Geschäftsreise Spesen Lohnausweis: Ziffer 13, Deklaration und Steuerfolgen

Ziffer 13 des Lohnausweises ist in mehrere Unterfelder gegliedert. Jede Spesenart wird separat ausgewiesen, damit die Steuerbehörde auf einen Blick erkennt, ob die Entschädigungen den ESTV-Vorgaben entsprechen. Die korrekte Zuordnung ist Pflicht des Arbeitgebers und wird bei Lohnsteuerprüfungen systematisch kontrolliert.

Werden Geschäftsreisespesen nicht in Ziffer 13 deklariert, sondern versehentlich unter Ziffer 1 (Lohn) oder Ziffer 7 (andere Leistungen) erfasst, hat dies direkte steuerliche Konsequenzen für den Arbeitnehmer. Umgekehrt dürfen Entschädigungen, die keinen geschäftlichen Charakter haben, nicht in Ziffer 13 erscheinen, da sie sonst als verdeckter Lohn gelten.

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Steuerlich sind solche Entschädigungen nur dann steuerfrei, wenn sie tatsächlich geschäftsmässig begründete Auslagen abdecken und die Vorgaben der ESTV eingehalten werden.

• Effektive Spesen mit Beleg: Werden tatsächliche Auslagen gegen Originalbeleg erstattet, sind sie grundsätzlich steuerfrei. Voraussetzung: Die Ausgabe steht in direktem Zusammenhang mit einer Geschäftsreise, und der Beleg ist vollständig (Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung, Zahlungsnachweis).
• Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement: Pauschale Entschädigungen bleiben steuerfrei, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ab 2026 muss dieses Reglement inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Die Genehmigung muss vor der Auszahlung vorliegen.
• Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement: Fehlt die Genehmigung, werden Pauschalentschädigungen vollständig als steuerbarer Lohn behandelt. Sie erscheinen dann nicht unter Ziffer 13, sondern unter Ziffer 1 des Lohnausweises und unterliegen der Sozialversicherungspflicht.
• Überhöhte Entschädigungen: Übersteigen Pauschalspesen die ESTV-Ansätze oder sind effektive Spesen unverhältnismässig hoch, wird der übersteigende Teil als Lohn qualifiziert. Bei Verpflegungspauschalen liegt die steuerfreie Grenze bei CHF 30.– pro Mahlzeit, bei Kleinspesen bei CHF 20.– pro Tag.

Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter erhält monatlich CHF 500.– Pauschalspesen für Verpflegung und Kleinauslagen. Das Unternehmen verfügt über ein genehmigtes Spesenreglement. Die CHF 500.– erscheinen unter Ziffer 13.2.1 und sind steuerfrei. Fehlt das genehmigte Reglement, werden die CHF 500.– monatlich als Lohn unter Ziffer 1 deklariert, was jährlich CHF 6'000.– zusätzliches steuerbares Einkommen ergibt.

Viele Unternehmen kombinieren Pauschalspesen mit effektiven Spesen. Das ist zulässig, solange keine Doppelentschädigung für dieselbe Auslage entsteht. Die Wegleitung Lohnausweis der ESTV verlangt, dass beide Arten separat in den jeweiligen Unterziffern von Ziffer 13 ausgewiesen werden.

Bei der Kombination beider Varianten ist Vorsicht geboten: Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise eine monatliche Verpflegungspauschale und reicht zusätzlich Restaurantbelege für dieselben Reisetage ein, liegt eine Doppelentschädigung vor. Die Steuerbehörde qualifiziert den doppelt entschädigten Anteil als steuerbaren Lohn. Das Spesenreglement sollte deshalb klar regeln, welche Auslagen pauschal und welche effektiv abgerechnet werden.

Für die Kilometerpauschale bei Geschäftsreisen mit dem Privatfahrzeug gilt ab 2026 ein Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer müssen nicht neu genehmigt werden, solange keine weiteren inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden.

Bei einer Lohnsteuerprüfung (auch Lohnbuchprüfung oder Arbeitgeberkontrolle genannt) prüft die kantonale Steuerverwaltung stichprobenartig oder systematisch, ob die Deklaration im Lohnausweis den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Geschäftsreisespesen gehören zu den häufigsten Prüfungspunkten, weil hier das Risiko verdeckter Lohnzahlungen besonders hoch ist.

• Genehmigtes Spesenreglement: Die Prüfer verlangen als Erstes das genehmigte Spesenreglement. Fehlt es oder ist es veraltet, werden sämtliche Pauschalspesen als Lohn aufgerechnet. Ab 2026 wird zusätzlich geprüft, ob das Reglement den SSK-Mustervorlagen inhaltlich entspricht.
• Belegführung bei effektiven Spesen: Originalbelege müssen vollständig und nachvollziehbar sein. Kreditkartenabrechnungen allein genügen nicht als Beleg. Die Prüfer kontrollieren stichprobenartig, ob Belege vorhanden sind und ob die Ausgaben geschäftlich begründet waren.
• Plausibilität der Beträge: Ungewöhnlich hohe Spesen im Verhältnis zur Funktion oder Reisetätigkeit fallen auf. Erhält ein Mitarbeiter ohne Reisetätigkeit regelmässig Spesenentschädigungen, wird dies hinterfragt.
• Kreuzfeld Ziffer 15: Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, muss im Lohnausweis das Kreuzfeld in Ziffer 15 angekreuzt werden. Fehlt dieses Kreuz, geht die Steuerbehörde davon aus, dass kein genehmigtes Reglement existiert.

Die Konsequenzen einer fehlerhaften Deklaration treffen primär den Arbeitgeber. Er haftet für die Nachsteuer auf den aufgerechneten Beträgen, zuzüglich Verzugszinsen. Bei vorsätzlich falscher Deklaration drohen zudem Bussen. Der Arbeitnehmer muss die aufgerechneten Beträge in seiner Steuererklärung als Einkommen deklarieren und nachversteuern.