GAV Spitex: Fahrtkosten, Kilometerpauschale und kantonale Regeln
Für Spitex-Mitarbeitende richtet sich die Fahrtkosten-Erstattung nach Art. 327a OR, einem allfällig anwendbaren GAV oder dem kantonalen Personalrecht – hier, wie diese Regeln mit den steuerlichen Vorgaben der ESTV-Wegleitung zusammenspielen. Spitex-Mitarbeitende legen täglich mehrere Wege zwischen Klientinnen und Klienten zurück, was die Fahrtkostenabrechnung zu einem zentralen Thema für HR-Abteilungen und Teamleitungen macht. Diese Seite zeigt, welche Ansätze steuerlich gelten, wann ein GAV arbeitsrechtlich Vorrang hat und welches Regelwerk für welche Organisation massgebend ist.
01.Was der GAV Spitex zu Fahrtkosten regelt
Ist ein GAV anwendbar, kann er spezifische Bestimmungen zur Entschädigung von Fahrten zwischen Einsatzorten enthalten; massgebend ist dann der konkrete Vertragstext. Da Spitex-Mitarbeitende ihren Arbeitsort laufend wechseln, fallen pro Arbeitstag regelmässig mehrere Fahrten an. Ohne GAV regeln Arbeitsvertrag, Spesenreglement oder kantonales Personalrecht die Ansätze, die mindestens die notwendigen Auslagen nach Art. 327a OR decken müssen.
Übliche Fahrtkostenregelungen in Spitex-Organisationen (Beispiele, massgebend ist das anwendbare Regelwerk)
Wichtig: Die Kilometerpauschale von CHF 0.75 gilt für Fahrten zwischen Einsatzorten, nicht für den Arbeitsweg von zu Hause zum ersten Einsatzort. Letzterer ist gemäss Art. 327a OR grundsätzlich nicht erstattungspflichtig, es sei denn, der GAV oder das Betriebsreglement sieht eine abweichende Regelung vor. In der Praxis vergüten einige Spitex-Organisationen den Arbeitsweg dennoch, wenn der erste Einsatzort weit vom Betriebsstandort entfernt liegt.
- Kantonale Regelungen: Für öffentlich-rechtliche Spitex-Organisationen gelten kantonale oder kommunale Personalvorschriften, die eigene Regeln etwa zu Parkgebühren oder Kilometeransätzen enthalten können.
- Höhere Pauschalen möglich: Arbeitgeber dürfen höhere Kilometerentschädigungen gewähren, beispielsweise CHF 0.80 oder CHF 0.85/km. Steuerlich sind Ansätze über CHF 0.75/km nicht mehr durch Rz 52 gedeckt: Sie brauchen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement oder sind im Lohnausweis betragsmässig anzugeben.
- Fahrrad-Entschädigung: Für Fahrten mit dem Fahrrad oder E-Bike gibt es keinen einheitlichen Ansatz. Die Entschädigung wird betriebsintern bzw. im anwendbaren Regelwerk geregelt. Üblich sind Pauschalen zwischen CHF 0.25 und CHF 0.35 pro Kilometer.
02.Wann die GAV-Regelung vor der ESTV gilt
Das Zusammenspiel zwischen GAV-Bestimmungen und steuerlichen Ansätzen sorgt in der Praxis regelmässig für Unsicherheit. Grundsätzlich gilt: Die Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis sind steuerliche Höchstwerte, bis zu denen Spesen ohne Reglement und ohne Betragsangabe vergütet werden können. Ein GAV kann arbeitsrechtlich günstigere Regelungen vorsehen; steuerlich gelten dafür ein genehmigtes Reglement oder die Angabe im Lohnausweis.
Verhältnis von GAV- bzw. Reglementsansätzen und steuerlichen Vorgaben
Ein konkretes Beispiel: Eine Spitex-Organisation vergütet CHF 0.85/km gemäss internem Reglement. Ohne Betragsangabe gedeckt sind nach Rz 52 nur CHF 0.75/km. Ohne genehmigtes Spesenreglement sind die Autospesen deshalb im Lohnausweis betragsmässig anzugeben – bei angenommenen 15 000 km pro Jahr CHF 12 750 (15 000 × CHF 0.85). Entsprechen die CHF 0.85/km nicht den effektiven Fahrzeugkosten, kann der überhöhte Teil als Lohn aufgerechnet werden; ein genehmigtes Reglement schafft hier Rechtssicherheit.
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung aller notwendigen Auslagen. Ein anwendbarer GAV konkretisiert diese Pflicht für die Branche. Liegt ein vertraglicher Ansatz unter den tatsächlichen notwendigen Kosten, schuldet der Arbeitgeber trotzdem mindestens den Betrag gemäss Art. 327a OR. Die Werte nach Rz 52 dienen dabei als Orientierung für die Angemessenheit der Erstattung.
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Mehr erfahren →03.Welcher GAV gilt für welche Spitex-Organisation
Nicht alle Spitex-Organisationen unterstehen demselben Regelwerk. Die Unterscheidung zwischen privater und öffentlicher Spitex sowie die Frage, ob überhaupt ein GAV anwendbar ist, sind entscheidend für die Spesenregelungen. HR-Verantwortliche müssen zunächst klären, welches Regelwerk für ihre Organisation massgebend ist, bevor sie Spesenreglemente erstellen oder anpassen.
- Private Spitex-Organisationen: Für private Spitex-Unternehmen gilt ein GAV nur, wenn der Betrieb Mitglied eines vertragsschliessenden Arbeitgeberverbands ist, den GAV einzelvertraglich übernommen hat oder eine Allgemeinverbindlicherklärung besteht. Andernfalls gelten Art. 327a OR, der Arbeitsvertrag und das betriebliche Spesenreglement. Massgebend sind jeweils die konkreten Vertragstexte.
- Öffentliche Spitex-Dienste: Öffentlich-rechtliche Spitex-Organisationen, die von Gemeinden oder Kantonen getragen werden, unterstehen in der Regel dem kantonalen oder kommunalen Personalrecht. Diese Anstellungsbedingungen können grosszügiger oder restriktiver sein als privatrechtliche Regelungen.
- Gemeinnützige Vereine: Gemeinnützige Vereine, die Spitex-Leistungen erbringen, fallen je nach Organisationsform und Verbandsmitgliedschaft unter einen GAV oder unter die Regeln aus Arbeitsvertrag und kantonalen Leistungsvereinbarungen. Massgebend ist, ob der Verein einem GAV unterstellt ist oder ob eine Allgemeinverbindlicherklärung vorliegt.
- Temporärpersonal in der Spitex: Für temporär eingesetztes Pflegepersonal gilt primär der GAV Personalverleih. Die Spesenregelungen des Einsatzbetriebs sind jedoch als Mindeststandard einzuhalten, sofern sie günstiger sind als der GAV Personalverleih.
Übersicht: Anwendbares Regelwerk nach Organisationstyp
Bei Unsicherheit über den anwendbaren GAV empfiehlt sich eine Anfrage beim zuständigen kantonalen Amt für Arbeit oder beim Arbeitgeberverband. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass Spesenreglemente nicht den geltenden Mindeststandards entsprechen und Mitarbeitende zu wenig entschädigt werden.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Steuerlichen Höchstwert mit vertraglichem Ansatz verwechselt
Manche HR-Abteilungen setzen CHF 0.75/km als Maximum an, obwohl der anwendbare GAV, das Personalrecht oder das betriebsinterne Reglement einen höheren Ansatz vorsieht. Die Folge: Mitarbeitende erhalten weniger als ihnen zusteht. Prüfen Sie immer zuerst das anwendbare Regelwerk, bevor Sie die Erstattungshöhe festlegen.
Fehler 2: Arbeitsweg als Einsatzfahrt abgerechnet
Der Weg von zu Hause zum ersten Einsatzort gilt grundsätzlich als Arbeitsweg und ist nicht erstattungspflichtig. Wird er dennoch als Einsatzfahrt verbucht, entsteht ein steuerpflichtiger Lohnbestandteil. Klären Sie im Spesenreglement eindeutig, ab welchem Punkt die Fahrtkostenentschädigung beginnt.
Fehler 3: Falsches Regelwerk als Grundlage verwendet
Organisationen wenden einen GAV an, dem sie gar nicht unterstehen, oder übersehen umgekehrt einen anwendbaren GAV bzw. das kantonale Personalrecht. Dies kann zu falschen Spesenansätzen und Nachforderungen führen. Klären Sie die Rechtsform Ihrer Organisation und das anwendbare Regelwerk vor der Erstellung des Spesenreglements.
Fehler 4: Höheren Kilometeransatz ohne Genehmigung oder Deklaration
Sieht der GAV oder das Betriebsreglement eine Kilometerentschädigung über CHF 0.75 vor, ist sie nicht mehr durch Rz 52 gedeckt. Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen die Autospesen im Lohnausweis betragsmässig angegeben werden; überhöhte Beträge können bei einer Revision als Lohn aufgerechnet werden. Lassen Sie höhere Ansätze deshalb idealerweise im Spesenreglement genehmigen.
Fehler 5: Fahrrad-Kilometer ohne Regelung vergütet
Ohne klare Regelung im Spesenreglement fehlt die Grundlage für eine nachvollziehbare Fahrrad-Entschädigung. Mitarbeitende reichen Fahrrad-Kilometer ein, deren Ansatz niemand festgelegt hat. Halten Sie die Fahrrad-Pauschale explizit im Spesenreglement fest.
05.Häufige Fragen
Gilt der GAV Spitex auch für gemeinnützige Vereine, die Spitex-Leistungen erbringen?
Das hängt davon ab, ob der Verein Mitglied eines vertragsschliessenden Arbeitgeberverbands ist, einen GAV einzelvertraglich übernommen hat oder ob eine Allgemeinverbindlicherklärung besteht. Ist das nicht der Fall, gelten Art. 327a OR, die Arbeitsverträge und allenfalls kantonale Vorgaben aus Leistungsvereinbarungen. Eine Anfrage beim Branchenverband oder beim kantonalen Amt für Arbeit schafft Klarheit über das anwendbare Regelwerk.
Darf eine Spitex-Organisation mehr als CHF 0.75 pro Kilometer vergüten?
Ja, arbeitsrechtlich ist eine höhere Kilometerentschädigung zulässig. Steuerlich können nach Rz 52 der Wegleitung bis CHF 0.75/km ohne Betragsangabe im Lohnausweis vergütet werden. Liegt der Ansatz darüber und gibt es kein genehmigtes Spesenreglement, sind die Autospesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (Rz 53); übersteigen sie die effektiven Fahrzeugkosten, kann der überhöhte Teil als Lohn aufgerechnet werden.
Werden Parkgebühren bei Spitex-Einsätzen zusätzlich zur Kilometerpauschale erstattet?
Die Kilometerpauschale deckt nur die Fahrzeugkosten ab, nicht Parkgebühren. Parkkosten bei Klientenbesuchen gelten als notwendige Auslagen gemäss Art. 327a OR und sind separat erstattungsfähig. Voraussetzung ist ein entsprechender Eintrag im Spesenreglement und die Vorlage der Belege.
Wie rechne ich Spitex-Fahrtkosten ab, wenn ich teils Auto und teils Fahrrad fahre?
Jede Fahrt wird einzeln nach dem tatsächlich genutzten Verkehrsmittel abgerechnet. Für Autofahrten gilt der Kilometeransatz gemäss Reglement bzw. anwendbarem GAV – steuerlich ohne Betragsangabe bis CHF 0.75/km –, für Fahrradfahrten der im Betriebsreglement festgelegte Ansatz. Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie eine digitale Spesenerfassung, um die Verkehrsmittel pro Fahrt zu dokumentieren.
Muss das Spitex-Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigt werden?
Nicht zwingend. Effektive Spesen und Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung (z. B. bis CHF 0.75/km, bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit) brauchen kein genehmigtes Reglement. Für höhere Ansätze oder Monatspauschalen schafft die Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung Rechtssicherheit; ohne sie sind solche Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Die Wegleitung empfiehlt, Reglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen.
Was passiert mit bestehenden Spesenreglementen, die noch CHF 0.70/km vorsehen?
Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung durch die Steuerverwaltung. Arbeitsrechtlich ist massgebend, was der anwendbare GAV, das Personalrecht oder der Arbeitsvertrag vorsieht; in jedem Fall müssen die notwendigen Auslagen nach Art. 327a OR gedeckt sein. Das Reglement sollte daher zeitnah geprüft und bei Bedarf angepasst werden.