Lohnausweis Spesen falsch ausfüllen: Ziffern 13.1, 13.2 und Korrekturen
Der Lohnausweis ist das zentrale Dokument, mit dem Schweizer Arbeitgeber gegenüber der Steuerverwaltung offenlegen, welche Spesen sie ihren Mitarbeitenden erstatten. Fehler bei den Ziffern 13.1 und 13.2 gehören zu den häufigsten Beanstandungen durch kantonale Steuerbehörden. Die Folgen reichen von einfachen Rückfragen bis hin zu steuerlichen Aufrechnungen beim Arbeitnehmer und Nachforderungen beim Arbeitgeber.
Diese Anleitung führt Sie in 7 Schritten durch den korrekten Umgang mit Spesen im Lohnausweis und zeigt, wie Sie typische Fehler vermeiden und bereits ausgestellte Lohnausweise korrigieren.
01.Rechtliche Grundlagen und massgebliche Weisungen
Die Pflicht zur korrekten Ausstellung des Lohnausweises ergibt sich aus Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG und den kantonalen Steuergesetzen. Die inhaltlichen Vorgaben regelt die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV, die ab 1. Januar 2026 in aktualisierter Fassung gilt. Für die Spesenfelder sind insbesondere die Ziffern 13.1 (Pauschalspesen) und 13.2 (effektive Spesen) relevant.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Wie diese Erstattung im Lohnausweis deklariert wird, hängt davon ab, ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder nicht. Diese Unterscheidung ist der häufigste Stolperstein.
Übersicht Ziffer 13.1 vs. 13.2 im Lohnausweis
02.Lohnausweis Spesen korrekt ausfüllen: Schritt für Schritt
Die folgenden sieben Schritte decken den gesamten Prozess ab: von der Prüfung des Spesenreglements über das korrekte Ausfüllen der einzelnen Ziffern bis zur Korrektur bereits versandter Lohnausweise. Halten Sie beim Durcharbeiten die aktuelle ESTV-Wegleitung und Ihr Spesenreglement bereit.
Schritt 1: Unterschied zwischen Ziffer 13.1 und 13.2 verstehen
Bevor Sie einen Lohnausweis ausfüllen, müssen Sie den grundlegenden Unterschied zwischen den beiden Spesenfeldern kennen. Ziffer 13.1 ist für Pauschalspesen reserviert, die auf einem von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglement basieren. Ziffer 13.2 dient der Deklaration effektiver Spesenerstattungen, also tatsächlich angefallener und belegter Auslagen.
- Ziffer 13.1.1: Hier tragen Sie den Gesamtbetrag der Pauschalspesen ein, die gemäss genehmigtem Reglement ausbezahlt werden. Dazu gehören Verpflegungspauschalen, Kleinspesenpauschalen und weitere im Reglement definierte Pauschalen.
- Ziffer 13.1.2: Dieses Feld ist für pauschale Autospesen vorgesehen, sofern das genehmigte Reglement eine Autopauschale vorsieht. Die Kilometerpauschale beträgt ab 2026 CHF 0.75 pro Kilometer.
- Ziffer 13.2: Effektive Spesenerstattungen werden hier eingetragen, wenn kein genehmigtes Reglement vorliegt. Die Beträge müssen nach Kategorien aufgeschlüsselt werden: Reise, Verpflegung, Übernachtung und Übrige.
Ein häufiger Grundlagenfehler besteht darin, beide Ziffern gleichzeitig auszufüllen. Bei einem genehmigten Spesenreglement darf Ziffer 13.2 nicht zusätzlich befüllt werden, da die Pauschalen die effektiven Spesen abgelten.
Schritt 2: Genehmigtes Spesenreglement prüfen und Status klären
Prüfen Sie vor dem Ausfüllen des Lohnausweises, ob Ihr Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Nur ein formell genehmigtes Reglement berechtigt zur Verwendung von Ziffer 13.1. Ein internes Spesenreglement ohne kantonale Genehmigung reicht nicht aus.
- Genehmigungsschreiben vorhanden: Suchen Sie das Genehmigungsschreiben der kantonalen Steuerverwaltung. Es enthält das Datum der Genehmigung und die genehmigten Pauschalen. Bewahren Sie dieses Dokument dauerhaft auf.
- Reglement noch aktuell: Prüfen Sie, ob das Reglement inhaltlich den aktuellen SSK-Mustervorlagen entspricht. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich mit den SSK-Mustervorlagen übereinstimmen. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 Kilometerpauschale brauchen keine neue Genehmigung.
- Kein genehmigtes Reglement: Ohne Genehmigung müssen Sie Ziffer 13.2 verwenden und effektive Spesen deklarieren. Alternativ können Sie ein Reglement zur Genehmigung einreichen, was jedoch nur für zukünftige Perioden gilt.
Der Status des Spesenreglements bestimmt den gesamten weiteren Ablauf. Klären Sie diesen Punkt verbindlich mit Ihrer Buchhaltung oder Treuhand, bevor Sie fortfahren.
Schritt 3: Pauschalspesen korrekt in Ziffer 13.1.1 eintragen
Wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, tragen Sie die im Kalenderjahr tatsächlich ausbezahlten Pauschalspesen in Ziffer 13.1.1 ein. Der Betrag muss exakt dem ausbezahlten Gesamtbetrag entsprechen. Viele Arbeitgeber machen den Fehler, das Feld leer zu lassen oder nur ein Kreuzchen zu setzen, ohne den Betrag einzutragen.
Beispiel: Pauschalspesen im Lohnausweis 2026
Tragen Sie in Ziffer 13.1.1 die Summe aller Pauschalspesen ohne Autopauschale ein. Die Autopauschale gehört separat in Ziffer 13.1.2. Achten Sie darauf, dass die eingetragenen Beträge mit den tatsächlichen Lohnabrechnungen übereinstimmen. Bei unterjährigem Ein- oder Austritt sind die Pauschalen anteilig zu berechnen.
Schritt 4: Effektive Spesen in Ziffer 13.2 korrekt ausweisen
Verfügt Ihr Unternehmen über kein genehmigtes Spesenreglement, deklarieren Sie die tatsächlich erstatteten Spesen in Ziffer 13.2. Die Beträge müssen nach den vorgegebenen Kategorien aufgeschlüsselt werden. Runden Sie nicht pauschal auf, sondern tragen Sie die exakten Erstattungsbeträge gemäss Buchhaltung ein.
- Reise: Alle Kosten für geschäftliche Reisen: Bahntickets, Flüge, Mietwagen, Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge (CHF 0.75/km ab 2026). Pendlerkosten gehören nicht hierher.
- Verpflegung: Erstattete Mahlzeiten bei auswärtiger Geschäftstätigkeit. Die Pauschale ohne Beleg beträgt CHF 30.– pro Tag. Höhere Beträge erfordern Belege.
- Übernachtung: Hotelkosten bei geschäftlich bedingten Übernachtungen. Nur die tatsächlich erstatteten Beträge eintragen.
- Übrige: Alle weiteren geschäftlichen Auslagen wie Telefon, Büromaterial, Fachliteratur oder Repräsentationskosten.
Achtung: Wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, dürfen Sie Ziffer 13.2 nicht ausfüllen. Auch nicht teilweise oder ergänzend. Die Steuerverwaltung interpretiert einen Eintrag in Ziffer 13.2 bei gleichzeitigem Kreuzchen in Ziffer 15 als Widerspruch und wird nachfragen.
Schritt 5: Kreuzchen und Bemerkungen in Ziffer 15 korrekt setzen
Ziffer 15 enthält ergänzende Angaben, die direkt mit der Spesendeklaration zusammenhängen. Das Feld G in Ziffer 15 muss angekreuzt werden, wenn ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Dieses Kreuzchen signalisiert der Steuerbehörde, dass die Pauschalen auf einer genehmigten Grundlage basieren und keine Einzelbelege geprüft werden müssen.
- Feld G ankreuzen: Setzen Sie das Kreuzchen bei Feld G, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt dieses Kreuzchen, behandelt die Steuerverwaltung die Pauschalspesen als nicht genehmigt und fordert Belege nach.
- Bemerkungsfeld nutzen: Im Bemerkungsfeld von Ziffer 15 können Sie zusätzliche Erläuterungen anbringen, etwa wenn ein Mitarbeitender nur einen Teil des Jahres beschäftigt war oder besondere Spesenregelungen gelten.
- Repräsentationsspesen beachten: Übersteigen Repräsentationsspesen CHF 6'000 pro Jahr, müssen sie den effektiven Auslagen entsprechen. Das absolute Maximum liegt bei CHF 24'000 pro Jahr bzw. 5 Prozent des Bruttolohns.
Ein vergessenes Kreuzchen bei Feld G ist einer der häufigsten Fehler. Die Steuerverwaltung kann in diesem Fall die gesamten Pauschalspesen als Lohnbestandteil qualifizieren und dem steuerbaren Einkommen des Arbeitnehmers zurechnen.
Schritt 6: Lohnausweis vor Versand systematisch kontrollieren
Bevor Sie den Lohnausweis an den Mitarbeitenden und die Steuerverwaltung versenden, führen Sie eine systematische Kontrolle durch. Prüfen Sie jeden Lohnausweis anhand der folgenden Checkliste. Fehler, die vor dem Versand erkannt werden, lassen sich ohne formelle Korrektur beheben.
Kontrollpunkte vor dem Versand
Lassen Sie die Kontrolle idealerweise von einer zweiten Person durchführen. Bei grösseren Unternehmen empfiehlt sich eine stichprobenartige Prüfung von mindestens 10 Prozent aller Lohnausweise durch die Finanzabteilung oder die externe Treuhand.
Schritt 7: Fehlerhafte Lohnausweise korrigieren und neu ausstellen
Stellen Sie nach dem Versand einen Fehler fest, müssen Sie einen korrigierten Lohnausweis ausstellen. Eine formlose Mitteilung oder ein Begleitschreiben reicht nicht aus. Der korrigierte Lohnausweis muss vollständig neu erstellt werden und den Vermerk «korrigiert» tragen.
- Neuen Lohnausweis erstellen: Erstellen Sie den Lohnausweis komplett neu mit den korrekten Angaben. Tragen Sie gut sichtbar den Vermerk «korrigiert» ein, zum Beispiel im Kopfbereich oder im Bemerkungsfeld.
- Arbeitnehmer informieren: Senden Sie dem betroffenen Mitarbeitenden den korrigierten Lohnausweis zu und weisen Sie darauf hin, dass der bisherige Lohnausweis ungültig ist und in der Steuererklärung der korrigierte verwendet werden muss.
- Steuerverwaltung benachrichtigen: Senden Sie den korrigierten Lohnausweis auch an die zuständige kantonale Steuerverwaltung. Legen Sie ein kurzes Begleitschreiben bei, das den Grund der Korrektur nennt.
- Dokumentation aufbewahren: Bewahren Sie sowohl den fehlerhaften als auch den korrigierten Lohnausweis in Ihren Unterlagen auf. Die Aufbewahrungspflicht beträgt gemäss Art. 962 OR zehn Jahre.
Handeln Sie bei erkannten Fehlern rasch. Wenn die Steuerverwaltung den Fehler vor Ihnen entdeckt, kann dies als mangelnde Sorgfalt gewertet werden. Eine proaktive Korrektur wird in der Regel ohne weitere Konsequenzen akzeptiert.
Prozessübersicht
03.Häufige Fehler
Fehler 1: Ziffer 13.1.1 ohne Betrag ausgefüllt
Viele Arbeitgeber kreuzen Ziffer 13.1 an, tragen aber keinen Betrag ein. Die Steuerverwaltung kann in diesem Fall nicht nachvollziehen, welche Pauschalen ausbezahlt wurden, und fordert eine Nachdeklaration. Tragen Sie immer den exakten Jahresbetrag der ausbezahlten Pauschalspesen ein.
Fehler 2: Effektive Spesen in Ziffer 13.2 trotz genehmigtem Reglement
Wird Ziffer 13.2 ausgefüllt, obwohl ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, entsteht ein Widerspruch. Die Steuerverwaltung kann die effektiven Spesen als zusätzlichen Lohnbestandteil qualifizieren und dem steuerbaren Einkommen zurechnen. Bei genehmigtem Reglement bleibt Ziffer 13.2 leer.
Fehler 3: Kreuzchen bei Feld G in Ziffer 15 vergessen
Ohne das Kreuzchen bei Feld G erkennt die Steuerverwaltung nicht, dass ein genehmigtes Reglement vorliegt. Die Folge: Pauschalspesen werden als nicht genehmigt behandelt und dem steuerbaren Einkommen zugerechnet. Dieses Kreuzchen ist bei jedem Lohnausweis mit Pauschalspesen zwingend.
Fehler 4: Pauschalen bei Teilzeitpensum oder unterjährigem Eintritt nicht angepasst
Pauschalspesen gelten für ein volles Arbeitsjahr bei Vollzeitpensum. Bei Teilzeitarbeit oder unterjährigem Ein- oder Austritt müssen die Pauschalen anteilig berechnet werden. Wird die volle Jahrespauschale eingetragen, kann die Steuerverwaltung den überschiessenden Betrag als Lohn aufrechnen.
Fehler 5: Autopauschale und übrige Pauschalspesen in derselben Ziffer summiert
Die Autopauschale gehört in Ziffer 13.1.2, alle übrigen Pauschalspesen in Ziffer 13.1.1. Werden beide Beträge zusammengefasst in einer Ziffer eingetragen, ist die Deklaration formal fehlerhaft. Die Steuerverwaltung kann eine Aufschlüsselung verlangen und den Lohnausweis beanstanden.
04.Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Lohnausweis bei den Spesen falsch ausgefüllt ist?
Die kantonale Steuerverwaltung wird in der Regel eine Rückfrage stellen und eine Korrektur verlangen. Im schlimmsten Fall werden die falsch deklarierten Spesen als steuerbarer Lohn aufgerechnet, was zu Steuernachforderungen beim Arbeitnehmer und allenfalls zu Quellensteuer-Nachforderungen beim Arbeitgeber führt.
Muss ich Pauschalspesen im Lohnausweis betragsmässig ausweisen?
Ja, Pauschalspesen müssen in Ziffer 13.1.1 mit dem exakten Jahresbetrag eingetragen werden. Ein blosses Kreuzchen ohne Betragsangabe genügt nicht. Die Steuerverwaltung muss nachvollziehen können, welche Pauschalen ausbezahlt wurden.
Darf ich Ziffer 13.1 und 13.2 gleichzeitig ausfüllen?
Nein. Ziffer 13.1 ist für Pauschalspesen bei genehmigtem Reglement vorgesehen, Ziffer 13.2 für effektive Spesen ohne genehmigtes Reglement. Beide Ziffern gleichzeitig auszufüllen erzeugt einen Widerspruch, den die Steuerverwaltung beanstanden wird.
Wie korrigiere ich einen bereits versandten Lohnausweis?
Erstellen Sie einen komplett neuen Lohnausweis mit den korrekten Angaben und dem Vermerk «korrigiert». Senden Sie diesen an den Arbeitnehmer und an die zuständige kantonale Steuerverwaltung mit einem kurzen Begleitschreiben, das den Korrekturgrund nennt.
Was bedeutet das Kreuzchen bei Feld G in Ziffer 15?
Das Kreuzchen bei Feld G signalisiert der Steuerverwaltung, dass ein von ihr genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Es ist zwingend zu setzen, wenn Pauschalspesen in Ziffer 13.1 deklariert werden. Ohne dieses Kreuzchen können die Pauschalen als steuerbarer Lohn behandelt werden.
Gilt die neue Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch für bestehende Spesenreglemente?
Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer brauchen keine neue Genehmigung. Der neue Ansatz von CHF 0.75 gilt ab 1. Januar 2026. Unternehmen können den höheren Ansatz freiwillig übernehmen, müssen dies aber im Reglement anpassen und allenfalls neu genehmigen lassen.