Kantonale Genehmigung Spesenreglement: Nutzen, Ablauf und Anforderungen
Ein kantonal genehmigtes Spesenreglement schafft Rechtssicherheit für Pauschalspesen – vorgeschrieben ist die Genehmigung aber nicht. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis, etwa bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit oder Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag, sind auch ohne Reglement zulässig. Wer höhere Ansätze oder monatliche Pauschalen ausrichtet, lässt die Höhe mit der Genehmigung von der Steuerbehörde des Sitzkantons bestätigen. Ohne Genehmigung müssen solche Pauschalen den effektiven Auslagen entsprechen; überhöhte Beträge können bei einer Arbeitgeberkontrolle als Lohn aufgerechnet werden – mit Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Einkommenssteuern.
01.Warum sich eine kantonale Genehmigung lohnt
Art. 327a OR verpflichtet Arbeitgeber, den Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dieser Auslagenersatz ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern er den tatsächlichen Aufwand abdeckt. Effektive Spesen mit Belegen und Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 brauchen keine Genehmigung. Pauschalen über Zeitabschnitte müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55). Ein genehmigtes Spesenreglement bestätigt die Ansätze und schafft so Rechtssicherheit (Rz 59).
- Pauschalspesen: Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 (z. B. bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag) sind ohne Reglement zulässig. Höhere Pauschalen sowie Repräsentations-, Auto- oder andere Pauschalen über Zeitabschnitte sind ohne Reglement möglich, aber nur mit Genehmigung rechtssicher.
- Effektive Spesen: Auslagen, die gegen Vorlage von Originalbelegen erstattet werden, etwa Hotelrechnungen, Bahntickets oder Restaurantquittungen. Hier genügt ein internes Spesenreglement ohne kantonale Genehmigung.
- Gemischte Reglemente: Wird ein Reglement genehmigt, umfasst die Genehmigung sowohl die effektiven als auch die pauschalen Vergütungen (Rz 59). Effektive Spesen müssen dann im Lohnausweis nicht mehr betragsmässig angegeben werden.
Ohne genehmigtes Reglement prüft die Behörde bei einer Kontrolle, ob die Pauschalen den effektiven Auslagen entsprechen. Ein Beispiel (Annahmen): Ein Unternehmen zahlt 15 Aussendienstmitarbeitenden monatlich CHF 400 Pauschalspesen, also CHF 72 000 pro Jahr. Lassen sich nur CHF 250 pro Person und Monat begründen, kann der Rest von CHF 27 000 pro Jahr als Lohn aufgerechnet werden. Daraus resultieren AHV/IV/EO-Nachforderungen von rund CHF 2 862 (10.6 %, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sowie Einkommenssteuernachforderungen bei den betroffenen Mitarbeitenden. Hinzu kommen Verzugszinsen.
02.Ablauf der Genehmigung
Zuständig für die Genehmigung ist die Steuerbehörde des Sitzkantons. Die Bezeichnung der zuständigen Stelle variiert je nach Kanton; die Schweizerische Steuerkonferenz publiziert dazu eine Liste der kantonalen Zuständigkeiten (Stand 3. Februar 2026).
Ablauf der kantonalen Genehmigung im Überblick
Die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich; Auskunft gibt die kantonale Steuerverwaltung. Es empfiehlt sich, das Reglement frühzeitig vor dem gewünschten Inkrafttreten einzureichen. Wird das Reglement ohne Beanstandungen genehmigt, erhält das Unternehmen eine schriftliche Genehmigung, die dauerhaft aufzubewahren ist.
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Mehr erfahren →03.Anforderungen an das eingereichte Reglement
Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente inhaltlich nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz aufzubauen (Rz 59); die Vorlagen vom 1. Februar 2024 wurden per 1. Januar 2026 aktualisiert. Die SSK stellt eine Mustervorlage für Unternehmen, ein Zusatz-Spesenreglement für Mitarbeitende mit leitender Funktion, ein Muster für Non-Profit-Organisationen und eine Mustervorlage für die Autopauschale zur Verfügung. Das kantonale Steueramt prüft das eingereichte Reglement auf Vollständigkeit und Angemessenheit.
- Pauschalhöhen: Orientierung bieten die Werte von Rz 52: bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen), Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag, Kilometerentschädigung CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026). Das SSK-Muster sieht pauschal z. B. ein Abendessen mit CHF 35 vor. Höhere Ansätze müssen begründet sein und in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
- Empfängerkreis: Das Reglement muss klar definieren, welche Mitarbeiterkategorien Anspruch auf Pauschalspesen haben. Typisch sind Unterscheidungen nach Aussendienst, Innendienst und Geschäftsleitung.
- Repräsentationsspesen: Repräsentationspauschalen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Übersteigen sie CHF 6 000 pro Jahr, dürfen sie nach den SSK-Richtlinien maximal 5 Prozent des Bruttolohns betragen, mit einem Maximalansatz von CHF 24 000 pro Jahr.
- Naturalgeschenke: Übliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr müssen im Lohnausweis nicht angegeben werden (Rz 72 der Wegleitung). Regelt das Reglement Geschenke an Mitarbeitende, sollte es diese Grenze berücksichtigen.
- Unterschrift und Geltungsbereich: Das Reglement sollte von der Geschäftsleitung verabschiedet sein und den zeitlichen sowie personellen Geltungsbereich klar festlegen. Die SSK-Richtlinien gelten nur für Unselbständigerwerbende, denen ein Lohnausweis ausgestellt wird.
Ablehnungsgründe sind in der Praxis häufig: Pauschalen über den Werten von Rz 52 und SSK-Muster ohne Begründung, fehlende Abgrenzung zwischen pauschalen und effektiven Spesen, unklare Definition des Empfängerkreises oder fehlende Regelung zur Belegpflicht bei effektiven Spesen. Bei einer Ablehnung erhält das Unternehmen in der Regel eine Begründung mit Hinweisen zur Nachbesserung. Nach Korrektur kann das Reglement erneut eingereicht werden.
Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Kantonen stehen vor der Frage, ob sie mehrere Genehmigungen benötigen. Nach Rz 59 der Wegleitung anerkennen die anderen Kantone ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement, sofern die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen eingehalten sind. Regelungen, die davon abweichen, sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend.
04.Kantonale Genehmigung einholen: Schritt für Schritt
Der folgende Prozess führt Sie von der Prüfung, ob sich eine Genehmigung lohnt, bis zur dauerhaften Aufbewahrung der Genehmigung. Planen Sie genügend Vorlauf ein; die Bearbeitungsdauer ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich.
Schritt 1: Nutzen einer Genehmigung prüfen
Prüfen Sie zunächst, welche Spesen Ihr Unternehmen wie vergütet. Eine Genehmigung ist nicht vorgeschrieben, lohnt sich aber vor allem, wenn Pauschalen über die Werte von Rz 52 hinausgehen oder Pauschalen für Zeitabschnitte ausbezahlt werden. Typische Beispiele sind monatliche Repräsentations-, Auto- oder Verpflegungspauschalen.
- Werden sämtliche Spesen gegen Beleg oder als Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 erstattet, ist keine kantonale Genehmigung nötig.
- Wird ein Reglement zur Genehmigung eingereicht, umfasst die Genehmigung sowohl die effektiven als auch die pauschalen Vergütungen (Rz 59).
- Ein mit der alten Kilometerentschädigung von CHF 0.70 genehmigtes Reglement bleibt gültig, solange es nicht geändert wird.
Schritt 2: SSK-konformes Spesenreglement erstellen
Erstellen Sie Ihr Spesenreglement auf Basis der SSK-Mustervorlagen (aktualisiert per Januar 2026), wie es Rz 59 der Wegleitung empfiehlt. Die Vorlagen sind auf der Website der Schweizerischen Steuerkonferenz verfügbar. Passen Sie die Vorlage an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens an und weichen Sie nur begründet von deren Ansätzen ab.
Werte nach Rz 52 der Wegleitung und SSK-Mustervorlagen (ab 1.1.2026)
Achten Sie darauf, den Empfängerkreis klar zu definieren. Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Aussendienstmitarbeitenden mit regelmässiger Reisetätigkeit und Innendienstmitarbeitenden. Legen Sie fest, welche Pauschalen für welche Kategorie gelten. Das Reglement muss von der Geschäftsleitung unterzeichnet und datiert sein.
Schritt 3: Zuständige Kantonsbehörde identifizieren
Zuständig ist die Steuerbehörde des Sitzkantons (Rz 59 der Wegleitung). Welche Stelle im Kanton die Gesuche bearbeitet, zeigt die Liste der kantonalen Zuständigkeiten der Schweizerischen Steuerkonferenz (Stand 3. Februar 2026). Auf der Website der kantonalen Steuerverwaltung finden Sie in der Regel auch Hinweise zum Verfahren und die Kontaktdaten der zuständigen Sachbearbeitenden.
- Bei Niederlassungen in mehreren Kantonen genügt in der Regel die Genehmigung des Sitzkantons; die anderen Kantone anerkennen sie, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind.
- Einige Kantone bieten ein Online-Einreichungsportal an, andere verlangen die Einreichung per Post oder E-Mail.
- Notieren Sie die Kontaktdaten der zuständigen Person für allfällige Rückfragen während der Prüfung.
Schritt 4: Antrag mit allen Unterlagen einreichen
Reichen Sie das vollständige, unterzeichnete Spesenreglement zusammen mit einem Begleitschreiben ein. Das Begleitschreiben sollte den Firmennamen, die UID-Nummer, die Anzahl betroffener Mitarbeitender und die gewünschte Inkraftsetzung enthalten. Einige Kantone verlangen zusätzlich einen aktuellen Handelsregisterauszug.
- Spesenreglement: Vollständig ausgefüllt, von der Geschäftsleitung unterzeichnet und datiert. Alle Pauschalansätze, der Empfängerkreis und die Belegpflicht für effektive Spesen müssen enthalten sein.
- Begleitschreiben: Firmenname, UID-Nummer, Anzahl betroffener Mitarbeitender nach Kategorie, gewünschtes Inkrafttreten, Kontaktperson für Rückfragen.
- Handelsregisterauszug: Aktueller Auszug, in einigen Kantonen erforderlich. Prüfen Sie die kantonalen Anforderungen vorab.
Bewahren Sie eine Kopie aller eingereichten Unterlagen mit Einreichungsdatum auf. Bei postalischer Einreichung empfiehlt sich der Versand per Einschreiben, um den Eingang nachweisen zu können.
Schritt 5: Genehmigung erhalten und dauerhaft aufbewahren
Nach der Prüfung erhalten Sie eine schriftliche Genehmigung. Sie bestätigt die im Reglement festgelegten effektiven und pauschalen Spesenvergütungen. Die Genehmigung gilt für das eingereichte Reglement; jede Änderung wird nach SSK-Muster vorgängig zur Genehmigung unterbreitet.
Bewahren Sie die Genehmigung zusammen mit dem genehmigten Reglement dauerhaft auf. Bei einer AHV-Arbeitgeberkontrolle oder einer Steuerrevision müssen Sie sie vorlegen können. Informieren Sie Ihre Lohnbuchhaltung: In Ziffer 15 des Lohnausweises wird «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt» vermerkt, ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1 entfällt, und Pauschalspesen werden betragsmässig in Ziffer 13.2 ausgewiesen.
Schritt 6: Bei Änderungen neue Genehmigung einholen
Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung eines genehmigten Reglements der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Das geänderte Reglement sollte erst nach Erhalt der neuen Genehmigung angewendet werden. Reichen Sie das überarbeitete Reglement mit einem Begleitschreiben ein, das die vorgenommenen Änderungen zusammenfasst.
- Typische Änderungen: Anpassung von Pauschalbeträgen, Erweiterung des Empfängerkreises, Einführung neuer Pauschalarten, Änderung der Spesenstruktur von effektiv auf pauschal.
- Aufhebung oder Ersatz: Wird das Reglement ersatzlos aufgehoben oder durch ein nicht genehmigtes Reglement ersetzt, ist die Steuerbehörde ebenfalls zu informieren.
Ob der Kanton bei rein redaktionellen Korrekturen auf ein förmliches Verfahren verzichtet, klären Sie mit der zuständigen Behörde. Eine unnötige Einreichung schadet nicht, eine fehlende Genehmigung hingegen nimmt den geänderten Ansätzen die Rechtssicherheit.
Prozessübersicht
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Hohe Pauschalspesen ohne genehmigte Grundlage auszahlen
Unternehmen zahlen Pauschalen über Rz 52 oder hohe Monatspauschalen aus, ohne je ein Reglement zur Genehmigung eingereicht zu haben. Bei einer AHV-Arbeitgeberkontrolle werden Beträge, die den effektiven Auslagen nicht entsprechen, rückwirkend als Lohn aufgerechnet. Reichen Sie das Reglement ein, bevor Sie solche Pauschalen auszahlen.
Fehler 2: Pauschalen über Rz 52 und SSK-Muster ohne Begründung festlegen
Werden im Reglement höhere Pauschalen ohne Begründung eingetragen, lehnt das Steueramt die Genehmigung ab oder verlangt Anpassungen. Ausbezahlte Beträge, die den effektiven Auslagen nicht entsprechen, können als Lohn aufgerechnet werden. Orientieren Sie sich an Rz 52 (bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag, CHF 0.75 pro Kilometer) und am SSK-Muster.
Fehler 3: Empfängerkreis nicht klar definieren
Ein Reglement, das pauschal allen Mitarbeitenden dieselben Pauschalen zugesteht, wird häufig beanstandet. Das Steueramt erwartet eine nachvollziehbare Differenzierung nach Funktionen und Reisetätigkeit. Definieren Sie klare Kategorien wie Aussendienst, Innendienst und Geschäftsleitung mit jeweils angemessenen Pauschalen.
Fehler 4: Genehmigungsverfügung nicht auffindbar
Bei einer Kontrolle kann das Unternehmen die Genehmigung nicht vorlegen. Ohne diesen Nachweis fehlt die Grundlage für die genehmigten Pauschalen, selbst wenn das Reglement tatsächlich genehmigt wurde. Bewahren Sie die Genehmigung digital und physisch an einem definierten Ort auf und informieren Sie die Lohnbuchhaltung über den Ablageort.
Fehler 5: Geändertes Reglement ohne Neugenehmigung anwenden
Unternehmen passen Pauschalen an oder erweitern den Empfängerkreis, ohne das geänderte Reglement erneut einzureichen. Die Änderungen sind dann nicht genehmigt, und überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden. Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet.
Fehler 6: Falschen Kanton für die Einreichung wählen
Unternehmen mit Niederlassungen in mehreren Kantonen reichen das Reglement beim Kanton der Niederlassung statt beim Sitzkanton ein. Nach Rz 59 der Wegleitung ist das Gesuch bei der Steuerbehörde des Sitzkantons zu stellen. Die anderen Kantone anerkennen dessen Genehmigung, wenn die SSK-Richtlinien eingehalten sind.
Fehler 7: Reglement nicht auf SSK-Mustervorlage basieren
Frei formulierte Reglemente ohne Bezug zu den SSK-Mustervorlagen werden häufig zurückgewiesen, weil wesentliche Inhalte fehlen. Die Nachbesserung kostet Zeit und verzögert die Genehmigung. Verwenden Sie die SSK-Mustervorlage (aktualisiert per Januar 2026) als Ausgangsbasis und passen Sie nur die unternehmensspezifischen Angaben an.
06.Häufige Fragen
Welcher Kanton ist zuständig, wenn unser Unternehmen in mehreren Kantonen tätig ist?
Zuständig ist die Steuerbehörde des Sitzkantons (Rz 59 der Wegleitung). Die anderen Kantone anerkennen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement, sofern die Richtlinien der SSK-Mustervorlagen eingehalten sind; abweichende Regelungen sind für die Wohnsitzkantone der Mitarbeitenden nicht bindend. Eine Übersicht der kantonalen Zuständigkeiten publiziert die SSK.
Wie lange ist die Genehmigung eines Spesenreglements gültig?
Die Genehmigung gilt für das eingereichte Reglement, solange es nicht geändert wird. Nach dem SSK-Muster wird jede Änderung – auch eine Senkung oder redaktionelle Anpassung – der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Die Steuerbehörde ist auch zu informieren, wenn das Reglement aufgehoben oder durch ein nicht genehmigtes ersetzt wird.
Muss ich bei jeder Änderung am Spesenreglement eine neue Genehmigung einholen?
Nach dem SSK-Muster ja: Jede Änderung eines genehmigten Reglements wird der Steuerverwaltung vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ob der Kanton bei rein redaktionellen Korrekturen auf ein förmliches Verfahren verzichtet, klären Sie mit der kantonalen Steuerverwaltung. Wenden Sie geänderte Ansätze erst nach der Genehmigung an.
Was passiert, wenn die Genehmigung abgelehnt wird?
Bei einer Ablehnung erhalten Sie in der Regel eine schriftliche Begründung mit konkreten Hinweisen zur Nachbesserung. Häufige Gründe sind überhöhte Pauschalen, ein unklarer Empfängerkreis oder fehlende Inhalte. Nach der Korrektur können Sie das Reglement erneut einreichen. Bis dahin gelten die Werte von Rz 52; höhere Pauschalen müssen den effektiven Auslagen entsprechen und im Lohnausweis betragsmässig angegeben werden.
Gilt die alte Kilometerpauschale von CHF 0.70 in bereits genehmigten Reglementen weiterhin?
Ja, ein mit CHF 0.70 pro Kilometer genehmigtes Reglement bleibt gültig. Die Erhöhung auf CHF 0.75 per 1.1.2026 betrifft den Wert in Rz 52 der Wegleitung. Wenn Sie den neuen Ansatz übernehmen möchten, passen Sie das Reglement an und unterbreiten die Änderung vorgängig zur Genehmigung.
Können wir das Spesenreglement rückwirkend genehmigen lassen?
Eine rückwirkende Genehmigung ist in der Praxis nicht vorgesehen. Das Reglement gilt steuerrechtlich erst ab dem Datum der Genehmigung. Für Pauschalen, die vorher ausbezahlt wurden, gelten die allgemeinen Regeln: Einzelfallpauschalen nach Rz 52 sind zulässig, Zeitabschnittspauschalen stehen in Ziffer 13.2 und müssen den Auslagen entsprechen. Reichen Sie das Reglement daher vor der ersten Auszahlung höherer Pauschalen ein.