GeGüV: Anforderungen an digitale Belege – Integrität, Lesbarkeit, Aufbewahrung
Die GeGüV fordert Unveränderbarkeit, jederzeitige Lesbarkeit und 10 Jahre Aufbewahrung – diese drei Anforderungen müssen digitale Spesenbelege erfüllen. Die Geschäftsbücherverordnung (GeGüV) konkretisiert damit die Buchführungspflichten aus Art. 957 ff. OR und bildet zusammen mit Art. 958f OR das rechtliche Fundament für die digitale Belegführung in Schweizer Unternehmen. Für HR-Abteilungen und Buchhaltungen ist das Verständnis dieser Anforderungen entscheidend, denn fehlerhafte digitale Belege können bei einer Revision oder MWST-Kontrolle beanstandet werden.
01.Was die GeGüV vorschreibt
Die GeGüV (SR 221.431) stützt sich auf Art. 958f OR und definiert die Anforderungen an die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen. Digitale Spesenbelege fallen als Buchungsbelege unter diese Verordnung. Unternehmen, die Spesen digital abrechnen, müssen sicherstellen, dass jeder einzelne Beleg drei Kernpflichten erfüllt – unabhängig davon, ob er digital entstanden ist oder nachträglich digitalisiert wurde.
Die drei Kernpflichten der GeGüV für digitale Belege
Neben diesen drei Kernpflichten verlangt die GeGüV auch Vollständigkeit und Ordnung. Jeder Beleg muss einem Geschäftsvorfall eindeutig zugeordnet werden können. In der Praxis bedeutet das: Ein Spesenbeleg muss mit der zugehörigen Spesenabrechnung, dem Mitarbeitenden und dem Buchungssatz verknüpft sein. Lücken in der Belegkette – etwa fehlende Belege für einzelne Positionen – verstossen gegen die Ordnungsmässigkeit.
Wichtig für die Praxis: Die GeGüV schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Entscheidend ist, dass das gewählte Format die drei Kernpflichten über die gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg gewährleistet. Proprietäre Formate, die nur mit einer bestimmten Software lesbar sind, stellen ein Risiko dar, wenn der Anbieter den Betrieb einstellt.
02.Was als gültiger digitaler Beleg gilt
Ein digitaler Beleg ist gültig, wenn er den Originalbeleg inhaltlich vollständig und visuell korrekt wiedergibt und die GeGüV-Anforderungen an Integrität, Lesbarkeit und Aufbewahrung erfüllt. Die ESTV akzeptiert verschiedene Formen digitaler Belege, sofern die MWST-relevanten Angaben (Lieferant, Betrag, MWST-Satz, Datum, Leistungsbeschreibung) vollständig erkennbar sind.
- Scan eines Papierbelegs: Ein Scan gilt als vollwertiger digitaler Beleg, wenn er den gesamten Inhalt des Originals lesbar abbildet. Die Auflösung muss so gewählt sein, dass auch kleine Schrift und Logos erkennbar bleiben (empfohlen: mindestens 200 dpi).
- Foto per Smartphone: Fotos von Belegen sind zulässig, sofern sie scharf, vollständig und nicht nachträglich bearbeitet sind. Moderne Spesen-Apps erzeugen beim Fotografieren automatisch einen Zeitstempel und Metadaten, die als Integritätsnachweis dienen.
- PDF-Rechnungen und E-Rechnungen: Digital erstellte PDF-Rechnungen gelten als Originalbelege. Sie müssen nicht ausgedruckt und erneut gescannt werden. Auch E-Mail-Anhänge im PDF-Format sind gültig, solange sie unverändert archiviert werden.
- E-Mail-Anhänge: Rechnungen, die als E-Mail-Anhang eingehen, dürfen direkt als digitaler Beleg archiviert werden. Die E-Mail selbst kann als zusätzlicher Kontextnachweis dienen, ist aber nicht zwingend aufzubewahren.
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter bezahlt ein Mittagessen für CHF 28.50 und fotografiert die Quittung mit der Spesen-App. Die App speichert das Foto mit Zeitstempel, GPS-Koordinaten und einer Prüfsumme (Hash-Wert). Dieser Beleg erfüllt die GeGüV-Anforderungen, weil er unveränderbar gespeichert, jederzeit abrufbar und dem Geschäftsvorfall zugeordnet ist. Das Papieroriginal darf anschliessend vernichtet werden.
Die Vernichtung des Papieroriginals nach dem Scannen ist gemäss GeGüV ausdrücklich zulässig. Voraussetzung ist, dass der Digitalisierungsprozess dokumentiert ist und die Integrität des digitalen Belegs gewährleistet wird. Unternehmen sollten in ihrem Spesenreglement festhalten, unter welchen Bedingungen Papierbelege vernichtet werden dürfen.
Digitale Spesenbelege GeGüV-konform erfassen und archivieren mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Was nicht als gültiger digitaler Beleg gilt
Nicht jede digitale Datei erfüllt die Anforderungen der GeGüV. Belege, die nachträglich verändert wurden oder keinen Integritätsschutz aufweisen, werden bei einer Revision oder MWST-Kontrolle beanstandet. Die folgenden Belegformen gelten nicht als GeGüV-konform.
Ungültige digitale Belegformen und deren Probleme
Ein häufiges Missverständnis betrifft Screenshots von Online-Bestellungen oder Zahlungsbestätigungen. Diese enthalten zwar die relevanten Informationen, bieten aber keinen Integritätsschutz. Besser ist es, die Original-PDF-Rechnung herunterzuladen und diese als Beleg zu archivieren. Auch Kreditkartenabrechnungen ersetzen keinen Einzelbeleg, da sie keine detaillierte Leistungsbeschreibung und oft keine MWST-Angaben enthalten.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Belege in der Galerie-App statt in einem geschützten System speichern
Fotos von Spesenbelegen, die nur in der Smartphone-Galerie liegen, haben keinen Integritätsschutz. Sie können jederzeit bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden. Belege müssen in einem System gespeichert werden, das Veränderungen technisch ausschliesst oder lückenlos protokolliert.
Fehler 2: Papierbelege vernichten, bevor der Digitalisierungsprozess geprüft ist
Wer Papierbelege sofort nach dem Fotografieren wegwirft, riskiert Probleme, wenn sich der digitale Beleg als unleserlich oder unvollständig herausstellt. Empfehlenswert ist eine kurze Karenzfrist, in der die Qualität des digitalen Belegs geprüft wird, bevor das Original vernichtet wird.
Fehler 3: Screenshots statt Original-PDF-Rechnungen archivieren
Screenshots von Online-Rechnungen enthalten keine Metadaten und keinen Integritätsnachweis. Bei einer MWST-Kontrolle werden sie häufig nicht anerkannt. Stattdessen sollte immer die Original-PDF-Rechnung heruntergeladen und archiviert werden.
Fehler 4: Kein dokumentierter Digitalisierungsprozess im Unternehmen
Die GeGüV verlangt, dass der Prozess der Belegdigitalisierung nachvollziehbar ist. Fehlt eine interne Dokumentation oder Weisung, kann bei einer Revision die Ordnungsmässigkeit der gesamten Belegführung in Frage gestellt werden. Das Spesenreglement sollte den Digitalisierungsprozess explizit beschreiben.
Fehler 5: Langzeitverfügbarkeit nicht sichergestellt
Belege in proprietären Formaten oder bei einem einzelnen Cloud-Anbieter ohne Exportmöglichkeit können nach einem Systemwechsel unlesbar werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Belege auch nach 10 Jahren noch in einem gängigen Format zugänglich sind – unabhängig vom eingesetzten System.
05.Häufige Fragen
Muss das Papieroriginal zusätzlich aufbewahrt werden, wenn ich es gescannt habe?
Nein. Gemäss GeGüV darf das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden, sofern der digitale Beleg alle Anforderungen an Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Aufbewahrung erfüllt. Voraussetzung ist, dass der Digitalisierungsprozess dokumentiert und die Integrität des digitalen Belegs technisch gewährleistet ist.
Reicht ein Foto mit dem Smartphone als digitaler Spesenbeleg?
Ja, ein Smartphone-Foto ist grundsätzlich zulässig. Es muss jedoch scharf und vollständig sein, darf nicht nachträglich bearbeitet werden und muss in einem System mit Integritätsschutz gespeichert werden. Eine Spesen-App, die automatisch Zeitstempel und Prüfsummen erzeugt, erfüllt diese Anforderungen in der Regel.
Welches Dateiformat verlangt die GeGüV für digitale Belege?
Die GeGüV schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Gängige Formate wie PDF, TIFF oder JPEG sind zulässig, solange die jederzeitige Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gewährleistet ist. Proprietäre Formate ohne Exportmöglichkeit sind riskant.
Ab wann beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Spesenbelege?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Ein Spesenbeleg vom März 2026 muss bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, bis mindestens Ende 2036 aufbewahrt werden.
Was passiert, wenn digitale Belege bei einer MWST-Kontrolle nicht GeGüV-konform sind?
Die ESTV kann den Vorsteuerabzug für beanstandete Belege verweigern. Bei systematischen Mängeln in der Belegführung kann die gesamte Vorsteuer geschätzt und nachgefordert werden. Zusätzlich drohen Verzugszinsen und im Extremfall ein Ordnungsbussenverfahren.
Gilt eine Kreditkartenabrechnung als Spesenbeleg im Sinne der GeGüV?
Nein. Eine Kreditkartenabrechnung ist kein Einzelbeleg, da sie keine detaillierte Leistungsbeschreibung und in der Regel keine MWST-Angaben enthält. Für den Vorsteuerabzug und die ordnungsgemässe Buchführung ist immer der Originalbeleg des Lieferanten erforderlich.