Homeoffice Spesen abrechnen: Kostenarten, Privatanteil und Erstattung

Bevor Sie Homeoffice-Spesen abrechnen, müssen Sie die rechtliche Ausgangslage bestimmen. Die Erstattungspflicht gemäss Art. 327a OR hängt davon ab, ob der Arbeitgeber das Homeoffice angeordnet hat oder ob der Mitarbeitende freiwillig von zu Hause arbeitet.

• Angeordnetes Homeoffice — Der Arbeitgeber verlangt ausdrücklich, dass der Mitarbeitende ganz oder teilweise von zu Hause arbeitet, oder stellt keinen geeigneten Büroarbeitsplatz zur Verfügung. In diesem Fall greift die gesetzliche Erstattungspflicht.
• Freiwilliges Homeoffice — Der Mitarbeitende entscheidet sich aus eigenem Antrieb für Homeoffice, obwohl ein Büroarbeitsplatz vorhanden ist. Hier besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Auslagenersatz, der Arbeitgeber kann aber freiwillig eine Entschädigung leisten.
• Mischformen — Bei hybriden Modellen mit festen Homeoffice-Tagen sollte die Vereinbarung schriftlich festgehalten werden. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber die Homeoffice-Tage vorgibt oder der Mitarbeitende frei wählt.

Halten Sie die Homeoffice-Regelung schriftlich fest, idealerweise im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Homeoffice-Vereinbarung. Diese Dokumentation ist bei einer späteren Prüfung durch die Steuerbehörde oder die Sozialversicherungen entscheidend.

Erstellen Sie eine vollständige Liste aller Kosten, die durch das Homeoffice entstehen. Unterscheiden Sie dabei zwischen laufenden Kosten, die monatlich anfallen, und einmaligen Anschaffungen. Nur Kosten, die nachweislich durch die berufliche Tätigkeit verursacht werden, sind erstattungsfähig.

• Laufende Kosten — Internet (beruflicher Anteil), Strom und Heizung (anteilig für das Arbeitszimmer), Mobiltelefon (beruflicher Anteil), Verbrauchsmaterial wie Druckerpatronen und Papier.
• Einmalige Anschaffungen — Bildschirm, ergonomischer Bürostuhl, Tastatur, Headset. Diese werden oft direkt vom Arbeitgeber gestellt oder über eine einmalige Pauschale abgegolten.
• Nicht erstattungsfähig — Verpflegung zu Hause, Kaffee, allgemeine Wohnungseinrichtung, Kleidung. Diese Kosten entstehen unabhängig vom Arbeitsort.

Prüfen Sie, welche Arbeitsmittel der Arbeitgeber bereits zentral bereitstellt. Software-Lizenzen, VPN-Zugänge und Laptops werden in den meisten Unternehmen direkt beschafft und sind daher nicht Teil der Spesenabrechnung des Mitarbeitenden.

Die meisten Homeoffice-Kosten sind Mischkosten: Internet, Strom und Raumfläche werden sowohl privat als auch beruflich genutzt. Für die Spesenabrechnung muss der berufliche Anteil nachvollziehbar berechnet und der Privatanteil abgezogen werden. Die Steuerbehörden akzeptieren verschiedene Berechnungsmethoden, sofern diese plausibel und dokumentiert sind.

Bei der Berechnung der Raumkosten gilt: Nur ein separates Zimmer, das ausschliesslich oder überwiegend beruflich genutzt wird, kann anteilig geltend gemacht werden. Ein Schreibtisch im Wohnzimmer reicht nicht aus. Die Berechnung muss auf der tatsächlichen Quadratmeterzahl basieren.

Dokumentieren Sie die gewählte Berechnungsmethode schriftlich. Bei einer Steuerprüfung muss nachvollziehbar sein, wie der berufliche Anteil ermittelt wurde. Pauschale Schätzungen ohne Grundlage werden von den Steuerbehörden nicht akzeptiert.

In der Praxis rechnen die meisten Unternehmen Homeoffice-Spesen nicht einzeln ab, sondern definieren eine monatliche Pauschale im Spesenreglement. Diese Pauschale deckt die laufenden Mehrkosten wie Internet, Strom und Büromaterial pauschal ab. Der Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand für beide Seiten und klare Verhältnisse.

Die Höhe der Pauschale muss den tatsächlichen Mehrkosten entsprechen und darf nicht als verdeckter Lohnbestandteil dienen. Übliche Pauschalen in der Schweiz liegen zwischen CHF 100 und CHF 250 pro Monat, abhängig vom Homeoffice-Pensum und den lokalen Lebenshaltungskosten. Das Spesenreglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen und vom zuständigen kantonalen Steueramt genehmigt werden.

• Pauschale pro Homeoffice-Tag — Einige Unternehmen definieren einen Tagessatz, z. B. CHF 5 bis CHF 10 pro Homeoffice-Tag. Diese Variante eignet sich bei hybriden Modellen mit wechselnder Homeoffice-Frequenz.
• Monatliche Fixpauschale — Eine feste monatliche Pauschale, z. B. CHF 150, unabhängig von der Anzahl Homeoffice-Tage. Geeignet für Mitarbeitende mit regelmässigem Homeoffice-Pensum.
• Effektive Abrechnung — Einzelne Erstattung gegen Beleg. Aufwändiger, aber bei hohen oder unregelmässigen Kosten (z. B. Geräteanschaffungen) sinnvoll.

Wichtig: Ohne Genehmigung des Spesenreglements durch das kantonale Steueramt werden Homeoffice-Pauschalen als Lohnbestandteil behandelt und unterliegen der Sozialversicherungspflicht sowie der Einkommenssteuer. Reichen Sie das Reglement daher vor der ersten Auszahlung zur Genehmigung ein.

Auch bei einer genehmigten Pauschale sollten Arbeitnehmende die wichtigsten Belege aufbewahren. Bei einer effektiven Abrechnung sind vollständige Belege zwingend. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss OR zehn Jahre. Digitale Kopien sind zulässig, sofern sie den Originalbeleg vollständig und lesbar wiedergeben.

• Internetrechnung — Monatliche Rechnung des Providers mit Angabe des Gesamtbetrags. Der berufliche Anteil wird gemäss der festgelegten Berechnungsmethode ermittelt.
• Stromrechnung — Jahres- oder Quartalsabrechnung des Energieversorgers. Die anteilige Berechnung erfolgt über die Arbeitszimmerfläche und die Nutzungsdauer.
• Kaufbelege für Arbeitsmittel — Quittungen für Bildschirm, Bürostuhl, Tastatur und weiteres Equipment. Bei Anschaffungen über CHF 500 prüfen, ob eine Abschreibung über mehrere Jahre nötig ist.
• Mietvertrag — Bei Geltendmachung von Raumkosten: Mietvertrag mit Angabe der Gesamtfläche und der Miete. Zusätzlich ein Grundriss oder eine Skizze des Arbeitszimmers.

Führen Sie ein einfaches Homeoffice-Protokoll mit den tatsächlichen Homeoffice-Tagen. Dieses Protokoll dient als Nachweis für die Berechnung der Pauschale oder der effektiven Kosten und wird bei einer Steuerprüfung regelmässig verlangt.

Reichen Sie die Homeoffice-Spesenabrechnung gemäss dem im Unternehmen definierten Rhythmus ein, in der Regel monatlich oder quartalsweise. Die Abrechnung muss die Kostenarten, die Berechnungsgrundlage und den geltend gemachten Betrag klar ausweisen. Bei Pauschalregelungen genügt die Angabe der Homeoffice-Tage und der vereinbarten Pauschale.

• Pflichtangaben bei effektiver Abrechnung — Datum, Kostenart, Gesamtbetrag, beruflicher Anteil in Prozent, erstattungsfähiger Betrag, Belegverweis.
• Pflichtangaben bei Pauschalabrechnung — Abrechnungsperiode, Anzahl Homeoffice-Tage, vereinbarter Tagessatz oder Monatspauschale, Gesamtbetrag.

Der Vorgesetzte oder die zuständige Stelle prüft die Abrechnung auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei der effektiven Abrechnung werden die Belege mit den geltend gemachten Beträgen abgeglichen. Bei der Pauschale wird geprüft, ob die angegebenen Homeoffice-Tage mit den Arbeitszeiterfassungen übereinstimmen.

Die korrekte Deklaration im Lohnausweis ist der letzte und oft fehleranfälligste Schritt. Homeoffice-Spesen, die auf Basis eines genehmigten Spesenreglements ausbezahlt werden, erscheinen in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises als Pauschalspesen. Effektive Spesen gegen Beleg werden in Ziffer 13.1.2 ausgewiesen. In beiden Fällen sind die Beträge für den Arbeitnehmenden nicht einkommenssteuerpflichtig und nicht AHV-pflichtig.

Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen Homeoffice-Entschädigungen als Lohnbestandteil in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden. Sie unterliegen dann der Einkommenssteuer und den Sozialversicherungsabgaben. Der Arbeitnehmende kann in diesem Fall allenfalls einen Berufsauslagenabzug in der Steuererklärung geltend machen, wobei die Voraussetzungen kantonal unterschiedlich sind.

Arbeitnehmende, die trotz Arbeitgeber-Erstattung zusätzlich einen Berufsauslagenabzug in der Steuererklärung geltend machen, riskieren eine Aufrechnung durch die Steuerbehörde. Erstattete Spesen und Steuerabzüge dürfen sich nicht überschneiden.