GAV und Spesenregelungen: Branchenklauseln, Ansätze und Anwendung
Viele Schweizer GAV enthalten Spesenregelungen die über das OR-Minimum hinausgehen – hier wie man GAV-Spesenklauseln findet und korrekt anwendet. Für HR-Verantwortliche in Branchen mit Gesamtarbeitsvertrag reicht es nicht, nur die ESTV-Pauschalen und Art. 327a OR zu kennen. Wer einen allgemeinverbindlich erklärten GAV ignoriert, riskiert Nachforderungen von Arbeitnehmenden und Sanktionen durch paritätische Kommissionen.
01.Warum Spesen branchenabhängig sind
Die Art und Höhe der anfallenden Berufsauslagen unterscheidet sich je nach Branche erheblich. Ein Monteur im Baugewerbe hat andere Ausgabenmuster als eine Pflegefachperson im Gesundheitswesen oder ein Aussendienstmitarbeiter im Detailhandel. Genau deshalb haben die Sozialpartner in zahlreichen Branchen GAV-Klauseln ausgehandelt, die über das gesetzliche Minimum von Art. 327a OR hinausgehen.
- Baugewerbe: Hohe Reise- und Verpflegungskosten durch wechselnde Einsatzorte. GAV sehen häufig Auslösungen, Fahrzeit-Entschädigungen und erhöhte Kilometerpauschalen vor.
- Gastgewerbe (L-GAV): Spezifische Regelungen zu Verpflegung am Arbeitsplatz, Unterkunftsentschädigungen und Reinigungspauschalen für Berufskleidung.
- Temporärbranche (GAV Personalverleih): Einsatzbetrieb-abhängige Spesenregelungen; der GAV Personalverleih verweist auf die Spesenregelungen des Einsatzbetriebs oder dessen Branchen-GAV.
- Reinigungsbranche: Fahrkostenentschädigungen bei mehreren Einsatzorten pro Tag und Werkzeugpauschalen für persönliche Arbeitsmittel.
- Detailhandel: Weniger reisebezogene Spesen, dafür teils GAV-Regelungen zu Berufskleidung und Weiterbildungskosten.
Diese Unterschiede erklären, warum ein einheitliches Spesenreglement ohne Berücksichtigung des anwendbaren GAV in vielen Fällen ungenügend ist. Massgeblich ist immer der für den konkreten Betrieb geltende GAV – sei er allgemeinverbindlich erklärt oder einzelvertraglich vereinbart.
02.Was in allen Branchen gleich gilt
Unabhängig davon, ob ein GAV anwendbar ist, bildet Art. 327a OR die gesetzliche Grundlage: Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen. Diese Pflicht ist zwingend und kann weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch GAV zu Ungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Die ESTV legt zudem Pauschalansätze fest, die steuerlich anerkannt sind und in der Praxis als Referenzwerte dienen.
ESTV-Grundansätze 2026 (gelten branchenübergreifend)
Bei Effektivspesen gilt eine generelle Belegpflicht: Arbeitnehmende müssen Originalbelege einreichen, damit die Erstattung steuerlich korrekt verbucht werden kann. Pauschalspesen hingegen erfordern ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement. Seit 2026 müssen solche Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bereits genehmigte Reglemente mit dem alten Kilometeransatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
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Mehr erfahren →03.Was GAV zu Spesen regeln kann
Ein GAV darf Spesenregelungen enthalten, die über die ESTV-Grundansätze und das OR-Minimum hinausgehen. Er darf jedoch nie unter das gesetzliche Minimum fallen. In der Praxis regeln GAV vor allem jene Spesenarten, die in der jeweiligen Branche besonders häufig anfallen und bei denen die gesetzlichen Grundansätze als ungenügend betrachtet werden.
- Höhere Kilometerpauschalen: Einzelne GAV sehen Ansätze über CHF 0.75/km vor, etwa wenn Arbeitnehmende regelmässig schweres Werkzeug transportieren. Der GAV-Ansatz ersetzt dann den ESTV-Ansatz.
- Branchenspezifische Zulagen: Auslösungen im Baugewerbe, Schmutz- und Gefahrenzulagen oder Werkzeugentschädigungen sind typische GAV-Spesen, die im OR nicht explizit geregelt sind.
- Erhöhte Verpflegungsbeiträge: Manche GAV legen Verpflegungsentschädigungen fest, die über CHF 30 pro Mahlzeit liegen, insbesondere bei Arbeit an abgelegenen Einsatzorten ohne Verpflegungsmöglichkeit.
- Unterkunftsentschädigungen: Bei Montagearbeit oder Saisonarbeit regeln GAV häufig die Übernahme von Übernachtungskosten oder stellen Unterkünfte zur Verfügung.
- Fahrzeitentschädigungen: Einige GAV entschädigen die Fahrzeit zwischen Wohnort und wechselndem Einsatzort separat, was über die reine Fahrtkostenerstattung hinausgeht.
Ein konkretes Beispiel: Der Landesmantelvertrag (LMV) für das Bauhauptgewerbe sieht bei auswärtiger Arbeit eine tägliche Auslösung vor, die Verpflegung und Fahrkosten pauschal abdeckt. Diese Auslösung liegt in der Regel deutlich über der Summe der ESTV-Ansätze für Verpflegung und Kleinspesen. Arbeitgeber, die nur die ESTV-Pauschalen zahlen, verletzen in diesem Fall den GAV.
Ob ein bestimmter GAV auf einen Betrieb anwendbar ist, lässt sich über das SECO-Verzeichnis der allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträge prüfen. Allgemeinverbindlich erklärte GAV gelten für alle Betriebe der Branche im definierten Geltungsbereich – auch wenn der Arbeitgeber keinem Verband angehört. Bei nicht allgemeinverbindlichen GAV kommt es darauf an, ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer je einer Vertragspartei angehören oder ob der GAV einzelvertraglich übernommen wurde.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: GAV-Anwendbarkeit nicht geprüft
Viele KMU gehen davon aus, dass kein GAV gilt, weil sie keinem Arbeitgeberverband angehören. Allgemeinverbindlich erklärte GAV gelten jedoch für alle Betriebe im Geltungsbereich. Eine Prüfung über das SECO-Verzeichnis ist zwingend, bevor ein Spesenreglement erstellt wird.
Fehler 2: ESTV-Ansätze anstelle höherer GAV-Ansätze angewendet
Wenn der GAV einen höheren Spesenansatz vorsieht als die ESTV-Pauschale, ist der GAV-Ansatz massgeblich. Wer nur die ESTV-Grundpauschalen zahlt, verletzt den GAV und riskiert Nachforderungen durch die paritätische Kommission oder direkt durch Arbeitnehmende.
Fehler 3: Spesenreglement ohne GAV-Abgleich genehmigen lassen
Ein kantonales Spesenreglement, das tiefere Ansätze enthält als der anwendbare GAV, schützt nicht vor GAV-Verstössen. Die steuerliche Genehmigung des Reglements ersetzt nicht die Pflicht zur Einhaltung des GAV. Beide Regelwerke müssen parallel berücksichtigt werden.
Fehler 4: GAV-Spesenklauseln bei Temporärarbeit ignoriert
Im Personalverleih gilt häufig der GAV des Einsatzbetriebs für die Spesenregelungen. Verleiher, die nur den GAV Personalverleih konsultieren, übersehen möglicherweise branchenspezifische Zulagen des Einsatzbetriebs. Der GAV Personalverleih verweist in vielen Fällen explizit auf die Regelungen des Einsatzbetriebs.
Fehler 5: Veraltete GAV-Fassung als Grundlage verwendet
GAV werden regelmässig neu verhandelt und angepasst. Wer mit einer veralteten Fassung arbeitet, wendet möglicherweise überholte Spesenansätze an. Die aktuelle Fassung ist jeweils beim zuständigen Berufsverband oder über das SECO abrufbar.
05.Häufige Fragen
Gilt ein höherer GAV-Spesenansatz auch wenn der Arbeitgeber davon nichts weiss?
Ja. Bei allgemeinverbindlich erklärten GAV gilt der Grundsatz, dass Unkenntnis nicht vor Pflichten schützt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die für seinen Betrieb geltenden GAV zu kennen und anzuwenden. Arbeitnehmende können höhere GAV-Ansätze rückwirkend einfordern, wobei die Verjährungsfrist gemäss Art. 128 OR fünf Jahre beträgt.
Wo finde ich heraus, ob für meine Branche ein GAV mit Spesenregelungen gilt?
Das SECO führt ein öffentliches Verzeichnis aller allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträge. Zusätzlich bieten die Branchenverbände und die paritätischen Kommissionen Auskunft. Für nicht allgemeinverbindliche GAV ist der jeweilige Arbeitgeberverband die richtige Anlaufstelle.
Kann ein Einzelarbeitsvertrag GAV-Spesenregelungen ersetzen?
Nein, ein Einzelarbeitsvertrag darf nicht zu Ungunsten des Arbeitnehmers vom GAV abweichen. Enthält der GAV höhere Spesenansätze, gehen diese vor. Günstigere Regelungen im Einzelarbeitsvertrag sind hingegen zulässig, da sie den Arbeitnehmer besserstellen.
Muss ich GAV-Spesen im Lohnausweis separat ausweisen?
GAV-Spesen werden im Lohnausweis gleich behandelt wie andere Spesen. Effektivspesen mit Beleg erscheinen nicht im Lohnausweis. Pauschalspesen, die ein genehmigtes Reglement voraussetzen, werden in Ziffer 13.1 ausgewiesen. Übersteigen GAV-Pauschalen die ESTV-Ansätze ohne genehmigtes Reglement, ist der übersteigende Betrag als Lohnbestandteil zu deklarieren.
Was passiert bei einem Verstoss gegen GAV-Spesenregelungen?
Die paritätische Kommission des GAV kann Kontrollen durchführen und bei Verstössen Konventionalstrafen verhängen. Zusätzlich können betroffene Arbeitnehmende die Differenz zwischen dem gezahlten und dem GAV-konformen Betrag gerichtlich einfordern. Die Verjährungsfrist für solche Forderungen beträgt fünf Jahre.
Gelten GAV-Spesenregelungen auch für Teilzeitangestellte und Lernende?
Das hängt vom persönlichen Geltungsbereich des jeweiligen GAV ab. Viele GAV schliessen Lernende explizit aus oder sehen reduzierte Ansätze vor. Teilzeitangestellte sind in der Regel eingeschlossen, wobei einzelne Pauschalen anteilig berechnet werden können. Der konkrete GAV-Text ist massgeblich.