Mandantenspesen weiterverrechnen: Steuersatz, Marge und Dokumentation
Weiterverrechnete Mandantenspesen sind MWST-pflichtig – ob zum Einstandspreis oder mit Marge ist vertraglich zu regeln und hat unterschiedliche MWST-Folgen. Gerade in Treuhandbüros, Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen gehört die Weiterverrechnung von Reise-, Verpflegungs- und Drittkosten an Mandanten zum Tagesgeschäft. Die korrekte MWST-Behandlung dieser Spesen ist dabei entscheidend, weil Fehler bei einer ESTV-Kontrolle zu Nachbelastungen samt Verzugszins führen können.
01.MWST-Behandlung bei Weiterverrechnung
Verrechnet ein Treuhänder oder Berater Spesen an den Mandanten weiter, gelten diese gemäss Art. 24 Abs. 1 MWSTG als Teil des Entgelts für die erbrachte Dienstleistung. Die ESTV behandelt weiterverrechnete Spesen als sogenannte Nebenleistung, die das steuerliche Schicksal der Hauptleistung teilt. Das bedeutet: Der MWST-Satz richtet sich nach der Art der Dienstleistung – nicht nach dem Spesentyp. Treuhand-, Revisions- und Beratungsleistungen unterliegen dem Normalsatz von 8.1 %.
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass Verpflegungsspesen mit dem reduzierten Satz von 2.6 % weiterverrechnet werden könnten, weil Lebensmittel diesem Satz unterliegen. Das ist falsch. Sobald die Spesen als Nebenleistung zur Treuhanddienstleistung weiterverrechnet werden, gilt ausnahmslos der Normalsatz von 8.1 %. Nur wenn der Treuhänder als blosser Stellvertreter im Namen und auf Rechnung des Mandanten handelt (sog. direktes Stellvertretungsverhältnis gemäss Art. 20 Abs. 2 MWSTG), liegt kein steuerbarer Umsatz vor – dies ist in der Praxis bei Spesenweiterverrechnung jedoch selten der Fall.
MWST-Satz bei Weiterverrechnung nach Dienstleistungsart
Der Vorsteuerabzug auf den eigenen Spesenbelegen steht dem MWST-pflichtigen Treuhänder weiterhin zu. Voraussetzung ist, dass die Belege auf den Treuhänder lauten und die formellen Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG erfüllen (Name, Adresse, MWST-Nummer des Leistungserbringers, Datum, Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuersatz).
02.Zum Einstandspreis oder mit Marge?
Vertraglich ist festzulegen, ob Spesen zum Einstandspreis (1:1) oder mit einem Aufschlag weiterverrechnet werden. Beide Varianten sind zulässig, haben aber unterschiedliche MWST-Folgen, weil sich die Bemessungsgrundlage ändert. Die MWST wird stets auf dem tatsächlich fakturierten Betrag geschuldet – also inklusive einer allfälligen Marge.
Vergleich: Weiterverrechnung zum Einstandspreis vs. mit Marge
In der Praxis vereinbaren viele Treuhandbüros eine pauschale Spesenentschädigung (z. B. 3–5 % des Honorars) oder verrechnen effektive Spesen mit einem administrativen Zuschlag von 5–15 %. Beide Modelle sind MWST-rechtlich unproblematisch, solange der gesamte fakturierte Betrag der MWST unterliegt. Entscheidend ist, dass das gewählte Modell im Mandatsvertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen klar geregelt ist. Fehlt eine vertragliche Grundlage, kann der Mandant den Aufschlag bestreiten.
- Einstandspreis: Transparent gegenüber dem Mandanten, geringerer administrativer Aufwand bei der Rechnungsstellung. Geeignet für langjährige Mandatsverhältnisse mit Vertrauensbasis.
- Pauschaler Zuschlag: Deckt den internen Verwaltungsaufwand für Spesenerfassung und -abrechnung ab. Muss im Mandatsvertrag vereinbart sein.
- Pauschale auf Honorarbasis: Spesen werden nicht einzeln ausgewiesen, sondern als prozentualer Zuschlag auf das Honorar berechnet. Vereinfacht die Abrechnung, erschwert aber die Nachvollziehbarkeit für den Mandanten.
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Mehr erfahren →03.Dokumentation und Rechnungsstellung
Die korrekte Dokumentation weiterverrechneter Mandantenspesen erfüllt zwei Zwecke: Sie sichert den eigenen Vorsteuerabzug und belegt gegenüber dem Mandanten die Berechtigung der Weiterverrechnung. Gemäss Art. 70 MWSTG beträgt die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen 10 Jahre. Originalbelege müssen während dieser Frist verfügbar sein – auch wenn Kopien an den Mandanten weitergegeben werden.
- Originalbelege aufbewahren: Der Treuhänder behält die Originalbelege (Quittungen, Rechnungen Dritter) und legt dem Mandanten Kopien oder Scans bei. Für den Vorsteuerabzug muss der Originalbeleg auf den Treuhänder lauten.
- Spesen separat ausweisen: Auf der Rechnung an den Mandanten sind die weiterverrechneten Spesen als eigene Position aufzuführen. Die MWST wird auf dem Gesamtbetrag (Honorar plus Spesen) berechnet und ausgewiesen.
- Kostenstelle Mandant zuordnen: Jede Spesenposition wird intern einer Kostenstelle pro Mandant zugeordnet. Das ermöglicht eine saubere Zuordnung bei der Rechnungsstellung und bei einer allfälligen ESTV-Kontrolle.
- MWST-konforme Rechnung: Die Rechnung an den Mandanten muss alle Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG enthalten: eigene MWST-Nummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Ein Praxisbeispiel: Ein Treuhänder reist für eine Mandatsrevision nach Bern. Die Bahnfahrt kostet CHF 86.00, das Mittagessen CHF 28.50. Beide Belege lauten auf den Treuhänder. Er verrechnet die Spesen zum Einstandspreis von CHF 114.50 zuzüglich 8.1 % MWST (CHF 9.27) an den Mandanten. Auf der Rechnung erscheinen die Spesen als separate Position unterhalb des Honorars. Die Originalbelege verbleiben beim Treuhänder, der Mandant erhält Kopien als Beilage zur Rechnung.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Reduzierten MWST-Satz auf Verpflegungsspesen anwenden
Verpflegungsspesen, die an den Mandanten weiterverrechnet werden, unterliegen nicht dem reduzierten Satz von 2.6 %, sondern dem Normalsatz von 8.1 %. Die Spesen teilen das MWST-Schicksal der Hauptleistung. Wer den falschen Satz anwendet, schuldet bei einer Kontrolle die Differenz samt Verzugszins.
Fehler 2: Spesen ohne vertragliche Grundlage mit Aufschlag weiterverrechnen
Fehlt im Mandatsvertrag eine Regelung zur Spesenweiterverrechnung, kann der Mandant den Aufschlag bestreiten. Die Vereinbarung – ob Einstandspreis, Pauschale oder prozentualer Zuschlag – gehört in den Vertrag oder die AGB.
Fehler 3: Originalbelege an den Mandanten herausgeben
Werden Originalbelege dem Mandanten übergeben, fehlt dem Treuhänder die Grundlage für den eigenen Vorsteuerabzug. Originalbelege müssen beim Treuhänder verbleiben; der Mandant erhält Kopien oder Scans.
Fehler 4: Spesen nicht separat auf der Rechnung ausweisen
Werden Spesen stillschweigend ins Honorar eingerechnet, fehlt die Transparenz gegenüber dem Mandanten und die Nachvollziehbarkeit bei einer ESTV-Kontrolle. Spesen sind als eigene Rechnungsposition aufzuführen, auch wenn sie dem gleichen MWST-Satz unterliegen.
Fehler 5: Vorsteuerabzug auf Belegen ohne eigene Adresse geltend machen
Lautet ein Beleg auf den Namen des Mandanten statt auf den Treuhänder, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Belege für weiterverrechnete Spesen müssen auf den Treuhänder als Leistungsempfänger ausgestellt sein.
05.Häufige Fragen
Muss ich auf weiterverrechnete Spesen MWST erheben, auch wenn der Mandant nicht MWST-pflichtig ist?
Ja. Die MWST-Pflicht richtet sich nach dem Leistungserbringer, nicht nach dem Empfänger. Ist der Treuhänder MWST-pflichtig, muss er auf allen fakturierten Beträgen – inklusive weiterverrechneter Spesen – die MWST ausweisen und abliefern. Ob der Mandant selbst MWST-pflichtig ist, spielt keine Rolle.
Kann ich Mandantenspesen als durchlaufenden Posten ohne MWST verrechnen?
Nur wenn ein direktes Stellvertretungsverhältnis gemäss Art. 20 Abs. 2 MWSTG vorliegt – der Treuhänder also im Namen und auf Rechnung des Mandanten handelt und dies aus den Belegen hervorgeht. In der Praxis bei Spesenweiterverrechnung ist das selten der Fall. Standardmässig gelten weiterverrechnete Spesen als Teil des Entgelts und sind MWST-pflichtig.
Welchen MWST-Satz muss ich auf Reisespesen anwenden, die ich dem Mandanten weiterverrechne?
Den Satz der Hauptdienstleistung. Bei Treuhand-, Revisions- und Beratungsleistungen ist das der Normalsatz von 8.1 %. Der Spesentyp (Reise, Verpflegung, Unterkunft) ist für den anwendbaren Satz nicht massgebend.
Darf ich Mandantenspesen pauschal weiterverrechnen statt einzeln?
Ja, eine pauschale Weiterverrechnung (z. B. als Prozentsatz des Honorars) ist zulässig. Die MWST fällt auf dem gesamten fakturierten Betrag an. Die Pauschale muss vertraglich vereinbart sein, und auf der Rechnung ist sie als eigene Position auszuweisen.
Wie verbuche ich weiterverrechnete Mandantenspesen in der Buchhaltung?
Die weiterverrechneten Spesen werden als Ertrag verbucht, nicht als Aufwandminderung. Der Treuhänder erfasst die eigene Spesenausgabe als Aufwand und die Weiterverrechnung als Dienstleistungsertrag. So stimmen Vorsteuerabzug auf der Aufwandseite und geschuldete MWST auf der Ertragsseite überein.