Kleinspesen Tagespauschale: Ansatz, Abgrenzung und Reglement
Die Kleinspesen-Tagespauschale beträgt 2026 CHF 20 pro Tag und deckt kleine Auslagen wie Parkgebühren, Trinkgelder und Porto – ohne Einzelbeleg. Damit entfällt für Arbeitgebende und Arbeitnehmende der Aufwand, jeden einzelnen Kassenzettel aufzubewahren und abzurechnen. Die Pauschale ist klar von der Verpflegungspauschale und von effektiven Reisekostenerstattungen abzugrenzen – beide Themen werden auf dieser Seite eingeordnet.
01.Was sind Kleinspesen und was deckt die Pauschale?
Kleinspesen sind geringfügige Berufsauslagen, die im Arbeitsalltag regelmässig anfallen, aber einzeln betrachtet so klein sind, dass das Sammeln und Einreichen von Belegen unverhältnismässig wäre. Der Arbeitgeber ist gemäss Art. 327a OR verpflichtet, den Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Die Tagespauschale vereinfacht diesen Ersatz, indem sie einen fixen Betrag pro Arbeitstag vorsieht – ohne dass jede einzelne Auslage nachgewiesen werden muss.
- Parkgebühren: Kurzzeit-Parktickets bei Kundenbesuchen oder Aussendiensteinsätzen.
- Trinkgelder: Übliche Trinkgelder bei geschäftlichen Anlässen, für die kein separater Beleg existiert.
- Porto und Versandkosten: Briefmarken, Einschreiben oder kleine Pakete, die unterwegs aufgegeben werden.
- Kleine ÖV-Tickets: Einzelfahrscheine für Bus oder Tram innerhalb einer Stadt, etwa bei Kundenterminen.
- Kopier- und Druckkosten: Kopien oder Ausdrucke in einem Copyshop, wenn kein Firmendrucker verfügbar ist.
- Telefongebühren: Kleinbeträge für geschäftliche Anrufe vom privaten Telefon, sofern keine Firmenflat besteht.
Allen diesen Auslagen ist gemeinsam, dass sie einzeln oft unter CHF 5 liegen und ein systematisches Belegmanagement den administrativen Aufwand in keinem Verhältnis zum Betrag stehen liesse. Genau deshalb hat die ESTV die Möglichkeit einer Tagespauschale geschaffen.
02.Ansatz 2026 und Voraussetzungen
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis legt den Pauschalansatz für Kleinspesen auf CHF 20 pro Arbeitstag fest. Dieser Betrag gilt für jeden Tag, an dem die arbeitnehmende Person ausserhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsortes tätig ist – etwa bei Kundenbesuchen, Montagearbeiten oder Geschäftsreisen. An reinen Bürotagen ohne Abwesenheit besteht kein Anspruch auf die Pauschale.
Abgrenzung Kleinspesen vs. Verpflegung vs. Reisekosten
Die Kleinspesen-Tagespauschale deckt ausdrücklich keine Verpflegungskosten und keine grösseren Reisekosten ab. Wer beispielsweise ein Zugbillett für CHF 45 kauft, rechnet dieses separat als effektive Reisekosten ab – es fällt nicht unter die CHF 20. Ebenso gehören Hotelübernachtungen, Flugtickets oder Mietwagen nicht in diese Kategorie.
Voraussetzung für die steuerfreie Auszahlung ist ein Spesenreglement, das von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt wurde. Ohne genehmigtes Reglement gelten pauschal ausbezahlte Kleinspesen als Lohnbestandteil und sind entsprechend sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen – eine Anforderung, die 2026 nochmals präzisiert wurde.
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Mehr erfahren →03.Kombination mit anderen Pauschalspesen
An einem Arbeitstag mit auswärtiger Tätigkeit können Kleinspesen und Verpflegungspauschale gleichzeitig abgerechnet werden. Wer etwa ganztags bei einem Kunden vor Ort ist, hat Anspruch auf CHF 20 Kleinspesen und CHF 30 Verpflegung – insgesamt CHF 50 pro Tag, ohne einen einzigen Beleg einreichen zu müssen.
Beispiel: Kombination an einem Reisetag
Beide Pauschalen setzen ein genehmigtes Spesenreglement voraus. Sind im Reglement nur Verpflegungspauschalen vorgesehen, dürfen Kleinspesen nicht zusätzlich pauschal ausbezahlt werden – sie müssten dann effektiv mit Beleg abgerechnet werden. Umgekehrt gilt dasselbe: Wer nur eine Kleinspesenpauschale im Reglement hat, muss Verpflegungskosten einzeln belegen.
Übersteigen die tatsächlichen Kleinauslagen an einem Tag regelmässig den Pauschalbetrag von CHF 20, empfiehlt es sich, die betreffenden Ausgaben effektiv abzurechnen. Die Pauschale ist ein Durchschnittswert und kein Höchstbetrag für effektive Erstattungen. Arbeitnehmende können mit dem Arbeitgeber vereinbaren, bei aussergewöhnlich hohen Kleinauslagen auf Einzelbelege umzusteigen. Der Arbeitgeber bleibt gemäss Art. 327a OR in jedem Fall verpflichtet, die tatsächlich entstandenen notwendigen Auslagen vollständig zu ersetzen.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kleinspesenpauschale ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement gelten pauschal ausbezahlte Kleinspesen als Lohnbestandteil. Die Folge: Nachforderungen bei Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern. Vor der ersten Auszahlung muss das Reglement eingereicht und genehmigt sein.
Fehler 2: Pauschale auch an reinen Bürotagen abrechnen
Die Kleinspesenpauschale steht nur für Arbeitstage mit Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort zu. Wer sie pauschal für jeden Arbeitstag auszahlt, riskiert, dass die Steuerbehörde den gesamten Betrag als Lohn qualifiziert. Im Reglement sollte klar definiert sein, wann ein Anspruch besteht.
Fehler 3: Verpflegung und Kleinspesen vermischen
Manche Unternehmen rechnen Mittagessen unter der Kleinspesenpauschale ab. Das ist falsch: Verpflegungskosten haben einen eigenen Pauschalansatz von CHF 30 pro Tag. Werden beide Kategorien vermischt, kann die Steuerverwaltung die gesamte Pauschale beanstanden.
Fehler 4: Grössere Auslagen unter die Pauschale subsumieren
Ein Zugbillett für CHF 45 oder ein Taxi für CHF 60 sind keine Kleinspesen. Solche Beträge müssen effektiv mit Beleg abgerechnet werden. Wer sie in die Pauschale packt, verliert den Anspruch auf vollständige Erstattung und riskiert steuerliche Korrekturen.
Fehler 5: Kleinspesenpauschale im Lohnausweis falsch deklarieren
Genehmigte Pauschalspesen werden im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1 ausgewiesen und sind steuerfrei. Fehlt die korrekte Deklaration oder wird der Betrag unter Ziffer 1 als Lohn erfasst, zahlen Arbeitnehmende unnötig Steuern. Die Buchhaltung muss die Zuordnung bei jeder Lohnabrechnung prüfen.
05.Häufige Fragen
Darf ich als Arbeitnehmer immer CHF 20 abrechnen, auch wenn ich keine Auslagen hatte?
Ja, sofern Sie an diesem Tag auswärts tätig waren und das Spesenreglement eine Kleinspesenpauschale vorsieht. Die Pauschale ist ein Durchschnittswert und muss nicht mit effektiven Auslagen belegt werden. An Tagen ohne Abwesenheit vom Arbeitsort besteht jedoch kein Anspruch.
Muss die Kleinspesenpauschale im Arbeitsvertrag stehen?
Nein, die Pauschale muss nicht im Arbeitsvertrag geregelt sein. Entscheidend ist, dass sie im genehmigten Spesenreglement des Unternehmens vorgesehen ist. Der Arbeitsvertrag kann ergänzend auf das Reglement verweisen.
Kann der Arbeitgeber einen tieferen Betrag als CHF 20 festlegen?
Ja, der Arbeitgeber kann im Spesenreglement einen tieferen Pauschalbetrag festlegen. CHF 20 ist der von der ESTV anerkannte Höchstansatz für die steuerfreie Auszahlung. Ein höherer Betrag wäre nur mit Nachweis der effektiven Kosten steuerfrei möglich.
Sind Kleinspesenpauschalen sozialversicherungspflichtig?
Nein, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und der Ansatz CHF 20 pro Tag nicht übersteigt. Die Pauschale gilt dann als echter Spesenersatz und ist von AHV, ALV und übrigen Sozialversicherungsbeiträgen befreit.
Gilt die Kleinspesenpauschale auch bei Teilzeitarbeit?
Die Pauschale gilt pro Arbeitstag mit auswärtiger Tätigkeit, unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Entscheidend ist nicht das Pensum, sondern ob an einem konkreten Tag eine Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort vorliegt. Bei weniger Arbeitstagen fällt entsprechend weniger Pauschale an.