Kreditkartenbeleg als Geschäftsbeleg: Zahlung, Originalbeleg und MWST
Ein Kreditkartenbeleg belegt nur die Zahlung, nicht die Leistung – für den MWST-Vorsteuerabzug braucht es zusätzlich den Originalbeleg des Leistungserbringers mit MWST-Angaben. Diese Unterscheidung ist in der Praxis entscheidend, denn viele Arbeitnehmende reichen bei der Spesenabrechnung nur den Kreditkartenbeleg ein und verlieren damit den Anspruch auf den Vorsteuerabzug für das Unternehmen. Die folgende Übersicht zeigt, was der Kreditkartenbeleg kann, wo seine Grenzen liegen und welche Dokumente Sie zusätzlich benötigen.
01.Warum der Kreditkartenbeleg allein nicht genügt
Ein Kreditkartenbeleg – ob als Papierquittung am Terminal oder als Zeile in der Online-Abrechnung – enthält nur wenige Informationen: den Betrag, das Datum, den Händlernamen und allenfalls die Kartennummer. Was fehlt, sind die für einen vollständigen Geschäftsbeleg entscheidenden Angaben zur Art der Leistung und zur Mehrwertsteuer.
Kreditkartenbeleg vs. vollständiger Geschäftsbeleg
Ohne Angabe der Leistungsart kann das Unternehmen nicht prüfen, ob es sich um eine geschäftlich begründete Auslage handelt. Und ohne MWST-Angaben ist der Vorsteuerabzug nach Art. 26 MWSTG ausgeschlossen. Der Kreditkartenbeleg ist deshalb ein reiner Zahlungsnachweis, kein Geschäftsbeleg im steuerrechtlichen Sinn.
02.Was zusätzlich benötigt wird
Damit eine Spesenauslage vollständig belegt ist, braucht es neben dem Kreditkartenbeleg immer den Originalbeleg des Leistungserbringers. Das kann eine Quittung, eine Rechnung oder ein Kassenbon sein. Erst die Kombination aus Zahlungsnachweis und Leistungsnachweis ergibt einen lückenlosen Beleg.
- Originalbeleg des Leistungserbringers: Quittung, Rechnung oder Kassenbon mit Angabe der Leistung, Menge und Einzelpreis. Dieses Dokument belegt, wofür das Geld ausgegeben wurde.
- MWST-Angaben auf dem Originalbeleg: Für den Vorsteuerabzug muss der Beleg die MWST-Nummer (UID) des Leistungserbringers, den angewandten Steuersatz und den Steuerbetrag enthalten. Bei Beträgen unter CHF 400 genügt gemäss MWSTG eine vereinfachte Rechnung mit Steuersatz.
- Kreditkartenbeleg als Zahlungsnachweis: Der Kreditkartenbeleg ergänzt den Originalbeleg, indem er die Zahlung dokumentiert. Zusammen bilden beide Dokumente den vollständigen Nachweis für die Buchhaltung.
Ein Beispiel: Sie bezahlen ein Geschäftsessen für CHF 120.– mit der Kreditkarte. Der Kreditkartenbeleg zeigt CHF 120.– und den Restaurantnamen. Erst die Restaurantquittung belegt, dass es sich um eine Verpflegungsauslage handelt, und weist die MWST von CHF 8.85 (7.7 %) separat aus. Nur mit dieser Quittung kann das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen.
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Mehr erfahren →03.Was der Kreditkartenbeleg belegen kann
Auch wenn der Kreditkartenbeleg kein vollständiger Geschäftsbeleg ist, hat er in bestimmten Situationen einen Nutzen. Er dient als Zahlungsnachweis und kann in Ausnahmefällen als Ersatzdokument herangezogen werden – allerdings mit Einschränkungen.
- Zahlungsnachweis: Der Kreditkartenbeleg dokumentiert zweifelsfrei, dass eine Zahlung in bestimmter Höhe an einen bestimmten Empfänger erfolgt ist. Das ist nützlich, wenn die Zahlung selbst strittig ist.
- Ergänzung bei verlorenem Originalbeleg: Geht der Originalbeleg verloren, kann der Kreditkartenbeleg zusammen mit einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmenden als Ersatznachweis dienen. Die Auslage bleibt steuerlich absetzbar, der Vorsteuerabzug entfällt jedoch.
- Abgleich und Kontrolle: In der internen Spesenkontrolle hilft der Kreditkartenbeleg beim Abgleich mit dem Originalbeleg. Stimmen Betrag und Datum überein, erhöht das die Nachvollziehbarkeit.
Wichtig: Ohne den Originalbeleg des Leistungserbringers ist kein Vorsteuerabzug möglich. Die ESTV akzeptiert den Kreditkartenbeleg nicht als Ersatz für die in Art. 26 MWSTG geforderten Angaben. Wer den Originalbeleg verliert, sollte beim Leistungserbringer eine Kopie oder Duplikatrechnung anfordern.
04.Firmenkreditkarte: Besonderheiten
Für Firmenkreditkarten gelten dieselben Belegregeln wie für private Kreditkarten, die geschäftlich eingesetzt werden. Die Monatsabrechnung der Kreditkartenfirma listet zwar alle Transaktionen auf, ersetzt aber keinen einzigen Originalbeleg. Jede einzelne Transaktion braucht einen eigenen Beleg des Leistungserbringers.
Firmenkreditkarte: Was gilt als Beleg?
Unternehmen sind verpflichtet, die Einzelbelege zu sichern und gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). In der Praxis empfiehlt es sich, Belege unmittelbar nach der Auslage digital zu erfassen. So gehen keine Quittungen verloren, und die Zuordnung zur Kreditkartentransaktion erfolgt automatisch.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Nur den Kreditkartenbeleg einreichen
Viele Arbeitnehmende reichen bei der Spesenabrechnung ausschliesslich den Kreditkartenbeleg ein und werfen die Quittung weg. Das Unternehmen verliert dadurch den Vorsteuerabzug und hat keinen Nachweis über die Art der Leistung. Bewahren Sie immer den Originalbeleg auf und reichen Sie ihn zusammen mit dem Kreditkartenbeleg ein.
Fehler 2: Monatsabrechnung als Sammelbeleg verwenden
Die Monatsabrechnung der Kreditkartenfirma enthält keine Leistungsbeschreibungen und keine MWST-Angaben. Sie taugt weder als Geschäftsbeleg noch als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Jede Transaktion muss einzeln mit dem Originalbeleg des Leistungserbringers dokumentiert werden.
Fehler 3: Fehlende MWST-Angaben nicht bemerken
Manche Originalbelege – etwa von Kleinunternehmen ohne MWST-Pflicht – enthalten keine MWST-Nummer. Wird der Vorsteuerabzug trotzdem geltend gemacht, korrigiert die ESTV bei einer Revision. Prüfen Sie vor der Einreichung, ob der Beleg eine UID-Nummer und den Steuersatz ausweist.
Fehler 4: Belege erst am Monatsende sammeln
Wer Belege über Wochen in der Brieftasche sammelt, riskiert unleserliche oder verlorene Quittungen. Thermopapier-Belege verblassen besonders schnell. Erfassen Sie Belege am besten direkt nach der Auslage digital per Foto oder App.
Fehler 5: Duplikatrechnung nicht anfordern
Bei verlorenem Originalbeleg verzichten viele darauf, beim Leistungserbringer eine Kopie anzufordern. Dabei stellen Hotels, Restaurants und Dienstleister in der Regel problemlos ein Duplikat aus. Damit bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, was bei grösseren Beträgen einen spürbaren Unterschied macht.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Originalbeleg verloren gegangen ist und nur der Kreditkartenbeleg vorliegt?
Fordern Sie beim Leistungserbringer eine Duplikatrechnung an – die meisten Unternehmen stellen diese auf Anfrage aus. Falls das nicht möglich ist, können Sie den Kreditkartenbeleg zusammen mit einer schriftlichen Erklärung über Zweck und Art der Auslage einreichen. Die Auslage bleibt steuerlich absetzbar, der Vorsteuerabzug entfällt jedoch.
Reicht ein Screenshot der Kreditkarten-App als Beleg?
Ein Screenshot der Kreditkarten-App hat denselben Informationsgehalt wie der Papierbeleg am Terminal: Er zeigt Betrag, Datum und Händler, aber keine Leistungsbeschreibung und keine MWST-Angaben. Als alleiniger Geschäftsbeleg genügt er daher nicht. Er kann aber als ergänzender Zahlungsnachweis zum Originalbeleg dienen.
Gilt die Kreditkartenabrechnung bei Auslandsspesen als Beleg?
Nein, auch bei Auslandsspesen ersetzt die Kreditkartenabrechnung nicht den Originalbeleg. Bei Auslandsausgaben ist der Originalbeleg sogar besonders wichtig, weil er den Wechselkurs und die lokale Währung dokumentiert. Für den Schweizer Vorsteuerabzug ist ausländische MWST ohnehin nicht relevant – diese wird über das Rückerstattungsverfahren geltend gemacht.
Muss ich den Kreditkartenbeleg zusätzlich zum Originalbeleg aufbewahren?
Gesetzlich vorgeschrieben ist die Aufbewahrung des Originalbelegs. Der Kreditkartenbeleg ist als ergänzender Zahlungsnachweis empfehlenswert, aber nicht zwingend. Viele Unternehmen verlangen ihn dennoch in ihrem Spesenreglement, um den Zahlungsweg lückenlos nachzuweisen.
Ab welchem Betrag braucht der Beleg eine vollständige MWST-Angabe?
Bei Beträgen bis CHF 400 (inkl. MWST) genügt eine vereinfachte Rechnung mit Steuersatz, ohne separate Angabe des Steuerbetrags. Ab CHF 400 verlangt das MWSTG eine vollständige Rechnung mit MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag. Der Kreditkartenbeleg enthält in keinem Fall diese Angaben.