Geschäftsreise Spesen in der Buchhaltung buchen: Kontenplan, MWST und Verbuchung

Bevor Sie die erste Geschäftsreise verbuchen, prüfen Sie Ihren Kontenplan auf die notwendigen Spesenkonten. Der KMU-Kontenrahmen sieht die Kontengruppe 65 für Reise- und Repräsentationsaufwand vor. Richten Sie mindestens vier separate Unterkonten ein, damit Sie bei einer Steuerprüfung oder Revision die einzelnen Kostenarten sofort nachweisen können.

• 6500 Reisespesen / Fahrtkosten: Alle Transportkosten: Kilometerpauschale, ÖV-Billette, Flugtickets, Mietwagen, Taxi.
• 6510 Verpflegungsspesen: Mahlzeiten des Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen, Tagespauschalen ohne Beleg.
• 6520 Übernachtungsspesen: Hotelkosten, Serviced Apartments und vergleichbare Unterkünfte auf Dienstreisen.
• 6530 Repräsentationsspesen: Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern, Einladungen, Geschenke im geschäftlichen Kontext.
• 6540 Übrige Reisespesen: Parkgebühren, Visa-Kosten, Gepäckgebühren, Kleinspesenpauschale.

Richten Sie zusätzlich ein Durchlaufkonto für Spesenvorschüsse ein (z. B. 1091 im Umlaufvermögen). Falls Sie Firmenkreditkarten verwenden, empfiehlt sich ein separates Transitkonto (z. B. 1090). Stimmen Sie die Kontenstruktur mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder ab, bevor Sie die ersten Buchungen vornehmen.

Jeder Beleg muss vor der Verbuchung auf formale Korrektheit und MWST-Relevanz geprüft werden. Nur Belege, die den Anforderungen von Art. 26 MWSTG entsprechen, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Prüfen Sie insbesondere, ob der Name und die UID-Nummer des leistungserbringenden Unternehmens, das Datum, die Art der Leistung, der Betrag und der MWST-Satz korrekt ausgewiesen sind.

Belege aus dem Ausland berechtigen grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweiz. Die ausländische Mehrwertsteuer wird als Teil des Aufwands verbucht. Achten Sie darauf, dass Sie bei gemischten Rechnungen (z. B. Hotel mit Frühstück) die MWST-Sätze korrekt aufteilen. Fehlt ein Beleg oder ist er unvollständig, verbuchen Sie den Betrag ohne Vorsteuerabzug und dokumentieren Sie den Grund.

Transportkosten bilden in der Regel den grössten Anteil der Geschäftsreisespesen. Die Verbuchung erfolgt auf Konto 6500. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen effektiven Auslagen mit Beleg und der Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge.

• Kilometerpauschale Privatfahrzeug: Ab 1. Januar 2026 beträgt die Pauschale CHF 0.75 pro Kilometer. Die Buchung lautet: 6500 Reisespesen an 1020 Bank (oder an 2030 Kreditoren Mitarbeitende). Da kein Beleg mit MWST vorliegt, erfolgt die Buchung ohne Vorsteuer. Der Mitarbeitende muss ein Fahrtprotokoll mit Datum, Strecke, Zweck und Kilometeranzahl einreichen.
• ÖV-Billette und Flugtickets: Effektive Kosten mit Beleg. Buchung: 6500 Reisespesen an 1020 Bank, mit Vorsteuerabzug bei Inlandstrecken (8,1 %). Bei internationalen Flügen ist die Strecke ab Schweizer Grenze von der MWST befreit.
• Mietwagen und Taxi: Effektive Kosten mit Beleg. Buchung analog zu ÖV-Billetten auf Konto 6500. Vorsteuerabzug bei Inlandsfahrten mit MWST-konformem Beleg möglich.

Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer enthalten, brauchen keine neue Genehmigung. Das Unternehmen kann den neuen Ansatz von CHF 0.75 freiwillig übernehmen oder den bisherigen beibehalten, solange das Reglement gültig ist.

Verpflegungskosten auf Geschäftsreisen werden auf Konto 6510 verbucht. Die Buchung unterscheidet sich je nachdem, ob das Unternehmen Pauschalen gemäss Spesenreglement oder effektive Auslagen gegen Beleg erstattet.

Wenn das Unternehmen ein genehmigtes Spesenreglement hat, kann es die Verpflegungspauschale von CHF 30 pro Tag ohne Einzelbelege auszahlen. Diese Pauschale muss nicht im Lohnausweis deklariert werden, sofern das Reglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt ist. Werden hingegen effektive Auslagen erstattet, muss für jeden Betrag ein Beleg vorliegen. Achten Sie darauf, dass Trinkgelder auf dem Beleg nicht separat ausgewiesen werden, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Übernachtungskosten werden auf Konto 6520 verbucht. In der Schweiz unterliegt die Beherbergung dem reduzierten MWST-Satz von 3,8 %. Hotelrechnungen enthalten häufig mehrere MWST-Sätze, wenn Zusatzleistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatz separat ausgewiesen sind.

Buchungsbeispiel: Eine Hotelrechnung über CHF 220 setzt sich zusammen aus CHF 180 Übernachtung (3,8 % MWST) und CHF 40 Frühstück und Minibar (8,1 % MWST). Die Buchung lautet: 6520 Übernachtungsspesen CHF 180 mit Vorsteuer 3,8 % und 6510 Verpflegungsspesen CHF 40 mit Vorsteuer 8,1 %, jeweils an 1020 Bank. Falls das Hotel die Leistungen nicht aufschlüsselt, buchen Sie den Gesamtbetrag auf 6520 mit dem tieferen Satz von 3,8 % und verzichten auf den höheren Vorsteuerabzug für die Nebenleistungen.

Bei Übernachtungen im Ausland entfällt der Vorsteuerabzug in der Schweiz. Der Gesamtbetrag inklusive ausländischer Mehrwertsteuer wird auf Konto 6520 gebucht. Wechselkursdifferenzen bei Fremdwährungsbelegen verbuchen Sie auf Konto 6960 (Kursdifferenzen) oder direkt im Aufwandskonto, je nach Wesentlichkeit.

Repräsentationsspesen umfassen Geschäftsessen mit Kunden, Einladungen und Geschenke im geschäftlichen Kontext. Sie werden auf Konto 6530 verbucht. Repräsentationsspesen müssen immer den effektiven Auslagen entsprechen; Pauschalen sind hier nicht zulässig. Für jede Ausgabe ist ein Beleg mit Angabe des Anlasses und der bewirteten Personen erforderlich.

• Lohnausweis-Grenzwerte: Übersteigen die Repräsentationsspesen eines Mitarbeitenden CHF 6000 pro Jahr, müssen sie im Lohnausweis deklariert werden, sofern sie mehr als 5 % des Bruttolohns ausmachen. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24 000 pro Jahr.
• Naturalgeschenke: Ab 2026 gilt ein Freibetrag von CHF 600 pro Kalenderjahr und beschenkte Person. Geschenke innerhalb dieses Freibetrags müssen nicht im Lohnausweis aufgeführt werden.
• MWST-Behandlung: Geschäftsessen im Inland berechtigen zum Vorsteuerabzug von 8,1 %, sofern ein MWST-konformer Beleg vorliegt. Auf dem Beleg sollte der geschäftliche Anlass vermerkt werden.

Buchungsbeispiel: Geschäftsessen mit Kunden, Restaurantrechnung CHF 350 inkl. 8,1 % MWST. Buchung: 6530 Repräsentationsspesen an 1020 Bank CHF 350, Vorsteuer CHF 26.25. Auf der Rückseite des Belegs oder in der Spesenabrechnung den Anlass und die Teilnehmenden dokumentieren.

Wenn Ihr Unternehmen Spesenvorschüsse auszahlt, müssen diese buchhalterisch sauber über ein Durchlaufkonto geführt werden. Der Vorschuss stellt eine Forderung gegenüber dem Mitarbeitenden dar und darf nicht direkt als Aufwand verbucht werden.

Das Durchlaufkonto 1091 muss nach vollständiger Abrechnung einen Saldo von null aufweisen. Kontrollieren Sie monatlich, ob offene Vorschüsse bestehen, und mahnen Sie ausstehende Abrechnungen. Offene Vorschüsse am Jahresende müssen als Forderung in der Bilanz ausgewiesen werden und dürfen nicht als Aufwand in die Erfolgsrechnung einfliessen.

Im Rahmen des Jahresabschlusses sind mehrere Prüfungen und Abgrenzungen bei den Spesenkonten vorzunehmen. Diese Arbeiten stellen sicher, dass die Erfolgsrechnung den tatsächlichen Aufwand der Periode abbildet und die Bilanz keine versteckten Forderungen oder Verbindlichkeiten enthält.

• Durchlaufkonten abstimmen: Prüfen Sie, ob alle Spesenvorschüsse abgerechnet sind. Offene Salden auf Konto 1091 müssen als Forderung ausgewiesen oder als Lohnbestandteil umqualifiziert werden.
• Periodenabgrenzung: Spesenabrechnungen, die sich auf das abgelaufene Geschäftsjahr beziehen, aber erst im neuen Jahr eingereicht werden, sind als passive Rechnungsabgrenzung (Konto 2300) zu erfassen.
• Repräsentationsspesen prüfen: Kontrollieren Sie pro Mitarbeitenden, ob die Grenzwerte für den Lohnausweis (CHF 6000 / 5 % des Bruttolohns / max. CHF 24 000) überschritten werden. Dokumentieren Sie das Ergebnis.
• MWST-Abstimmung: Gleichen Sie die verbuchte Vorsteuer auf den Spesenkonten mit den eingereichten Belegen ab. Fehlende oder mangelhafte Belege führen zu einer Vorsteuerkorrektur.
• Lohnausweis vorbereiten: Tragen Sie genehmigte Pauschalspesen in Ziffer 13.1.1 und effektive Spesen in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises ein. Repräsentationsspesen über den Grenzwerten gehören in Ziffer 13.2.

Dokumentieren Sie alle Abstimmungsarbeiten schriftlich. Bei einer Steuerrevision oder Buchprüfung müssen Sie nachweisen können, dass die Spesenkonten vollständig und korrekt abgestimmt wurden. Bewahren Sie die Belege zusammen mit den Spesenabrechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren auf (Art. 958f OR).