Fahrtkosten für Mandantenbesuche beim Treuhänder: Zuordnung, Abrechnung und Pauschalen
Treuhänder rechnen Fahrtkosten für Mandantenbesuche mit CHF 0.75/km oder ÖV-Tarif ab – hier wie man sie korrekt dem Mandat oder intern zuordnet. Gerade in Treuhandbüros mit mehreren Mandaten entstehen rasch unübersichtliche Fahrtkostenpositionen, wenn die Zuordnung nicht von Anfang an sauber erfolgt. Fehlerhafte oder fehlende Dokumentation führt bei einer Revision zu Nachfragen der Steuerbehörden und kann die Abzugsfähigkeit der Spesen gefährden.
01.Fahrtkosten für Mandantenbesuche korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte decken den gesamten Prozess ab – von der Planung einer Mandantenfahrt bis zur Genehmigung der Abrechnung. Wer diese Reihenfolge einhält, hat bei einer Prüfung durch die ESTV oder den Revisor alle Nachweise griffbereit.
Schritt 1: Fahrt planen und vollständig dokumentieren
Bevor Sie losfahren, halten Sie die wesentlichen Angaben fest. Eine lückenlose Dokumentation ist gemäss Art. 327a OR Voraussetzung dafür, dass der Arbeitgeber die Auslagen erstatten muss. Für Einzeltreuhänder gilt dasselbe Prinzip: Nur belegbare Geschäftsfahrten sind steuerlich abzugsfähig.
- Mandatsreferenz: Tragen Sie die Mandatsnummer oder den Klientennamen ein, damit die Fahrt eindeutig zugeordnet werden kann.
- Besuchsgrund: Notieren Sie den konkreten Anlass, zum Beispiel Jahresabschlussbesprechung, Belegübergabe oder Steuerberatung.
- Adresse und Strecke: Erfassen Sie Start- und Zieladresse. Bei Fahrten mit dem Privatwagen notieren Sie den Kilometerstand vor und nach der Fahrt oder die Distanz gemäss Routenplaner.
- Datum und Uhrzeit: Halten Sie Abfahrts- und Rückkehrzeit fest. Das ist besonders relevant, wenn gleichzeitig Verpflegungsspesen anfallen.
Wer die Dokumentation erst Wochen später nachholt, riskiert Ungenauigkeiten. Erfassen Sie die Angaben am besten direkt nach der Fahrt oder nutzen Sie eine App, die den Kilometerstand automatisch übernimmt.
Schritt 2: Verkehrsmittel wählen und Tarif bestimmen
In den meisten Treuhandbüros gilt der öffentliche Verkehr in der 2. Klasse als Standardverkehrsmittel. Wer mit dem Privatwagen fährt, muss dies sachlich begründen können – etwa weil der Mandant schlecht an den ÖV angebunden ist oder schwere Unterlagen transportiert werden müssen.
Vergütungssätze nach Verkehrsmittel (Stand 2026)
Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt seit dem 1. Januar 2026. Treuhandbüros, deren Spesenreglement noch CHF 0.70 vorsieht und bereits von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde, müssen keine neue Genehmigung einholen. Es empfiehlt sich dennoch, das Reglement bei nächster Gelegenheit zu aktualisieren.
Wenn Sie regelmässig denselben Mandanten besuchen, lohnt sich ein Halbtax-Abonnement. Die Kosten dafür können anteilig als Geschäftsauslage verbucht werden, sofern das Abo überwiegend geschäftlich genutzt wird.
Schritt 3: Fahrtkosten dem Mandat oder intern zuordnen
Die Zuordnung entscheidet darüber, ob die Fahrtkosten dem Klienten weiterverrechnet werden oder ob das Treuhandbüro sie als eigene Betriebsausgabe trägt. Diese Entscheidung sollte vor der Abrechnung feststehen, idealerweise bereits im Mandatsvertrag oder in der Honorarvereinbarung geregelt sein.
- Mandatsbezogene Fahrtkosten: Fahrten, die direkt einem Klienten dienen, werden auf dessen Mandatskonto gebucht. Sie erscheinen auf der Honorarrechnung als separate Position oder sind im Pauschalhonorar eingerechnet.
- Interne Fahrtkosten: Fahrten zu Weiterbildungen, Behördengängen ohne Mandatsbezug oder Büromaterial-Einkäufe belasten die allgemeine Kostenstelle des Büros.
- Gemischte Fahrten: Besuchen Sie auf einer Fahrt mehrere Mandanten, teilen Sie die Strecke anteilig auf die jeweiligen Mandate auf. Dokumentieren Sie die Teilstrecken einzeln.
In der Buchhaltung empfiehlt sich ein separates Aufwandkonto für mandatsbezogene Fahrtkosten (z. B. Konto 6500 Reisespesen Mandate) und eines für interne Fahrten (z. B. Konto 6510 Reisespesen intern). So lässt sich bei der Jahresrechnung sofort erkennen, welcher Anteil weiterverrechnet wurde.
Schritt 4: Abrechnung erstellen und genehmigen lassen
Die Spesenabrechnung erfolgt je nach Büroorganisation monatlich oder projektbezogen nach Mandatsabschluss. Entscheidend ist, dass die Abrechnung zeitnah eingereicht wird – idealerweise innerhalb von 30 Tagen nach der Fahrt. So bleiben die Angaben nachvollziehbar und die Liquidität des Mitarbeitenden wird nicht unnötig belastet.
- Monatliche Abrechnung: Geeignet für Treuhandbüros mit regelmässigen Mandantenbesuchen. Alle Fahrten eines Monats werden gesammelt eingereicht.
- Projektbezogene Abrechnung: Sinnvoll bei grösseren Mandaten wie Jahresabschlüssen oder Revisionen. Die Fahrtkosten werden zusammen mit dem Projekthonorar abgerechnet.
In Treuhandbüros mit mehreren Mitarbeitenden genehmigt in der Regel die Geschäftsführung oder ein Partner die Spesenabrechnung. Einzeltreuhänder genehmigen ihre eigenen Spesen, sollten aber ein Vier-Augen-Prinzip einrichten: Entweder prüft der Revisor die Spesenabrechnungen stichprobenweise, oder eine externe Buchhaltungsstelle kontrolliert die Belege quartalsweise.
Genehmigungsprozess nach Bürogrösse
Nach der Genehmigung wird die Erstattung über die Lohnbuchhaltung oder als separate Zahlung ausbezahlt. Gemäss Art. 327a OR muss der Arbeitgeber die notwendigen Auslagen ersetzen. Bei mandatsbezogenen Fahrtkosten, die dem Klienten weiterverrechnet werden, erfolgt die Erstattung an den Mitarbeitenden unabhängig davon, ob der Klient die Rechnung bereits bezahlt hat.
Prozessübersicht
02.Häufige Fehler
Fehler 1: Mandatszuordnung fehlt oder ist unklar
Fahrtkosten ohne Mandatsreferenz landen auf der allgemeinen Kostenstelle und können dem Klienten nicht mehr weiterverrechnet werden. Tragen Sie die Mandatsnummer bei jeder Fahrt sofort ein, damit die Zuordnung lückenlos bleibt.
Fehler 2: Kilometerstand nicht notiert
Ohne Kilometerstand oder Routenplaner-Nachweis lässt sich die gefahrene Distanz bei einer Prüfung nicht belegen. Die Steuerbehörde kann den Abzug in diesem Fall streichen. Erfassen Sie den Stand vor und nach jeder Fahrt oder verwenden Sie eine GPS-basierte Erfassung.
Fehler 3: Veraltete Kilometerpauschale verwendet
Wer noch mit CHF 0.70 pro Kilometer abrechnet, verschenkt pro 100 Kilometer CHF 5.00. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Pauschale von CHF 0.75/km. Prüfen Sie Ihr Spesenreglement und passen Sie den Satz bei Gelegenheit an.
Fehler 4: Privatfahrten und Geschäftsfahrten vermischt
Werden private Umwege auf einer Mandantenfahrt nicht herausgerechnet, entsteht ein geldwerter Vorteil, der im Lohnausweis deklariert werden muss. Dokumentieren Sie bei gemischten Fahrten die geschäftliche Teilstrecke separat.
Fehler 5: Keine Genehmigung bei Selbstabrechnung
Einzeltreuhänder, die ihre Spesen ohne jede Kontrolle abrechnen, riskieren bei einer Revision Beanstandungen. Richten Sie mindestens eine quartalsweise Stichprobenkontrolle durch den Revisor oder eine externe Stelle ein.
03.Häufige Fragen
Kann ich als Einzeltreuhänder meine eigenen Spesen selbst genehmigen?
Ja, Einzeltreuhänder genehmigen ihre Spesen selbst. Allerdings sollten Sie ein Kontrollsystem einrichten, etwa eine stichprobenweise Prüfung durch den Revisor oder eine externe Buchhaltungsstelle. So vermeiden Sie Beanstandungen bei einer Revision und erfüllen die Sorgfaltspflicht.
Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Mandantenbesuche mit dem Privatwagen 2026?
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Satz deckt Benzin, Versicherung, Abschreibung und Unterhalt ab. Treuhandbüros mit einem bereits genehmigten Reglement, das noch CHF 0.70 vorsieht, müssen keine neue Genehmigung einholen, sollten den Satz aber bei nächster Gelegenheit anpassen.
Muss ich als Treuhänder ÖV 2. Klasse fahren oder darf ich 1. Klasse reisen?
Die meisten Spesenreglemente sehen ÖV 2. Klasse als Standard vor. Fahrten in der 1. Klasse sind möglich, wenn das Spesenreglement dies erlaubt oder eine sachliche Begründung vorliegt, etwa eine lange Reisezeit mit Arbeitsnotwendigkeit. Die Differenz muss im Mandat oder intern begründet werden.
Kann ich Fahrtkosten für Mandantenbesuche dem Klienten weiterverrechnen?
Ja, sofern dies im Mandatsvertrag oder in der Honorarvereinbarung geregelt ist. Mandatsbezogene Fahrtkosten werden auf der Honorarrechnung als separate Position ausgewiesen oder sind im Pauschalhonorar eingerechnet. Klären Sie die Handhabung vor Mandatsbeginn mit dem Klienten.
Wie dokumentiere ich eine Fahrt, bei der ich mehrere Mandanten besuche?
Teilen Sie die Gesamtstrecke anteilig auf die einzelnen Mandate auf. Dokumentieren Sie für jeden Mandanten die Teilstrecke separat mit Start- und Zieladresse. Die Rückfahrt zum Büro wird dem letzten besuchten Mandanten zugeordnet oder anteilig verteilt, je nach Regelung im Spesenreglement.