Lohnausweis Ziffer 13: Pauschalspesen, Effektivspesen, Deklaration
In Ziffer 13 des Lohnausweises werden die Spesenvergütungen deklariert – Ziffer 13.1 für effektive Spesen (bei Einhaltung von Rz 52 genügt in 13.1.1 ein Kreuz), Ziffer 13.2 für Pauschalspesen mit Betrag und Ziffer 13.3 für Beiträge an die Weiterbildung. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend, weil sie bestimmt, ob Spesen beim Arbeitnehmenden als steuerfreier Auslagenersatz oder als steuerpflichtiger Lohnbestandteil gelten. Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis 2026 regelt die Deklarationspflichten in den Randziffern 50 bis 60.
01.Was gehört in Ziffer 13?
Ziffer 13 des Lohnausweises ist der zentrale Ort für die Deklaration sämtlicher Spesenentschädigungen, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden ausrichtet. Die Ziffer ist in drei Bereiche unterteilt: Ziffer 13.1 für effektive Spesen, Ziffer 13.2 für Pauschalspesen und Ziffer 13.3 für Beiträge an die berufsorientierte Aus- und Weiterbildung. Innerhalb von 13.1 und 13.2 unterscheidet die Wegleitung weitere Unterziffern.
- Ziffer 13.1.1 – Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen: Effektiv vergütete Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, einschliesslich Einzelfallpauschalen nach Rz 52 (z. B. bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, Kleinspesen bis CHF 20 pro Tag). Sind alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz im vorangestellten Feld; sonst ist der Betrag anzugeben (Rz 53).
- Ziffer 13.1.2 – Übrige effektive Spesen: Art und Betrag sämtlicher übriger effektiver Spesen, z. B. «Spesen für externen Arbeitsplatz» (Homeoffice, Co-Working Space) oder «Berufsauslagen für Expatriates».
- Ziffer 13.2.1 bis 13.2.3 – Pauschalspesen: Pauschalen für Zeitabschnitte: 13.2.1 Repräsentation, 13.2.2 Auto, 13.2.3 übrige Pauschalspesen (z. B. Kostenbeteiligung an Homeoffice). Sie sind immer betragsmässig anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement, und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Rz 55).
- Ziffer 13.3 – Aus- und Weiterbildung: Effektive Vergütungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmenden für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung. Direkt an Dritte bezahlte Beträge sind nicht anzugeben, ausser die Rechnung lautet auf den Namen des Arbeitnehmenden.
Wichtig: Die Unterziffern schliessen sich nicht gegenseitig aus. Ein Unternehmen kann gleichzeitig effektive Spesen und Pauschalspesen ausrichten. In diesem Fall wird in Ziffer 13.1.1 das Kreuz gesetzt (sofern Rz 52 eingehalten ist) oder der Betrag eingetragen, und in Ziffer 13.2 erscheint der Betrag der Pauschalen. Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird kein Kreuz gesetzt, sondern in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht.
02.Ziffer 13.1 vs. 13.2: Pauschalspesen und Effektivspesen im Vergleich
Die Unterscheidung zwischen Ziffer 13.1 und 13.2 ist nicht bloss formaler Natur. Sie hat direkte Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung und die Anforderungen an die Dokumentation. Der zentrale Unterschied: Effektive Spesen und Einzelfallpauschalen nach Rz 52 brauchen kein Reglement; Pauschalen für Zeitabschnitte sind immer betragsmässig anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement schafft für beide Rechtssicherheit; die Wegleitung empfiehlt, es nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen.
Vergleich Ziffer 13.1 und Ziffer 13.2
Ein häufiges Missverständnis: Pauschale Spesenentschädigungen ohne genehmigtes Spesenreglement seien automatisch Lohn. Das trifft nicht zu. Pauschalen für Zeitabschnitte gehören auch ohne Reglement betragsmässig in Ziffer 13.2, müssen aber in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Ohne Genehmigung fehlt die Rechtssicherheit: Überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen.
Beispiel: Ein KMU zahlt einer Aussendienstmitarbeiterin monatlich CHF 500 als Autopauschale und erstattet zusätzlich Hotelkosten von beispielsweise CHF 4'800 im Jahr gegen Beleg. Die CHF 6'000 Autopauschale (12 × CHF 500) erscheinen in Ziffer 13.2.2. Für die Hotelkosten genügt ein Kreuz in Ziffer 13.1.1, sofern alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind. Verfügt das Unternehmen über ein genehmigtes Reglement, entfällt das Kreuz und in Ziffer 15 steht der Genehmigungsvermerk; ohne Reglement muss die Autopauschale ungefähr den effektiven Fahrzeugkosten entsprechen.
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Mehr erfahren →03.Was die Deklaration für den Arbeitnehmenden bedeutet
Für Arbeitnehmende ist die korrekte Deklaration in Ziffer 13 von unmittelbarer finanzieller Bedeutung. Spesen, die ordnungsgemäss in Ziffer 13 erscheinen, gelten als steuerfreier Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR. Sie werden weder zum steuerbaren Einkommen gezählt noch unterliegen sie der AHV-Beitragspflicht.
Werden Spesen hingegen fälschlicherweise in Ziffer 1 deklariert oder ganz weggelassen, ergeben sich unterschiedliche Konsequenzen. Bei Deklaration in Ziffer 1 erhöht sich das steuerbare Einkommen des Arbeitnehmenden. Die Steuerbehörde kann zwar im Veranlagungsverfahren einen Abzug für Berufsauslagen gewähren, dieser ist jedoch auf die gesetzlichen Pauschalen begrenzt und deckt die tatsächlichen Spesen oft nicht vollständig ab.
Steuerliche Auswirkung je nach Deklarationsort
Arbeitnehmende sollten ihren Lohnausweis bei Erhalt prüfen und bei Unstimmigkeiten in Ziffer 13 umgehend die Lohnbuchhaltung kontaktieren. Ein fehlerhafter Lohnausweis kann nicht einseitig durch den Arbeitnehmenden korrigiert werden. Die Korrektur muss durch den Arbeitgeber erfolgen, der einen berichtigten Lohnausweis ausstellt.
04.Häufige Fehler bei der Deklaration in Ziffer 13
Die Praxis zeigt, dass bei der Deklaration in Ziffer 13 regelmässig dieselben Fehler auftreten. Diese führen im besten Fall zu Rückfragen der Steuerbehörde, im schlechteren Fall zu Aufrechnungen und Nachsteuern. Die folgenden Fehler sind besonders verbreitet und lassen sich mit klaren Prozessen vermeiden.
- Kreuz in Ziffer 13.1.1 trotz Abweichung von Rz 52: Das Kreuz in Ziffer 13.1.1 ist nur zulässig, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind. Werden z. B. mehr als CHF 30 pauschal pro Hauptmahlzeit oder mehr als CHF 0.75/km vergütet, ist der Betrag anzugeben. Bei genehmigtem Spesenreglement wird kein Kreuz gesetzt, sondern der Vermerk in Ziffer 15 angebracht.
- Pauschalspesen mit Kreuz statt Betrag: Pauschalen für Zeitabschnitte gehören immer betragsmässig in Ziffer 13.2 – auch mit genehmigtem Reglement. Ein blosses Kreuz in Ziffer 13.1.1 genügt dafür nicht. Dieser Fehler ist besonders bei KMU verbreitet, die monatliche Pauschalen wie Einzelfallpauschalen behandeln.
- Spesen komplett in Ziffer 1 deklariert: Manche Lohnbuchhaltungen deklarieren sämtliche Spesen in Ziffer 1, um Fehler zu vermeiden. Das benachteiligt die Arbeitnehmenden steuerlich erheblich, da die Spesen so als Lohn versteuert werden müssen.
- Spesen gar nicht deklariert: Werden Spesen weder in Ziffer 13 noch in Ziffer 1 aufgeführt, fehlt die Transparenz gegenüber der Steuerbehörde. Bei einer Revision kann dies als Verletzung der Deklarationspflicht gewertet werden.
- Vermischung von Pauschal- und Effektivspesen in einer Ziffer: Effektive Spesen und Pauschalspesen müssen getrennt deklariert werden. Wird der Gesamtbetrag beider Spesenarten in einer Ziffer eingetragen, kann die Steuerbehörde nicht erkennen, welcher Teil belegt und welcher pauschal vergütet wurde.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen mit Kreuz statt Betrag
Pauschalen für Zeitabschnitte müssen in Ziffer 13.2 betragsmässig erscheinen. Wird stattdessen nur ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 gesetzt, fehlt die Deklaration, und die Steuerbehörde kann die Pauschale dem steuerbaren Einkommen zurechnen. Lösung: Lohnbuchhaltungssoftware so konfigurieren, dass Pauschalen als Jahresbetrag in die passende Unterziffer von 13.2 fliessen.
Fehler 2: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement nicht begründet
Ein internes, nicht genehmigtes Spesenreglement ist zulässig, bietet aber keine Rechtssicherheit. Die Pauschalen sind trotzdem betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Überhöhte oder nicht begründbare Beträge können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen; ein beim Sitzkanton genehmigtes Reglement schafft Klarheit.
Fehler 3: Effektivspesen und Pauschalspesen in einer Ziffer vermischt
Werden effektive Spesen und Pauschalen zusammen in einer Ziffer eingetragen, ist nicht erkennbar, welcher Teil belegt und welcher pauschal vergütet wurde. Die Steuerbehörde kann dann Belege oder Begründungen verlangen und nicht nachgewiesene Anteile dem Einkommen zurechnen. Effektiv- und Pauschalspesen immer getrennt deklarieren.
Fehler 4: Sämtliche Spesen in Ziffer 1 als Lohn deklariert
Dieser vermeintlich sichere Weg schadet den Arbeitnehmenden. Die Spesen werden als steuerpflichtiges Einkommen und AHV-pflichtiger Lohn behandelt. Der gesetzliche Pauschalabzug für Berufsauslagen kompensiert die tatsächlichen Spesen in der Regel nicht vollständig.
Fehler 5: Spesen weder in Ziffer 13 noch in Ziffer 1 aufgeführt
Fehlende Deklaration verletzt die Pflicht zur vollständigen Lohnausweiserstellung. Bei einer Arbeitgeber-Revision durch die Steuerbehörde drohen Nachsteuern, Verzugszinsen und im Wiederholungsfall Bussen. Jede Spesenentschädigung muss im Lohnausweis erscheinen.
06.Häufige Fragen
Was tun, wenn der Arbeitnehmende den Lohnausweis nicht versteht?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Nachfrage Auskunft über die einzelnen Positionen des Lohnausweises zu geben. Arbeitnehmende sollten sich an die Lohnbuchhaltung oder HR-Abteilung wenden. Bei Uneinigkeit über die Deklaration kann die zuständige kantonale Steuerverwaltung als Auskunftsstelle kontaktiert werden.
Muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden das Spesenreglement offenlegen?
Ja. Arbeitnehmende haben Anspruch auf Einsicht in das Spesenreglement, das die Grundlage für die Spesenvergütungen und deren Deklaration in Ziffer 13 bildet. Das Reglement regelt die Ansprüche und Pflichten beider Parteien und sollte bei Stellenantritt ausgehändigt werden.
Können Spesen nachträglich von Ziffer 1 in Ziffer 13 umgebucht werden?
Ja, der Arbeitgeber kann einen korrigierten Lohnausweis ausstellen. Voraussetzung ist, dass die Beträge tatsächlich Spesen sind: effektive Spesen gegen Beleg bzw. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 (Ziffer 13.1) oder Pauschalen, die in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Ziffer 13.2). Der korrigierte Lohnausweis muss auch der Steuerbehörde zugestellt werden.
Wie wirkt sich die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auf Ziffer 13 aus?
Kilometerentschädigungen pro gefahrenen Kilometer sind effektive Spesen und gehören in Ziffer 13.1.1. Werden höchstens CHF 0.75 pro Kilometer vergütet und alle übrigen Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt ein Kreuz; sonst ist der Betrag anzugeben. Eine pauschale monatliche Autopauschale gehört dagegen betragsmässig in Ziffer 13.2.2.
Was passiert, wenn das Spesenreglement 2026 nicht den SSK-Mustervorlagen entspricht?
Die Wegleitung empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; andere Kantone anerkennen ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement, wenn die Richtlinien der Mustervorlagen vom 1. Februar 2024 eingehalten sind. Ob eine bestehende Genehmigung angepasst werden muss, entscheidet die Steuerverwaltung des Sitzkantons. Pauschalen sind in jedem Fall betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Müssen Naturalspesen auch in Ziffer 13 deklariert werden?
Nein. Naturalleistungen wie Geschäftsfahrzeug oder Mitarbeiterverpflegung werden nicht in Ziffer 13 deklariert, sondern insbesondere in Ziffer 2.2 (Privatanteil Geschäftsfahrzeug) und Ziffer 2.1 (Verpflegung und Unterkunft); verbilligte Kantinenverpflegung wird mit einem Kreuz in Feld G vermerkt. Ein Gratis-Parkplatz am Arbeitsort muss nicht deklariert werden. Ziffer 13 ist für Spesenvergütungen vorgesehen.