Lohnausweis Spesen falsch ausgefüllt: Fehlerquellen, Konsequenzen und Korrektur
Ein falsch ausgefüllter Lohnausweis bei Spesen führt zu Steuernachforderungen beim AN und AHV-Nachzahlungen beim AG – der AG trägt die Verantwortung für korrekte Deklaration. In der Praxis treten Fehler bei den Ziffern 13.1 und 13.2 besonders häufig auf, weil die Abgrenzung zwischen pauschalen und effektiven Spesen sowie zwischen Spesen und verdecktem Lohn komplex ist. Dieser Leitfaden zeigt die häufigsten Fehlerquellen, deren Konsequenzen und den konkreten Korrekturprozess gemäss ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026.
01.Typische Fehler bei Spesen im Lohnausweis
Die ESTV-Wegleitung Lohnausweis unterscheidet klar zwischen pauschalen Spesenvergütungen (Ziffer 13.1) und effektiven Spesenvergütungen (Ziffer 13.2). Fehler entstehen regelmässig, weil HR-Abteilungen und Lohnbuchhaltungen diese Abgrenzung nicht konsequent anwenden oder die Vorgaben des genehmigten Spesenreglements nicht korrekt in den Lohnausweis übertragen.
- Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1: Bei einem genehmigten Spesenreglement genügt in Ziffer 13.1.1 (Pauschalspesen für Reise, Verpflegung, Übernachtung) und 13.1.2 (übrige Pauschalspesen) ein Kreuz. Wird stattdessen ein Betrag eingetragen, interpretiert die Steuerbehörde dies als nicht genehmigtes Reglement und verlangt die Aufschlüsselung.
- Effektivspesen nicht in Ziffer 13.2 deklariert: Werden tatsächlich angefallene Spesen gegen Beleg erstattet, müssen diese in Ziffer 13.2 mit dem effektiven Betrag ausgewiesen werden. Fehlt dieser Eintrag, kann die Steuerbehörde die Erstattungen als verdeckten Lohn qualifizieren.
- Repräsentationsspesen über Limit nicht als Lohn ausgewiesen: Repräsentationsspesen, die 5 % des Bruttolohns oder CHF 24'000 pro Jahr übersteigen, müssen in Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Wird dies unterlassen, liegt eine Unterdeklaration vor, die sowohl steuer- als auch sozialversicherungsrechtliche Folgen hat.
- Kein Kreuz trotz genehmigtem Spesenreglement: Verfügt das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, muss in Ziffer 13.1.1 oder 13.1.2 zwingend ein Kreuz gesetzt werden. Fehlt dieses Kreuz, geht die Steuerbehörde davon aus, dass kein genehmigtes Reglement vorliegt, und fordert Belege oder Nachdeklarationen.
- Falsche Kategorie bei Pauschalspesen: Weiterbildungskosten gehören in Ziffer 13.1.2 (übrige Pauschalspesen), nicht in Ziffer 13.1.1 (Reise, Verpflegung, Übernachtung). Eine falsche Zuordnung führt dazu, dass die Steuerbehörde den gesamten Eintrag hinterfragt und gegebenenfalls die Pauschale nicht anerkennt.
02.Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmende
Die Verantwortung für den korrekten Lohnausweis liegt ausschliesslich beim Arbeitgeber. Gemäss Art. 127 DBG ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Lohnausweis wahrheitsgemäss und vollständig auszufüllen. Fehlerhafte Angaben treffen beide Seiten – allerdings mit unterschiedlichen Konsequenzen.
Konsequenzen bei fehlerhafter Spesendeklaration im Lohnausweis
Arbeitnehmende, die einen Fehler im Lohnausweis selbst bemerken, können die Steuerbehörde im Rahmen der Steuererklärung darauf hinweisen. Eine eigenständige Korrektur des Lohnausweises durch den Arbeitnehmenden ist jedoch nicht möglich – nur der Arbeitgeber darf einen korrigierten Lohnausweis ausstellen. Arbeitnehmende sollten den Arbeitgeber daher schriftlich auffordern, den Lohnausweis zu berichtigen.
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Mehr erfahren →03.Lohnausweis bei Spesen korrigieren: Schritt für Schritt
Sobald ein Fehler bei der Spesendeklaration im Lohnausweis erkannt wird, sollte die Korrektur unverzüglich eingeleitet werden. Je schneller gehandelt wird, desto geringer fallen Verzugszinsen und allfällige Bussen aus. Der folgende Prozess gilt unabhängig davon, ob der Fehler das aktuelle oder ein früheres Steuerjahr betrifft.
Schritt 1: Fehler im Lohnausweis identifizieren und dokumentieren
Prüfen Sie den betroffenen Lohnausweis systematisch anhand der ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026. Vergleichen Sie die eingetragenen Werte in den Ziffern 13.1.1, 13.1.2 und 13.2 mit den tatsächlichen Spesenzahlungen gemäss Lohnbuchhaltung und Spesenreglement.
- Ziffer 13.1.1 und 13.1.2: Prüfen Sie, ob bei genehmigtem Spesenreglement nur ein Kreuz steht und kein Betrag eingetragen wurde. Kontrollieren Sie die Zuordnung der Pauschalen zur richtigen Unterkategorie.
- Ziffer 13.2: Vergleichen Sie den deklarierten Betrag mit der Summe aller effektiv erstatteten Spesen. Fehlende oder zu tiefe Beträge sind die häufigste Fehlerquelle.
- Ziffer 1 (Lohn): Prüfen Sie, ob Repräsentationsspesen über CHF 6'000 pro Jahr oder über 5 % des Bruttolohns korrekt als Lohnbestandteil deklariert wurden.
Schritt 2: Betroffene Perioden und Mitarbeitende ermitteln
Klären Sie, ob der Fehler nur ein einzelnes Steuerjahr oder mehrere Jahre betrifft. Systematische Fehler – etwa eine generell falsche Handhabung der Ziffer 13.1 – können sich über mehrere Perioden erstrecken. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller betroffenen Mitarbeitenden und Steuerjahre.
Bei Fehlern, die mehrere Jahre zurückliegen, gilt die Nachsteuerfrist von 10 Jahren gemäss Art. 152 DBG. Die Steuerbehörde kann innerhalb dieser Frist Nachforderungen stellen. Eine freiwillige Meldung (straflose Selbstanzeige) ist unter bestimmten Voraussetzungen einmalig möglich und verhindert eine Strafsteuer.
Schritt 3: Korrigierten Lohnausweis erstellen
Erstellen Sie für jede betroffene Person und jedes betroffene Steuerjahr einen neuen, korrekten Lohnausweis. Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich als Korrektur, indem Sie im Bemerkungsfeld (Ziffer 15) den Vermerk anbringen, dass es sich um einen korrigierten Lohnausweis handelt, und das Ausstellungsdatum aktualisieren.
- Verwenden Sie das aktuelle amtliche Formular der ESTV, auch wenn der Fehler ein früheres Jahr betrifft.
- Tragen Sie in Ziffer 15 den Vermerk ein: Korrektur des Lohnausweises vom [Datum des Originals].
- Stellen Sie sicher, dass alle übrigen Angaben (Lohn, Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge) unverändert und korrekt bleiben.
- Lassen Sie den korrigierten Lohnausweis von einer zweiten Person in der Lohnbuchhaltung gegenkontrollieren.
Schritt 4: Steuerbehörde und Ausgleichskasse informieren
Senden Sie den korrigierten Lohnausweis an die zuständige kantonale Steuerverwaltung. Liegt die Veranlagung des betroffenen Steuerjahres bereits vor, müssen Sie ein Gesuch um Revision oder Nachsteuer einreichen. Informieren Sie gleichzeitig die AHV-Ausgleichskasse, falls die Korrektur den beitragspflichtigen Lohn verändert.
Zustellung des korrigierten Lohnausweises nach Zeitpunkt
Schritt 5: Betroffene Arbeitnehmende schriftlich informieren
Stellen Sie jedem betroffenen Arbeitnehmenden den korrigierten Lohnausweis zu und erläutern Sie den Fehler sowie die vorgenommene Korrektur schriftlich. Arbeitnehmende benötigen den korrigierten Lohnausweis für ihre eigene Steuererklärung oder für ein allfälliges Nachsteuerverfahren.
Weisen Sie die Arbeitnehmenden darauf hin, dass sie den korrigierten Lohnausweis bei der nächsten Steuererklärung einreichen müssen. Falls die Veranlagung bereits erfolgt ist, sollten sie die Steuerbehörde von sich aus kontaktieren, um Verzugszinsen möglichst gering zu halten.
Schritt 6: AHV-Abrechnung nachführen und Differenz begleichen
Führt die Korrektur dazu, dass bisher als Spesen deklarierte Beträge neu als Lohn gelten, müssen die AHV/IV/EO/ALV-Beiträge auf der Differenz nachbezahlt werden. Der Arbeitgeber schuldet sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil, kann den Arbeitnehmeranteil aber gemäss Art. 14 Abs. 1 AHVG vom Lohn abziehen – allerdings nur bei laufenden Lohnzahlungen, nicht rückwirkend.
Auf Nachzahlungen erhebt die Ausgleichskasse Verzugszinsen von 5 % ab dem Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Beiträge. Bei grösseren Beträgen empfiehlt sich eine vorgängige Absprache mit der Ausgleichskasse über die Zahlungsmodalitäten.
Schritt 7: Internen Prozess und Spesenreglement überprüfen
Analysieren Sie die Ursache des Fehlers und passen Sie den internen Prozess an, damit sich der Fehler nicht wiederholt. Prüfen Sie insbesondere, ob das Spesenreglement den aktuellen SSK-Mustervorlagen (Stand Januar 2026) entspricht und ob die Lohnbuchhaltung die Vorgaben der ESTV-Wegleitung korrekt umsetzt.
- Spesenreglement aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass das Reglement die aktuellen Pauschalen enthält: Kilometerpauschale CHF 0.75/km, Verpflegungspauschale CHF 30.–/Tag, Kleinspesenpauschale CHF 20.–/Tag.
- Checkliste für Lohnausweis einführen: Erstellen Sie eine Checkliste, die vor dem Versand jedes Lohnausweises die korrekte Befüllung der Ziffern 13.1.1, 13.1.2 und 13.2 sicherstellt.
- Vier-Augen-Prinzip etablieren: Lassen Sie jeden Lohnausweis von einer zweiten Person prüfen, bevor er an Mitarbeitende und Steuerbehörde geht.
- Schulung der Lohnbuchhaltung: Schulen Sie die zuständigen Personen jährlich zu den Änderungen in der ESTV-Wegleitung Lohnausweis.
Prozessübersicht
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1 bei genehmigtem Reglement
Wird bei einem genehmigten Spesenreglement ein Betrag in Ziffer 13.1 eingetragen, verlangt die Steuerbehörde eine vollständige Aufschlüsselung der Pauschalspesen. Im schlimmsten Fall wird die Pauschale nicht anerkannt und als Lohn aufgerechnet. Lösung: Bei genehmigtem Reglement ausschliesslich ein Kreuz setzen.
Fehler 2: Effektivspesen in Ziffer 13.2 vergessen
Fehlen die effektiv erstatteten Spesen in Ziffer 13.2, kann die Steuerbehörde die Erstattungen als verdeckten Lohn qualifizieren. Dies führt zu Steuernachforderungen beim Arbeitnehmenden und AHV-Nachzahlungen beim Arbeitgeber. Tragen Sie alle gegen Beleg erstatteten Spesen mit dem exakten Betrag in Ziffer 13.2 ein.
Fehler 3: Repräsentationsspesen nicht als Lohn deklariert
Repräsentationsspesen über 5 % des Bruttolohns oder über CHF 24'000 pro Jahr müssen in Ziffer 1 als Lohn ausgewiesen werden. Wird dies unterlassen, drohen dem Arbeitgeber AHV-Nachzahlungen und dem Arbeitnehmenden Steuernachforderungen. Prüfen Sie die Grenzwerte bei jedem Lohnausweis individuell.
Fehler 4: Korrektur ohne Vermerk in Ziffer 15
Ein korrigierter Lohnausweis ohne entsprechenden Vermerk im Bemerkungsfeld wird von der Steuerbehörde möglicherweise nicht als Korrektur erkannt. Dies kann zu Doppelveranlagungen oder Verwirrung führen. Tragen Sie immer den Vermerk Korrektur des Lohnausweises vom [Datum] in Ziffer 15 ein.
Fehler 5: AHV-Ausgleichskasse nicht informiert
Wird nur der Lohnausweis korrigiert, aber die AHV-Ausgleichskasse nicht über die Lohnänderung informiert, bleiben die Sozialversicherungsbeiträge falsch. Die Ausgleichskasse kann bei einer späteren Arbeitgeberkontrolle Nachzahlungen mit Verzugszinsen einfordern. Informieren Sie die Ausgleichskasse immer parallel zur Steuerbehörde.
05.Häufige Fragen
Wer trägt die Kosten bei einer falschen Spesendeklaration im Lohnausweis – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?
Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für den korrekten Lohnausweis und haftet für AHV-Nachzahlungen inklusive Verzugszinsen. Der Arbeitnehmende muss jedoch die Steuernachforderung auf dem nicht deklarierten Einkommen selbst tragen. In der Praxis übernehmen manche Arbeitgeber auch die Steuernachforderung des Arbeitnehmenden als Schadenersatz, eine gesetzliche Pflicht dazu besteht aber nicht.
Kann ich als Arbeitnehmer den Lohnausweis selbst korrigieren lassen?
Nein, nur der Arbeitgeber darf einen korrigierten Lohnausweis ausstellen. Arbeitnehmende können den Arbeitgeber schriftlich auffordern, den Fehler zu berichtigen. Falls der Arbeitgeber die Korrektur verweigert, kann der Arbeitnehmende die Steuerbehörde direkt über den Fehler informieren und den Sachverhalt in der Steuererklärung erläutern.
Bis wann kann ein fehlerhafter Lohnausweis korrigiert werden?
Eine Korrektur ist grundsätzlich jederzeit möglich. Die Nachsteuerfrist beträgt gemäss Art. 152 DBG 10 Jahre ab der rechtskräftigen Veranlagung. Je früher die Korrektur erfolgt, desto geringer fallen Verzugszinsen aus. Vor der Veranlagung genügt die Zustellung des korrigierten Lohnausweises; danach ist ein formelles Nachsteuerverfahren nötig.
Was passiert, wenn der Fehler im Lohnausweis erst nach Jahren entdeckt wird?
Die Steuerbehörde kann innerhalb der 10-jährigen Nachsteuerfrist Nachforderungen stellen. Auf die Nachsteuer fallen Verzugszinsen an. Eine einmalige straflose Selbstanzeige ist möglich, sofern die Steuerbehörde den Fehler noch nicht selbst entdeckt hat. In diesem Fall entfällt die Strafsteuer, die Nachsteuer und die Verzugszinsen bleiben aber geschuldet.
Muss bei einem korrigierten Lohnausweis auch die AHV-Abrechnung angepasst werden?
Ja, sofern die Korrektur den beitragspflichtigen Lohn verändert. Werden bisher als Spesen deklarierte Beträge neu als Lohn qualifiziert, müssen die AHV/IV/EO/ALV-Beiträge auf der Differenz nachbezahlt werden. Die Ausgleichskasse erhebt auf Nachzahlungen Verzugszinsen von 5 %.
Droht eine Busse, wenn der Lohnausweis bei Spesen falsch ausgefüllt wurde?
Bei fahrlässigen Fehlern droht in der Regel keine Busse, sondern nur die Nachsteuer mit Verzugszins. Bei vorsätzlich falscher Deklaration kann die Steuerbehörde dem Arbeitgeber eine Ordnungsbusse bis CHF 10'000 gemäss Art. 174 DBG auferlegen. Auch dem Arbeitnehmenden kann eine Busse drohen, wenn er den Fehler hätte erkennen müssen.