Auslandspesen in Fremdwährung umrechnen: ESTV-Kurs, Belege, MWST
Fremdwährungsspesen werden zum ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs des Ausgabedatums in CHF umgerechnet – der auf dem Kreditkartenauszug ausgewiesene Kurs reicht nicht. Wer Geschäftsreisen ins Ausland unternimmt, muss bei der Spesenabrechnung besonders auf die korrekte Währungsumrechnung achten. Fehler bei der Kursermittlung führen zu Beanstandungen bei Revisionen und können steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen – sowohl für Arbeitnehmende als auch für das Unternehmen.
01.Welcher Wechselkurs gilt?
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) gibt zwei anerkannte Kursarten vor, die für die Umrechnung von Fremdwährungsspesen in CHF verwendet werden dürfen. Entscheidend ist immer das Datum, an dem die Ausgabe tatsächlich getätigt wurde – nicht das Datum der Kreditkartenabrechnung oder der Speseneinreichung.
- ESTV-Tageskurs: Der Tageskurs entspricht dem von der ESTV publizierten Devisenkurs am Tag der Ausgabe. Er ist die bevorzugte Variante, weil er den tatsächlichen Marktkurs am genauesten abbildet. Für jede Transaktion wird der Kurs des jeweiligen Ausgabedatums herangezogen.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Der Monatsmittelkurs ist der Durchschnittskurs eines Kalendermonats, ebenfalls von der ESTV publiziert. Er vereinfacht die Abrechnung bei vielen Einzeltransaktionen im selben Monat und wird von den Steuerbehörden ebenfalls anerkannt.
- Nicht anerkannte Kurse: Wechselkurse von Bankwährungsrechnern, Google-Suchergebnissen oder Kreditkartenabrechnungen gelten nicht als massgebliche Umrechnungsgrundlage. Der auf dem Kreditkartenauszug ausgewiesene Kurs enthält in der Regel einen Aufschlag der kartenausgebenden Bank und weicht vom ESTV-Kurs ab.
Die offiziellen ESTV-Kurse sind auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung unter der Rubrik Kurslisten Devisen abrufbar. Dort stehen sowohl Tages- als auch Monatsmittelkurse für alle gängigen Währungen als PDF und CSV zum Download bereit. Das Unternehmen muss im Spesenreglement festlegen, welche der beiden Kursvarianten angewendet wird, und diese Wahl konsistent beibehalten.
02.Wie korrekt umrechnen – Beispiele
Die Umrechnung erfolgt nach einer einfachen Formel: Fremdwährungsbetrag multipliziert mit dem ESTV-Kurs am Ausgabedatum ergibt den CHF-Betrag. Auf dem Beleg oder der Spesenabrechnung müssen der angewandte Kurs, das Kursdatum und der resultierende CHF-Betrag vermerkt sein.
Umrechnungsbeispiele mit ESTV-Tageskurs
Bei der Berechnung wird der ESTV-Kurs mit vier Dezimalstellen verwendet und das Ergebnis auf 5 Rappen gerundet. Wichtig: Der Kurs muss nachvollziehbar auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung dokumentiert werden. Wer den Kurs nicht vermerkt, riskiert, dass die Buchhaltung die Spesen zurückweist oder bei einer Revision beanstandet wird.
Wird im Unternehmen der Monatsmittelkurs verwendet, gilt für alle Transaktionen eines Monats derselbe Kurs. Im obigen EUR-Beispiel würde dann nicht der Tageskurs vom Ausgabedatum, sondern der Monatsmittelkurs des betreffenden Monats angewendet. Beide Varianten sind korrekt, sofern das Spesenreglement die Methode eindeutig vorgibt.
Auslandspesen in Fremdwährung erfassen und automatisch umrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Belegpflicht bei Auslandspesen
Auch bei Auslandspesen gilt die Belegpflicht gemäss Art. 327a OR. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen – und der Arbeitnehmer muss diese Auslagen belegen können.
- Originalbelege in Landessprache: Belege in der Landessprache des Reiselandes sind zulässig und müssen nicht übersetzt werden. Die Buchhaltung muss jedoch erkennen können, um welche Art von Ausgabe es sich handelt. Eine kurze Notiz auf dem Beleg (z. B. Geschäftsessen mit Kunde X) ist empfehlenswert.
- Handwechsel ohne Beleg: Wird im Ausland bar bezahlt und kein Beleg ausgestellt (z. B. Trinkgeld, Gepäckträger, Strassengebühren), muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser enthält Datum, Ort, Betrag in Fremdwährung, den ESTV-Tageskurs, den CHF-Betrag und den Verwendungszweck.
- Kreditkartenbeleg als Ergänzung: Der Kreditkartenbeleg allein ersetzt den Originalbeleg nicht, da er weder den Leistungsinhalt noch die MWST ausweist. Er kann aber als ergänzender Nachweis dienen, wenn der Originalbeleg vorhanden ist.
Bei Auslandspesen bis CHF 20 pro Einzelausgabe kann das Spesenreglement eine vereinfachte Belegpflicht vorsehen. Die Kleinspesenpauschale von CHF 20 pro Tag deckt solche Bagatellausgaben pauschal ab, sofern das Reglement dies vorsieht.
04.MWST bei Auslandspesen
Leistungen, die im Ausland erbracht und konsumiert werden, unterliegen nicht der Schweizer Mehrwertsteuer. Das bedeutet: Auf einem Hotelbeleg aus Deutschland ist deutsche MWST ausgewiesen, nicht Schweizer MWST. Für die Schweizer Buchhaltung hat diese ausländische MWST keine Relevanz als Vorsteuer.
MWST-Behandlung von Auslandspesen in der Schweizer Buchhaltung
Ein Sonderfall entsteht, wenn ein Schweizer Lieferant eine Leistung im Ausland erbringt – etwa ein Schweizer Seminaranbieter, der eine Schulung in Deutschland durchführt. Hier ist der Leistungsort gemäss MWSTG zu bestimmen. Liegt der Leistungsort im Ausland, fällt keine Schweizer MWST an. Liegt er in der Schweiz (z. B. bei gewissen Dienstleistungen nach dem Empfängerortsprinzip), kann Schweizer MWST geschuldet sein und ein Vorsteuerabzug ist möglich.
In der Spesenabrechnung werden Auslandspesen daher immer brutto – also inklusive der ausländischen Steuer – als Aufwand verbucht. Die ausländische MWST wird nicht separat ausgewiesen und fliesst vollständig in den Spesenaufwand ein. Eine Rückerstattung ausländischer MWST ist in bestimmten Ländern über ein separates Erstattungsverfahren möglich, hat aber mit der Spesenabrechnung selbst nichts zu tun.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenkurs statt ESTV-Kurs verwenden
Der Wechselkurs auf der Kreditkartenabrechnung enthält einen Aufschlag der Bank und weicht vom ESTV-Kurs ab. Wird dieser Kurs in der Spesenabrechnung verwendet, erkennt die Steuerbehörde die Umrechnung bei einer Revision nicht an. Verwenden Sie konsequent den ESTV-Tages- oder Monatsmittelkurs und dokumentieren Sie diesen auf dem Beleg.
Fehler 2: Kursdatum falsch gewählt
Häufig wird der Kurs am Tag der Speseneinreichung oder der Kreditkartenbelastung statt am Tag der tatsächlichen Ausgabe verwendet. Massgeblich ist immer das Datum, an dem die Leistung bezogen wurde – also etwa das Datum des Restaurantbesuchs, nicht der Buchungstag auf dem Kontoauszug.
Fehler 3: Umrechnungskurs nicht dokumentiert
Fehlt der angewandte Wechselkurs auf dem Beleg oder der Abrechnung, ist die Umrechnung nicht nachvollziehbar. Die Buchhaltung muss den Kurs bei einer Revision belegen können. Vermerken Sie auf jedem Fremdwährungsbeleg den ESTV-Kurs, das Kursdatum und den resultierenden CHF-Betrag.
Fehler 4: Ausländische MWST als Vorsteuer geltend machen
Die auf einem ausländischen Beleg ausgewiesene Mehrwertsteuer darf in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert eine Nachforderung durch die ESTV. Auslandspesen werden immer brutto verbucht.
Fehler 5: Kreditkartenbeleg als alleinigen Beleg einreichen
Der Kreditkartenbeleg zeigt nur den Betrag und den Händlernamen, aber weder den Leistungsinhalt noch die MWST. Ohne Originalbeleg (Rechnung, Quittung) fehlt der Nachweis über die geschäftliche Veranlassung. Reichen Sie immer den Originalbeleg ein und verwenden Sie den Kreditkartenbeleg nur als Ergänzung.
06.Häufige Fragen
Was mache ich, wenn der Kreditkartenkurs vom ESTV-Kurs abweicht?
Der Kreditkartenkurs ist für die Spesenabrechnung nicht massgeblich. Rechnen Sie den Fremdwährungsbetrag mit dem ESTV-Tageskurs oder Monatsmittelkurs des Ausgabedatums in CHF um. Die Differenz zum tatsächlich belasteten Betrag auf der Kreditkartenabrechnung wird als Kursdifferenz verbucht.
Wo finde ich die offiziellen ESTV-Wechselkurse?
Die ESTV publiziert Tages- und Monatsmittelkurse auf ihrer Website unter der Rubrik Kurslisten. Die Kurse stehen als PDF und CSV für alle gängigen Währungen zum Download bereit. Für die Spesenabrechnung benötigen Sie den Devisenkurs (nicht den Notenkurs).
Darf ich für alle Spesen eines Monats denselben Kurs verwenden?
Ja, sofern Sie den ESTV-Monatsmittelkurs verwenden. Diese Methode muss im Spesenreglement festgelegt sein und wird dann für alle Transaktionen des betreffenden Monats einheitlich angewendet. Ein Wechsel zwischen Tageskurs und Monatsmittelkurs innerhalb derselben Abrechnung ist nicht zulässig.
Muss ich ausländische Belege übersetzen lassen?
Nein, Originalbelege in der Landessprache des Reiselandes sind zulässig. Es empfiehlt sich jedoch, eine kurze handschriftliche Notiz auf dem Beleg anzubringen, die den Geschäftszweck beschreibt (z. B. Geschäftsessen mit Kunde). Bei exotischen Sprachen kann die Buchhaltung eine formlose Übersetzung der wesentlichen Angaben verlangen.
Kann ich mir die ausländische Mehrwertsteuer zurückholen?
In bestimmten EU-Ländern können Schweizer Unternehmen die im Ausland bezahlte MWST über ein Erstattungsverfahren zurückfordern. Dies geschieht jedoch nicht über die Spesenabrechnung, sondern über einen separaten Antrag bei der ausländischen Steuerbehörde. Die Fristen und Mindestbeträge variieren je nach Land.
Was gilt, wenn ich im Ausland bar Geld gewechselt habe und keinen Beleg habe?
Erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Ort, Betrag in Fremdwährung, dem ESTV-Tageskurs und dem resultierenden CHF-Betrag. Notieren Sie den Verwendungszweck und unterschreiben Sie den Eigenbeleg. Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben und werden bei Revisionen besonders geprüft.