Spesen für Geschäftsführer von GmbH und AG: Reglement, Fahrzeug, Lohnausweis
Geschäftsführer einer GmbH oder AG unterliegen als Angestellte den gleichen Spesenregeln wie andere Mitarbeitende – beim Geschäftsfahrzeug gilt der Privatanteil als steuerpflichtiger Lohn. Trotzdem gibt es in der Praxis zahlreiche Stolpersteine: Repräsentationsspesen, Kader-Reglemente und die korrekte Deklaration im Lohnausweis werfen regelmässig Fragen auf. Diese Seite erklärt die Spesenregeln für Geschäftsführer von GmbH und AG mit den aktuellen Ansätzen ab 2026.
01.Rechtlicher Status des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer einer GmbH oder der CEO einer AG steht in der Regel in einem Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft. Auch wenn er gleichzeitig Gesellschafter oder Verwaltungsrat ist, ändert das nichts an seiner arbeitsrechtlichen Stellung als Arbeitnehmer. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer bei der Ausführung seiner Arbeit entstehen. Diese Pflicht gilt für den Geschäftsführer genauso wie für jede andere angestellte Person im Unternehmen.
Eine Sondersituation entsteht, wenn der Geschäftsführer gleichzeitig Alleinaktionär der AG oder Alleingesellschafter der GmbH ist. In diesem Fall liegt ein sogenannter hybrider Status vor: Die Person ist formal Arbeitnehmer, kontrolliert aber gleichzeitig den Arbeitgeber. Die Steuerbehörden prüfen hier besonders genau, ob Spesenerstattungen tatsächlich geschäftlich begründet sind oder ob es sich um verdeckte Gewinnausschüttungen handelt. Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement schafft in dieser Konstellation Rechtssicherheit.
Spesenrechtliche Einordnung des Geschäftsführers
02.Was als GF-Spesen gilt
Geschäftsführer haben typischerweise höhere und vielfältigere Auslagen als andere Mitarbeitende. Repräsentation gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Behörden gehört zum Kernbereich der GF-Tätigkeit. Entscheidend ist, dass jede Auslage geschäftlich notwendig und angemessen ist. Was über die Ansätze des normalen Spesenreglements hinausgeht, sollte in einem separaten Kader-Spesenreglement geregelt werden.
- Repräsentationsspesen: Geschäftsessen, Kundenanlässe, Einladungen von Geschäftspartnern. Ab CHF 6000 pro Jahr oder mehr als 5 % des Bruttolohns müssen Repräsentationsspesen im Lohnausweis separat ausgewiesen werden. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24 000 pro Jahr.
- Dienstreisen: Fahrkosten, Übernachtungen und Verpflegung bei geschäftlichen Reisen im In- und Ausland. Die Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Die Verpflegungspauschale liegt bei CHF 30 pro Tag ohne Belegpflicht.
- Geschäftsessen: Bewirtung von Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Originalbelege mit Angabe der bewirteten Personen und des geschäftlichen Anlasses sind zwingend aufzubewahren.
- Kleinspesen und Büromaterial: Kleinere Auslagen wie Porto, Parkgebühren oder Druckkosten. Die Tagespauschale für Kleinspesen beträgt CHF 20 ohne Einzelbelege.
- Kader-Spesenreglement: Für Geschäftsführer mit regelmässig höheren Auslagen empfiehlt sich ein separates Kader-Reglement mit erweiterten Pauschalen. Dieses muss ebenfalls von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden und inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Ein konkretes Beispiel: Ein GF einer Zürcher GmbH reist monatlich zu drei Kundenterminen (je 120 km mit dem Privatfahrzeug), lädt zweimal pro Monat Geschäftspartner zum Essen ein und hat regelmässige Kleinspesen. Die monatlichen Spesen belaufen sich auf rund CHF 270 Fahrkosten (360 km x CHF 0.75), CHF 200 bis CHF 400 für Geschäftsessen und CHF 60 Kleinspesen – insgesamt zwischen CHF 530 und CHF 730 pro Monat. Solche Beträge sind bei einem GF-Gehalt üblich und steuerlich unproblematisch, sofern sie im Reglement abgedeckt sind.
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Mehr erfahren →03.Geschäftsfahrzeug und Privatanteil
Stellt die Gesellschaft dem Geschäftsführer ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung, das auch privat genutzt werden darf, gilt der Privatanteil als Naturallohn. Dieser Privatanteil ist sozialversicherungspflichtig und muss im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 (Unentgeltliche Beförderung / Geschäftsauto) deklariert werden. Die ESTV sieht dafür eine pauschale Berechnungsmethode vor.
Berechnung des Privatanteils Geschäftsfahrzeug
Die Pauschale von 9.6 % deckt sämtliche Kosten der Privatnutzung ab: Treibstoff, Versicherung, Unterhalt und Abschreibung. Der Kaufpreis als Berechnungsbasis bleibt über die gesamte Nutzungsdauer gleich – auch wenn das Fahrzeug an Wert verliert. Bei Leasingfahrzeugen gilt der Barkaufpreis gemäss Leasingvertrag als Basis. Wer den Privatanteil tiefer halten will, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen und den effektiven Privatanteil nachweisen.
Wichtig für Alleinaktionäre und Alleingesellschafter: Wird das Geschäftsfahrzeug überwiegend privat genutzt, kann die Steuerverwaltung den gesamten Fahrzeugaufwand als verdeckte Gewinnausschüttung qualifizieren. In solchen Fällen droht eine Aufrechnung beim Unternehmen und beim Geschäftsführer persönlich. Ein Fahrtenbuch ist in dieser Konstellation dringend zu empfehlen.
04.Lohnausweis-Besonderheiten für Geschäftsführer
Der Lohnausweis eines Geschäftsführers folgt denselben Regeln wie bei anderen Arbeitnehmenden. Die korrekte Zuordnung der einzelnen Positionen zu den richtigen Ziffern ist jedoch gerade bei GF-Vergütungen mit mehreren Komponenten anspruchsvoll. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis definiert die Zuordnung verbindlich.
Zuordnung im Lohnausweis für Geschäftsführer
Verfügt das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement, entfällt die Pflicht, Pauschalspesen im Lohnausweis einzeln aufzuschlüsseln. Stattdessen genügt ein Kreuz im Feld F des Lohnausweises. Ohne genehmigtes Reglement müssen sämtliche Pauschalspesen als Lohnbestandteil deklariert werden, was zu einer höheren Steuerbelastung für den Geschäftsführer führt.
Naturalgeschenke an den Geschäftsführer – etwa Weihnachtsgeschenke oder Jubiläumsgaben – sind ab 2026 bis CHF 600 pro Kalenderjahr steuerfrei. Beträge darüber hinaus gelten als Lohnbestandteil und müssen unter Ziffer 1 deklariert werden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein separates Kader-Spesenreglement für den Geschäftsführer
Viele KMU regeln die GF-Spesen im allgemeinen Spesenreglement, obwohl die Ansätze für den Geschäftsführer deutlich höher sind. Die Steuerverwaltung kann die Differenz als Lohn aufrechnen. Ein genehmigtes Kader-Reglement mit erweiterten Pauschalen schafft Klarheit und Rechtssicherheit.
Fehler 2: Privatanteil Geschäftsfahrzeug nicht im Lohnausweis deklariert
Wird der Privatanteil des Geschäftsfahrzeugs nicht oder zu tief ausgewiesen, drohen Nachsteuern und Bussen sowohl für das Unternehmen als auch für den Geschäftsführer persönlich. Die Pauschale von 9.6 % des Kaufpreises ist zwingend anzuwenden, sofern kein Fahrtenbuch geführt wird.
Fehler 3: Private Auslagen als Geschäftsspesen verbucht
Gerade bei Alleinaktionären oder Alleingesellschaftern ist die Versuchung gross, private Auslagen über die Firma abzurechnen. Die Steuerbehörden qualifizieren solche Zahlungen als verdeckte Gewinnausschüttung, was zu einer Doppelbesteuerung führt: beim Unternehmen als nicht abzugsfähiger Aufwand und beim GF als Einkommen.
Fehler 4: Repräsentationsspesen ohne Nachweis des geschäftlichen Anlasses
Geschäftsessen und Kundeneinladungen erfordern neben dem Beleg auch die Angabe der bewirteten Personen und des geschäftlichen Grundes. Fehlen diese Angaben, werden die Spesen bei einer Revision nicht anerkannt. Eine kurze Notiz auf dem Beleg oder im Spesensystem genügt.
Fehler 5: Spesenreglement nicht von der Steuerverwaltung genehmigen lassen
Ein internes Spesenreglement ohne kantonale Genehmigung hat steuerlich keine Wirkung. Pauschalspesen müssen dann vollständig als Lohn deklariert werden. Die Genehmigung ist kostenlos und schützt vor Aufrechnungen bei der Steuerveranlagung.
06.Häufige Fragen
Gilt für den Verwaltungsrat dasselbe Spesenrecht wie für den Geschäftsführer?
Verwaltungsräte mit einem Arbeitsvertrag unterstehen denselben Spesenregeln wie der Geschäftsführer. Externe VR-Mitglieder ohne Arbeitsvertrag erhalten ein Honorar und rechnen ihre Auslagen separat ab. In beiden Fällen muss ein Spesenreglement die zulässigen Ansätze definieren.
Kann der Geschäftsführer sich selbst ein Spesenreglement genehmigen?
Der Geschäftsführer kann das Spesenreglement zwar erstellen, die Genehmigung erfolgt jedoch durch die kantonale Steuerverwaltung. Bei Alleinaktionären empfiehlt sich zusätzlich ein formeller Beschluss der Generalversammlung, um die Angemessenheit der Ansätze zu dokumentieren.
Wie hoch dürfen die Pauschalspesen eines GF maximal sein?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für Pauschalspesen, aber die Ansätze müssen den tatsächlichen Auslagen entsprechen und von der Steuerverwaltung genehmigt sein. Überhöhte Pauschalen werden als verdeckter Lohn qualifiziert. Die SSK-Musterreglemente geben Richtwerte vor, an denen sich die Steuerbehörden orientieren.
Muss der Geschäftsführer einer Einzelfirma Spesen gleich abrechnen?
Nein. Der Inhaber einer Einzelfirma ist selbständig erwerbend und hat keinen Arbeitsvertrag mit sich selbst. Er verbucht geschäftliche Auslagen direkt als Geschäftsaufwand. Art. 327a OR und das Spesenreglement gelten nur für Arbeitnehmer in GmbH und AG.
Was passiert, wenn der GF die Kilometerpauschale von CHF 0.70 statt CHF 0.75 abrechnet?
Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung. Der Geschäftsführer kann aber beim nächsten Reglements-Update auf den neuen Ansatz von CHF 0.75 wechseln. Eine Nachforderung für die Differenz ist nicht vorgesehen.
Sind Spesen des Geschäftsführers sozialversicherungspflichtig?
Echte Spesenerstattungen gemäss genehmigtem Reglement sind nicht sozialversicherungspflichtig. Der Privatanteil des Geschäftsfahrzeugs hingegen gilt als Naturallohn und unterliegt der AHV, IV, EO und ALV. Werden Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement ausbezahlt, behandelt die Ausgleichskasse sie als beitragspflichtigen Lohn.