Geschäftsreise Homeoffice Spesen: Abgrenzung Pendelweg, Erstattung und ESTV-Praxis
Homeoffice-Mitarbeitende dürfen Fahrten zu externen Geschäftsterminen als Geschäftsreise abrechnen, nicht aber den Weg ins Büro. Die Abgrenzung zwischen erstattungsfähiger Dienstreise und privatem Arbeitsweg hängt davon ab, ob das Ziel der gewöhnliche Arbeitsort oder ein externer Geschäftsort ist.
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Fahrten zum vertraglich vereinbarten Bürostandort gehören nicht dazu, selbst wenn der Mitarbeitende überwiegend von zu Hause arbeitet. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Spesenabrechnung, den Lohnausweis und die steuerliche Behandlung.
01.Geschäftsreise oder Pendelweg: Die entscheidende Abgrenzung
Die zentrale Frage lautet: Wohin fährt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeitende? Massgebend ist der vertraglich vereinbarte gewöhnliche Arbeitsort. Steht im Arbeitsvertrag das Büro in Zürich als Arbeitsort, bleibt die Fahrt dorthin ein Pendelweg, auch wenn die Person vier Tage pro Woche im Homeoffice arbeitet. Fährt dieselbe Person hingegen vom Homeoffice direkt zu einem Kunden in Bern, handelt es sich um eine Geschäftsreise im Sinne von Art. 327a OR.
Abgrenzung Geschäftsreise und Pendelweg bei Homeoffice
Entscheidend ist die arbeitsvertragliche Regelung, nicht die tatsächliche Gewohnheit. Selbst wenn jemand faktisch nur noch einmal pro Monat ins Büro fährt, bleibt diese Fahrt ein Arbeitsweg, solange der Bürostandort als gewöhnlicher Arbeitsort im Vertrag steht. Arbeitgeber sollten deshalb im Arbeitsvertrag oder in einer Homeoffice-Vereinbarung klar festhalten, welcher Ort als gewöhnlicher Arbeitsort gilt.
02.Gemischte Tage: Morgens Homeoffice, nachmittags Kundentermin
In der Praxis arbeiten viele Homeoffice-Mitarbeitende morgens von zu Hause und fahren nachmittags zu einem Kundentermin oder an einen anderen Geschäftsort. In diesem Fall ist die Fahrt vom Homeoffice zum externen Termin eine Geschäftsreise. Die Kilometer werden ab dem Homeoffice-Standort berechnet, nicht ab dem Bürostandort des Arbeitgebers.
Ein konkretes Beispiel: Eine Mitarbeiterin wohnt und arbeitet im Homeoffice in Luzern. Der Bürostandort des Arbeitgebers ist in Zürich. Am Nachmittag fährt sie mit dem Privatfahrzeug zu einem Kunden in Olten (einfache Strecke 55 km). Die Erstattung berechnet sich wie folgt: 55 km x 2 (Hin- und Rückfahrt) x CHF 0.75 = CHF 82.50. Hätte sie zuerst ins Büro nach Zürich fahren müssen, wäre diese Strecke nicht erstattungsfähig gewesen. Die anschliessende Fahrt von Zürich nach Olten wäre dann als Geschäftsreise abrechenbar.
- Direktfahrt Homeoffice zum Kunden: Die gesamte Strecke vom Homeoffice zum Kunden und zurück ist erstattungsfähig.
- Homeoffice zum Büro, dann zum Kunden: Nur die Strecke vom Büro zum Kunden und zurück zum Büro ist erstattungsfähig. Die Fahrt Homeoffice zum Büro bleibt Pendelweg.
- Homeoffice zum Kunden, dann ins Büro: Die Strecke Homeoffice zum Kunden ist Geschäftsreise. Die Strecke Kunde zum Büro ist ebenfalls Geschäftsreise, sofern der Bürobesuch geschäftlich veranlasst ist. Die Rückfahrt Büro zum Homeoffice ist Pendelweg.
Bei komplexen Routen mit mehreren Stopps empfiehlt es sich, die einzelnen Streckenabschnitte separat zu dokumentieren. So lässt sich bei einer Prüfung durch die Steuerbehörden nachvollziehen, welcher Abschnitt als Geschäftsreise und welcher als Arbeitsweg einzustufen ist.
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Mehr erfahren →03.Erstattungsfähige Kosten und aktuelle Ansätze 2026
Für Geschäftsreisen ab dem Homeoffice gelten dieselben Erstattungsansätze wie für alle anderen Dienstreisen. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR verpflichtet, die notwendigen Auslagen zu ersetzen. Die konkreten Pauschalen richten sich nach dem genehmigten Spesenreglement oder, falls keines vorliegt, nach den ESTV-Ansätzen.
ESTV-Pauschalansätze 2026 für Geschäftsreisen
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Kilometeransatz von CHF 0.70 enthalten, brauchen keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung. Arbeitgeber dürfen den neuen Ansatz von CHF 0.75 ab dem 1. Januar 2026 anwenden, auch wenn das Reglement formal noch nicht angepasst wurde. Eine Aktualisierung des Reglements ist dennoch empfehlenswert, um Klarheit zu schaffen.
Homeoffice-Mitarbeitende haben bei ganztägigen Geschäftsreisen zusätzlich Anspruch auf die Verpflegungspauschale von CHF 30.–, sofern sie über die Mittagszeit oder abends unterwegs sind. Wer nur für einen zweistündigen Termin am Nachmittag das Haus verlässt, hat in der Regel keinen Anspruch auf die Verpflegungspauschale.
04.ESTV-Praxis und Deklaration im Lohnausweis
Die ESTV unterscheidet klar zwischen Spesen (Auslagenersatz) und Lohnbestandteilen. Geschäftsreisekosten, die gemäss einem genehmigten Spesenreglement erstattet werden, erscheinen nicht als Lohn im Lohnausweis. Voraussetzung ist, dass die Erstattungen den tatsächlichen geschäftlichen Auslagen entsprechen und die Pauschalen die ESTV-Ansätze nicht übersteigen.
- Genehmigtes Spesenreglement vorhanden: Effektive Spesen und Pauschalen innerhalb der Reglement-Grenzen werden nicht im Lohnausweis deklariert. Im Feld F des Lohnausweises wird lediglich angekreuzt, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt.
- Kein genehmigtes Spesenreglement: Effektive Spesen gegen Beleg sind weiterhin steuerfrei erstattbar. Pauschalen ohne Reglement müssen jedoch in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises deklariert werden.
- Pauschalen über ESTV-Ansätzen: Übersteigen die Pauschalen die ESTV-Ansätze, gilt der übersteigende Teil als Lohnbestandteil und muss in Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt werden.
Spesenreglemente müssen ab 2026 inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Arbeitgeber, die Homeoffice-Mitarbeitende beschäftigen, sollten im Reglement explizit festhalten, wie Geschäftsreisen ab dem Homeoffice behandelt werden. Eine klare Regelung verhindert Diskussionen bei der Lohnausweis-Erstellung und bei allfälligen Steuerrevisionen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Fahrt ins Büro als Geschäftsreise abrechnen
Homeoffice-Mitarbeitende rechnen die Fahrt zum Bürostandort als Geschäftsreise ab, obwohl es sich um einen Pendelweg handelt. Die Steuerbehörden qualifizieren solche Erstattungen als Lohnbestandteil, was Nachsteuern und AHV-Nachforderungen auslösen kann. Im Spesenreglement muss klar definiert sein, welcher Ort als gewöhnlicher Arbeitsort gilt.
Fehler 2: Gewöhnlichen Arbeitsort im Vertrag nicht festlegen
Fehlt im Arbeitsvertrag oder in der Homeoffice-Vereinbarung eine klare Definition des gewöhnlichen Arbeitsorts, entsteht eine Grauzone. Bei einer Steuerrevision entscheidet dann die Behörde, welcher Ort als Arbeitsort gilt. Eine schriftliche Vereinbarung schafft Rechtssicherheit für beide Seiten.
Fehler 3: Streckenabschnitte bei gemischten Routen nicht trennen
Wer an einem Tag mehrere Orte anfährt, muss die erstattungsfähigen Geschäftsreise-Kilometer von den nicht erstattungsfähigen Pendelweg-Kilometern trennen. Wird die gesamte Strecke pauschal als Geschäftsreise deklariert, riskiert der Arbeitgeber eine Aufrechnung im Lohnausweis. Eine saubere Dokumentation jedes Streckenabschnitts ist unerlässlich.
Fehler 4: Verpflegungspauschale bei kurzen Abwesenheiten geltend machen
Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– steht nur zu, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeitende über die Mittags- oder Abendessenszeit auswärts ist. Ein zweistündiger Kundentermin am Nachmittag begründet keinen Anspruch. Wird die Pauschale trotzdem abgerechnet, kann sie als Lohnbestandteil aufgerechnet werden.
Fehler 5: Alten Kilometeransatz von CHF 0.70 weiterführen ohne Prüfung
Ab 2026 gilt der neue ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Arbeitgeber, die den alten Ansatz weiterführen, erstatten ihren Mitarbeitenden zu wenig. Zwar brauchen bestehende Reglemente keine neue Genehmigung, doch der höhere Ansatz darf und sollte ab dem 1. Januar 2026 angewendet werden.
06.Häufige Fragen
Gilt die Fahrt vom Homeoffice ins Büro als Geschäftsreise, wenn ich nur einmal pro Woche ins Büro fahre?
Nein. Solange der Bürostandort als gewöhnlicher Arbeitsort im Arbeitsvertrag steht, bleibt die Fahrt dorthin ein Pendelweg. Die Häufigkeit der Fahrten ändert nichts an der rechtlichen Einstufung. Nur wenn der Arbeitsvertrag das Homeoffice als alleinigen Arbeitsort definiert, könnte die Fahrt ins Büro unter Umständen als Geschäftsreise gelten.
Kann ich die Fahrt vom Homeoffice zum Kunden mit dem Privatfahrzeug abrechnen?
Ja, sofern die Nutzung des Privatfahrzeugs vom Arbeitgeber genehmigt ist oder im Spesenreglement vorgesehen ist. Ab 2026 beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Die Strecke wird ab dem Homeoffice-Standort berechnet, nicht ab dem Bürostandort.
Wie rechne ich Spesen ab, wenn ich an einem Tag vom Homeoffice zum Kunden und danach ins Büro fahre?
Die Strecke vom Homeoffice zum Kunden ist eine Geschäftsreise und erstattungsfähig. Die Weiterfahrt vom Kunden ins Büro ist ebenfalls erstattungsfähig, sofern der Bürobesuch geschäftlich veranlasst ist. Die Rückfahrt vom Büro nach Hause ist jedoch ein Pendelweg und wird nicht erstattet. Dokumentieren Sie jeden Streckenabschnitt separat.
Muss das Spesenreglement Homeoffice-Geschäftsreisen separat regeln?
Eine gesetzliche Pflicht zur separaten Regelung besteht nicht, sie ist aber dringend empfehlenswert. Ohne klare Definition im Reglement entstehen Unsicherheiten bei der Abgrenzung zwischen Pendelweg und Geschäftsreise. Die SSK-Mustervorlagen, denen Reglemente ab 2026 inhaltlich entsprechen müssen, bieten eine gute Grundlage.
Erhalte ich die Verpflegungspauschale, wenn ich vom Homeoffice zu einem halbtägigen Kundentermin fahre?
Das hängt von der Tageszeit ab. Die Verpflegungspauschale von CHF 30.– steht zu, wenn Sie über die Mittags- oder Abendessenszeit unterwegs sind. Ein Termin von 14 bis 16 Uhr begründet in der Regel keinen Anspruch. Ein Termin von 10 bis 14 Uhr hingegen schon, weil die Mittagszeit eingeschlossen ist.
Was passiert steuerlich, wenn der Arbeitgeber die Fahrt ins Büro trotzdem als Geschäftsreise erstattet?
Die Erstattung wird von der Steuerbehörde als verdeckter Lohnbestandteil qualifiziert. Der Betrag muss im Lohnausweis in Ziffer 1 aufgeführt werden und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben. Bei systematischer Falschabrechnung drohen Nachsteuern und AHV-Nachforderungen für den Arbeitgeber.