Fahrtkosten zwischen Baustellen korrekt abrechnen: Fahrttypen, Ansätze und Dokumentation
Fahrten zwischen Baustellen sind mit CHF 0.75/km erstattungsfähig – Fahrten von Zuhause zur Stammbaustelle sind Pendlerweg und nicht erstattungsfähig. Gerade im Baugewerbe, wo Mitarbeitende häufig zwischen mehreren Einsatzorten pendeln, sorgt die Abgrenzung zwischen Pendlerweg und erstattungsfähiger Dienstfahrt regelmässig für Unsicherheit. Wer die Fahrttypen nicht sauber trennt, riskiert Nachzahlungen bei einer Lohnbuchprüfung oder verschenkt berechtigte Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber.
01.Fahrtkosten zwischen Baustellen abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte zeigen, wie Poliere, Maurer, Monteure und Bauleiter ihre Baustellenfahrten korrekt erfassen, den richtigen Ansatz anwenden und die Abrechnung fristgerecht einreichen. Halten Sie sich an diese Reihenfolge, damit keine Fahrt vergessen geht und die Erstattung reibungslos verläuft.
Schritt 1: Fahrttyp bestimmen und Erstattungsanspruch klären
Bevor eine Fahrt als Spesen geltend gemacht werden kann, muss der Fahrttyp klar bestimmt werden. Das Schweizer Arbeitsrecht unterscheidet zwischen dem Pendlerweg und geschäftlich veranlassten Fahrten. Nur Letztere begründen einen Erstattungsanspruch gemäss Art. 327a OR. Im Baugewerbe gibt es drei typische Konstellationen, die unterschiedlich behandelt werden.
- Stammbaustelle (Pendlerweg): Die Fahrt von Zuhause zur zugewiesenen Stammbaustelle und zurück ist ein Arbeitsweg. Dieser ist steuerlich über den Pendlerabzug geregelt und wird vom Arbeitgeber nicht als Spesen erstattet.
- Auswärtiger Einsatz: Wird ein Mitarbeitender vorübergehend auf einer anderen Baustelle eingesetzt, die weiter entfernt liegt als die Stammbaustelle, handelt es sich um einen auswärtigen Einsatz. Die Mehrkilometer gegenüber dem normalen Arbeitsweg sind erstattungsfähig.
- Fahrt zwischen Baustellen: Fährt ein Mitarbeitender während des Arbeitstages von einer Baustelle zu einer anderen, ist die gesamte Strecke geschäftlich veranlasst und vollständig erstattungsfähig. Dies gilt auch für Fahrten zum Materialabholort, sofern der Arbeitgeber die Fahrt angeordnet hat.
Im Zweifelsfall gilt: Sobald der Arbeitgeber den Einsatzort bestimmt und dieser nicht der vertraglich vereinbarten Stammbaustelle entspricht, liegt eine geschäftlich veranlasste Fahrt vor. Dokumentieren Sie die Zuweisung schriftlich, etwa per Einsatzplan oder Arbeitsrapport.
Schritt 2: Fahrten lückenlos dokumentieren
Jede erstattungsfähige Fahrt muss einzeln und zeitnah dokumentiert werden. Ohne vollständige Aufzeichnung kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern, und bei einer Revision durch die Steuerbehörde drohen Aufrechungen. Ein Fahrtenbuch – ob auf Papier oder digital per App – ist das geeignete Mittel.
Pflichtangaben pro Fahrt
Tragen Sie die Fahrten am selben Tag ein. Nachträgliche Rekonstruktionen aus dem Gedächtnis sind fehleranfällig und werden bei Prüfungen beanstandet. Wer eine Spesen-App nutzt, kann Start- und Zielort direkt per GPS erfassen und spart sich die manuelle Eingabe.
Schritt 3: Erstattungsansatz korrekt anwenden
Der Erstattungsansatz hängt vom verwendeten Verkehrsmittel ab. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem privaten Personenwagen CHF 0.75/km. Dieser Ansatz deckt Treibstoff, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt pauschal ab. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km müssen nicht zwingend neu genehmigt werden, sollten aber bei nächster Gelegenheit angepasst werden.
Erstattungsansätze nach Verkehrsmittel (Stand 2026)
Prüfen Sie zusätzlich den anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag. Der GAV Bauhauptgewerbe sieht unter bestimmten Voraussetzungen höhere Entschädigungen oder Wegzeitentschädigungen vor, die dem gesetzlichen Minimum vorgehen. Massgebend ist der GAV, der auf das konkrete Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Branchenverband oder der Paritätischen Kommission nach.
Schritt 4: Abrechnung zusammenstellen und einreichen
Die Fahrtkostenabrechnung wird in der Regel monatlich eingereicht. Fassen Sie alle erstattungsfähigen Fahrten des Abrechnungsmonats zusammen und legen Sie eine Kopie des Fahrtenbuchs bei. Die Abrechnung muss vom zuständigen Polier oder Bauleiter genehmigt werden, bevor sie an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet wird.
- Abrechnungsformular: Verwenden Sie das betriebsinterne Formular oder die vom Arbeitgeber bereitgestellte App. Tragen Sie jede Fahrt einzeln ein und berechnen Sie die Gesamtsumme.
- Fahrtenbuchkopie: Legen Sie eine vollständige Kopie des Fahrtenbuchs für den Abrechnungsmonat bei. Bei digitaler Erfassung genügt ein PDF-Export.
- Genehmigung: Der Polier oder Bauleiter prüft die Plausibilität der Fahrten anhand der Einsatzpläne und zeichnet die Abrechnung ab. Ohne Genehmigung erfolgt keine Auszahlung.
- Einreichfrist: Reichen Sie die Abrechnung spätestens bis zum 5. Arbeitstag des Folgemonats ein. Verspätete Abrechnungen können gemäss Spesenreglement abgelehnt werden.
Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber die Auslagen ersetzen, die dem Arbeitnehmer durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen. Der Anspruch verjährt nach fünf Jahren (Art. 128 OR). Trotzdem empfiehlt es sich, Fahrten zeitnah abzurechnen, da die Nachweisbarkeit mit der Zeit abnimmt.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendlerweg als Spesen abgerechnet
Die Fahrt von Zuhause zur Stammbaustelle wird fälschlicherweise als Dienstfahrt deklariert. Bei einer Lohnbuchprüfung führt dies zu Aufrechungen und Nachforderungen bei den Sozialversicherungen. Klären Sie bei jedem Einsatzort, ob es sich um die vertraglich vereinbarte Stammbaustelle handelt.
Fehler 2: Fahrtenbuch fehlt oder ist lückenhaft
Ohne lückenloses Fahrtenbuch kann der Arbeitgeber die Erstattung verweigern, und die Steuerbehörde rechnet die Pauschalen als Lohnbestandteil auf. Führen Sie das Fahrtenbuch täglich und tragen Sie jede Fahrt einzeln mit allen Pflichtangaben ein.
Fehler 3: Veralteter Kilometeransatz verwendet
Wer noch mit CHF 0.70/km abrechnet, verschenkt pro 100 Kilometer CHF 5.00. Seit dem 1. Januar 2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75/km. Passen Sie Formulare und Vorlagen entsprechend an.
Fehler 4: GAV-Ansprüche nicht geprüft
Der GAV Bauhauptgewerbe kann höhere Entschädigungen oder zusätzliche Wegzeitentschädigungen vorsehen. Wer nur den gesetzlichen Mindestansatz anwendet, verzichtet möglicherweise auf berechtigte Ansprüche. Prüfen Sie den anwendbaren GAV vor jeder Abrechnung.
Fehler 5: Sammeleinträge statt Einzelfahrten
Einträge wie «diverse Baustellenfahrten März» sind weder steuerlich noch arbeitsrechtlich akzeptiert. Jede Fahrt muss einzeln mit Datum, Start, Ziel und Kilometeranzahl aufgeführt werden. Sammeleinträge werden bei Prüfungen systematisch beanstandet.
03.Häufige Fragen
Gilt die Fahrt zum Materialabholort als Spesen?
Ja, sofern der Arbeitgeber die Fahrt angeordnet hat und der Materialabholort nicht mit der Stammbaustelle identisch ist. Die Fahrt wird wie eine Fahrt zwischen Baustellen behandelt und mit CHF 0.75/km erstattet. Dokumentieren Sie den Geschäftszweck im Fahrtenbuch als Materialabholung.
Muss der Arbeitgeber Fahrtkosten zwischen Baustellen erstatten?
Ja. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Fahrten zwischen Baustellen während des Arbeitstages sind geschäftlich veranlasst und damit erstattungspflichtig. Auf diesen Anspruch kann nicht im Voraus verzichtet werden.
Wie berechne ich die Kilometer zwischen zwei Baustellen?
Massgebend ist die kürzeste zumutbare Strecke zwischen den beiden Einsatzorten. Verwenden Sie einen gängigen Routenplaner wie Google Maps oder die Spesen-App. Bei wiederkehrenden Strecken können Sie die Distanz einmalig festlegen und im Fahrtenbuch als Standardstrecke hinterlegen.
Werden Baustellenfahrten mit dem Firmenfahrzeug auch erstattet?
Bei Fahrten mit dem Firmenfahrzeug entfällt die Kilometerpauschale, da der Arbeitgeber die Fahrzeugkosten bereits trägt. Erstattet werden allenfalls Treibstoffkosten, wenn diese nicht über eine Firmenkarte abgerechnet werden. Die Fahrt muss trotzdem im Fahrtenbuch dokumentiert werden.
Was gilt, wenn meine Stammbaustelle wechselt?
Wird ein Mitarbeitender dauerhaft einer neuen Baustelle zugewiesen, wird diese zur neuen Stammbaustelle. Der Weg dorthin ist dann Pendlerweg. Entscheidend ist die vertragliche oder faktische Zuweisung durch den Arbeitgeber. Vorübergehende Einsätze von wenigen Tagen oder Wochen gelten hingegen als auswärtiger Einsatz mit Spesenanspruch.
Kann der GAV Bauhauptgewerbe einen höheren Kilometeransatz vorsehen?
Ja. Der GAV Bauhauptgewerbe und andere Branchen-GAV können Ansätze festlegen, die über der ESTV-Pauschale von CHF 0.75/km liegen. Zusätzlich sehen manche GAV eine Wegzeitentschädigung vor, die unabhängig von der Kilometerpauschale geschuldet ist. Prüfen Sie den für Ihr Arbeitsverhältnis geltenden GAV.