Kilometerspesen falsch abrechnen: Ansätze, Konsequenzen und Fahrtenbuch
Kilometerspesen über CHF 0.75/km (2026) oder für den Pendelweg gelten als Lohn – sie sind dann AHV- und steuerpflichtig und können nicht als Spesen ausgerichtet werden. In der Praxis gehören überhöhte Kilometeransätze und falsch deklarierte Fahrten zu den häufigsten Beanstandungen bei AHV-Revisionen und Steuerprüfungen. Dieser Leitfaden zeigt, welche Regeln 2026 gelten, wo die typischen Fehler liegen und wie Sie Kilometerspesen korrekt abrechnen.
01.Gültiger Kilometeransatz 2026 und was abrechenbar ist
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Fahrten mit dem Privatfahrzeug hat die ESTV in der Wegleitung zum Lohnausweis ab 1. Januar 2026 den Ansatz von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer erhöht. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 müssen nicht neu eingereicht werden, solange sie nicht anderweitig angepasst werden.
Abrechenbar sind ausschliesslich Geschäftsfahrten. Als Geschäftsfahrt gilt eine Fahrt, die ab dem Arbeitsort (Büro, Betriebsstätte) zu einem externen Termin führt und danach wieder zum Arbeitsort oder direkt nach Hause zurück. Der tägliche Weg vom Wohnort zum Arbeitsort – der Pendelweg – ist keine Geschäftsfahrt und darf nicht als Kilometersspese abgerechnet werden.
Abgrenzung Geschäftsfahrt und Pendelweg
02.Typische Fehler bei der Kilometerabrechnung
In der Praxis treten bei Kilometerspesen immer wieder dieselben Fehler auf. Viele davon fallen erst bei einer AHV-Revision oder einer Steuerprüfung auf – dann aber mit Nachzahlungen und Zinsen.
- Ansatz über CHF 0.75/km: Manche Unternehmen vergüten CHF 0.80 oder mehr pro Kilometer. Die Differenz zum ESTV-Ansatz von CHF 0.75 gilt als Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis deklariert werden.
- Pendelweg als Geschäftsfahrt deklariert: Der tägliche Arbeitsweg wird fälschlicherweise als Geschäftsfahrt erfasst. Bei einer Kontrolle wird die gesamte Erstattung als Lohn umqualifiziert.
- Kein Fahrtenbuch geführt: Ohne Fahrtenbuch fehlt der Nachweis, dass es sich um Geschäftsfahrten handelt. Die Steuerbehörde kann sämtliche Kilometerentschädigungen als Lohn behandeln.
- Kilometer zu hoch geschätzt: Statt die effektive Strecke zu messen, werden Kilometer pauschal oder grosszügig geschätzt. Routenplaner-Ausdrucke oder GPS-Daten gelten als zuverlässiger Nachweis.
Kilometerspesen korrekt erfassen und dokumentieren mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Konsequenzen falsch abgerechneter Kilometerspesen
Falsch abgerechnete Kilometerspesen haben sowohl für Arbeitgebende als auch für Arbeitnehmende finanzielle und rechtliche Folgen. Die Konsequenzen hängen davon ab, ob der Ansatz zu hoch war oder ob nicht erstattungsfähige Fahrten abgerechnet wurden.
Konsequenzen nach Fehlertyp
Bei einer AHV-Revision prüft die Revisionsstelle stichprobenartig, ob Spesenentschädigungen den ESTV-Ansätzen entsprechen. Werden Abweichungen festgestellt, erfolgt eine Nachbelastung rückwirkend für bis zu fünf Jahre. Die Verzugszinsen betragen aktuell 5 Prozent pro Jahr.
04.Fahrtenbuch-Pflicht: Wann, was und wie
Ein Fahrtenbuch ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende regelmässig Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug unternehmen und dafür eine Kilometerentschädigung erhalten. Die ESTV verlangt einen lückenlosen Nachweis, dass die abgerechneten Kilometer tatsächlich geschäftlich veranlasst waren. Ohne Fahrtenbuch akzeptiert die Steuerbehörde Kilometerentschädigungen in der Regel nicht als Spesen.
- Datum: Jede Fahrt muss mit dem genauen Datum erfasst werden.
- Geschäftszweck: Der konkrete Anlass der Fahrt ist anzugeben, zum Beispiel Kundenbesuch bei Firma XY oder Lieferung an Standort Z.
- Start- und Zielort: Beide Orte müssen eindeutig bezeichnet sein, damit die Strecke nachvollziehbar ist.
- Gefahrene Kilometer: Die effektive Distanz pro Fahrt ist festzuhalten. Routenplaner-Ausdrucke oder GPS-Protokolle erhöhen die Glaubwürdigkeit.
- Kilometerstand: Der Tachostand zu Beginn und Ende jeder Fahrt ist empfehlenswert, aber nicht zwingend vorgeschrieben.
Das Fahrtenbuch muss während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Fahrtenbücher. Digitale Lösungen sind zulässig, sofern die Einträge nachträglich nicht veränderbar sind oder Änderungen protokolliert werden. Eine Spesen-App mit GPS-Tracking erfüllt diese Anforderung in der Regel.
05.Kilometerspesen korrekt abrechnen: Schritt für Schritt
Die folgenden fünf Schritte helfen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden, Kilometerspesen von Anfang an korrekt zu erfassen und Nachforderungen zu vermeiden. Jeder Schritt enthält konkrete Handlungsanweisungen für die Schweizer Praxis.
Schritt 1: Kilometeransatz im Spesenreglement prüfen und anpassen
Prüfen Sie, ob Ihr Spesenreglement den aktuellen ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer enthält. Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70 sind weiterhin gültig, solange keine anderen Änderungen vorgenommen werden. Sobald das Reglement aus einem anderen Grund angepasst wird, sollte der neue Ansatz übernommen werden.
- Spesenreglement auf den aktuellen Kilometeransatz von CHF 0.75/km prüfen.
- Klare Definition von Geschäftsfahrt und Pendelweg im Reglement verankern.
- Fahrtenbuch-Pflicht für alle Mitarbeitenden mit Kilometerentschädigung festhalten.
- Reglement bei Änderungen der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung einreichen.
Schritt 2: Geschäftsfahrten sauber von Pendelwegen abgrenzen
Definieren Sie für alle Mitarbeitenden verbindlich, welche Fahrten als Geschäftsfahrten gelten. Ausgangspunkt ist immer der Arbeitsort, nicht der Wohnort. Bei gemischten Fahrten – etwa Wohnort direkt zum Kunden und dann ins Büro – darf nur die Mehrstrecke gegenüber dem normalen Pendelweg abgerechnet werden.
Berechnungsbeispiel gemischte Fahrt
Kommunizieren Sie diese Regel schriftlich an alle Mitarbeitenden. Ein kurzes Merkblatt mit Beispielen verhindert Missverständnisse und schützt bei einer Revision.
Schritt 3: Fahrtenbuch lückenlos führen
Jede Geschäftsfahrt muss zeitnah im Fahrtenbuch erfasst werden. Nachträgliches Ausfüllen am Monatsende ist fehleranfällig und wird von der Steuerbehörde kritisch beurteilt. Nutzen Sie eine digitale Lösung, die Einträge mit Zeitstempel versieht und nachträgliche Änderungen protokolliert.
- Sofort erfassen: Tragen Sie jede Fahrt unmittelbar nach Abschluss ein. Digitale Apps mit GPS-Tracking erleichtern dies erheblich.
- Zweck konkret angeben: Schreiben Sie nicht nur Kundenbesuch, sondern Kundenbesuch Firma Müller AG, Projektbesprechung Neubau.
- Strecke verifizieren: Vergleichen Sie die eingetragenen Kilometer mit einem Routenplaner. Abweichungen von mehr als 10 Prozent fallen bei Prüfungen auf.
- Vollständigkeit sicherstellen: Lücken im Fahrtenbuch schwächen die Beweiskraft. Auch Tage ohne Geschäftsfahrten sollten erkennbar sein.
Schritt 4: Abrechnung auf Plausibilität kontrollieren
Vor der Freigabe sollte jede Kilometerabrechnung auf Plausibilität geprüft werden. Arbeitgebende sind gemäss Art. 327a OR zwar zur Erstattung verpflichtet, tragen aber auch die Verantwortung für die korrekte Deklaration im Lohnausweis. Eine systematische Kontrolle schützt vor Nachforderungen.
- Stimmen die abgerechneten Kilometer mit den Fahrtenbuch-Einträgen überein?
- Liegt der Kilometeransatz bei maximal CHF 0.75?
- Sind Pendelwege korrekt ausgeschlossen?
- Sind die Strecken mit einem Routenplaner plausibel?
- Gibt es auffällige Häufungen oder ungewöhnlich hohe Monatskilometer?
Beanstanden Sie Unstimmigkeiten sofort und klären Sie diese mit der betreffenden Person. Eine nachträgliche Korrektur nach Auszahlung ist aufwändig und kann zu Konflikten führen.
Schritt 5: Lohnausweis und Sozialversicherungen korrekt abbilden
Kilometerentschädigungen bis CHF 0.75 pro Kilometer erscheinen nicht im Lohnausweis, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und in Feld F des Lohnausweises ein Kreuz gesetzt wird. Ohne genehmigtes Reglement müssen die effektiven Spesenzahlungen in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ausgewiesen werden.
Beträge über CHF 0.75 pro Kilometer sind als Lohnbestandteil in Ziffer 1 des Lohnausweises zu deklarieren und unterliegen der AHV-, ALV-, UV- und BVG-Beitragspflicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnbuchhaltung diese Aufteilung korrekt vornimmt. Bei einer AHV-Revision wird genau dieser Punkt geprüft.
Prozessübersicht
06.Häufige Fehler
Fehler 1: Kilometeransatz über CHF 0.75 ohne Lohndeklaration
Wird ein höherer Ansatz als CHF 0.75 pro Kilometer vergütet, muss die Differenz als Lohn deklariert werden. Unterbleibt dies, drohen AHV-Nachforderungen mit Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr, rückwirkend für bis zu fünf Jahre. Passen Sie den Ansatz im Spesenreglement an oder deklarieren Sie die Differenz konsequent als Lohn.
Fehler 2: Pendelweg als Geschäftsfahrt abgerechnet
Der tägliche Arbeitsweg ist steuerlich kein Spesenaufwand, sondern ein persönlicher Berufsauslagenabzug in der Steuererklärung. Wird der Pendelweg als Geschäftsfahrt abgerechnet, qualifiziert die Steuerbehörde die gesamte Erstattung als Lohn um. Schulen Sie Mitarbeitende in der korrekten Abgrenzung.
Fehler 3: Fahrtenbuch fehlt oder ist lückenhaft
Ohne lückenloses Fahrtenbuch kann der geschäftliche Charakter einer Fahrt nicht nachgewiesen werden. Die Steuerbehörde kann in diesem Fall die gesamte Kilometerentschädigung als Lohn behandeln. Führen Sie das Fahrtenbuch zeitnah und vollständig – idealerweise digital mit Zeitstempel.
Fehler 4: Kilometer pauschal geschätzt statt gemessen
Grobe Schätzungen ohne Routenplaner-Nachweis werden bei Prüfungen regelmässig beanstandet. Verwenden Sie für jede Fahrt einen Routenplaner oder eine App mit GPS-Tracking, um die effektive Distanz zu dokumentieren. So vermeiden Sie Diskussionen mit der Revisionsstelle.
Fehler 5: Spesenreglement nicht genehmigt oder veraltet
Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen sämtliche Spesenzahlungen im Lohnausweis einzeln ausgewiesen werden. Dies erhöht den administrativen Aufwand und das Risiko von Fehlern. Lassen Sie Ihr Reglement von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen und aktualisieren Sie es bei Änderungen.
07.Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich kein Fahrtenbuch habe?
Ohne Fahrtenbuch fehlt der Nachweis für den geschäftlichen Charakter Ihrer Fahrten. Die Steuerbehörde kann die gesamte Kilometerentschädigung als steuerpflichtigen Lohn umqualifizieren. Bei einer AHV-Revision werden zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert. Beginnen Sie sofort mit der lückenlosen Dokumentation aller Geschäftsfahrten.
Reicht eine App als Fahrtenbuch?
Ja, digitale Fahrtenbücher und Spesen-Apps sind von der ESTV anerkannt, sofern die Einträge nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Die App muss Änderungen protokollieren und idealerweise einen Zeitstempel pro Eintrag setzen. GPS-basierte Lösungen bieten zusätzlich eine automatische Streckendokumentation.
Darf mein Arbeitgeber mehr als CHF 0.75 pro Kilometer zahlen?
Ja, der Arbeitgeber darf einen höheren Ansatz vergüten. Die Differenz zu CHF 0.75 pro Kilometer gilt jedoch als Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis deklariert werden. Auf diesen Betrag fallen AHV-Beiträge und Einkommenssteuern an. Es empfiehlt sich, den ESTV-Ansatz nicht zu überschreiten.
Kann ich den Arbeitsweg als Geschäftsfahrt abrechnen, wenn ich direkt zum Kunden fahre?
Wenn Sie direkt vom Wohnort zum Kunden fahren, dürfen Sie nur die Mehrstrecke gegenüber Ihrem normalen Pendelweg als Geschäftsfahrt abrechnen. Beträgt Ihr Pendelweg 25 Kilometer und die Fahrt zum Kunden 60 Kilometer, sind 35 Kilometer als Geschäftsfahrt abrechenbar.
Wie lange muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?
Das Fahrtenbuch muss wie alle geschäftsrelevanten Unterlagen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Fahrtenbücher. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Fahrten stattgefunden haben.
Gilt der Ansatz von CHF 0.75 auch für Motorräder und Velos?
Der Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer gilt für Personenwagen. Für Motorräder beträgt der Ansatz CHF 0.40 pro Kilometer, für Mofas und Velos CHF 0.25 pro Kilometer. Diese Ansätze sind ebenfalls in der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis festgehalten.