Lohnausweis Ziffer 13: Pauschalspesen, Effektivspesen, Deklaration
In Ziffer 13 des Lohnausweises werden alle Spesen deklariert – Ziffer 13.1 für Pauschalspesen mit Kreuz, Ziffer 13.2 für Effektivspesen mit Betrag. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob Spesen beim Arbeitnehmenden als steuerfreier Auslagenersatz oder als steuerpflichtiger Lohnbestandteil gelten. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis 2026 präzisiert die Anforderungen an Spesenreglemente und Deklarationspflichten.
01.Was gehört in Ziffer 13?
Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort für die Deklaration sämtlicher Spesenentschädigungen, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden ausrichtet. Die Ziffer ist in zwei Hauptbereiche unterteilt: Ziffer 13.1 für Pauschalspesen und Ziffer 13.2 für Effektivspesen. Innerhalb von Ziffer 13.1 unterscheidet die ESTV-Wegleitung seit 2022 drei Unterkategorien, die jeweils separat angekreuzt werden.
- Ziffer 13.1.1 – Allgemeine Pauschalspesen: Hier wird angekreuzt, wenn der Arbeitgeber gestützt auf ein genehmigtes Spesenreglement allgemeine Pauschalspesen ausrichtet (z.B. Autospesen, Repräsentationspauschale, Kleinspesen). Es wird kein Betrag eingetragen, nur ein Kreuz.
- Ziffer 13.1.2 – Beiträge an berufliche Weiterbildung: Pauschalentschädigungen für berufliche Weiterbildung, die im genehmigten Reglement vorgesehen sind, werden hier separat angekreuzt. Auch hier gilt: nur Kreuz, kein Betrag.
- Ziffer 13.1.3 – Homeoffice-Pauschale: Seit der Einführung der Homeoffice-Pauschale wird diese in einer eigenen Unterziffer angekreuzt, sofern sie im genehmigten Spesenreglement enthalten ist.
- Ziffer 13.2 – Effektivspesen: Alle tatsächlich angefallenen und belegten Spesen werden hier als Gesamtbetrag in CHF eingetragen. Dazu gehören etwa Reisekosten, Hotelübernachtungen, Verpflegungsentschädigungen gegen Beleg oder Kilometerentschädigungen nach effektiver Abrechnung.
Wichtig: Ziffer 13.1 und 13.2 schliessen sich nicht gegenseitig aus. Ein Unternehmen kann gleichzeitig Pauschalspesen gemäss Reglement und zusätzliche Effektivspesen ausrichten. In diesem Fall wird in 13.1 das Kreuz gesetzt und in 13.2 der Betrag der Effektivspesen eingetragen.
02.Ziffer 13.1 vs. 13.2: Pauschalspesen und Effektivspesen im Vergleich
Die Unterscheidung zwischen Ziffer 13.1 und 13.2 ist nicht bloss formaler Natur. Sie hat direkte Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung und die Anforderungen an die Dokumentation. Der zentrale Unterschied: Pauschalspesen in Ziffer 13.1 setzen zwingend ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus. Ab 2026 muss dieses Reglement inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Vergleich Ziffer 13.1 und Ziffer 13.2
Ein häufiges Missverständnis: Wenn ein Unternehmen kein genehmigtes Spesenreglement besitzt, dürfen pauschale Spesenentschädigungen nicht in Ziffer 13.1 eingetragen werden. Sie gelten dann als Lohnbestandteil und gehören in Ziffer 1 des Lohnausweises. Dort sind sie AHV-pflichtig und einkommenssteuerpflichtig. Effektivspesen hingegen können auch ohne Reglement in Ziffer 13.2 deklariert werden, sofern die Belege vorhanden sind.
Beispiel: Ein KMU zahlt einer Aussendienstmitarbeiterin monatlich CHF 500 als Autopauschale und erstattet zusätzlich Hotelkosten gegen Beleg. Verfügt das Unternehmen über ein genehmigtes Reglement, wird in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz gesetzt. Die Hotelkosten von beispielsweise CHF 4'800 im Jahr erscheinen als Betrag in Ziffer 13.2. Ohne genehmigtes Reglement müssten die CHF 6'000 Autopauschale (12 x CHF 500) in Ziffer 1 als Lohn deklariert werden.
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Mehr erfahren →03.Was die Deklaration für den Arbeitnehmenden bedeutet
Für Arbeitnehmende ist die korrekte Deklaration in Ziffer 13 von unmittelbarer finanzieller Bedeutung. Spesen, die ordnungsgemäss in Ziffer 13 erscheinen, gelten als steuerfreier Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR. Sie werden weder zum steuerbaren Einkommen gezählt noch unterliegen sie der AHV-Beitragspflicht.
Werden Spesen hingegen fälschlicherweise in Ziffer 1 deklariert oder ganz weggelassen, ergeben sich unterschiedliche Konsequenzen. Bei Deklaration in Ziffer 1 erhöht sich das steuerbare Einkommen des Arbeitnehmenden. Die Steuerbehörde kann zwar im Veranlagungsverfahren einen Abzug für Berufsauslagen gewähren, dieser ist jedoch auf die gesetzlichen Pauschalen begrenzt und deckt die tatsächlichen Spesen oft nicht vollständig ab.
Steuerliche Auswirkung je nach Deklarationsort
Arbeitnehmende sollten ihren Lohnausweis bei Erhalt prüfen und bei Unstimmigkeiten in Ziffer 13 umgehend die Lohnbuchhaltung kontaktieren. Ein fehlerhafter Lohnausweis kann nicht einseitig durch den Arbeitnehmenden korrigiert werden. Die Korrektur muss durch den Arbeitgeber erfolgen, der einen berichtigten Lohnausweis ausstellt.
04.Häufige Fehler bei der Deklaration in Ziffer 13
Die Praxis zeigt, dass bei der Deklaration in Ziffer 13 regelmässig dieselben Fehler auftreten. Diese führen im besten Fall zu Rückfragen der Steuerbehörde, im schlechteren Fall zu Aufrechnungen und Nachsteuern. Die folgenden Fehler sind besonders verbreitet und lassen sich mit klaren Prozessen vermeiden.
- Betrag statt Kreuz in Ziffer 13.1: Ziffer 13.1 verlangt ausschliesslich ein Kreuz. Wird stattdessen ein Betrag eingetragen, widerspricht dies der ESTV-Wegleitung. Die Steuerbehörde kann den Betrag als nicht reglementskonforme Pauschale werten und dem Einkommen zurechnen.
- Pauschalspesen ohne Reglement in Ziffer 13.1: Ohne genehmigtes Spesenreglement dürfen Pauschalspesen nicht in Ziffer 13.1 erscheinen. Sie gehören in Ziffer 1 als Lohnbestandteil. Dieser Fehler ist besonders bei KMU verbreitet, die ein internes, aber nicht behördlich genehmigtes Reglement verwenden.
- Spesen komplett in Ziffer 1 deklariert: Manche Lohnbuchhaltungen deklarieren sämtliche Spesen in Ziffer 1, um Fehler zu vermeiden. Das benachteiligt die Arbeitnehmenden steuerlich erheblich, da die Spesen so als Lohn versteuert werden müssen.
- Spesen gar nicht deklariert: Werden Spesen weder in Ziffer 13 noch in Ziffer 1 aufgeführt, fehlt die Transparenz gegenüber der Steuerbehörde. Bei einer Revision kann dies als Verletzung der Deklarationspflicht gewertet werden.
- Vermischung von Pauschal- und Effektivspesen in einer Ziffer: Pauschalspesen und Effektivspesen müssen getrennt deklariert werden. Wird der Gesamtbetrag beider Spesenarten in Ziffer 13.2 eingetragen, fehlt das Kreuz in 13.1 und die Steuerbehörde erkennt die Pauschalspesen nicht als reglementskonforme Entschädigung an.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag in Ziffer 13.1 statt Kreuz
Ziffer 13.1 ist ausschliesslich für ein Kreuz vorgesehen. Wird ein CHF-Betrag eingetragen, kann die Steuerbehörde die Pauschalspesen als nicht reglementskonforme Zahlung einstufen und dem steuerbaren Einkommen zurechnen. Lösung: Lohnbuchhaltungssoftware so konfigurieren, dass in Ziffer 13.1 nur ein Kreuz möglich ist.
Fehler 2: Pauschalspesen in Ziffer 13.1 ohne genehmigtes Reglement
Ein internes Spesenreglement reicht nicht aus. Nur ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Reglement berechtigt zur Deklaration in Ziffer 13.1. Ohne Genehmigung müssen Pauschalspesen als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden, was AHV- und Steuerpflicht auslöst.
Fehler 3: Effektivspesen und Pauschalspesen in einer Ziffer vermischt
Werden beide Spesenarten zusammen in Ziffer 13.2 eingetragen, fehlt das Kreuz in 13.1. Die Steuerbehörde kann die Pauschalanteile nicht als reglementskonforme Entschädigung erkennen und rechnet sie dem Einkommen zu. Pauschal- und Effektivspesen immer getrennt deklarieren.
Fehler 4: Sämtliche Spesen in Ziffer 1 als Lohn deklariert
Dieser vermeintlich sichere Weg schadet den Arbeitnehmenden. Die Spesen werden als steuerpflichtiges Einkommen und AHV-pflichtiger Lohn behandelt. Der gesetzliche Pauschalabzug für Berufsauslagen kompensiert die tatsächlichen Spesen in der Regel nicht vollständig.
Fehler 5: Spesen weder in Ziffer 13 noch in Ziffer 1 aufgeführt
Fehlende Deklaration verletzt die Pflicht zur vollständigen Lohnausweiserstellung. Bei einer Arbeitgeber-Revision durch die Steuerbehörde drohen Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall Bussen. Jede Spesenentschädigung muss im Lohnausweis erscheinen.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Arbeitnehmende den Lohnausweis nicht versteht?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Nachfrage Auskunft über die einzelnen Positionen des Lohnausweises zu geben. Arbeitnehmende sollten sich an die Lohnbuchhaltung oder HR-Abteilung wenden. Bei Uneinigkeit über die Deklaration kann die zuständige kantonale Steuerverwaltung als Auskunftsstelle kontaktiert werden.
Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden das Spesenreglement offenlegen?
Ja. Arbeitnehmende haben Anspruch auf Einsicht in das Spesenreglement, das die Grundlage für die Deklaration in Ziffer 13.1 bildet. Das Reglement regelt die Ansprüche und Pflichten beider Parteien und sollte bei Stellenantritt ausgehändigt werden.
Können Spesen nachträglich von Ziffer 1 in Ziffer 13 umgebucht werden?
Ja, der Arbeitgeber kann einen korrigierten Lohnausweis ausstellen. Voraussetzung ist, dass die Spesen tatsächlich die Kriterien für Ziffer 13 erfüllen, also entweder ein genehmigtes Reglement (13.1) oder Belege (13.2) vorliegen. Der korrigierte Lohnausweis muss auch der Steuerbehörde zugestellt werden.
Wie wirkt sich die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auf Ziffer 13 aus?
Die ab 2026 geltende Kilometerpauschale von CHF 0.75 pro Kilometer für Privatfahrzeuge wird je nach Abrechnungsart unterschiedlich deklariert. Bei Abrechnung über ein genehmigtes Reglement als Pauschale erscheint sie als Kreuz in Ziffer 13.1.1. Bei effektiver Abrechnung pro gefahrenem Kilometer wird der Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen.
Was passiert, wenn das Spesenreglement 2026 nicht den SSK-Mustervorlagen entspricht?
Ab 2026 müssen genehmigte Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Entspricht ein bestehendes Reglement nicht diesen Vorgaben, kann die kantonale Steuerverwaltung die Genehmigung widerrufen. In diesem Fall dürfen Pauschalspesen nicht mehr in Ziffer 13.1 deklariert werden und gelten als Lohnbestandteil in Ziffer 1.
Müssen Naturalspesen auch in Ziffer 13 deklariert werden?
Naturalspesen wie Geschäftsfahrzeug, Gratisparkplatz oder Mitarbeiterverpflegung werden nicht in Ziffer 13 deklariert. Sie haben eigene Ziffern im Lohnausweis, insbesondere Ziffer 2.2 für den Privatanteil Geschäftsfahrzeug und Ziffer 2.1 für Verpflegung. Ziffer 13 ist ausschliesslich für Geldspesen vorgesehen.