Lohnausweis Ziffer 13 Spesen: Unterziffern, Deklaration und Steuerfolgen

Ziffer 13 ist in drei Unterziffern gegliedert, die jeweils eine andere Kategorie von Spesenentschädigungen abdecken. Der Arbeitgeber muss jede Unterziffer separat ausfüllen. Beträge, die keiner der drei Unterziffern zugeordnet werden können, gehören nicht in Ziffer 13, sondern sind als Lohnbestandteil in Ziffer 1 zu deklarieren.

Die Summe aller drei Unterziffern ergibt den Gesamtbetrag in Ziffer 13. Dieser Betrag wird weder in die AHV-pflichtige Lohnsumme noch in die Quellensteuer-Bemessungsgrundlage einbezogen, sofern die Voraussetzungen je Unterziffer erfüllt sind.

Die Unterscheidung zwischen Ziffer 13.1 und 13.2 ist in der Praxis die häufigste Fehlerquelle. Effektive Spesen (13.1) werden gegen Beleg erstattet und erfordern kein genehmigtes Spesenreglement. Der Arbeitgeber muss lediglich sicherstellen, dass die Auslagen geschäftlich begründet und die Belege vollständig sind. Die ESTV-Ansätze 2026 bilden dabei die Obergrenze für steuerfreie Erstattungen ohne weitere Nachweise.

Pauschalspesen (Ziffer 13.2) erfordern zwingend ein Spesenreglement, das von der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers genehmigt wurde. Seit 2026 müssen diese Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Ohne genehmigtes Reglement dürfen Pauschalspesen nicht in Ziffer 13.2 deklariert werden. Die Steuerbehörde würde den Betrag als Lohn umqualifizieren und in Ziffer 1 verschieben.

• Repräsentationsspesen: Maximal 5 % des Bruttolohns ab CHF 6'000 pro Jahr, absolutes Maximum CHF 24'000 pro Jahr. Nur mit genehmigtem Reglement in Ziffer 13.2 zulässig.
• Auto-Pauschale: Fixe monatliche Entschädigung für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs. Die Höhe muss im genehmigten Reglement festgelegt sein und darf die ESTV-Ansätze nicht systematisch übersteigen.
• Verpflegungspauschale: Monatliche Pauschale für auswärtige Verpflegung. Wird nur anerkannt, wenn der Arbeitnehmer regelmässig auswärts verpflegt ist und keine Kantine zur Verfügung steht.

Korrekt in Ziffer 13 deklarierte Spesen sind beim Arbeitnehmer weder einkommens- noch sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitnehmer muss diese Beträge in der Steuererklärung nicht als Einkommen deklarieren. Umgekehrt kann er die in Ziffer 13 aufgeführten Spesen nicht zusätzlich als Berufsauslagen abziehen, da sie bereits steuerfrei erstattet wurden.

Problematisch wird es, wenn die Steuerbehörde bei einer Kontrolle feststellt, dass Beträge in Ziffer 13 zu Unrecht deklariert wurden. In diesem Fall erfolgt eine Umqualifikation: Der Betrag wird als Lohn behandelt, nachträglich der AHV-Beitragspflicht unterstellt und beim Arbeitnehmer als Einkommen aufgerechnet. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwar zur Erstattung notwendiger Auslagen, doch die steuerliche Anerkennung hängt von der korrekten Deklaration ab.

Ein konkretes Beispiel: Ein Arbeitgeber zahlt monatlich CHF 500 Autopauschale, hat aber kein genehmigtes Spesenreglement. Er deklariert den Betrag in Ziffer 13.2. Bei einer Revision qualifiziert die Steuerverwaltung die gesamten CHF 6'000 pro Jahr als Lohn um. Der Arbeitnehmer schuldet darauf Einkommenssteuer, der Arbeitgeber AHV-Beiträge von rund 5.3 % auf beiden Seiten.

Die korrekte Zuordnung zu den Unterziffern 13.1, 13.2 und 13.3 erfordert eine saubere Trennung der Spesenarten in der Buchhaltung. Arbeitgeber sollten bereits bei der Auszahlung zwischen effektiven und pauschalen Spesen unterscheiden und die Konten entsprechend führen. Zum Jahresende lassen sich die Beträge dann direkt in die richtige Unterziffer übertragen.

• Spesenreglement prüfen: Vor der ersten Pauschalzahlung muss das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht und genehmigt sein. Seit 2026 gilt: Das Reglement muss inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
• Belege systematisch archivieren: Effektive Spesen erfordern Originalbelege. Diese müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Digitale Belege sind zulässig, sofern sie den Anforderungen der GeBüV entsprechen.
• Privatanteile ausscheiden: Bei gemischt genutzten Leistungen wie Geschäftsfahrzeugen muss der Privatanteil separat erfasst und in Ziffer 2.2 des Lohnausweises deklariert werden. Nur der geschäftliche Anteil gehört in Ziffer 13.
• Kreisschreiben Nr. 25 beachten: Das Kreisschreiben der SSK enthält detaillierte Vorgaben zur Deklaration und wird von den kantonalen Steuerverwaltungen als verbindlich angewendet. Es definiert unter anderem die Schwellenwerte für Naturalgeschenke (CHF 600 pro Kalenderjahr ab 2026).