CHF 0.75/km ab 2026: Spesenreglement anpassen – Pflicht, Fristen, Vorgehen

Die ESTV hat in der aktualisierten Wegleitung zum Lohnausweis per 1. Januar 2026 den Kilometeransatz für Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug von CHF 0.70 auf CHF 0.75 angehoben. Dieser Ansatz gilt als steuerlich anerkannter Maximalbetrag, der ohne Einzelnachweis der effektiven Kosten ausbezahlt werden darf.

Für Unternehmen mit einem bereits genehmigten Spesenreglement, das noch CHF 0.70/km vorsieht, ändert sich zunächst nichts an der Gültigkeit. Die kantonale Steuerverwaltung hat das Reglement seinerzeit geprüft und genehmigt. Diese Genehmigung bleibt bestehen, solange keine materielle Änderung am Reglement vorgenommen wird. Der bisherige Ansatz von CHF 0.70/km ist weiterhin rechtsgültig und steuerlich anerkannt.

Wichtig: Zahlt ein Unternehmen mehr als den jeweils gültigen ESTV-Ansatz aus, muss die Differenz im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.2 deklariert werden. Das gilt unabhängig davon, ob das Reglement genehmigt ist oder nicht.

Auch wenn keine Pflicht zur sofortigen Anpassung besteht, gibt es mehrere Situationen, in denen eine Aktualisierung des Kilometeransatzes empfehlenswert oder sogar geboten ist. Die Entscheidung hängt von der konkreten Unternehmenssituation ab.

• Ohnehin geplante Aktualisierung: Steht das Spesenreglement aus anderen Gründen zur Überarbeitung an – etwa wegen neuer Verpflegungspauschalen oder organisatorischer Änderungen – sollte der Kilometeransatz gleich mitangepasst werden. Der Aufwand ist minimal und vermeidet eine spätere Nachbearbeitung.
• Erwartungshaltung der Mitarbeitenden: Sobald die Erhöhung auf CHF 0.75/km öffentlich bekannt ist, werden Mitarbeitende den neuen Ansatz erwarten. Auch wenn kein automatischer Anspruch besteht, kann die Beibehaltung von CHF 0.70 zu Rückfragen und Unzufriedenheit führen – besonders bei Vielfahrern.
• Neues Spesenreglement: Wird ab 2026 ein komplett neues Reglement erstellt und zur Genehmigung eingereicht, ist zwingend der aktuelle ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km zu verwenden. Ein neues Reglement mit dem veralteten Satz würde von der Steuerverwaltung nicht ohne Weiteres genehmigt.
• Wettbewerbsfähigkeit als Arbeitgeber: In Branchen mit hoher Reisetätigkeit – etwa Aussendienst, Beratung oder Bau – kann der Kilometeransatz ein relevanter Faktor bei der Arbeitgeberwahl sein. Die zeitnahe Anpassung signalisiert Fairness und Aktualität.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Aussendienstmitarbeiter, der monatlich 1 500 Geschäftskilometer mit dem Privatfahrzeug fährt, erhält bei CHF 0.70/km eine Entschädigung von CHF 1 050 pro Monat. Mit dem neuen Ansatz von CHF 0.75/km wären es CHF 1 125 – eine Differenz von CHF 75 monatlich oder CHF 900 pro Jahr. Für den Mitarbeitenden ist das spürbar.

Die Anpassung des Kilometeransatzes im Spesenreglement folgt einem klaren Ablauf. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen einer blossen Anpassung an den neuen ESTV-Ansatz und einer materiellen Änderung des Reglements.

• Schritt 1: Reglement intern überarbeiten: Ersetzen Sie im bestehenden Spesenreglement den Kilometeransatz von CHF 0.70 durch CHF 0.75. Prüfen Sie gleichzeitig, ob weitere Ansätze aktualisiert werden müssen – etwa die Verpflegungspauschale oder die Kleinspesenpauschale.
• Schritt 2: Geschäftsleitungsbeschluss: Lassen Sie die Anpassung durch die Geschäftsleitung oder das zuständige Organ formal genehmigen. Ein kurzer Protokolleintrag mit Datum und Beschluss genügt.
• Schritt 3: Genehmigungspflicht prüfen: Die blosse Anpassung des Kilometeransatzes an den neuen ESTV-Satz gilt nicht als materielle Änderung. Eine erneute Einreichung bei der kantonalen Steuerverwaltung ist daher nicht erforderlich. Werden jedoch gleichzeitig andere Bestimmungen geändert – etwa neue Spesenkategorien eingeführt oder Pauschalen über den ESTV-Ansätzen festgelegt – liegt eine materielle Änderung vor, die neu eingereicht werden muss.
• Schritt 4: Mitarbeitende informieren: Kommunizieren Sie die Anpassung schriftlich an alle Mitarbeitenden. Geben Sie das Datum an, ab dem der neue Ansatz gilt, und stellen Sie die aktualisierte Version des Reglements zur Verfügung.

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Kilometerpauschale ist dabei eine vereinfachte Form der Auslagenerstattung, die den effektiven Einzelnachweis ersetzt. Solange der Ansatz im Reglement den ESTV-Maximalbetrag nicht übersteigt, ist keine Deklaration im Lohnausweis erforderlich.