Kilometerentschädigung im Lohnausweis: Ziffer 13, Steuerfreiheit und Reglement-Voraussetzungen

Der Lohnausweis kennt für Spesen zwei Hauptfelder innerhalb von Ziffer 13. Die korrekte Zuordnung der Kilometerentschädigung bestimmt, ob der Betrag beim Arbeitnehmer steuerfrei bleibt oder als steuerbares Einkommen behandelt wird. Massgebend ist die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV, die ab 1. Januar 2026 in aktualisierter Fassung gilt.

Bei Effektivspesen (Ziffer 13.1.1) rechnet der Arbeitnehmer jede Fahrt einzeln ab. Der Arbeitgeber vergütet auf Basis der tatsächlich gefahrenen Kilometer zum Ansatz von maximal CHF 0.75/km. Im Lohnausweis wird die Gesamtsumme aller Kilometerentschädigungen des Jahres in Ziffer 13.1.1 eingetragen. Bei Pauschalspesen (Ziffer 13.2.1) erhält der Arbeitnehmer einen fixen monatlichen oder jährlichen Betrag für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs. Voraussetzung ist ein genehmigtes Spesenreglement.

Damit die Kilometerentschädigung beim Arbeitnehmer nicht als steuerbares Einkommen erscheint, müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Die Steuerverwaltungen prüfen diese Voraussetzungen bei Lohnausweisrevisionen systematisch. Seit 2026 verlangt die SSK zudem, dass Spesenreglemente inhaltlich den aktualisierten Mustervorlagen entsprechen.

• Genehmigtes Spesenreglement: Für Pauschalspesen (Ziffer 13.2.1) muss ein schriftliches Spesenreglement vorliegen, das von der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers genehmigt wurde. Ohne Genehmigung ist die Pauschale nicht steuerfrei.
• Einhaltung der ESTV-Ansätze: Der Kilometeransatz darf CHF 0.75/km (ab 1.1.2026) nicht übersteigen. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km bleiben gültig und brauchen keine neue Genehmigung, solange sie nicht angepasst werden.
• Geschäftliche Veranlassung: Nur Fahrten mit geschäftlichem Zweck sind erstattungsfähig. Der Arbeitsweg gilt steuerlich nicht als Geschäftsfahrt, ausser bei Pikettdienst oder vergleichbaren Sonderfällen.
• Nachvollziehbare Dokumentation: Bei Effektivspesen verlangt die Steuerverwaltung einen Kilometernachweis pro Fahrt mit Datum, Strecke, Zweck und Distanz. Bei Pauschalspesen muss das Reglement die Berechnungsgrundlage der Pauschale offenlegen.
• Kreuzfeld F im Lohnausweis: Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, muss der Arbeitgeber im Lohnausweis das Kreuzfeld F ankreuzen. Dieses Feld signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Reglement existiert.

Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die steuerliche Behandlung dieser Auslagen im Lohnausweis richtet sich jedoch nicht nach dem OR, sondern nach der ESTV-Wegleitung und den kantonalen Genehmigungsverfahren.

Ein Aussendienstmitarbeiter fährt im Jahr 2026 insgesamt 8 000 geschäftliche Kilometer mit dem Privatfahrzeug. Der Arbeitgeber vergütet CHF 0.75/km auf Basis von Einzelabrechnungen. Es liegt kein genehmigtes Pauschalreglement vor.

Die CHF 6 000.– Kilometerentschädigung erscheinen in Ziffer 13.1.1 und werden nicht zum Bruttolohn in Ziffer 1 addiert. Der Arbeitnehmer muss diese Spesen in der Steuererklärung nicht als Einkommen deklarieren, da sie den ESTV-Ansatz nicht übersteigen. Hätte der Arbeitgeber stattdessen CHF 0.90/km vergütet, wären CHF 1 200.– (die Differenz von CHF 0.15 x 8 000 km) als Lohnbestandteil in Ziffer 1 aufzurechnen.

Verfügt der Arbeitgeber über ein genehmigtes Spesenreglement mit einer monatlichen Autopauschale von CHF 500.–, würde stattdessen der Jahresbetrag von CHF 6 000.– in Ziffer 13.2.1 eingetragen und das Kreuzfeld F angekreuzt. In diesem Fall entfällt die Einzelabrechnung pro Fahrt.

Kantonale Steuerverwaltungen führen regelmässig Lohnausweisrevisionen durch. Die Kilometerentschädigung gehört dabei zu den am häufigsten beanstandeten Positionen, weil sie in der Praxis oft falsch deklariert oder ungenügend dokumentiert wird.

• Kreuzfeld F ohne genehmigtes Reglement: Die Behörde prüft, ob tatsächlich ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, wenn Feld F angekreuzt ist. Fehlt die Genehmigung, werden sämtliche Pauschalspesen als Lohn aufgerechnet.
• Plausibilität der Kilometerzahl: Bei auffällig hohen Kilometerentschädigungen verlangt die Steuerverwaltung Fahrtennachweise. Fehlen diese, kann die Behörde die Entschädigung ganz oder teilweise als verdeckten Lohn qualifizieren.
• Überschreitung des ESTV-Ansatzes: Vergütet der Arbeitgeber mehr als CHF 0.75/km, prüft die Behörde, ob die Differenz korrekt als Lohn deklariert wurde. Die Aufrechnung erfolgt beim Arbeitnehmer.
• Vermischung von Arbeitsweg und Geschäftsfahrt: Der tägliche Arbeitsweg ist keine Geschäftsfahrt. Wird er dennoch als Kilometerentschädigung abgerechnet, rechnet die Steuerbehörde den Betrag als Lohn auf.

Bei festgestellten Verstössen drohen dem Arbeitnehmer Nachsteuern zuzüglich Verzugszins. Der Arbeitgeber kann zudem wegen Ausstellung eines unrichtigen Lohnausweises verzeigt werden. In schweren Fällen leitet die Steuerverwaltung ein Steuerhinterziehungsverfahren ein, das zu Bussen von bis zu 300 Prozent der hinterzogenen Steuer führen kann.