Kreditkartenbeleg als Spesenbeleg: Originalbeleg, MWST und Vorsteuerabzug
Der Kreditkartenbeleg allein reicht nicht als Spesenbeleg – er braucht den Originalbeleg des Händlers mit MWST-Ausweis für den Vorsteuerabzug. In der Praxis wird dieser Unterschied häufig übersehen: Mitarbeitende reichen den Kreditkartenauszug ein und gehen davon aus, damit sei alles dokumentiert. Tatsächlich fehlen auf dem Kreditkartenbeleg zentrale Angaben, die das Mehrwertsteuergesetz für eine ordnungsgemässe Abrechnung vorschreibt.
01.Warum reicht der Kreditkartenbeleg allein nicht?
Ein Kreditkartenbeleg – ob als Papierquittung am Terminal oder als Zeile im Monatsauszug – dokumentiert ausschliesslich den Zahlungsvorgang. Er enthält das Datum der Transaktion, den bezahlten Betrag, den Händlernamen und allenfalls eine Referenznummer. Was er nicht enthält: eine Beschreibung der bezogenen Leistung, die MWST-Nummer des Lieferanten und den separat ausgewiesenen MWST-Betrag.
Genau diese Angaben sind jedoch entscheidend. Art. 26 MWSTG schreibt vor, dass eine Rechnung unter anderem den Namen und die MWST-Nummer des Leistungserbringers, die Art der Leistung sowie den MWST-Satz und -Betrag enthalten muss. Ohne diese Angaben ist kein Vorsteuerabzug gemäss Art. 28 MWSTG möglich. Die ESTV akzeptiert einen Kreditkartenbeleg daher nicht als alleinigen Nachweis für geschäftliche Auslagen.
Ein Beispiel verdeutlicht das Problem: Ein Mitarbeiter bezahlt ein Geschäftsessen für CHF 185.– mit der Kreditkarte. Der Kreditkartenbeleg zeigt CHF 185.– beim Restaurant XY. Ob es sich um ein Geschäftsessen, einen privaten Anlass oder einen Einkauf handelte, ist daraus nicht ersichtlich. Ebenso fehlt der MWST-Anteil von CHF 13.30 (bei 7.7 %), der nur auf der Restaurantquittung steht.
02.Was der Kreditkartenbeleg belegt – und was nicht
Die folgende Tabelle zeigt im direkten Vergleich, welche Angaben auf einem typischen Kreditkartenbeleg vorhanden sind und welche nur der Originalbeleg des Händlers liefert.
Vergleich: Kreditkartenbeleg vs. Originalbeleg des Händlers
Der Kreditkartenbeleg hat durchaus einen Nutzen: Er dient als Zahlungsnachweis und kann bei Unstimmigkeiten belegen, dass eine Transaktion tatsächlich stattgefunden hat. Als alleiniger Spesenbeleg genügt er jedoch weder für die Buchhaltung noch für die Steuerbehörden. Die ESTV verlangt für den Vorsteuerabzug zwingend einen Beleg, der die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllt.
Kreditkartenbelege und Originalquittungen digital zusammenführen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Kombination Kreditkartenbeleg und Händlerbeleg
Zusammen bilden der Kreditkartenbeleg und der Originalbeleg des Händlers einen vollständigen Spesennachweis. Der Händlerbeleg liefert die inhaltlichen Angaben zur Leistung und die MWST-Informationen, der Kreditkartenbeleg bestätigt die Zahlung. Diese Kombination ist in der Praxis der Normalfall bei Kreditkartenzahlungen und wird von der ESTV anerkannt.
Entscheidend ist, dass der Originalbeleg des Händlers – also die Quittung, der Kassenzettel oder die Rechnung – immer verlangt und aufbewahrt wird. Thermopapier-Quittungen verblassen erfahrungsgemäss innerhalb weniger Monate. Es empfiehlt sich daher, Belege zeitnah zu digitalisieren, um die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gemäss Art. 958f OR sicherzustellen.
- Quittung sofort verlangen: Bitten Sie an der Kasse oder im Restaurant immer um die Originalquittung, auch wenn Sie mit Kreditkarte bezahlen.
- Belege zusammenführen: Heften oder klammern Sie den Kreditkartenbeleg direkt an die Händlerquittung, damit beide Dokumente als Einheit erkennbar bleiben.
- Zeitnah digitalisieren: Fotografieren oder scannen Sie beide Belege möglichst am selben Tag, um Verlust und Verblassen vorzubeugen.
- Geschäftszweck notieren: Vermerken Sie auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung den Anlass und die beteiligten Personen, insbesondere bei Bewirtungskosten.
04.Bei Firmenkreditkarte
Für Ausgaben mit der Firmenkreditkarte gelten dieselben Beleganforderungen wie bei privat vorgestreckten Spesen. Der Kreditkartenbeleg allein reicht auch hier nicht aus. Zusätzlich kommt bei der Firmenkreditkarte die Pflicht hinzu, den Geschäftszweck jeder Transaktion zu dokumentieren. Ohne diese Angabe kann die Buchhaltung nicht beurteilen, ob eine Ausgabe geschäftlich begründet ist.
In der Praxis empfiehlt es sich, dass Mitarbeitende zu jeder Kreditkartentransaktion den Originalbeleg einreichen und den geschäftlichen Anlass vermerken. Viele Unternehmen verlangen eine monatliche Abrechnung, bei der sämtliche Positionen des Kreditkartenauszugs mit den zugehörigen Originalbelegen abgeglichen werden.
Enthält der Kreditkartenauszug auch private Ausgaben, müssen diese klar gekennzeichnet und vom Karteninhaber zurückerstattet werden. Private Ausgaben auf der Firmenkreditkarte, die nicht deklariert werden, gelten steuerlich als geldwerte Leistung und sind im Lohnausweis unter Ziffer 2.3 aufzuführen. Das Spesenreglement sollte klare Regeln enthalten, ob und in welchem Umfang die Firmenkreditkarte für private Zwecke genutzt werden darf.
Anforderungen bei Firmenkreditkarte
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg als alleinigen Spesenbeleg einreichen
Der häufigste Fehler: Mitarbeitende reichen nur den Kreditkartenbeleg oder den Monatsauszug ein und verzichten auf die Händlerquittung. Die Buchhaltung kann ohne Originalbeleg keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Verlangen Sie konsequent den Originalbeleg zu jeder Kreditkartentransaktion.
Fehler 2: Originalquittung nicht sofort sichern
Thermopapier-Quittungen werden innerhalb weniger Monate unleserlich. Wer den Beleg erst Wochen später einreicht, riskiert, dass die MWST-Angaben nicht mehr erkennbar sind. Fotografieren oder scannen Sie Quittungen am besten noch am Tag des Kaufs.
Fehler 3: Geschäftszweck nicht vermerken
Besonders bei Bewirtungs- und Reisekosten fehlt oft die Angabe, warum die Ausgabe geschäftlich notwendig war. Ohne Geschäftszweck kann die Steuerbehörde die Ausgabe als privat einstufen. Notieren Sie Anlass und beteiligte Personen direkt auf dem Beleg oder in der Spesenabrechnung.
Fehler 4: Privatausgaben auf der Firmenkreditkarte nicht deklarieren
Private Transaktionen auf der Firmenkreditkarte, die nicht offengelegt werden, gelten als geldwerte Leistung und müssen im Lohnausweis deklariert werden. Das kann zu Nachsteuern und Bussen führen. Kennzeichnen Sie private Ausgaben sofort und erstatten Sie den Betrag zurück.
Fehler 5: Kreditkartenbeleg und Originalbeleg getrennt aufbewahren
Werden die beiden Belege nicht zusammengeführt, fehlt bei der Prüfung der Zusammenhang zwischen Zahlung und Leistung. Die Zuordnung wird aufwändig oder unmöglich. Heften Sie beide Belege immer direkt zusammen oder verknüpfen Sie sie digital.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn ich die Quittung verloren habe, aber den Kreditkartenbeleg noch habe?
Der Kreditkartenbeleg kann den Aufwand grundsätzlich nachweisen, sodass die Erstattung durch den Arbeitgeber möglich bleibt. Der Vorsteuerabzug entfällt jedoch, da die MWST-Angaben fehlen. Versuchen Sie, beim Händler eine Rechnungskopie anzufordern. Dokumentieren Sie den Vorfall intern, damit die Buchhaltung die Position korrekt ohne Vorsteuer verbucht.
Gilt der Kreditkartenauszug der Bank als Spesenbeleg?
Nein. Der monatliche Kreditkartenauszug enthält dieselben Informationen wie der einzelne Kreditkartenbeleg: Betrag, Datum und Händlername. Leistungsbeschreibung und MWST-Angaben fehlen. Er kann als ergänzender Zahlungsnachweis dienen, ersetzt aber nicht den Originalbeleg des Händlers.
Muss ich bei Kleinbeträgen unter CHF 400 auch den Originalbeleg aufbewahren?
Ja. Das MWSTG kennt keine Betragsgrenze, unter der auf den Originalbeleg verzichtet werden darf. Auch bei Kleinbeträgen ist der Händlerbeleg mit MWST-Angaben erforderlich, wenn der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll. Lediglich bei vereinfachten Rechnungen unter CHF 400 darf auf gewisse Angaben wie die Adresse des Empfängers verzichtet werden.
Kann ich den Kreditkartenbeleg digital aufbewahren und das Original vernichten?
Ja, sofern die digitale Kopie die Anforderungen der GeBüV erfüllt: vollständige, unveränderte Wiedergabe, systematische Ablage und Zugriffsmöglichkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Entscheidend ist, dass auch der zugehörige Originalbeleg des Händlers digitalisiert wird, nicht nur der Kreditkartenbeleg.
Reicht ein Screenshot der Kreditkarten-App als Beleg?
Ein Screenshot der Banking-App zeigt dieselben Informationen wie der physische Kreditkartenbeleg und hat denselben eingeschränkten Beweiswert. Er belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Auch hier ist zusätzlich der Originalbeleg des Händlers erforderlich, um den Vorsteuerabzug sicherzustellen.