtenbuch: Im Fachhandel erhältlich. Vorteil: keine technischen Hürden. Nachteil: Einträge können schwerer nachvollzogen werden, und ein Verlust ist nicht rückgängig zu machen.
Schritt 2: Pflichtangaben pro Fahrt vollständig erfassen
Tragen Sie nach jeder geschäftlichen Fahrt die fünf Kernangaben ein: Datum, Startort, Zielort, Fahrtzweck und gefahrene Kilometer. Der Fahrtzweck muss konkret sein – Angaben wie Geschäftlich oder Kundenbesuch genügen nicht. Schreiben Sie stattdessen den Namen des Kunden oder den Anlass, zum Beispiel Kundentermin Muster AG, Angebotsbesprechung.
Beispieleintrag
Hin- und Rückfahrt werden als separate Einträge erfasst. Auch Zwischenstopps – etwa ein Tankstopp oder ein zweiter Kundenbesuch auf dem Rückweg – sollten als eigene Zeile dokumentiert werden.
Schritt 3: Einträge zeitnah nach jeder Fahrt ergänzen
Tragen Sie jede Fahrt möglichst am selben Tag ein. Je länger Sie warten, desto ungenauer werden die Angaben – und desto weniger glaubwürdig ist das Fahrtenbuch bei einer Kontrolle. Ein Fahrtenbuch, das offensichtlich am Jahresende in einem Rutsch ausgefüllt wurde, wird vom Steueramt nicht akzeptiert.
Richten Sie sich eine Routine ein: Erfassen Sie die Fahrt direkt nach dem Abstellen des Fahrzeugs oder spätestens am Abend. Bei einer App mit GPS-Tracking genügt es, die automatisch erfasste Fahrt zu bestätigen und den Zweck zu ergänzen. Das dauert weniger als eine Minute pro Eintrag.
Schritt 4: Privat- und Geschäftsfahrten sauber trennen
Im Fahrtenbuch werden ausschliesslich geschäftliche Fahrten erfasst. Der Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz gilt steuerlich nicht als Geschäftsfahrt und darf nicht mit CHF 0.75/km abgerechnet werden. Dieser Abzug erfolgt separat in der Steuererklärung unter den Berufsauslagen.
- Geschäftsfahrt: Fahrt vom Büro zum Kunden, zwischen zwei Kundenstandorten oder zu einer geschäftlichen Veranstaltung. Wird im Fahrtenbuch erfasst und mit CHF 0.75/km entschädigt.
- Arbeitsweg: Fahrt von der Wohnung zum regulären Arbeitsplatz. Wird nicht im Fahrtenbuch erfasst, sondern in der Steuererklärung als Berufsauslage deklariert.
- Privatfahrt: Einkäufe, Freizeitfahrten und andere private Fahrten gehören nicht ins Fahrtenbuch und werden nicht entschädigt.
Schritt 5: Fahrtenbuch monatlich prüfen und Kilometerstand abgleichen
Gleichen Sie einmal pro Monat die im Fahrtenbuch erfassten Kilometer mit dem tatsächlichen Kilometerstand des Fahrzeugs ab. Notieren Sie den Tachostand jeweils am Monatsanfang und am Monatsende. Die Differenz muss mit der Summe aus geschäftlichen, privaten und Arbeitsweg-Kilometern übereinstimmen.
Dieser Abgleich ist nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber bei einer Steuerrevision regelmässig verlangt. Wer den Tachostand dokumentiert, kann die Plausibilität des Fahrtenbuchs jederzeit belegen. Unstimmigkeiten von mehr als fünf Prozent deuten auf fehlende Einträge hin und sollten sofort geklärt werden.
Schritt 6: Jahresabschluss erstellen und Fahrtenbuch archivieren
Erstellen Sie am Jahresende eine Zusammenfassung mit der Gesamtzahl der geschäftlichen Kilometer, dem Kilometeransatz (CHF 0.75/km ab 2026) und dem Totalbetrag der Kilometerentschädigung. Diese Zusammenfassung dient als Grundlage für die Spesenabrechnung und die Steuererklärung.
Beispiel Jahresübersicht 2026
Archivieren Sie das Fahrtenbuch zusammen mit den übrigen Spesenbelegen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Bei elektronischen Fahrtenbüchern empfiehlt sich ein jährlicher Export als PDF und CSV, gespeichert an einem sicheren Ort.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Fahrtzweck fehlt oder ist zu allgemein formuliert
Einträge wie Geschäftlich oder Kundenbesuch werden vom Steueramt nicht akzeptiert. Schreiben Sie immer den konkreten Anlass und den Kundennamen, zum Beispiel Kundentermin Muster AG, Offertbesprechung. Fehlende Fahrtzwecke führen dazu, dass einzelne Fahrten gestrichen werden.
Fehler 2: Fahrtenbuch wird erst am Monats- oder Jahresende ausgefüllt
Ein offensichtlich nachträglich erstelltes Fahrtenbuch verliert seine Beweiskraft. Das Steueramt erkennt anhand gleichmässiger Handschrift oder identischer Formatierung, dass Einträge nicht zeitnah erfasst wurden. Tragen Sie jede Fahrt am selben Tag ein.
Fehler 3: Arbeitsweg wird als Geschäftsfahrt erfasst
Die Fahrt zwischen Wohnort und regulärem Arbeitsplatz ist keine Geschäftsfahrt und darf nicht mit CHF 0.75/km abgerechnet werden. Wird dieser Fehler bei einer Kontrolle entdeckt, werden sämtliche Arbeitsweg-Kilometer gestrichen und allenfalls als Lohn aufgerechnet.
Fehler 4: Kilometerangaben ohne Plausibilitätsprüfung
Wenn die Summe der erfassten Kilometer nicht zum Tachostand passt, wird das gesamte Fahrtenbuch in Frage gestellt. Gleichen Sie die Kilometerstände monatlich ab und dokumentieren Sie den Tachostand am Jahresanfang und Jahresende.
Fehler 5: Elektronisches Fahrtenbuch ohne Exportfunktion
Eine App, die keine Daten als PDF oder CSV exportieren kann, ist für den Steuernachweis unbrauchbar. Prüfen Sie vor der Nutzung, ob die App einen vollständigen Export aller Einträge ermöglicht und ob Änderungen protokolliert werden.
07.Häufige Fragen
Reicht ein Excel-Fahrtenbuch für das Steueramt?
Ja, ein Excel-Fahrtenbuch wird vom Steueramt akzeptiert, sofern alle Pflichtangaben (Datum, Start-/Zielort, Fahrtzweck, Kilometer) vollständig erfasst sind. Wichtig ist, dass die Einträge zeitnah erfolgen und die Datei nicht nachträglich manipuliert wird. Ein regelmässiger PDF-Export mit Datum schafft zusätzliche Sicherheit.
Muss das Fahrtenbuch unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis verlangen manche Arbeitgeber im Spesenreglement eine monatliche Unterschrift als Bestätigung der Richtigkeit. Gegenüber dem Steueramt genügt ein vollständig und zeitnah geführtes Fahrtenbuch ohne Unterschrift.
Wie lange muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?
Das Fahrtenbuch muss wie alle geschäftsrelevanten Belege zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Fahrten stattfanden. Bei elektronischen Fahrtenbüchern sollten Sie jährlich einen Export erstellen und sicher speichern.
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für Motorräder und E-Bikes?
Der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt für Personenwagen. Für Motorräder beträgt die Pauschale CHF 0.40/km, für Mofas und E-Bikes CHF 0.25/km. Auch für diese Fahrzeuge muss ein Fahrtenbuch geführt werden, wenn die Kilometerentschädigung abgerechnet wird.
Was passiert, wenn das Steueramt mein Fahrtenbuch nicht akzeptiert?
Wird das Fahrtenbuch als unvollständig oder unglaubwürdig eingestuft, kann das Steueramt den Kilometerabzug kürzen oder vollständig streichen. Die ausbezahlten Kilometerentschädigungen werden dann als Lohn qualifiziert, was Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Einkommenssteuer zur Folge hat.