Homeoffice-Spesen für IT-Mitarbeitende: Anspruch, Abgrenzung und Erstattung
Homeoffice-Kosten können als Spesen erstattet werden, wenn kein vollwertiger Büroarbeitsplatz bereitgestellt wird – eine gesetzliche Pauschale gibt es nicht. Gerade in der IT-Branche, wo Remote-Arbeit verbreitet ist, stellt sich regelmässig die Frage, welche Kosten der Arbeitgeber tragen muss und welche privat bleiben. Die Abgrenzung richtet sich nach Art. 327a OR sowie der Praxis der ESTV und hängt massgeblich davon ab, ob das Homeoffice vom Arbeitgeber angeordnet oder freiwillig gewählt wurde.
01.Was als Homeoffice-Spese gilt
Gemäss Art. 327a Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Im Homeoffice-Kontext betrifft dies Kosten, die ohne die Arbeit von zu Hause nicht oder nicht in dieser Höhe anfallen würden. Die Wegleitung zum Lohnausweis kennt keinen fixen Pauschalansatz für Homeoffice-Spesen; das SSK-Muster-Spesenreglement nennt für private Infrastruktur CHF 50 pro Monat. Erstattungen müssen daher entweder auf effektiven Kosten oder auf einer nachvollziehbaren Schätzung beruhen, die im Spesenreglement festgehalten wird.
- Internetanschluss (anteilig): Der berufliche Anteil an den monatlichen Internetkosten ist erstattungsfähig. In der Praxis setzen viele Unternehmen einen Anteil von 50 bis 80 Prozent an, wenn das Homeoffice an mehreren Tagen pro Woche genutzt wird.
- Stromkosten (anteilig): Der Mehrverbrauch an Strom durch Arbeitsgeräte, Beleuchtung und Heizung im Arbeitszimmer kann anteilig geltend gemacht werden. Üblich sind pauschale Ansätze zwischen CHF 1.50 und CHF 3.00 pro Homeoffice-Tag.
- Anteilige Raumkosten: Wird ein separates Arbeitszimmer dauerhaft für die Arbeit genutzt, kann der anteilige Mietzins oder die anteilige Hypothekarbelastung als Spese gelten. Voraussetzung ist, dass der Raum überwiegend beruflich genutzt wird und kein Büroarbeitsplatz bereitsteht.
- Verbrauchsmaterial und Druckkosten: Papier, Druckerpatronen und ähnliches Büromaterial, das für die Arbeit benötigt wird, ist erstattungsfähig. Für IT-Mitarbeitende fällt dieser Posten in der Regel gering aus.
- Software-Lizenzen für berufliche Nutzung: Wenn IT-Mitarbeitende eigene Lizenzen für beruflich benötigte Software einsetzen müssen, etwa für Entwicklungsumgebungen oder Projektmanagement-Tools, sind diese Kosten erstattungsfähig.
Ein konkretes Beispiel: Eine Softwareentwicklerin arbeitet vier Tage pro Woche im Homeoffice. Ihr Arbeitgeber erstattet monatlich CHF 50.00 für Internet (anteilig), CHF 25.00 für Strom und CHF 200.00 für die anteilige Raumnutzung. Diese Beträge sind im Spesenreglement festgehalten; als Pauschalen werden sie im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 (übrige Pauschalspesen) betragsmässig ausgewiesen und müssen in etwa den effektiven Kosten entsprechen.
02.Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch
Nicht jede Homeoffice-Tätigkeit begründet automatisch einen Anspruch auf Spesenerstattung. Art. 327a OR greift nur, wenn die Auslagen notwendig sind, also wenn der Arbeitgeber keinen gleichwertigen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt oder dessen Nutzung nicht zumutbar ist. Die Rechtsprechung hat diese Grundsätze in mehreren Entscheiden konkretisiert.
Voraussetzungen für die Erstattung von Homeoffice-Spesen
Besonders wichtig für IT-Mitarbeitende: Viele Unternehmen in der IT-Branche haben seit der Pandemie Büroflächen reduziert und setzen auf hybride Arbeitsmodelle. Wenn der Arbeitgeber bewusst auf einen vollwertigen Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden verzichtet, entsteht ein Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR, selbst wenn die Mitarbeitenden das Homeoffice grundsätzlich begrüssen. Entscheidend ist nicht die Präferenz, sondern die Verfügbarkeit eines zumutbaren Arbeitsplatzes.
Homeoffice-Spesen strukturiert erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Was nicht als Homeoffice-Spese gilt
Die Abgrenzung zwischen erstattungsfähigen Spesen und privaten Kosten ist in der Praxis häufig umstritten. Grundsätzlich gilt: Kosten, die auch ohne berufliche Tätigkeit im Homeoffice anfallen würden, sind keine Spesen. Ebenso wenig begründet freiwilliges Homeoffice bei verfügbarem Büroarbeitsplatz einen Erstattungsanspruch.
- Freiwilliges Homeoffice bei verfügbarem Büro: Steht ein vollwertiger Büroarbeitsplatz zur Verfügung und entscheidet sich die IT-Mitarbeiterin freiwillig für das Homeoffice, besteht kein Anspruch auf Spesenerstattung. Der Arbeitgeber kann freiwillig eine Entschädigung leisten, ist aber nicht dazu verpflichtet.
- Privatanteile an Infrastruktur: Der private Anteil an Internet, Strom und Raumkosten ist keine Spese. Wer den Internetanschluss auch privat nutzt, kann nur den beruflichen Mehraufwand geltend machen. Eine vollständige Erstattung der Internetrechnung wäre steuerlich nicht als Spese anerkannt.
- IT-Erstausstattung (Laptop, Monitor, Tastatur): Arbeitsgeräte wie Laptop, Monitor oder Tastatur stellt grundsätzlich der Arbeitgeber zur Verfügung (Art. 327 OR); sie sind dann Arbeitsinstrumente und keine Spesen. Muss die Mitarbeiterin eigene Geräte anschaffen und vergütet der Arbeitgeber diese Kosten gegen Beleg, sind sie im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» betragsmässig anzugeben.
- Möbel und Einrichtung: Ein Stehpult oder ein ergonomischer Bürostuhl für das Homeoffice ist keine laufende Auslage, sondern eine Anschaffung. Vergütet der Arbeitgeber solche Kosten für Büroinfrastruktur gegen Beleg, gehören sie in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises («Spesen für externen Arbeitsplatz»); private Wohnungseinrichtung ist dagegen keine Spese.
- Grundkosten der Wohnung: Die reguläre Miete oder Hypothek ist keine Homeoffice-Spese. Nur der nachweisbare Mehraufwand durch ein überwiegend beruflich genutztes Arbeitszimmer kann anteilig berücksichtigt werden.
Für IT-Mitarbeitende ist die Unterscheidung bei der Erstausstattung besonders relevant. Stellt der Arbeitgeber einen Laptop zur Verfügung, handelt es sich um ein Arbeitsinstrument gemäss Art. 327 OR. Kauft die Mitarbeiterin hingegen auf Anweisung des Arbeitgebers einen eigenen Laptop, schuldet der Arbeitgeber eine angemessene Entschädigung; wird sie gegen Beleg vergütet, ist sie im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 betragsmässig anzugeben. Geht die Vergütung über die tatsächlichen Kosten hinaus, ist der Mehrbetrag Lohn.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Gesamte Internetrechnung als Spese einreichen
Viele IT-Mitarbeitende reichen die vollständige monatliche Internetrechnung als Homeoffice-Spese ein. Steuerlich anerkannt wird jedoch nur der berufliche Anteil. Ohne nachvollziehbare Aufteilung im Spesenreglement riskiert das Unternehmen eine Aufrechnung bei der Lohnausweisprüfung.
Fehler 2: Homeoffice-Pauschale ohne Grundlage auszahlen
Eine monatliche Homeoffice-Pauschale ohne nachvollziehbare Grundlage und ohne genehmigtes Spesenreglement bietet keine Rechtssicherheit. Die Pauschale ist ohnehin unter Ziffer 13.2.3 betragsmässig anzugeben; übersteigt sie die effektiven Kosten, können Steuerbehörde und AHV den überhöhten Teil als Lohn aufrechnen. Das Spesenreglement sollte die Pauschale und deren Voraussetzungen explizit regeln.
Fehler 3: Erstausstattung als laufende Spese verbuchen
Die Anschaffung eines Monitors oder Bürostuhls wird fälschlicherweise als monatliche Pauschale abgerechnet statt als einmalige Auslage gegen Beleg. Solche Kosten für Büroinfrastruktur gehören in Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz»; werden sie nicht korrekt deklariert, drohen Nachforderungen.
Fehler 4: Spesenanspruch bei freiwilligem Homeoffice geltend machen
Wenn ein vollwertiger Büroarbeitsplatz bereitsteht, besteht kein Erstattungsanspruch nach Art. 327a OR. IT-Mitarbeitende, die aus Bequemlichkeit von zu Hause arbeiten, können keine Homeoffice-Spesen einfordern. Der Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung muss die Homeoffice-Pflicht oder die Reduktion der Bürofläche dokumentieren.
Fehler 5: Keine vertragliche Regelung zum Homeoffice
Ohne schriftliche Vereinbarung zum Homeoffice fehlt die Grundlage für eine klare Spesenregelung. Im Streitfall kann der Arbeitnehmer zwar auf Art. 327a OR verweisen, doch die Höhe der Erstattung bleibt unklar. Eine Homeoffice-Vereinbarung mit Verweis auf das Spesenreglement verhindert Konflikte.
05.Häufige Fragen
Kann ich meinen Internetanschluss als Homeoffice-Spese abrechnen?
Ja, aber nur den beruflichen Anteil. Wenn Sie den Internetanschluss auch privat nutzen, ist nur der Mehraufwand durch die berufliche Nutzung erstattungsfähig. In der Praxis legen Unternehmen im Spesenreglement einen prozentualen Anteil fest, typischerweise zwischen 50 und 80 Prozent bei regelmässigem Homeoffice.
Gibt es eine gesetzliche Homeoffice-Pauschale in der Schweiz?
Nein, die Schweiz kennt keinen gesetzlich festgelegten Pauschalansatz für Homeoffice-Spesen. Das SSK-Muster-Spesenreglement sieht für die geschäftliche Nutzung privater Infrastruktur eine Pauschale von CHF 50 pro Monat vor, die in einem vom Sitzkanton genehmigten Reglement verankert werden kann. Jede Pauschale ist im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.3 betragsmässig anzugeben und muss in etwa den tatsächlichen Kosten entsprechen; überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden.
Muss mein Arbeitgeber mir einen Laptop für das Homeoffice bezahlen?
Gemäss Art. 327 Abs. 1 OR hat der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen, sofern nichts anderes vereinbart ist. Ein Laptop ist ein Arbeitsinstrument und keine Spese. Stellt der Arbeitgeber keinen Laptop bereit und verlangt die Nutzung eines privaten Geräts, muss er eine angemessene Entschädigung leisten (Art. 327 Abs. 2 OR); vergütet er Kosten für Büroinfrastruktur gegen Beleg, sind diese im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» betragsmässig anzugeben.
Wie wird die Homeoffice-Entschädigung im Lohnausweis deklariert?
Effektiv gegen Beleg vergütete Homeoffice-Kosten (inklusive Büroinfrastruktur) gehören gemäss Wegleitung in Ziffer 13.1.2 mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» und sind immer betragsmässig anzugeben. Pauschale Homeoffice-Entschädigungen werden als übrige Pauschalspesen in Ziffer 13.2.3 betragsmässig ausgewiesen – auch mit genehmigtem Spesenreglement.
Habe ich Anspruch auf Homeoffice-Spesen, wenn ich nur einen Tag pro Woche zu Hause arbeite?
Der Anspruch hängt nicht von der Anzahl Homeoffice-Tage ab, sondern davon, ob ein vollwertiger Büroarbeitsplatz bereitsteht. Auch bei einem Homeoffice-Tag pro Woche besteht ein Erstattungsanspruch, wenn der Arbeitgeber keinen zumutbaren Arbeitsplatz anbietet. Die Höhe der Erstattung wird in der Regel proportional zur Anzahl Homeoffice-Tage berechnet.
Kann der Arbeitgeber Homeoffice-Spesen im Arbeitsvertrag ausschliessen?
Art. 327a OR ist zwingend zugunsten des Arbeitnehmers. Eine vertragliche Klausel, die den Spesenanspruch bei angeordnetem Homeoffice vollständig ausschliesst, ist nichtig. Der Arbeitgeber kann jedoch im Spesenreglement die Modalitäten und Höhe der Erstattung regeln, solange die notwendigen Auslagen gedeckt werden.