Fremdwährung Spesen falsch umrechnen: SNB-Kurs, Nachweise und Dokumentation
Wer Spesen in Fremdwährung einreicht, muss den Betrag korrekt in Schweizer Franken umrechnen. Massgebend ist grundsätzlich der SNB-Tageskurs am Belegdatum, nicht der Kreditkartenkurs oder ein frei gewählter Internetkurs. Trotzdem reichen viele Mitarbeitende Belege ohne CHF-Gegenwert ein oder verwenden einen falschen Kurs, was bei Steuerrevisionen regelmässig zu Korrekturen führt.
Die korrekte Umrechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch den Lohnausweis: Falsch umgerechnete Spesen können als verdeckter Lohn qualifiziert werden. Dieser Beitrag zeigt, welcher Kurs gilt, wie die Dokumentation aussehen muss und wo die häufigsten Fehler liegen.
01.Welcher Wechselkurs ist massgebend?
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und die kantonalen Steuerbehörden verlangen, dass Fremdwährungsbeträge zum Devisenkurs der Schweizerischen Nationalbank (SNB) umgerechnet werden. Massgebend ist der Kurs am Tag der Ausgabe, also am Belegdatum. Verwendet wird der Devisenkurs Verkauf, da der Mitarbeitende die Fremdwährung faktisch kauft, um die Auslage zu bezahlen.
Vergleich der gängigen Wechselkurse bei Fremdwährungsspesen
Bei Unternehmen mit sehr vielen Fremdwährungsbelegen akzeptieren einzelne Kantone auch den SNB-Monatsmittelkurs, sofern diese Methode im genehmigten Spesenreglement verankert ist und konsistent angewendet wird. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs innerhalb derselben Abrechnungsperiode ist nicht zulässig.
02.Korrekte Umrechnung und Dokumentation
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Fremdwährungsauslagen umfasst diese Pflicht den tatsächlichen Gegenwert in CHF. Damit die Buchhaltung den Beleg korrekt verbuchen kann, muss die Umrechnung nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Belegdatum festhalten: Das Datum auf dem Originalbeleg bestimmt, welcher SNB-Tageskurs angewendet wird. Bei mehrtägigen Reisen gilt jeweils das Datum der einzelnen Auslage, nicht das Rückreisedatum.
- Kurs und Quelle angeben: Auf der Spesenabrechnung oder dem Beiblatt muss der verwendete Kurs und die Quelle (z. B. SNB-Tageskurs vom 15.03.2026) vermerkt sein. Ein blosser CHF-Betrag ohne Kursangabe genügt nicht.
- CHF-Gegenwert berechnen: Der Fremdwährungsbetrag wird mit dem SNB-Devisenkurs Verkauf multipliziert. Beispiel: EUR 85.00 bei einem Kurs von 0.9520 ergibt CHF 80.92.
- Kreditkartenabrechnung beilegen: Zusätzlich zum Originalbeleg empfiehlt sich die Kreditkartenabrechnung als Nachweis. Weicht der Kartenkurs erheblich vom SNB-Kurs ab, ist die Differenz zu dokumentieren.
- Kursdifferenz behandeln: Erstattet der Arbeitgeber zum SNB-Kurs und wurde dem Mitarbeitenden via Kreditkarte ein höherer Betrag belastet, trägt der Mitarbeitende die Differenz. Alternativ kann das Spesenreglement vorsehen, dass der Kartenkurs erstattet wird, sofern der Beleg vorliegt.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender bezahlt am 10. April 2026 in Berlin ein Geschäftsessen mit EUR 120.00 per Kreditkarte. Die Kreditkartenabrechnung weist CHF 115.80 aus (Kurs 0.9650). Der SNB-Tageskurs Verkauf am 10. April beträgt jedoch 0.9480, was CHF 113.76 ergibt. Für die Spesenabrechnung ist der Betrag von CHF 113.76 massgebend. Die Differenz von CHF 2.04 geht zulasten des Mitarbeitenden, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht.
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Mehr erfahren →03.Fremdwährungsregelung im Spesenreglement
Ein von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement sollte die Umrechnungsmethode für Fremdwährungsbelege verbindlich festlegen. Die SSK-Musterreglemente (Stand Januar 2026) verlangen, dass Spesenreglemente inhaltlich den Mustervorlagen entsprechen. Fehlt eine Fremdwährungsklausel, entscheidet im Streitfall die Steuerbehörde über den anzuwendenden Kurs.
- Kursmethode: Festlegen, ob der SNB-Tageskurs oder der SNB-Monatsmittelkurs verwendet wird. Die gewählte Methode muss für alle Mitarbeitenden einheitlich gelten.
- Behandlung von Kursdifferenzen: Regeln, ob der Arbeitgeber den SNB-Kurs oder den nachgewiesenen Kartenkurs erstattet. Beide Varianten sind zulässig, müssen aber konsistent angewendet werden.
- Dokumentationspflicht: Vorgeben, welche Angaben der Mitarbeitende auf der Abrechnung liefern muss: Originalwährung, Betrag, Kurs, Quelle, CHF-Gegenwert.
- Belegpflicht bei Kreditkartenzahlung: Festhalten, ob neben dem Originalbeleg auch die Kreditkartenabrechnung einzureichen ist. Dies erleichtert die Prüfung und reduziert Rückfragen.
Unternehmen, die ihr Spesenreglement 2026 neu einreichen oder anpassen, sollten die Fremdwährungsklausel explizit aufnehmen. Bei bereits genehmigten Reglementen ohne solche Klausel empfiehlt sich eine Ergänzung bei der nächsten Überarbeitung. Bis dahin gilt der SNB-Tageskurs als Standardmethode.
04.Steuerliche Folgen falscher Umrechnung
Falsch umgerechnete Fremdwährungsspesen haben Auswirkungen auf den Lohnausweis, die Gewinnsteuer des Unternehmens und unter Umständen auf den Vorsteuerabzug. Die ESTV prüft bei Revisionen systematisch, ob die deklarierten Spesenbeträge mit den Belegen und den angewendeten Kursen übereinstimmen.
Mögliche Folgen bei fehlerhafter Fremdwährungsumrechnung
Besonders heikel ist die systematische Verwendung eines zu hohen Kurses. Stellt die Steuerbehörde fest, dass ein Unternehmen regelmässig über dem SNB-Kurs abrechnet, kann sie die Differenz als geldwerte Leistung qualifizieren. Dies führt zu Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall zu Bussen. Die Beweislast für den korrekten Kurs liegt beim Unternehmen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs als Umrechnungskurs verwenden
Der Kreditkartenkurs enthält einen Aufschlag des Kartenherausgebers und weicht typischerweise 1 bis 3 Prozent vom SNB-Kurs ab. Wird er als Umrechnungskurs in der Spesenabrechnung verwendet, ist der CHF-Betrag regelmässig zu hoch. Die Steuerbehörde kann die Differenz als Lohnbestandteil aufrechnen.
Fehler 2: Beleg ohne CHF-Gegenwert und ohne Kursangabe einreichen
Viele Mitarbeitende reichen den Originalbeleg in Fremdwährung ein, ohne den CHF-Gegenwert, den verwendeten Kurs und die Kursquelle anzugeben. Die Buchhaltung muss dann selbst umrechnen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt. Im Revisionsfall fehlt der Nachweis, dass der korrekte Kurs angewendet wurde.
Fehler 3: Kurs vom Abrechnungstag statt vom Belegdatum verwenden
Massgebend ist das Datum der Auslage, nicht das Datum der Spesenabrechnung oder der Kreditkartenbelastung. Bei volatilen Währungen kann die Differenz zwischen Beleg- und Abrechnungsdatum mehrere Prozent betragen. Besonders bei Monatsabrechnungen mit Belegen vom Monatsanfang ist dieser Fehler verbreitet.
Fehler 4: Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs innerhalb einer Periode
Manche Unternehmen verwenden für kleine Beträge den Monatsmittelkurs und für grosse Beträge den Tageskurs. Diese Inkonsistenz ist steuerlich nicht zulässig. Das Spesenreglement muss eine einheitliche Methode vorgeben, die für alle Belege und alle Mitarbeitenden gilt.
Fehler 5: Internetkurse ohne nachvollziehbare Quelle heranziehen
Kurse von Google, XE oder anderen Webseiten sind nicht standardisiert und variieren je nach Abfragezeitpunkt. Die Steuerbehörde akzeptiert nur den SNB-Kurs als verbindliche Referenz. Wer einen Internetkurs verwendet, riskiert bei der Revision eine vollständige Neuberechnung aller Fremdwährungsbelege.
06.Häufige Fragen
Wo finde ich den SNB-Tageskurs für ein bestimmtes Datum?
Die Schweizerische Nationalbank veröffentlicht die Devisenkurse täglich auf ihrer Website unter data.snb.ch. Dort lassen sich historische Kurse nach Datum und Währung abrufen. Für die Spesenabrechnung ist jeweils der Devisenkurs Verkauf am Belegdatum relevant.
Darf der Arbeitgeber den Kreditkartenkurs erstatten statt den SNB-Kurs?
Ja, sofern das genehmigte Spesenreglement dies ausdrücklich vorsieht und der Kreditkartenbeleg als Nachweis vorliegt. Steuerlich massgebend bleibt der SNB-Kurs. Die Differenz zwischen Kartenkurs und SNB-Kurs muss das Unternehmen als Aufwand verbuchen und kann bei systematischer Überzahlung als geldwerte Leistung qualifiziert werden.
Wie rechne ich Spesen in exotischen Währungen um, für die kein SNB-Kurs existiert?
Für Währungen, die nicht im SNB-Kursblatt geführt werden, ist der Kurs einer anerkannten Finanzquelle wie Reuters oder Bloomberg heranzuziehen. Die Quelle und der Kurs müssen auf der Spesenabrechnung dokumentiert werden. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Rücksprache mit der zuständigen Steuerbehörde.
Muss ich für jeden einzelnen Beleg einen separaten Tageskurs nachschlagen?
Grundsätzlich ja, wenn der SNB-Tageskurs als Methode gewählt wurde. Bei hohem Belegvolumen kann das Spesenreglement den SNB-Monatsmittelkurs vorsehen, was den Aufwand deutlich reduziert. Die Methode muss aber konsistent für alle Belege der Abrechnungsperiode gelten.
Was passiert, wenn der Beleg kein Datum enthält?
Ohne erkennbares Belegdatum lässt sich der korrekte SNB-Tageskurs nicht bestimmen. In diesem Fall sollte der Mitarbeitende das Datum handschriftlich ergänzen und durch einen Zusatznachweis belegen, etwa durch die Kreditkartenabrechnung oder eine Reisebestätigung. Belege ohne jeglichen Datumsnachweis werden von der Steuerbehörde bei Revisionen regelmässig beanstandet.
Gilt bei Bargeldbezug am Automaten im Ausland auch der SNB-Kurs?
Ja, auch bei Bargeldbezügen in Fremdwährung ist der SNB-Tageskurs am Tag des Bezugs massgebend. Der auf dem Automatenbeleg ausgewiesene Kurs ist nicht verbindlich. Der Bargeldbezugsbeleg sollte zusammen mit den damit bezahlten Auslagenbelegen eingereicht werden, um die Zuordnung zu ermöglichen.