Fehlende Spesenbelege: Duplikat, Eigenbeleg und Zahlungsnachweis
Fehlende Spesenbelege können durch Duplikate, Kontoauszüge oder Eigenbelege ersetzt werden – ohne jeden Nachweis ist weder Kostenerstattung durch AG noch MWST-Vorsteuerabzug möglich. Gerade bei Geschäftsreisen oder Kundenessen geht ein Kassenbon schnell verloren. Wer den Verlust sofort systematisch angeht, kann in den meisten Fällen einen gleichwertigen oder zumindest ausreichenden Ersatznachweis beschaffen und so die Erstattung sichern.
01.Was die Revisionsstelle akzeptiert
Die Revisionsstelle prüft bei jeder Spesenabrechnung, ob die Belege den Aufwand hinreichend dokumentieren. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass ein Nachweis vorliegt, sondern welche Art von Nachweis es ist. Je nach Belegart ergeben sich unterschiedliche steuerliche Konsequenzen – insbesondere beim MWST-Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG.
Akzeptanz von Ersatzbelegen durch die Revisionsstelle
Grundsätzlich gilt: Je näher der Ersatzbeleg an den Informationsgehalt des Originals herankommt, desto eher akzeptiert ihn die Revisionsstelle. Ein Duplikat mit MWST-Nummer, Datum und Leistungsbeschreibung ist praktisch gleichwertig. Ein Eigenbeleg hingegen wird nur dann anerkannt, wenn der Betrag plausibel ist und der Geschäftszweck nachvollziehbar dokumentiert wurde.
02.Fehlende Spesenbelege ersetzen: Schritt für Schritt
Die folgenden vier Schritte führen vom wahrscheinlichsten Erfolg zum letzten Ausweg. Beginnen Sie immer mit dem Duplikat – erst wenn dieses nicht erhältlich ist, greifen Sie auf Zahlungsnachweise oder Eigenbelege zurück.
Schritt 1: Duplikat beim Aussteller anfordern
Der erste und wirksamste Schritt ist die Anforderung eines Duplikats beim ursprünglichen Aussteller. Restaurants, Hotels, Tankstellen und Lieferanten stellen auf Anfrage häufig eine Kopie oder Zweitausfertigung der Rechnung aus. Einen rechtlichen Anspruch darauf gibt es zwar nicht, in der Praxis zeigen sich die meisten Anbieter jedoch kulant.
- Per E-Mail anfragen: Nennen Sie Datum, ungefähren Betrag und – falls vorhanden – eine Reservierungs- oder Rechnungsnummer. Die meisten Betriebe können die Rechnung innerhalb weniger Tage aus ihrem System reproduzieren.
- Telefonisch nachfassen: Reagiert der Aussteller nicht auf die E-Mail, hilft ein kurzer Anruf. Fragen Sie gezielt nach der Buchhaltungsabteilung.
- Frist beachten: Je schneller Sie handeln, desto grösser die Chance. Viele Kassensysteme speichern Transaktionsdaten nur 30 bis 90 Tage.
Ein Duplikat mit MWST-Nummer, Leistungsbeschreibung und Betrag ist steuerlich nahezu gleichwertig wie das Original. Damit bleibt auch der Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG erhalten.
Schritt 2: Zahlungsnachweis als Ergänzung sichern
Ist kein Duplikat erhältlich, dient ein Zahlungsnachweis als zweitbeste Lösung. Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen oder Zahlungsbestätigungen aus dem E-Banking belegen, dass eine Zahlung an den betreffenden Empfänger erfolgt ist. Dieser Nachweis dokumentiert Betrag, Datum und Zahlungsempfänger – nicht aber den konkreten Geschäftszweck.
- Kreditkartenabrechnung: Zeigt Händlername, Datum und Betrag. Laden Sie die Abrechnung als PDF aus dem Kartenportal herunter und markieren Sie die relevante Transaktion.
- Kontoauszug (E-Banking): Enthält Buchungsdatum und Empfänger. Exportieren Sie den Auszug zeitnah, da ältere Transaktionen bei manchen Banken nur begrenzt abrufbar sind.
- Twint- oder Mobile-Payment-Beleg: Digitale Zahlungsdienste bieten in der App eine Transaktionshistorie mit Empfänger und Betrag. Screenshots oder PDF-Exporte sichern.
Ein Zahlungsnachweis allein berechtigt nicht zum MWST-Vorsteuerabzug, da die nach Art. 26 MWSTG erforderlichen Angaben fehlen. Ergänzen Sie den Zahlungsnachweis deshalb immer mit einer kurzen Notiz zum Geschäftszweck.
Schritt 3: Eigenbeleg als letzte Option erstellen
Wenn weder Duplikat noch Zahlungsnachweis verfügbar sind, bleibt der Eigenbeleg. Dabei dokumentieren Sie die Ausgabe selbst. Der Eigenbeleg ist die schwächste Form des Nachweises und wird von der Revisionsstelle nur akzeptiert, wenn die Angaben plausibel und vollständig sind.
- Datum der Ausgabe: Genaues Datum angeben, an dem die Ausgabe getätigt wurde.
- Betrag: Exakter Betrag in CHF. Schätzungen sind nur bei Kleinbeträgen akzeptabel und müssen als solche gekennzeichnet sein.
- Kategorie: Spesenkategorie gemäss Spesenreglement angeben, z. B. Verpflegung, Transport oder Büromaterial.
- Geschäftszweck: Konkreter Anlass der Ausgabe: Kundenname, Projektbezug oder Reiseziel. Je detaillierter, desto glaubwürdiger.
- Unterschrift: Der Eigenbeleg muss vom Mitarbeitenden unterschrieben und datiert werden.
Ein Vorsteuerabzug ist beim Eigenbeleg ausgeschlossen, da die Anforderungen von Art. 26 MWSTG nicht erfüllt werden. Viele Unternehmen setzen im Spesenreglement eine Obergrenze für Eigenbelege fest – beispielsweise maximal CHF 50 pro Einzelbeleg oder CHF 200 pro Monat.
Schritt 4: Fehlende Belege beim Arbeitgeber kommunizieren
Reichen Sie die Spesenabrechnung mit einem klaren Vermerk zu den fehlenden Belegen ein. Transparenz ist entscheidend: Der Arbeitgeber muss wissen, welche Positionen ohne Originalbeleg eingereicht werden und welcher Ersatznachweis vorliegt. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber zur Erstattung notwendiger Auslagen verpflichtet – die Art des Nachweises regelt jedoch das interne Spesenreglement.
- Vermerk auf der Abrechnung: Kennzeichnen Sie jede Position ohne Originalbeleg mit dem Hinweis 'Originalbeleg fehlt' und der Art des Ersatznachweises.
- Ersatzbelege beilegen: Fügen Sie Duplikate, Zahlungsnachweise oder Eigenbelege der Abrechnung bei – idealerweise in der Reihenfolge der Positionen.
- Entscheid des Arbeitgebers abwarten: Der Arbeitgeber entscheidet, ob die Erstattung ohne Originalbeleg erfolgt. Akzeptieren Sie die Entscheidung und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Häufen sich fehlende Belege, kann der Arbeitgeber strengere Nachweispflichten im Spesenreglement verankern. Umgekehrt lohnt es sich, den Vorfall zum Anlass zu nehmen, den eigenen Belegprozess zu verbessern – etwa durch sofortiges Fotografieren von Belegen nach Erhalt.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Belegverlust nicht sofort bemerkt
Wer den Verlust erst Wochen später feststellt, hat schlechtere Chancen auf ein Duplikat. Kassensysteme löschen Transaktionsdaten oft nach 30 bis 90 Tagen. Prüfen Sie Ihre Belege am besten noch am selben Tag und fotografieren Sie jeden Beleg sofort nach Erhalt.
Fehler 2: Eigenbeleg ohne Geschäftszweck
Ein Eigenbeleg, der nur Datum und Betrag enthält, wird von der Revisionsstelle in der Regel nicht akzeptiert. Ohne konkreten Geschäftszweck fehlt die Plausibilität. Geben Sie immer den Anlass, den Kundennamen oder das Projekt an.
Fehler 3: Zahlungsnachweis als vollwertigen Beleg behandelt
Ein Kontoauszug belegt die Zahlung, nicht den Geschäftszweck. Wer den Zahlungsnachweis ohne ergänzende Notiz einreicht, riskiert Rückfragen der Revisionsstelle und verliert den MWST-Vorsteuerabzug. Ergänzen Sie jeden Zahlungsnachweis mit einer kurzen Erklärung.
Fehler 4: Fehlende Belege nicht auf der Abrechnung vermerkt
Werden Positionen ohne Beleg stillschweigend eingereicht, entsteht der Eindruck mangelnder Sorgfalt. Die Finanzabteilung muss den Mangel selbst entdecken, was den Prozess verzögert. Kennzeichnen Sie fehlende Belege proaktiv und legen Sie den Ersatznachweis bei.
Fehler 5: Vorsteuerabzug trotz fehlendem Originalbeleg geltend gemacht
Der MWST-Vorsteuerabzug setzt gemäss Art. 28 MWSTG einen formell korrekten Beleg mit MWST-Nummer voraus. Eigenbelege und reine Zahlungsnachweise erfüllen diese Anforderung nicht. Ein zu Unrecht geltend gemachter Vorsteuerabzug kann bei einer ESTV-Kontrolle zu Nachforderungen und Verzugszinsen führen.
04.Häufige Fragen
Kann der Arbeitgeber Spesen ohne Beleg vollständig ablehnen?
Ja, der Arbeitgeber kann die Erstattung ablehnen, wenn das Spesenreglement einen Originalbeleg oder gleichwertigen Ersatz vorschreibt. Art. 327a OR verpflichtet zwar zur Erstattung notwendiger Auslagen, doch die Nachweispflicht liegt beim Mitarbeitenden. Ohne jeden Nachweis fehlt die Grundlage für eine Erstattung.
Ist ein Eigenbeleg steuerlich absetzbar?
Ein Eigenbeleg kann als Kostennachweis in der Buchhaltung verbucht werden, sofern er plausibel und vollständig ist. Der MWST-Vorsteuerabzug ist damit jedoch ausgeschlossen, da die formellen Anforderungen von Art. 26 MWSTG nicht erfüllt werden. Die Revisionsstelle akzeptiert Eigenbelege nur bei nachvollziehbarem Geschäftszweck.
Wie lange habe ich Zeit, ein Duplikat anzufordern?
Es gibt keine gesetzliche Frist für die Anforderung eines Duplikats. In der Praxis sollten Sie innerhalb weniger Tage handeln, da viele Kassensysteme Transaktionsdaten nur 30 bis 90 Tage speichern. Je schneller Sie anfragen, desto wahrscheinlicher erhalten Sie eine Kopie.
Reicht ein Screenshot der Kreditkartenabrechnung als Spesenbeleg?
Ein Screenshot der Kreditkartenabrechnung belegt die Zahlung, ersetzt aber keinen vollwertigen Beleg. Er zeigt Betrag, Datum und Händler, nicht aber den Geschäftszweck oder die MWST-Angaben. Ergänzen Sie den Screenshot mit einer Notiz zum geschäftlichen Anlass und nutzen Sie ihn nur, wenn kein Duplikat erhältlich ist.
Gibt es eine Betragsgrenze, unter der kein Beleg nötig ist?
Das Gesetz kennt keine generelle Betragsgrenze für beleglose Spesen. Viele Spesenreglemente sehen jedoch Pauschalen vor, etwa CHF 20 pro Tag für Kleinspesen, die ohne Einzelbeleg abgerechnet werden können. Ob und in welcher Höhe solche Pauschalen gelten, bestimmt das jeweilige Spesenreglement des Arbeitgebers.