Fehlender Geschäftszweck auf dem Spesenbeleg: Pflicht, Beispiele und Korrektur

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Schlüsselwort ist notwendig: Der Arbeitgeber muss prüfen können, ob eine Ausgabe tatsächlich beruflich veranlasst war. Ohne Geschäftszweck auf dem Beleg fehlt genau dieser Nachweis. In der Praxis führt das fast immer zur Ablehnung der Spesenerstattung.

Auch steuerlich ist der Geschäftszweck unverzichtbar. Das kantonale Steueramt prüft bei Revisionen, ob verbuchte Spesen geschäftsmässig begründet sind. Fehlt die Angabe, wird der Aufwand dem steuerbaren Gewinn wieder zugerechnet. Bei der MWST gilt dasselbe Prinzip: Die ESTV verlangt für den Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG, dass die Aufwendung im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit erfolgt ist. Ein Restaurantbeleg ohne Geschäftszweck lässt sich nicht von einer privaten Einladung unterscheiden, weshalb der Vorsteuerabzug regelmässig gestrichen wird.

• Arbeitsrechtlich: Art. 327a OR begrenzt die Erstattungspflicht auf beruflich notwendige Auslagen. Ohne dokumentierten Geschäftszweck kann der Arbeitgeber die Rückerstattung verweigern.
• Steuerrechtlich: Das Steueramt erkennt Spesen nur als geschäftsmässig begründeten Aufwand an, wenn der berufliche Zusammenhang aus dem Beleg hervorgeht.
• MWST-rechtlich: Die ESTV verweigert den Vorsteuerabzug, wenn die unternehmerische Verwendung der Ausgabe nicht nachvollziehbar dokumentiert ist.

Eine brauchbare Geschäftszweck-Angabe beantwortet drei Fragen: Warum fand die Ausgabe statt? Wer war beteiligt? Welches Geschäft oder Projekt steht dahinter? Je konkreter die Angabe, desto weniger Rückfragen entstehen bei der internen Prüfung und bei einer allfälligen Steuerrevision. Vage Begriffe wie Kundentreffen oder Meeting reichen nicht aus, weil sie keinen Rückschluss auf die geschäftliche Notwendigkeit erlauben.

Die Faustregel lautet: Wenn eine unbeteiligte Person anhand der Angabe nachvollziehen kann, warum die Ausgabe geschäftlich nötig war, ist die Formulierung ausreichend. Kürzel und interne Projektnummern sind erlaubt, solange sie im Unternehmen eindeutig zugeordnet werden können.

Bestimmte Spesenkategorien erfordern über den allgemeinen Geschäftszweck hinaus zusätzliche Angaben. Die Anforderungen ergeben sich aus der steuerlichen Praxis und den MWST-Vorgaben der ESTV.

• Geschäftsessen und Bewirtung: Neben dem Anlass müssen die Namen aller Teilnehmenden und deren Firmenzugehörigkeit angegeben werden. Bei grösseren Anlässen ab etwa zehn Personen genügt die Angabe der Gruppe (z. B. Vertriebsteam Region Ost, 12 Personen). Zusätzlich ist der konkrete Zweck zu nennen, etwa Vertragsverhandlung oder Projektabschluss.
• Konferenzen und Messen: Der vollständige Name der Veranstaltung, der Veranstaltungsort und das Datum gehören auf den Beleg. Falls das Unternehmen mit einem Stand vertreten ist, sollte dies ebenfalls vermerkt werden.
• Weiterbildung: Anzugeben sind der Kursname, der Anbieter und idealerweise die Modulnummer oder das Kursdatum. Bei mehrtägigen Kursen reicht ein Verweis auf den Gesamtkurs mit Angabe des jeweiligen Moduls.
• Kundenbewirtung mit Repräsentationscharakter: Bei Repräsentationsspesen ist besondere Sorgfalt geboten, da diese ab CHF 6000 pro Jahr im Lohnausweis deklariert werden müssen. Der Beleg muss das bewirtete Unternehmen, den Anlass und die Anzahl Gäste enthalten. Ab 2026 gilt ein absolutes Maximum von CHF 24 000 pro Jahr.

Für Kilometerabrechnungen mit der Pauschale von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) ist der Geschäftszweck ebenfalls Pflicht. Hier genügt die Angabe von Start, Ziel und Anlass der Fahrt, zum Beispiel: Büro Bern – Kunde Meier AG, Solothurn, Servicebesprechung.

Im Alltag passiert es regelmässig, dass der Geschäftszweck nicht sofort auf dem Beleg notiert wird. Je länger die Ergänzung hinausgezögert wird, desto schwieriger wird die korrekte Zuordnung. Die wichtigste Regel lautet deshalb: So schnell wie möglich nachtragen, idealerweise noch am selben Tag oder spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen.

• Kalender als Gedächtnisstütze: Der eigene Kalender ist die zuverlässigste Quelle, um den Anlass einer Ausgabe zu rekonstruieren. Termine, Teilnehmerlisten und Besprechungsnotizen liefern in der Regel alle nötigen Informationen.
• E-Mails und Einladungen prüfen: Einladungen zu Geschäftsessen, Konferenzbestätigungen oder Reisebuchungen enthalten fast immer den geschäftlichen Kontext. Ein kurzer Blick ins Postfach reicht oft aus.
• Eigenbeleg als letzter Ausweg: Wenn sich der genaue Zweck nicht mehr rekonstruieren lässt, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser muss den Anlass so plausibel wie möglich beschreiben und vom Vorgesetzten visiert werden. Ein Eigenbeleg ohne nachvollziehbare Begründung wird bei einer Revision nicht akzeptiert.

Ein nachträglich ergänzter Geschäftszweck ist steuerlich und arbeitsrechtlich gleichwertig mit einer sofortigen Angabe, solange die Ergänzung plausibel und zeitnah erfolgt. Problematisch wird es erst, wenn Belege systematisch ohne Geschäftszweck eingereicht und erst Monate später pauschal ergänzt werden. In solchen Fällen unterstellt das Steueramt häufig, dass die Angaben konstruiert sind.